Levéltár szervezete és vezetése Szemléleti minták, kibontakozási lehetőségek

AZ INTÉZMÉNYFEJLŐDÉS NAGY KORSZAKVÁLTÁSAI A közlevéltár kialakulásának történelmi folyamata A/ Jogbiztosító funkciójú, konkrét személyi avagy szervezeti érdekhez kapcsolt regisztratúrák B/ Ezek történeti levéltárrá alakulása (19. sz.) egyfajta „funkcionális transzformáció” eredményeként; hármas igény, fontossági sorrendben: Jogbiztosítás Tudományos kutatás Nemzeti / lokális / kulturális / testületi / egyéni identitás C/ „A társadalom levéltára” jelenlegi, alakulóban lévő fázis A „Nemzeti / lokális / kulturális / testületi / egyéni identitás funkció” válik dominánssá A „hatalom levéltára” immanens funkció és jelleg „utóvédharcai”

A „SZOLGÁLTATÓ LEVÉLTÁR” -IGÉNY JELENTKEZÉSE– csak divatos lózung vagy szemléleti áttörés? A szlogen hátterében a „társadalom levéltára” ki nem mondott „árnyékprogramja” húzódik meg Fel nem oldott belső szakmai ellentmondás: a „szolgáltató levéltár”-at hangoztatók csupán a „kimeneti oldal” felől közelítik meg az igényeket – nem kerül szóba a „bemeneti oldal”, vagyis a forrásbiztosítás értékszempont változásainak kérdése Veszélyhelyzet: a forrásbiztosítás (gyűjtőterületi muka) elvi kérdéseinek háttérbe szorulása, mellékessé válása iratmúzeummá degradálhatja a levéltárat Az „E-ideológia” totális expanziója egyben szakmai menekülési lehetőség is az égető iratértékelési kérdések tartalmi igényű megválaszolása elől

A LEVÉLTÁROS SZEREPHEZ KAPCSOLT SZOKVÁNYOS, HELYENKÉNT NEGATÍV TÁRSADALMI ÉS SZAKMAI KÉPZETEK A „történész-levéltáros” szerepértelmezés A nemzeti emlékezet őre Az igazi középkorász / paleográfus („ezt már csak ő tudja elolvasni, értelmezni”) A partikularitásokba bonyolódó helytörténész Aki elvész („de nem, éppen ez az, hogy nem vész el!”) a részletekben Akit olyasmi érdekel, ami nagyon kevés embert érdekel csupán A „nem történész hanem levéltáros” Legyünk a (köz)igazgatás megbízható háttéremberei Ne akarjunk versenyezni „a profi” történészekkel Az iratképzőkkel és az iratokkal foglalkozzunk csupán Értsük meg, értelmezzük, de ne alkalmazzuk a forrásokat (presentation vs. application) Közelítsünk a records manageri szerephez Legyünk a digitális paradigmaváltás dokumentáris szakemberei A kutatókért élő levéltáros (kihalóban lévő állatfajta)

LEVÉLTÁRSZERVEZÉSI KÉRDÉSEKET IS BEFOLYÁSOLÓ SZERV- ÉS IRATTIPOLÓGIAI FELVETÉSEK – I. A közhatalmi szervek iratai centrális jelentőségének eróziója A „köz” terrénumának a demokratikus jogállam lényegéből fakadó beszűkülése; A közirat – magánirat merev dichotómia értékromboló hatása (általános probléma: tartalmi szempontok válnak áldozatává jogi feltételek szemléleti expanziójának) A „maradandó érték” jelentős része áttolódik a magánszférába, részint gazdasági és szociális ellátás, részint a társadalmi és kulturális élet területeire   Negatív forrásmeghatározottságok, -jellemzők A köziratok folyamatatos tartalmi küresedése (a nyilvántartási jellegű irattípusok kivételével!); mekkora részét fedik le a köziratok az adott kor „való világá”-nak? Az írásbeliség háttérbe szorulása, újtípusú szóbeliség eluralkodása; A hagyományos, formális intézkedési rítusok lekopása, tartalmi kiürülés, az ügyvitel deritualizálódása Mindezek ellenhatásaként ugyanakkor egyfajta túltengő bürokratizmus jellegadóvá válása, ld. brüsszeli adminisztráció, stb.

