A jegyzőkönyv Az ügyintézői munkaköri elfoglaltságában a levélíráshoz hasonló gyakoriságú a jegyzőkönyvírás. Gyakran előfordul, hogy értekezleteken (ülés, gyűlés, tanácskozás, szemle, tárgyalás vagy egyéb fontos események) megbíznak bennünket a jegyzőkönyv vezetésével. Ezért elengedhetetlen, hogy ismerjük a jegyzőkönyv fogalmát, fajtáit és szerkesztését. A jegyzőkönyv tartalmában, rendeltetésében az eddig tanult levelezéstől lényegesen különbözik. A hivatalos levelezést az jellemzi, hogy a feladó egyoldalú állásfoglalását rögzíti az ügyiratban.

A jegyzőkönyv készítésekor az érdekeltek egy helyütt és együttesen alakítják ki véleményüket és akaratukat valamely döntés meghozatalakor, figyelembe véve és feltüntetve az ellenvéleményeket is. Vagyis a jegyzőkönyv nem egyoldalú, hanem közösen kialakított álláspont eredménye, írásos rögzítése. A törvény előtt bizonyító erejű okirat, mert a benne rögzített határozatok alapján folyik tovább pl. a termelő-, a hivatalos munka. Bírósági vagy egyéb hivatalos eljárások jogi alapjául szolgálhat.

A jegyzőkönyv tanácskozásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. Másképp: valamely esemény tárgyát, körülményeit írásban rögzítő okirat jellegű írás. Éppen ezért benne csak valós adatokat, információkat rögzíthetünk. Tartalmi ferdítés, a hamis adatok következménye akár bírósági felelősségrevonás is lehet. Elkészülte után a résztvevők (vagy a hitelesítők) elolvassák és ennek megtörténtét bizonyításul az erre megbízott két személlyel hitelesítik. Bizonyos esetekben pl. balesetkor formanyomtatványon is készíthető a jegyzőkönyv.

A jegyzőkönyv fajtái Kihallgatási jegyzőkönyv: bírósági, rendőrségi Eseményjegyzőkönyv: baleseti, fontos eseményekről készülő jegyzőkönyv. A tanácskozási jegyzőkönyv: lehet teljes vagy rövidített.

A tanácskozási jegyzőkönyv Ha teljes, azaz szó szerinti jegyzőkönyv készítését kérték tőlünk, akkor leghelyesebb gyorsírással írnunk, ha ez nem megy vagy hosszabb az értekezlet, akkor hangfelvevő eszközzel segíthetjük a pontos megértést. A hangfelvevő eszköznek azonban sok hátránya van: kifogyhat az elem, elfogyhat a szalag, a hozzászólás közben zajonganak, papírt zörgetnek, így nem halljuk pontosan, mi hangzott el. A gyorsírás legépelése előtt a felesleges szóismétléseket, a „töltelék szavakat” elhagyjuk, a nyelvi helytelenségeket korrigáljuk. Ezt a műveletet szakkifejezéssel fésülésnek nevezzük.

Az értekezletekről többnyire rövidített (kivonatolt) jegyzőkönyveket készítünk. A felszólalóknak a tárgyhoz fűzött támogató vagy elmarasztaló véleményének, indítványának, javaslatának a lényege is elegendő lejegyzésre. A jó jegyzőkönyvvezető már a hozzászólás elhangzásakor kiemeli a lényegest a lényegtelentől. A rövidített jegyzőkönyv készülhet úgynevezett tömörített, kivonatos formában is, ha az értekezlet vezetője rövidített jegyzőkönyvet kér.

A kivonatos jegyzőkönyvben is a lényeges mondanivalót rögzítjük, de a tömörítettől eltérően a felszólalásokat átfogalmazzuk. A felszólalók az igéket általában egyes szám első személyben használják, ha a hivatalos megbízójuk véleményét közvetítik az értekezleten: pl. felkérem, javaslom, megjegyzem, indítványozom, előrebocsátom. Kivonatoláskor a felszólalások igéit – a mondat állítmányát – egyes vagy többes szám harmadik személybe, múlt időbe kell áttennünk. Ezzel is jelezzük, hogy a tanácskozás után készült a jegyzőkönyv.

A kivonatos jegyzőkönyv a mondanivalójától függően készülhet 50-30-25 százaléknyi terjedelemben. Eseményjegyzőkönyvnek is nevezzük azt a fajta kivonatos jegyzőkönyv et, amelyben a felszólalókat mellőzve, az elhangzott javaslatok, vélemények, hozzászólások, határozatok végső eredményét rögzítjük a napirendi pontok sorrendjében.

