Iratkezelés az új Vhr. alapján Oktatási Hivatal – Felsőoktatási Főosztály Novák Sarolta FIR FÓRUM 2015. június 11. Dunaújváros

2014. június 12. 2015. június 11. 2008. február 1-ig. együttműködés

Jogszabályi környezet Kiemelt jogszabályok 2011. évi CCIV. törvény a nemzeti felsőoktatásról (Nftv.) 2005. évi CXXXIX. törvény a felsőoktatásról (Ftv.) 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól (Ket.) 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról (87-es Vhr.) 79/2006. (IV. 5.) Korm. rendelet a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról (79-es Vhr.) Iratkezelési jogszabályok 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információ-szabadságról (Info tv.) 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári tv.) 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

A változtatás okai és általános jellemzői Az elektronikus adatkezelés előtt az adatok bevitele, kezelése és hitelesítése a papír alapú nyomtatványon történt. Az elektronikus TR bevezetésével különválik az adatok nyilvántartása, napi kezelése és az adatok tárolása, megőrzése. Az új Vhr.-ben már az elektronikus nyilvántartás kap szerepet és előírja a TR szabályozását (pl. működésével, az adatvédelemmel) - (34. § (1) bekezdés) A hallgatói jogviszonyhoz és a tanulmányi adminisztrációhoz szükséges adatok beszerzéséhez, az intézményi igazolások kiadásához és az adatok megőrzéséhez szükségünk van egy „eszközre”, az iratra (nyomtatványra) Az irat lehet papír alapú és elektronikus irat is. (34. § (4) bekezdés) A nyilvántartásban lévő adatokat akkor lehet változatlan formában hitelt érdemlően megőrizni, ha meghatározzuk a megőrzendő adattartalmat és meghatározott időben, mint iratot létrehozzuk és azt hitelesítjük. felelősség – biztonság A kötelező „nyomtatványok” újragondolásra kerültek. Az Nftv. Elfogadását követően a Vhr. Előkészítéséhez felkértünk 7 intézményt, hogy segítsenek összeszedni azokat a kérdéseket, amiket az új Vhr.-ben szabályoznunk kellene, illetve mik azok, amiket a 79-eshez képest máshogy kellene. A Vhr. Végére 2 intézmény segítette munkánkat, kicsit intézményi szemmel nézze a jogszabály alakulását. A jogszabály készítésekor és az intézmény működésekor is figyelemmel kell lenni a jogszabályokra. Vannak közvetlen felsőoktatásra vonatkozó jogszabályok, de vannak olyan jogszabályok, amit az eljárásaink során - meghatározott indok pl. közfeladatot ellátó szerv - alapján figyelembe kell venni. Ilyen jogszabály a nyomtatványokkal kapcsolatban az Info tv., a Levéltári tv., a közfeladatot ellátó szervekre vonatkozó Korm. rendelet is.

Kötelező nyomtatványok - iratok törzslap, törzslap-kivonat doktorjelölti törzslap beiratkozási lap, adatkezelési nyilatkozat doktorjelölti regisztrációs lap, adatbejelentő lap jogviszony igazolás Leckekönyv / teljesítési lap kreditigazolás vizsgalap záróvizsga-jegyzőkönyv doktori szigorlati jegyzőkönyv doktori védési jegyzőkönyv végbizonyítvány (abszolutórium) végbizonyítvány (abszolutórium) kiállításáról szóló igazolás sikeres záróvizsga igazolás az oklevél kiállításáról szóló igazolás oklevél oklevélmelléklet tanítói műveltségterületi igazolás átadókönyvek az oklevél-, illetve bizonyítvány az oklevélmelléklet leckekönyv oktatói, kutatói, tanári nyilatkozat Adatkezelési nyilatkozat – a Vhr. szerint nem kötelező nyomtatvány, de az Info. tv. alapján igen! A nyomtatványokat a következőkben úgy szeretném bemutatni, hogy a 79-es Vhr.-hez képest mi változott, illetve mi a szerepe és mi a célja az adott nyomtatványnak. Az intézményben használt további iratokról az intézményi szabályzatban kell rendelkezni pl. adatkezelési nyilatkozat, adatbejelentő

Törzslap A hallgató személyes és legfontosabb tanulmányi adatainak dokumentálására szolgál. 79/2006. Vhr. 87/2015. Vhr. adatnyilvántartás: formanyomtatványon vagy TR-ben TR-ben adatok köre: részben részletezett pontosan meghatározott – „adatok” kifejtve (pl. képzések adatai) irat: csak papír (TR-ből nyomtatott is lehet) papír (TR-ből nyomtatott is) vagy elektronikus előállítása: meghatározott időben a hallgató jogviszonyának megszűnése után hitelesítés: nem tartalmazza szabályozásra került egyéb szabályozás: lezárt törzslap kiegészítése külön tárolási lehetőség – pl. oklevél törzslap-kivonat – tartalma minimum a lecke-könyv adatai, kiadása hivatalból, kérelemre

