Áttekintő a számla készítéséhez APEX SZÁMLA Áttekintő a számla készítéséhez

A teljes rendszeren belül a Főmenüben található valamennyi a rendszerhez tartozó modul indító ikonja, köztük a Számlakészítés is.

A Számlakészítés ikonjára kattintva továbbjutunk a számlázás modul folyamatábrájához, ahonnan dupla kattintással az éppen számunkra megfelelő menüpontot tudjuk elérni.

Alapvető feltétel a számlakészítéshez a Főkönyvi, Számlázás és az Egyéb törzsek bizonyos adatainak megadása.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. Státusz: Itt lehet kiválasztani, hogy mely számlákat szeretnénk megjeleníteni: Összes, Elkészült, Nem elkészült, Stornó és helyesbítő párok.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. Számlaszám: Itt látszik kiválasztás után az a számlaszám, amellyel valamilyen műveletet fogunk végrehajtani.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. Telephely / Tárolóhely kiválasztás Itt kell kiválasztani, hogy melyik tároló helyhez tartozó számlákat szeretnénk megjeleníteni, ill. hogy hol szeretnék új számlát készíteni. A Telephely / Tárolóhely kiválasztáskor megjelenik az a képernyő rész, ahol látszanak a feldolgozás tároló helyei, itt lehet ezekből választani.

K = kijelölés, kiválasztás Ebbe az oszlopba kattintva lehet az adott számlát kiválasztani valamilyen új művelet végrehajtásához, mint például: nyomtatás, sztornózás, megtekintés stb… A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése.

A kijelölt számlát sárga színnel jelöli a rátekintő táblázat. A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. Egy adott számla kijelölése után megjelennek az azzal a számlával végrehajtható műveleteket vezérlő funkciógombok. A kijelölt számlát sárga színnel jelöli a rátekintő táblázat.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. A számlakészítéshez kapcsolódóan kezelői paramétereket itt lehet beállítani.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. A rátekintő táblázat oszlopai mutatják a számlák legfontosabb adatait. Az egyes megnevezésekre kattintva lehet ezekre az adatokra rendezni a számlák megjelenítésének sorrendjét.

A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. A táblázat oszlopaira kattintva megjelenik egy kis rendezési / szűrő képernyő, ahol az adatra csökkenő, növekvő sorrendbe lehet tenni az táblázat sorait, ill. a beírtak szerint szűrhetjük is a megjelenítendő sorokat.

A több oldalas rátekintő képernyőnél alul lehet lapozni. A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. A több oldalas rátekintő képernyőnél alul lehet lapozni.

Új számla rögzítésének indítása innen történik. A számla forgalom beviteli képernyőjének felépítése. Új számla rögzítésének indítása innen történik.

A számla rögzítésének folyamata Ki kell választanunk, hogy az általános szabályok szerinti, időszakos (határozott elszámolási idejű), vagy gyűjtő típusú számlát szeretnénk kiállítani. Áfa tv. 58.§ Áfa tv. 164.§

A számla rögzítésének folyamata Az Általános fej adatok bevitele történhet egyrészt a törzsadatok kiválasztásával, másrészt az adatok kézi beírásával. Vevő választása a partnertörzsből Mozgás nem kiválasztása. Ez határozza meg a számla főkönyvi hátterét, kontírozását, valamint ehhez van hozzárendelve a bizonylat típusa: számla, előleg, nyitott előleg, egyéb (proforma, típus számla, átalány). Bizonylat fajtát lehet választani: számla, nyugta, technikai számla (nem könyvelődik, akkor kell, ha pl.: egy kézi bizonylatot az analitika teljessége miatt szeretnénk a gépi számlákkal együtt látni).

A számla rögzítésének folyamata Az Általános fej adatok bevitele történhet egyrészt a törzsadatok kiválasztásával, másrészt az adatok kézi beírásával. Fizetési mód, törzsből választható, kóddal beírható. Készpénzes fizetési módot működési paraméterben meghatározottak alapján érzékeli a program és ilyenkor a dátum mezőkben azonosságot ajánl fel, ami felülírható. Dátum mezőket vagy kézi beírással, vagy a mező mögött lévő ikon megnyomásával láthatóvá váló naptárból való kiválasztással lehet kitölteni. Esedékesség egyénileg az adott partnerhez a partnertörzsben megadható.