Hogyan készítjük a jegyzőkönyvet Hogyan készítjük a jegyzőkönyvet? A jegyzőkönyv is három fő szerkezeti egységből áll. 1. A fejrészből (bevezetésből), amelyben szerepel a felvétel helye, ideje az intézmény neve, címe a jelenlévők neve és a tárgymegjelölés (napirend) Ettől eltérően ideírhatjuk, hogy hány példányban készül a jegyzőkönyv, kik hiányoznak igazoltan.

A főrészből (a tárgyalás) áll: - Magából az előadásból, a vitaindítóból, a beszámolóból, ismertetőből, tájékoztatóból A felszólalások, hozzászólások, javaslatok, indítványokból

A záró részből (befejezés) áll: 1 A záró részből (befejezés) áll: 1. A határozatok lejegyzése, a határidők és felelősök megnevezése. 2. Utalás a keltezésre ( K. m. f. – jelentése kelt, mint fent) 3. A végén az aláírások és a hitelesítők megnevezése, aláírása. Megjegyezhetjük, hogy kik kapják a jegyzőkönyvet.

Az áthidaló, összekötő kifejezéseket változatosan kell alkalmaznunk, ügyelve arra, hogy híven közvetítsük a felszólalás eredeti jellegét. A közömbös tartalmú „mond”, „közöl” igéket, a „szerint” névutót nem lehet állandóan ismételgetni, a „hangsúlyoz”, „fejteget”, „megemlít” stb. pedig csak akkor helyes, ha a felszólaló valóban hangsúlyoz, fejteget, illetve csak megemlít valamit. Csak akkor használunk áthidaló kifejezéseket, ha valóban szükséges. A szabad kivonatolásban nemcsak a fölösleges elemeket hagyjuk el, hanem a közlésekből (információkból) is válogatunk: azokat a kifejezéseket tartalmazhatja a szabad kivonatolású jegyzőkönyv, amelyek a tárgyhoz tartoznak, lényeges állásfoglalások, szükségesek a döntéshez.

Figyeljük meg, hogyan készül a bevezetés Figyeljük meg, hogyan készül a bevezetés! Jegyzőkönyv ¶ Készült a Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 206-os termében 2007. november 12-én. vagy a „készült” elhagyásával Jegyzőkönyv a Dél-Pest Megyei TISZK 2007. november 18-án tartandó konferenciájáról.

A jelenlévők száma dönti el, hogy személy szerint vagy csak szám szerint soroljuk fel őket. Általánosan elterjedt szokás, hogy 8-10 jelenlévő esetében név szerint jelöljük résztvevőket, ha ennél több, akkor csak szám szerint tüntetjük fel a megjelenteket. Ebben az esetben jelenléti ívet csatolunk a jegyzőkönyvhöz. Pl. Jelen voltak: Varga Izabella, a DÖK elnöke Kerényi Géza, a tanulmányi felelős Pápai Lili, a sportfelelős

Vagy Jelen voltak: Bíró Balázs, a reklámiroda vezetője és a jelenléti ívet aláírók. ¶ Tárgy: Takarékossági tervek a IV. negyedév eredményei alapján.

A főrészben a téma előadója előre megírhatja és felolvashatja mondanivalóját. Ezt sokszorosítják és mellékelik az előadás meghívójához azzal a céllal, hogy az értekezleten résztvevők előre tájékozódjanak a tárgyban és előre gyűjthessenek anyagot felszólalásukhoz. A kész szöveget az előadás utána jegyzőkönyvvezetőnek átadja, hogy mellékelhesse a jegyzőkönyvhöz. Pl. Nagy Imréné igazgatósági tag üdvözölte a megjelenteket, és megtartotta az alapítvány 2007. évi tevékenységéről készített beszámolóját. Előadásának szövegét a jegyzőkönyvhöz mellékeljük.

Oldjuk meg közösen a következő jegyzőkönyvi hozzászólások kivonatolását! Sárfalvi Zsolt: Szeretettel üdvözlöm a megjelenteket. Értekezletünket megnyitom. Feladatunk tanácskozni a megyeszékhely szellemi életének eredményeiről, gondjairól, fejlesztésének irányelveiről és feladatairól. Az értekezlet részletes anyagát a jelenlévők megkapták. Kérem, mondják el a tárggyal kapcsolatos véleményüket.

