A Felsőoktatási Információs Rendszerről Stéger Csilla, Hosznyák András OH Felsőoktatási Főosztály Kancellári értekezlet, 2015. március 3.

Felsőoktatási Főosztály feladatrendszere Felsőoktatási engedélyezés és nyilvántartás: intézmények, képzések, kollégiumok, gyakorlóhelyek, stb. Felsőoktatási Információs Rendszer - FIR üzemeltetés, fejlesztés, adatszolgáltatás (ágazati és külső) Központi felsőoktatási felvételi eljárások bonyolítása keresztfélévi-, általános- és pótfelvételi eljárások Magyar állami ösztöndíjas hallgatók nyomonkövetése tanulmányi és munkaügyi nyomonkövetés, hatósági határozatok, kérelem kezelés, NAV-nak behajtásra átadás Felsőoktatási intézmények hatósági ellenőrzése Kötelező felsőoktatási nyomtatványok kibocsátása

Az intézményi nyilvántartások „hőskora” FOI Állami nyilvántartások Jellemzők: Intézménynél van a teljes információ Nincsenek részletekbe menő szabályok Eltérő adatkezelés, adatkörök Bizonytalan központi adatok, Becslés, intuíció, „bázis alap”

Ma – komplex rendszer döntések jogok FOI Jellemzők: Részletes szabályok, protokollok Szakértelmet, tanulást és komplex látásmód szükséges az intézményekben! FOI által adott adatok alapján megállapított jogok és kötelezettségek: NAGY TÉT! Állami nyilvántartások kötelezettségek

Tanulmányi adminisztráció főbb feladatai Felvételi beiratkozáskor a dokumentumok és adatok ellenőrzése, TR-be rögzítése (pontosítása) Hallgatói életút alatti állapotok és események pontos rögzítése a TR-ben (szükség esetén utólag) Kimeneti dokumentumok előállítása nyomtatvány formában A TO-k adminisztrációjára épül valamennyi központi jogot és kötelezettséget megállapító döntés, az országos statisztika és finanszírozás, ezért ezekre kiemelt figyelmet kell fordítani!

Miért kell kiemelten foglalkozni az adminisztrációval? Mert a hallgató, az intézmény és az ágazat pénze múlik a TO-k munkáján: társadalombiztosítás támogatási idő magyar állami ösztöndíj intézményi finanszírozás Mert presztízs, megítélés múlik az adatokon: OSAP (KSH és EU felé) statisztika rangsorok társadalom felé egyéb adatközlések, publicitás, sajtó

Miért kell kiemelten foglalkozni az adminisztrációval? Mert az intézményvezetésnek és az adminisztrációban részt vevőknek is tudni kell, hogy nagy a tét! Példák: „500 kollégista kimaradt az OSAP-ból” előre kiállított és páncélba tett oklevél miatt kizártunk valakit a Sportcsillagok ösztöndíjból tömegesen HJV-t létesítettek a felvetteknek beiratkozás nélkül állami ösztöndíjas formában, kötelezettség keletkezett a rosszul rögzített oklevél számok alapján duplikálódik a támogatott idő, a hallgató kártérítési igénnyel lép fel e miatt több mint 100 fő esetében a NAV behajtás elindult a magyar állami ösztöndíj kötelezettség nem teljesítéséért jön az első hatósági ellenőrzés azért, mert az intézmény kétfelé két adatot adott ugyanarról, hitelesítetten. Vajon melyik az igaz?

Felsőoktatási nyilvántartások Államigazgatásban az Nftv alapján: FIR (SzNy, IT) Felvi DPR AVIR Intézményben TR HR HÖSZ

Fir-ből táplálkozó felsőoktatási NYilvántartások Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó FIR SZNY HÖSZ Közhiteles intézményi és képzési törzs FIR IT Felsőoktatási személyi nyilvántartás (hallgatói és oktatói) FIN TR int. finansz. OSAP DPR (AVIR) Intézményi tanulmányi rendszer statisztika FELVI OEP Diákigazolv. Felsőoktatási felvételi adatbázis TB jogviszony adatszolg., sajtó, ágazati elemzések Támidő hallgatói fin.