LEVÉLTÁRSZERVEZÉSI KÉRDÉSEKET IS BEFOLYÁSOLÓ SZERV- ÉS IRATTIPOLÓGIAI FELVETÉSEK – II. Újfajta iratértékelési és kutatási igények A társadalmi valóság egészének vagy akár részének tükröztetési igénye (dokumentációs stratégia, makroértékelés, totális levéltár koncepció révén) Az iratértékelés vs. szelekció tartalmi elemek alapján (A. Menne-Haritz  H. Booms) Társadalmi jelenségekre koncentráló forrástípusok  pertinencia-elvű forrásbiztosítás fölmerülése Egyéb iratgyarapítási dilemmák: személyes motívumok, önreflexív jellegű források A kutatási igények terén napi tapasztalat a személyi dimenziókhoz közelebb vivő múltrekonstrukció fokozódó igénye – mintegy a köziratok körére kényszerült módon...    Levéltártipológiai következtetések A szőnyeg alá söpört iratértékelési („gyűjtőterületi”) alapkérdések az általános levéltári szervezeti kérdéseket is befolyásolják Helyi levéltárak megnövekedett jelentősége: éppen társadalmi jelentéktelenségénél fogava bizonyul jelentősnek egy kisebb személyi fond, mivel a társadalmi mozaik egy adott hiányzó kockáját reprezentálja Ugyanakkor a területi levéltárak nem rendelkeznek a helyi sajátosságokhoz illeszkedő gyűjtőterületi politikával; helyi szinten több személyes adatot tartalmazó irat őrzendő meg: nem az aggregált "sűrített adatok", hanem a nagy dokumentatív erővel bírók az érdemiek „Helyüket kereső” (és nemigen találó) nemzeti levéltárak

HÁROM FŐ ELVI SZERVEZETÉPÍTÉSI LEHETŐSÉG Szoros kapcsolat a struktúra-modellek és a szervezeti filozófiák, értékek között; minden modell alapját részint egy konzisztens értékrend, részint a szervezeti-környezeti elvárások képezik 1. Weberi formalista szervezéselméleti megközelítés Ezen megközelítés totális érvényének tarthatatlansága A merev struktúrák felváltásának szükségessége az új feltételekhez gyorsan igazodó formációkkal A különféle spontán jellegű külső és belső igények megnövelik a nem feltétlenül vezetőközpontú, hanem belső szerveződésekre támasztott igényt A levéltárak belső szervezetének hierarchikus rendszerszintjei sokszor kerülnek ellentétbe a különféle szervezetfüggetlen projektumokkal 2. Az „emberi tényező”-szemlélet, „antibürokratikus iskola” (Human Relations irányzat); A nem hivatalos avagy informális kapcsolatok nagy jelentősége, Ezek olykor szervezett formát is öltenek, Nem feltétlenül racionális viselkedésmódok érvényre jutása Pszichikai és szociális kapcsolatok jelentősége, Társadalompszichológiai értékek szervezeti keretekben építésének szükségesség 3. Menedzser/menedzsment-irányzat A menedzsment-irányzat, ill. szemlélet nagy kritikával kezelendő

A TAYLORI-WEBERI FORMÁLIS, HIERARCHIKUS VALAMINT A „HUMAN RELATIONS”-IRÁNYZAT FELFOGÁSA KÖZÖTTI KÜLÖNBSÉG LÉNYEGI VONÁSAI Taylori-weberi formális, hierarchikus felfogás A Human Relations-irányzat felfogása Minden feladatmegoldásra csak egyetlen legjobb módszer létezik A legjobb módszer függ a munkatárs egyéni adottságától is Minél erősebb a munkamegosztás, annál jobb az eredményesség A monotónia fékezi az eredményességet A legjobb módszert nem a munkavállaló, hanem a vezető állapítja meg A munkavállaló alakítja ki a legoptimálisabb munkamódszert Az eredményességet csupán a tárgyi feltételek befolyásolják A teljesítőképességet döntően befolyásolják lelki tényezők is A munkavállalót csak pénzzel lehet mozgósítani Számos szubjektív tényező határozza meg a teljesítőképességet és a munkakedvet Amit nem ellenőriznek, azt nem hajtják végre A felelősségérzet és az önállóság fokozza a teljesítőképességet