A számla rögzítésének folyamata Az Általános fej adatok bevitele történhet egyrészt a törzsadatok kiválasztásával, másrészt az adatok kézi beírásával. Deviza. Alapvetően HUF-ot ajánl fel a program, a devizatörzsből ettől eltérő választható. Árfolyam. Forinttól eltérő devizában kiállított számla esetén alapvetően a teljesítés dátuma szerinti, az árfolyamtörzsben rögzített árfolyamot ajánlja fel, ez átírható. Forintos számla esetén az értéke 1.

A számla rögzítésének folyamata Az Általános fej adatok bevitele történhet egyrészt a törzsadatok kiválasztásával, másrészt az adatok kézi beírásával. Adószám bekérés. Amennyiben fel akarjuk tüntetni a számlán a vevő adószámát, ezt állítsuk Igen-re Számla jelleg. Belföldi, Közösségen belüli vagy Export. Az áfa kódokat ez a jelleg határozza meg.

A számla rögzítésének folyamata Az Általános fej adatok bevitele történhet egyrészt a törzsadatok kiválasztásával, másrészt az adatok kézi beírásával. Fej adatok módosítása. Ez a gomb akkor jelenik meg, ha már elkezdtük a tételsorok bevitelét. Amennyiben változtattunk utólag valamelyik fej adatban, ez a gomb szolgál arra, hogy elmentsük ezt a változtatást. További fej adatok gomb segítségével átkerülünk egy másik képernyőre, ahol a számla egyéb adatait tudjuk berögzíteni.

A számla rögzítésének folyamata A számla További fej adatai: Cím adatok, Módosítók, Szövegek, Egyéb, Számla 2. nyelv, Szállítási hely. A képernyőn blokkokra vannak osztva a logikailag összetartozó adatok, ezekre kattintva csak az éppen használni kívánt képernyőrész fog megjelenni. Cím adatok Módosítók Szövegek Egyéb Számla 2. nyelv Szállítási hely

A számla rögzítésének folyamata Módosítók: termékdíj kötelezettség, előleg számlák, pénzügyi visszatartás, engedmény számla értékéből. Termékdíjas számla esetén itt kell kiválasztani a jogcímet. Végszámla esetén az előleg számlát itt kell kiválasztani, majd az Előleg beemelés gombbal kell beemelni. Pénzügyi visszatartás esetén az alkalmazandó százalékot itt lehet beemelni az áfa – árbevétel módosítók törzsből. A kiválasztott százalékot a sor végén a zöld pipával jelölt ikonnal lehet érvényesíteni. Számla végösszegéből adott engedményt itt lehet beemelni az áfa és árbevétel módosítók törzsből, és a sor végén a zöld pipával lehet érvényesíteni azt.

A számla rögzítésének folyamata Előleg beemelése: A leggyakrabban alkalmazott funkció a korábban kapott előleg teljes vagy részleges beemelése a végszámlákba. Előfeltétele, hogy az adott ügyfélnek legyen ugyanabban a devizanemben (nyitott) előleg számlája. A (nyitott) előleg számla az eseménytörzsben e célra kialakított eseménykóddal és bizonylattípussal készül a pénzösszeg átvételét (jóváírását) követően. A beemelés a Módosítók csoport alatt lévő előleg számla gomb segítségével történik. A képernyőn megjelenő Előleg biz.szám mező mögött lévő nyíl ábrás ikon megnyitja azt a listát, amelyről kiválasztható az az előleg számla, amely az adott ügylet kapcsán beemelésre kerülhet.)

A számla rögzítésének folyamata Előleg beemelése II: Végszámla esetén a felugró ablakban lehet kiválasztani a beemelni kívánt előleg számlát. Kiválasztás után meg kell nyomni az Előleg beemelés gombot, hogy az adott tétel valóban megjelenjen a visszavonásként a végszámlán. Egy végszámlába több előleget is beemelhetünk, illetve az adott előleg értéket átírhatjuk kisebbre, hogy a fennmaradó értéket majd egy következő végszámlába érvényesíthessük.

A számla rögzítésének folyamata Az előleg után a számla fej adatához tartozó további módosítók rögzítése technikailag ugyanúgy történik. Az áfa és árbevétel módosítás menüpontban előzetesen rögzített módosító tételeket kiválasztás után lehet érvényesíteni a számlán. A Módosítók rész alatti további két funkció a számla értékéhez képest a fizetendő összeget módosítja. Pénzügyi visszatartás: fix összeg, vagy százalékos érték választható ki. Engedmény számla értékéből: szintén fix összeg, vagy százalékos érték válaszható ki. A beemeléshez meg kell nyomni a sor végén lévő zöld pipával jelzett ikont.