A törzslap a TR nyilvántartásból kigyűjtött meghatározott tartalmú és szerkezetű adatcsoport meghatározott időállapotának hosszútávon, változatlan, olvasható megőrzése. FIR-es megfogalmazása, összefoglalása az iratnak

A hallgatói jogviszony létesítéséhez szükséges irat. Beiratkozási lap A hallgatói jogviszony létesítéséhez szükséges irat. 79/2006. Vhr. 87/2015. Vhr. adatnyilvántartás: formanyomtatványon vagy TR-ben TR-ben adatok köre: részben részletezett pontosan meghatározott – „adatok” kifejtve pl. Nftv. szerinti személyes adatok, nyilatkozatok. irat: Nincs meghatározva (papír alapú) papír (TR-ből nyomtatott is) vagy elektronikus hitelesítés: hallgató hallgató – kitöltéskor intézmény – a bemeneti feltétel ellenőrzését követően, ez lesz a jogviszony kezdete (jogszerűtlen oklevél kiállítás) egyéb szabályozás: szabályzatban meghatározott további adatok (pl. adatvédelmi nyilatkozat!)

Leckekönyv vagy teljesítési lap A leckekönyv a tanulmányi folyamatok dokumentálására szolgáló irat 79/2006. Vhr. 87/2015. Vhr. irat: papír alapú vagy „C” típusú leckekönyv vagy elektronikus leckekönyv papír alapú leckekönyv vagy TR-ből nyomtatott teljesítési lap (a hallgató „vizsgalapja”) alkalmazás feltétele: „C” típusú leckekönyv esetén OH jóváhagyás kell ha az előírásokat nem tudják biztosítani kötelező a leckekönyv alkalmazása (tájékoztatás, teljesítési lap biztosítása, jogorvoslati lehetőség) adatok köre: részben részletezett pontosan meghatározott – „adatok” kifejtve hitelesítés: Hallgató - intézmény hallgató – intézmény részletesen meghat. egyéb szabályozás: részletesen szabályozva vezetését az intézmény szabályozza a leckekönyv adata az elsődleges vizsgaidőszakra ki kell adni hallgatói jogviszony végén át kell adni

Egyéb iratok 87/2015. Vhr. Jogviszony-igazolás A félévi dátumokat törölték a tervezetből, javasoljuk a 79-es szerinti dátumokat szabályozni. Vizsgalap, jegyzőkönyvek Az adattartalom meghatározásra került. Papír alapú irat. Kreditigazolás Hallgatói kérelemre, meghatározott követelményekre. Végbizonyítvány Akkor kell megállapítani, amikor a hallgató teljesíti a kiállítás feltételeit. Nem hetekkel később vagy a következő félévben. Igazolások Hallgatói kérelemre. A kiadást nyilván kell tartani. Átadás-átvétel Az adattartalom került szabályozásra, illetve melyik iratnál kötelező alkalmazni. Átadókönyv jelleg megszűnt, intézmény határozza meg.

A tanulmányok sikeres befejezését igazoló közokirat Oklevél A tanulmányok sikeres befejezését igazoló közokirat 87/2015. Vhr. formanyomtatvány: Biztonsági okmány, a hivatal a kibocsátó. Közbeszerzés keretében új formanyomtatvány lesz várhatóan 2016-tól. Doktori oklevél – saját formanyomtatvány esetén kibocsátó. magyar szöveg: Változott. A doktori oklevél szövege intézményi hatáskör, int. szab. fordítás: Nftv. - angol vagy latin, német, francia – a többi nyelv kérésre, FOKSZ – kiküldésre került, többi szeptemberig – itt szeretnénk időt a visszajelzésekre/ Kérjük időben jelezni! záradék: 6 új záradék – Csak olyan záradékot kérelmezzenek az OH-tól, ami az oklevél kiállítását akadályozza! magyar – külföldi közös oklevél: Meghatározásra került a minimum adattartalom, nemzeti eltérés záradékban lehet megjeleníteni. (a közös oklevél mintáját be kell küldeni a nyilvántartással) A minősítés kikerült az oklevél szövegéből. Az Nftv.-ben az oklevél adatai között nem szerepel. Az oklevélmelléklet tartalmazza.

az Europass dokumentum része - közokirat Oklevélmelléklet az Europass dokumentum része - közokirat 87/2015. Vhr. formanyomtatvány: Biztonsági okmány, a hivatal a kibocsátó. Közbeszerzés keretében új formanyomtatvány lesz várhatóan 2016-tól. FOKSZ részére is ki kell adni! magyar felsőoktatási rendszer leírása: Változott. Az újat 2012. szeptemberben jogviszonyt létesített hallgatóknál kell alkalmazni. hiteles másolat biztosítása: Biztosítani kell az oklevél, oklevélmelléklet másodlat kiadását hosszútávon. Mindkét irat papír alapú biztonsági okmány. A hiteles irat hiteles megőrzése lehet papíron vagy elektronikusan. Ha valaki tud jobb megoldást a kinyomtatott és aláírt oklevél, oklevélmelléklet (papíros vagy elektronikus) hiteles másolatánál úgy, hogy az a jogszabályoknak is megfeleljen, jelentkezzen!