A FIR – legfontosabb intézményi felületei Monitoring felület: www.felvi.hu -> Hivatali Ügyek (autentikáció) -> FIR - Monitor OSAP felület: FIR – OSAP

A FIR működési alapelvei Rugalmas intézményi törzs és személyi nyilvántartás adatbázis struktúrák biztosítása a felsőoktatási stratégiai változásokhoz az intézményi törzsben (és nem külön) zajlik az engedélyezés és a nyilvántartásba vétel. Ennek támogatására egy online kérelem kezelő felületet fejlesztettünk, melyen keresztül az intézmény benyújthatja és nyomon követheti a kérelmét. a személyi nyilvántartásba az adatokról pillanatképeket küldnek az intézmények

A FIR működési alapelvei „az intézményi adatok tisztelete”: a személyi nyilvántartásba csak az intézmény ad adatot, a központ nem ír át, csak visszajelez, az alapján az adattisztítás az intézményben zajlik. Hangsúly az intézményi adatjavítás támogatásán Több mint 400 ellenőrzési szabály intézményi adattisztítás Intézményi adatbeküldés FIR-be beépülés, ellenőrzés hibajelzés

A FIR működési alapelvei Az ellenőrzések eredményéről visszajelző rendszer: Mi a hibahatás: hiba következménye pl. nincs OEP lejelentés, Mi a hiba forrása: SzNY - rossz adatküldés, IT - intézményi adat módosulása, Ell - szabály módosulása, idő - idő okozta hiba Mi az ellenőrzés típusa: milyen jellegű adatot/megfelelést várunk, pl. szótárkészletből kell választani, logikai kapcsolatot vizsgál az ellenőrzés, stb.

Történet - FIR2 éles indulás 2012. szeptember Intézménytörzs: Gráf alapú képzési struktúra leképezés http://firgraf.educatio.hu/prg/kkk.php ?graf=BSZKANG Papír alapú határozatok adatainak betöltése, bent lévő adatok tisztítása Kérelemkezelő – szakindítási kérelemre Személyi nyilvántartás: Új, bővített adatkörök, szótárelemek Gyors beküldött csomag feldolgozás (napi) 300 feletti ellenőrzési függvény fejlesztése, hangsúly a hibák visszajelzésén Oktatási azonosítók rendbe tétele - felület

Történet - FIR2 adatfeltöltés, adattisztítás 2012/2013. tanév

Történet - FIR Adattisztítás támogatása 2013. egész évben 10 FIR füzet részletes, kézikönyvszerű leírásokkal Felvi.hu / Hivatali Ügyek felület fejlesztése Képzési gráfok és nyilvántartott törzsadatok lekérdezése (publikus oldalon is) Ellenőrzési függvények publikálása OH részére személyi betekintő, oktatási azonosító osztó felület Intézményi/OH/EMMI részére monitoring felület FIR fórumok: intézményeknek és tanulmányi rendszer fejlesztőknek (12 db) Hírlevelek intézményeknek az adathibák állásáról – 28 db Heti riportok: az intézményi adatállapotról, képzési hibák és a hallgatói és oktatói hibákat visszajelző excel-ek, Eduline – hivatalos kommunikációs rendszer 4000 bejegyzés Intézményi egyeztetések kb. 70 db

Történet - FIR alapú létszám statisztika 2013.10.15. és 2014.03.15. Intézményi adattisztítás Adatbeküldés FIR-be FIR-be beépülés Statisztika pontosodása Statisztikai adattáblákat a FIR automatikusan legenerálja A statisztikából kizártak számát megjeleníti A nem FIR alapú adatok bejelentéséhez excel importot biztosít

TÖRTÉNET - FIR alapú támogatási idő számítás 2014 június intézmények és hallgatók felé Keret: 12 félév/hallgató Növelő: Csökkentő: 10 félév feletti képzési idő Fogyatékosság utáni kedvezmény Határon túliak kedvezménye Hallgató egyenlege Folyó képzésen felhasznált félévek száma Korábbi képzések félévei

TÖRTÉNET - FIR elnyeri a Magyar termék nagydíjat 2014. szeptember A Magyar Termék Nagydíj elnyerése mutatja, hogy a FIR egy sikersztori, mert informatikailag működőképes megoldásai vannak, rugalmas, modern, gyors, az intézményi tanulmányi adminisztrációban dolgozó munkatársak óriási erőfeszítéseket tettek azért, hogy feltöltsék adatokkal visszamenőleg és az egységes, publikus, egyeztetett elvek szerint a korábbi hibákat javítsák, a FIR logikája az együttműködés, az intézményi munka támogatása, kiszolgálása nem pedig a hatósági „büntetés”.