A számla rögzítésének folyamata Szövegek: A számla egészéhez kapcsolódó egyéb, aláírás és vége szövegek, illetve a főkönyvi bizonylatba átkerülő főkönyvi megjegyzés szövegek törzsadatba foglalhatók. Számla készítéskor lehetőség van dupla kattintással a törzsből kiválasztani ezeket, de forgalom bevitelkor is megadhatjuk az aktuális szöveg tartalmat.

A számla rögzítésének folyamata Egyéb adatok: Hivatkozásként szerződés és megrendelés szám adható meg. Az általánosan használt (VR 104, jelű) számla formátum mellett egyedi igény alapján, ettől eltérő formátum használatára is van mód. Számla 2. nyelv: Lehetőség van a számla fejlécének két nyelven (magyar és egy idegen) történő megjelenítésére, továbbá a termék és mennyiségi egység megnevezések is feltüntethetők két nyelven. Ezek előfeltétele, hogy a számla fejléc idegen megnevezés törzs kialakításra kerüljön, valamint a terméktörzsben szerepeljen a termékek idegen neve.

A számla rögzítésének folyamata A további fej adatok rögzítése után az Ok – Vissza gombbal lehet elmenteni azokat és ezzel egyidejűleg visszatérni a számla általános részének kitöltéséhez. Tételsorok rögzítése: a mezők értelemszerű kitöltésével történik. A Termék és az Egységár mezőknél törzsadatokból lehet választani az ikon megnyomásával. A sor végén a zöld pipával jelzett ikonnal kell jóváhagyni. Tételsor törlése: a már rögzített sor előtt lévő piros x gomb megnyomásával történik. Tételsor módosítása: a már rögzített sor előtt lévő ikonnal lehet felhozni a tételt módosításra, a változtatások után pedig ismét a zöld pipával kell azokat elmenteni.

A számla rögzítésének folyamata A további fej adatok rögzítése után az Ok – Vissza gombbal lehet elmenteni azokat és ezzel egyidejűleg visszatérni a számla általános részének kitöltéséhez. A Befejez gomb segítségével pedig le lehet zárni az adott számlát. A Befejez gomb megnyomása után az alábbi üzenetet kapjuk. Amennyiben lezárjuk a számlát, akkor az OK gombra kell nyomni, ekkor megkapja a számla a végleges sorszámát. Ha azonban még nem zárjuk le – így később visszatérhetünk még módosítani a számlát – akkor a Mégse gombot nyomjuk meg.

Itt lehet hozzárendelni az adott tételsorhoz kedvezményt. A számla rögzítésének folyamata Tételsorhoz rendelhető kedvezmény: az egyes sorok rögzítése után lehetőség van a Kedvezmény-re kattintva fix vagy százalékos kedvezményt érvényesíteni. Egy tételsorhoz akár több kedvezmény is megadható. Itt lehet hozzárendelni az adott tételsorhoz kedvezményt. Az előzetesen az Áfa és árbevétel módosítók törzsbe rögzített kedvezmények itt választhatóak ki. A kiválasztott kedvezmény érvényesítéséhez a zöld pipát kell megnyomni.

A számla rögzítésének folyamata Kontrolling kódok: mind a számla fej, mind a tétel sorok adatainál van lehetőség az ún. kontrolling kódok hozzárendeléséhez. Amennyiben használ a cég kontrolling modult és a kontrolling definíciók és törzsek ki vannak alakítva, akkor fej adatok rögzítése után és a tételsorok után is feljön az alábbi képernyő, ahol ki lehet választani a használatos kontrolling kódokat.

A számla rögzítésének folyamata A számla összes adatának rögzítése után a Befejez gomb segítségével véglegesíthetjük a számlát. A Befejez gomb megnyomása után az alábbi üzenetet kapjuk. Amennyiben lezárjuk a számlát, akkor az OK gombra kell nyomni, ekkor megkapja a számla a végleges sorszámát. Ha azonban még nem zárjuk le – így később visszatérhetünk még módosítani a számlát – akkor a Mégse gombot nyomjuk meg.