Kovács Lajos: Szellemi életünk a város társadalmi, politikai, gazdasági fejlődésével összhangban, annak függvényeként, változott. Amikor Tatabánya várossá alakult, röviddel utána megyeszékhely lett. Szükségesnek tartom megemlíteni, hogy jövőjét tulajdonképpen szénbányászatunk gyors ütemű fejlesztésével alapoztuk meg. Ehhez járult, hogy iparunkban strukturális változás következett be. Ebben az időben létesültek városunkban könnyűipari üzemek. Ipari fejlődésünk üteme, nagysága szellemé életünk sajátos fejlődését vonta maga után.

Gál János: A megyei közgyűlés tudománypolitikai irányelvei új távlatokat nyitottak meg a tudományos munkavégzéshez, ösztönzést adtak a korszerű tudományos ismeretek alkalmazására. Ezt példázza a kulturális bizottság egy teljesen új ágazatnak a kifejlesztése. Eredménye számos olyan termék, amely nemzetközi sikereket aratott. Mindezek az anyagi ráfordításokon, a technika szelektív alkalmazásán túl a szellemi erről széles körű aktivizálását tették szükségessé.

Pauer Albert: Szólni szeretnék a képzőművészetünknél lényegesen fiatalabb alkotóművészetről, az irodalomról. Tatabánya irodalmi élete most van kialakulóban. Fejlesztése sokfelé ágazó követelményeket támaszt. Kevés az íróként, költőként számon tartott alkotó, bár jó néhányan publikálnak rendszeresen különböző lapokban, irodalmi folyóiratokban, elsősorban az Új Forrás c. megyei antológiában. Alapvető feladatunk, hogy írók, költők letelepítéséről gondoskodjunk, valamint a helyi tehetségeket támogassuk, segítsük.

Sárfalvi Zsolt: Köszönöm, hogy a beszámolót hozzászólásaikkal kiegészítették. Ismeretes, hogy a fejlődés jelenlegi szakaszában jutottunk el oda, hogy az eddigieknél több figyelmet fordítsunk a megyeszékhellyel szemben támasztott szellemi igények kielégítésére. A jövőben gazdasági életünk fejlesztésében fokozottabban kell építenünk a város szellemi kapacitására. Erkölcsi, valamint anyagi ösztönzéssel hassunk oda, váljék ez hatékony építő erővé. El kell érnünk, hogy az Új Forrás olyan alkotóműhely legyen, amely vonzza az érett művészeket, és felkarolja a fiatal tehetségeket.

Megoldási lehetőség: Sárfalvi Zsolt üdvözölte az értekezlet résztvevőit, kérte, hogy a tanulmányozott anyag alapján mondják el észrevételeiket, javaslataikat a megyeszékhely szellemi életének eredményeiről, gondjairól, fejlesztésének irányelveiről és feladatairól.

Kovács Lajos elmondta, hogy a megyeszékhely jövőjét a szénbányászat alapozta meg. Ennek alapján Tatabánya szellemi élete várossá alakulása óta a politikai, gazdasági fejlődéssel összhangban, sajátosan alakult. Gál János hangsúlyozta, hogy a tudománypolitikai irányelvek ösztönzést adtak a tudományos munka fejlesztésére. Eredményeképpen a technika szelektív alkalmazásán túl a szellemi erők széles körű aktivizálása vált lehetővé.

Pauer Albert szólt a város fiatal irodalmi életéről, az Új Forrás című megyei antológia publikációs lehetőségeiről, valamint arról, hogy a város szellemi életének fejlődéséért – a helyi alkotók mellett – tanácsos lenne írókat, költőket vonzani a megyeszékhelyre.

Sárfalvi Zsolt a hozzászólásokat megköszönte, és ígérte, hogy a város vezetősége a jövőben fokozottabb anyagi és erkölcsi ösztönzéssel támogatja a meglévő szellemi erők fejlődését. A megyeszékhely kulturális életének további fejlesztéséért pedig gondoskodnak alkotó művészek letelepítéséről.

Ezután az értekezletet bezárta. K. m. f Ezután az értekezletet bezárta. K. m. f. Sárfalvi Zsolt Kovács Lajos Molnár Gizella elnök titkár jegyzőkönyvvezető Gál János Gallai Frigyes hitelesítő hitelesítő