Egyéb szabályozások Egyéb szabályok 87/2015. Vhr. formanyomtatvány kezelése, nyilvántartása: Az üres formanyomtatványokat a szigorú számadási előírások alapján kell nyilvántartani, zárt helyen és meghatározott személyek hozzáférésével – nem mindenki! A felhasználást folyamatosan vezetni kell. Nincs jelentési kötelezettség – az OH ellenőrizheti! másodlat kiadása: Speciális a helyzet, így saját szabályozásra volt szükség! Mindig az aktuális nyomtatványon. oklevél javítása: Szabályozni kellett! oklevél érvénytelenítés : Szabályozásra került a Vhr.-ben és az Nftv.-ben is. bejelentési kötelezettség: Megsemmisült oklevelek, oklevélmellékletek adatait be kell jelenteni! Ennek eljárása kialakításra kerül. A 79-es Vhr. alkalmazása során tapasztaltak alapján a 87-es Vhr.-ben egyes területek pontosításra kerültek és új, hiányzó szabályozások is bekerültek.

TR Törzslap FIR Összefüggések az iratok, a TR és a FIR között Törzslap Papír alapú iratokról bevitt/ellenőrzött adatok beiratkozási lap leckekönyv vizsgalap záróvizsga jegyzőkönyv Egyéb, tanulmányi folyamatok során bevitt adatok pl. a tárgyfelvétel, vizsgajelentkezés Kiállított papír alapú iratok jogviszony-igazolás teljesítési lap törzslap-kivonat kredit igazolás, igazolások oklevél, oklevélmelléklet TR Törzslap Jogviszony után kiadott iratok, másodlatok jogviszony-igazolás törzslap-kivonat igazolások oklevél oklevélmelléklet FIR Törzslap Ellenőrzéseket kell beépíteni az eljárási folyamatokba. (pl. adatbevitel során, törzslap lezárásakor, igazolások, másodlatok kiadásakor)

Intézményi feladatok Intézményi szabályzatok készítése HKR – TVSZ, TR-hez kapcsolódó szabályok, eljárási folyamatok TO ügyrend Biztosítani kell a szabályzatok hozzáférését és időbeli hatályos változatait is! Jogszabályok napra kész ismerete A jogszabályok értelmezése, alkalmazása intézményi feladat, az EMMI és az OH (egyetemi szintű egyeztetést követően) szakmai állásfoglalást adhat csak. (ÁB) Javasolt a jogszabályok összegyűjtése intézményi szinten. Intézményi döntések, határozatok – hallgatói jogorvoslat I. fokú döntés, II. fokú döntés, KÁB döntés, egyéb döntések. A döntésnél fontos annak megállapítása, hogy a hallgatóra melyik jogszabály és mikori hatálya vonatkozik. A döntés tartalmaz minden olyan hallgatói adat, ami fontos a döntéssel kapcsolatban. A döntésnek tartalmaznia kell a jogorvoslati lehetőséget is. A hallgató a tanulmányi ügyeiben az intézménnyel van kapcsolatban. A jogorvoslati folyamatban sem az OH, sem az EMMI nem szerepel, így nincs hatáskörünk. Itt a figyelmet szeretnénk csak felhívni. Az OH is összegyűjti a jogszabályokat a honlapján.

Várjuk az intézményi észrevételeket! Közös feladatok Az új Vhr. előírásainak megvalósításában együttműködünk a TR fejlesztőkkel. Megkezdtük a TR-ek minőségbiztosítási megfelelősségének kialakítását, amiről az Nftv.-ben, illetve a Vhr.-ben kell majd rendelkezni. Az „elektronikus irattár” kialakítása, jogszabályi feltételeinek összegyűjtése és a Vhr. szintű szabályok összeállítása, egységes irattári terv készítése – együttműködve az intézményekkel, TR fejlesztőkkel, Az Nftv. elfogadását követően a formanyomtatványok jóváhagyásának szabályait kormányrendeleti szinten ki kell alakítani Várjuk az intézményi észrevételeket! Már most tudjuk, hogy kell módosítás a Vhr.-ben! Finomhangolás