A dolgozói teljesítménymérés gyakorlata a százhalombattai Hamvas Béla Városi Könyvtárban Hamvas Béla Pest Megyei Könyvtár Minőségirányítási szakmai nap Szentendre 2019.01.23. Előadó: Bajnok Tamara Hamvas Béla Városi Könyvtár Százhalombatta

A minőségirányítás, mint a válságkezelés eszköze 2016-ban jelentős költségvetés csökkentés (30%) 4 státusz szűnt meg Módosult a nyitvatartási idő 3 kolléga kilépett  50%-os létszám (!) 3 új kolléga integrálása a szervezetbe (8+3 fő) Megszűnt státuszokon lévő feladatok szétosztása Egypontos kölcsönzést vezettünk be

Egypontos kölcsönzés Megszűnt a délelőttös/délutános beosztás  mindenki délutános Jelentős leterheltség  belső rotációs rendszer kidolgozása Új kollégák a kölcsönzésben  új folyamatok elsajátítása (új belépők+régi kollégák) Az új rendszer bevezetésének kidolgozója a MIT

MIT Minden kolléga tagja Folyamatok, részfolyamatok meghatározása Kötelező lépések és kommunikáció kidolgozása Mérési módszer kidolgozása  stopper Dokumentáció kezelése  titkos – személyi anyag Szervezeti kultúra !

A mérés célja Minőségi szolgáltatás érdekében egységes munkavégzés Szolgáltatási normatívák meghatározása Kollégák bizonyítják maguknak és egymásnak (a szervezet számára), hogy képesek a megfelelő színvonalú munkavégzésre

A mérés folyamata Írásos tájékoztatás a mérésben résztvevő folyamatokról, konkrét feladatokról és a mérés dátumáról Egy hónapos felkészülési idő Felkészülési segítség: mentorálás + folyamatszabályozási dokumentáció Mérés Eredmények dokumentálása, megvitatása Szolgáltatási normák kidolgozása

A mérés lebonyolítása Valós helyzetek imitálása A mérést végző személy minden alkalommal azonos módon ismerteti az azonos nehézségű feladatot és „játssza el” a könyvtári szituációt  komoly felkészülést igényel A mérés nem a kollektíva előtt történik A részvétel sorrendjét a munkatársak határozzák meg

Munkafolyamatok és elvégzendő feladatok

A kommunikáció fontossága – „szabályozottság” Azonos típusú interakcióknál, azonos információtartalmú közlések Ismerni kell az adott folyamat szabályozottságát Ismerni kell a könyvtár összes szabályzatát

Mérés

Grafikus megjelenítés

Felhasználás Egységes, pontos minőségi munkavégzés Munkaszervezés Szolgáltatási normák megállapítása (pl.raktári dokumentum szolgáltatása 10 percen belül, új beiratkozás: 15 percen belül) Új kollégák integrálása Minősített Könyvtár cím pályázat A mérés során minden kolléga minden eredményét rögzítettük és átlagot számoltunk. Az eredményekből is jól látszik, hogy egy kolléga egészségügyi okok miatt jóval az átlag alatt tudta csak teljesíteni a feladatokat. A fenti eredményt a munkaszervezés során figyelembe kellett vennünk. A Minőségirányítási Csoport vezetésével az eredményeket elemeztük és konszenzus alapján meghatároztuk az egyes szolgáltatási normák mértékét. Minden dolgozó az egyéni eredményét és az átlaghoz való viszonyáról szóló dokumentumot kézhez kapta. Az eredmények nem nyilvánosak, de megtalálhatóak a személyi anyagokban.

2019 Egypontos kölcsönzés megszűnt 2 kolléga (új/gyes) mérése márciusban MIT felülvizsgálja a szolgáltatási normákat Jelentősen változtak a körülmények? Változtak a folyamatok? (dokumentálás!) Kell módosítani a szolgáltatási normákat?  Új mérés alapján módosítás

Bizonyíték

Köszönöm a figyelmet! Hamvas Béla Városi Könyvtár Százhalombatta konyvtar@mail.battanet.hu Bajnok Tamara tamara.bajnok@gmail.com