Körlevél fogalma Állandó és változó tartalmú szöveg. Állandó Pl.: egy meghívó szövege Változó Pl.: a meghívottak neve, címe stb. Két dokumentumra van szükség: - törzsdokumentum - adatforrás A két dokumentum egyesítésével jön létre a körlevél.
Annyi azonos szövegű, különböző tartalmú levél jön létre, ahány rekord van az adatbázisban. Fogalmak: - Törzsdokumentum: tartalmazza az állandó szövegrészt. - Adatforrás: tartalmazza a változókat Név, Cím… - Névmező: az adatforrás első sorában megjelenő elnevezés pl.: Cím, Név, Beosztás… - Rekordok: az adatforrásban szorosan összetartozó adatok.