3. DIVERZIFIKÁLT: erős középvezetés, önellátó részegységek HOGYAN SZEMLÉLHETJÜK MÉG MÁSKÉNT IS MAGUNKAT? A kulturális arculat struktúra-modelljei – (Mitzberger-modell) 1. VÁLLALKOZÓI: erős vezetői stáb, közvetlen ellenőrzés, centralizált döntések 4. SZAKÉRTŐI: szakmai koordináció, demokrácia, decentralizált részegységek, egyeztetési nehézségek 2. BÜROKRATIKUS: erős szakmai kiszolgáló apparátus, szabványosítás, erős formális kontroll 3. DIVERZIFIKÁLT: erős középvezetés, önellátó részegységek 5. INNOVATÍV: feladatok, problémák változását követő instabil szervezet, erős kiszolgáló egységek, célorientált megvalósítás, fejlett kooperációs mechanizmusok

JELENLEGI LEVÉLTÁRSZERVEZETI MEGHATÁROZOTTSÁGOK, JELLEMZŐ VONÁSOK ALAPJÁN (Hagyományos struktúra-modelleket véve alapul) Intézménymérettől függetlenül a helyenként funkcionális elemeket is mutató „lineáris modell” érvényesül Koordináció erős vertikális koordináció (prezidenciális vezetői szerephelyzet) és kommunikáció („szolgálati út”); viszonylag korlátozott horizontális együttműködési lehetőségek Konfiguráció kis létszámú levéltárakban kevéssé tagolt szervezetrendszer a hierarchiához mellérendelten kapcsolódó funkcionális egységek döntő jelentőségűvé válhatnak (befolyásos titkárság) Előnyök viszonylatok, felelősség tisztázottsága, könnyű mélységi és szélességi módosítás (széleskörű hatáskörátruházás gyakorlata) erőforrások szigorú ellenőrzése, egyöntetűség Hátrányok vezető túlterheltsége, túlzott összetettsége, együttműködési lehetőségek korlátozottsága, nehézkes koordináció és az innováció integrálási lehetősége

ALTERNATÍV INTÉZMÉNYSZERVÉSI LEHETŐSÉGEK (Hagyományos struktúra-modelleket véve alapul) NEM JAVASOLT MEGOLDÁSOK Funkcionális szervezeti struktúra (minden beosztottnak annyi funkcionális felettese van, ahány funkciót munkája során ellát; a visszacsatolás sokágúvá válik; laza fegyelmi kapcsolat) Előny: szakszerűség, specializáció, erőforrások fokozott ellenőrzése, összműködés célszempontja Hátrány: többes irányítás, nehézkes koordináció, vezetés túlterheltsége Divizionális: technokratikus koordináció, hangsúly az alapfeladatot ellátó szerveken, a tagozódás a szolgáltatásokhoz idomul Előny: operatív feladatok fokozott egyértelműsítése, teljesítményelv, egyszerű irányítás Hátrány: divizionális egoizmus, párhuzamos funkciók Mátrix: személyorientált és horizontális-vertikális koordináció az egyes szervezeti egységeken belül; a tagoltság a célprogramokat követi, funkcionális struktúra Előny: operatív, innovatív, telesítményelvű, dinamikus vezetési stílus érvényesülhet Hátrány: kettős irányítás lehetősége, vezetői rivalizálás, döntési bizonytalanságok, túlhajtott csoportmunka JAVASOLT MEGOLDÁSOK Program-orientált: nem jellegzetes konfiguráció, a szervezet nem mutat egységes képet Előny: rugalmasság, erőforrások jó kihasználhatósága, széles vezetői döntéssáv Hátrány: veszteségek az átállásoknál, nagy fluktuáció, nem egységes szervezet, változások kockázatai Team-orientált: stabil és változó részek közötti erőforrás-koordináció, új probléma, új egység Előny: alkotóképességek kibontakozása: mátix + divizionális előnyök együtt Hátrány: lazítja a formális szervezet fegyelmét

LEVÉLTÁRI KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK – 1 LEVÉLTÁRI KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK – 1. PÁRBESZÉD A „LEVÉLTÁRFÜGGETLEN / -IDEGEN” TÁRSADALOMMAL A „levéltármisztika” rabságában Társadalmi jelentőségünk pusztán a különleges ismeretek birtoklásában rejlik ? Az ahistorikus, technicista beállítottságú társadalmi közeg megnyerésének esélyei Kitörési lehetőség „a digitális térbe hatolás” útján Állandó webes jelenlét a különféle felületeken Papíralapú források digitalizálása és on-line közzététele Idegen civil digitális állományok levéltári kezelésbe vétele Kitörési lehetőség „a társadalom” irányában Laikus társadalmi érdeklődés felkeltése, támogatása A közlevéltár mint a civil szféra irattári helye A közlevéltár mint személyes dokumentációs letétek helye Ügyfélszolgálati igények fokozott támogatása Kitörési lehetőség a kollektív és egyéni emlékezeti kultúra irányában A közlevéltár mint a személyes/lokális emlékezet biztosítéka Kutatási megbízások felvállalása

LEVÉLTÁRI KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK – 2. PÁRBESZÉD A FENNTARTÓVAL I. Az állam esetében A nemzeti identitás intézményi háttérhivatkozása A jogbiztosítás bázisintézménye A legszélesebb körű nyilvántartási jellegű irategyüttesek végleges őrzési helye Fontos, hogy az intézmény kulturális jellege továbbra is fennmaradjon Bürokratizációs tendenciák elhárítása Szuprairattár(os)i, records manageri kezdeményezések visszautasítása II. Az önkormányzat esetében A helyi kulturális arculat és identitás fenntartásának és továbbépítésének bázisintézménye

LEVÉLTÁRI KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK – 3/a. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ Identifikáció Kollégák identifikálódása a szervezettel és a stratégiai célrendszerrel Szervezeti működés átlátása, egyéni érdeklődés bekapcsolása a munkavégzésbe Motiváció Értéktulajdonítás a végzett munkának (+ egyre hangsúlyosabb lakossági igények; - fenntartói érdektelenség) Képességeket kibontakoztató változatosság (kis létszámú intézmények előnyösebb helyzetben) Megfelelő munkahangulat biztosítása Többelemű motiválás alkalmazása Kockázatvállalás élménye, Hatáskörhöz ragaszkodás, Döntéshozatalban való részvétel, Környezeti érzékenység, mozgékonyság és reagálóképesség erősítése Szervezeti szubjektív és objektív tartalékok mobilizálhatósága

LEVÉLTÁRI KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK – 3/b. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ Formális kommunikációs csatornák pontos meghatározása (működési szabályzatok) Kötelességek és jogok rögzítése és széleskörű ismertetése Kapcsolat formális csatornáinak meghatározása a tagok között Kapcsolat vonala legyen a legrövidebb és teljesen kihasznált A közlemények legyenek autentikusak Az informális csoportok és kapcsolatok jelentősége a strukturált szervezeten belül Rejtett csoportdöntéseknek a feladatteljesítés tekintetében döntő jelentőségük („folyosói közvélemény”) Az informális csoport kezdeményezésekre ösztönöz, új módszerek kikísérletezésére késztet; ezzel ösztönző és támogató környezetet alkot Intézményen belüli viselkedési mintát, magatartási sztenderdeket alakít ki, elvont értékfogalmaknak konkrét jelentést ad Az egyénileg kialakított munkahelyi magatartási profil főként ehhez illeszkedik Függetlenség, spontán természetes társulások támogatása Látens kezdeményezőkészség aktivizálása Presztízs Tekintély, hatáskör és felelősség összhangja (Fayol: „a jó vezető személyi tekintélye a szervezeti tekintély alapja”); fegyelem, a vezetés egysége, rend, öntevékenység Tekintélyelv érvényesítése helyett konszenzuális dinamika és nyílt interakció, a tényleges egyetértésből fakadó alkotóerő mozgósíthatósága Rutinvezetői sztereotípiák felcserélése az új megoldásokat kereső önfejlesztő vezetéssel

„MÁS HANGOK, MÁS SZOBÁK” -IDEGEN PÉLDÁK, HASZNOSÍTHATÓ MINTÁK