HALLGATÓI HIBÁK SZÁMOSSÁGA Összes hibaszám: 1.335.048 (beleértve az összes hazai intézményt) Állami fenntartás: 1.128.575 (84,53%) Hallgatók létszám aránya az állami fenntartású intézményekben: 83,42% Az SE hibaszámának 55,14%-a (41.987 db) a TSK kar intézményben hagyott hibája! 2015. február 26-i állapot szerint

Hibás hallgatók aránya 2015. február 26-i állapot szerint

Egy hallgatóra jutó átlagos hibaszám Országos átlag: 1,20 (beleértve az összes hazai intézményt) Legjobb 5: BHF, ATF, NYF, DRHE, TKBF Legrosszabb 5: BKTF, OR-ZSE, MODART, KJF, EJF 2015. február 26-i állapot szerint

Támogatási idő számítás problémái A hallgatók esetében az állam által biztosított támogatott képzési időszakok igénybevételét ellenőrzi a FIR, és az intézményeknek információt ad arról, hogy a hallgató mennyi félévvel rendelkezik még Bizonyos hibajegyek esetében a támogatási idő nem számítható, így a hallgató esetében országosan (nem csak az adott intézményben) nem dönthető el, hogy a felhasználása hogyan alakul Azon hibák számossága, amelyek miatt a jelen tanév képzés folytató hallgató esetében nem számítható támogatási idő Intézmény BCE BGF BME DE DF EJF EKF ELTE KE KF Hibák 1.097 55 248 279 4 190 550 547 1.531 Intézmény KRF LFZE ME MKE MOME MTF NYF NYME OE PAF Hibák 307 80 1.999 10 1 6 75 7 Intézmény PE PTE SE / TSK SZE SZF SZFE SZIE SZTE TE Hibák 9 1.367 806 / 582 313 66 560 90 2 2015. február 26-i állapot szerint

Finanszírozás és OSAP statisztika Az EMMI számára az intézményi finanszírozáshoz a FIR ad adatokat, összefüggésben az OSAP statisztikával. 2014/15/1 félévben az EMMI 270 hallgató után nem fizetett támogatást az állami intézményeknek, ugyanis olyan adatminőségi problémával rendelkeztek, mely alapján nem lehetséges megállapítani a finanszírozás mértékét. Jelenleg 510 hibás hallgató van, de ezen adatok még 2015-03-31-ig javíthatóak. 2014/15/1 2014/15/2 BCE 3 18 BGF 4 BME 29 DE 2 72 DF 1 14 EJF EKF 26 ELTE 48 KE 90 17 KF KRF 8 LFZE ME 10 MKE MOME 2014/15/1 2014/15/2 MTF 18 2 NYF 37 NYME 12 21 OE 14 PAF PE 4 5 PTE 13 30 SE 7 44 SZE 1 11 SZF SZFE SZIE 19 89 SZTE TE 15 2015. február 26-i állapot szerint

Finanszírozás és OSAP statisztika Külön kiemelendő azon hallgatók köre, akik túllépték a hazai felsőoktatásban elérhető támogatott féléveinek számosságát (H0322) az adott képzésen túllépték a felhasználható támogatott félévek számát (H0109) Ha ezen hallgatókat az intézmény nem sorolja át költségtérítéses vagy önköltséges finanszírozási formára, akkor az állam nem fog támogatást adni az adott hallgató után a hallgató nem fog költségtérítést / önköltséget fizetni az intézménynek 2015. február 26-i állapot szerint

OKTATÓI HIBÁK SZÁMOSSÁGA Összes hibaszám: 55.125 (beleértve az összes hazai intézményt) Állami fenntartás: 40.689 (73,81%) Oktatók létszám aránya az állami fenntartású intézményekben: 90,35% Az SE hibaszámának 8,86%-a (192 db) a TSK kar intézményben hagyott hibája! 2015. február 26-i állapot szerint

HIBÁS OKTATÓK ARÁNYA Országos arány: 64,40% (beleértve az összes hazai intézményt) Legjobb 5: EJF, SZAGKHF, OE, KF, BKF Legrosszabb 5 intézményben 100% 2015. február 26-i állapot szerint

Kari eltérések a hallgatói adatkezelésben Azon hibák arányában, ahol a hallgató képzést csak egy karon folytat. Kar Arány BCE-GTK 40,85% BCE-KIK 23,82% BCE-KTK 13,60% BCE-ÉTK 11,68% BCE-TK 3,65% BCE-TÁJK 3,39% BCE-KERTK 3,01% Kar Arány DE-ÁOK 17,78% DE-TTK 15,19% DE-MK 9,12% DE-BTK 8,79% DE-GVK 7,14% DE-GYFK 6,64% DE-GTK 6,49% DE-KTK 5,85% DE-IK 4,05% DE-ÁJK 3,91% DE-FOK 3,78% DE-EK 3,29% DE-NK 2,34% DE-MÉK 1,93% DE-GYTK 1,89% DE-ZK 1,80% Kar Arány EKF-TKTK 34,23% EKF-TTK 26,69% EKF-BTK 22,63% EKF-GTK 14,71% EKF-CK 1,74% Kar Arány KF-GAMFK 44,02% KF-TFK 35,59% KF-KFK 20,39% Kar Arány KRF-GTK 83,23% KRF-TVK 16,77% Kar Arány ELTE-BTK 44,36% ELTE-TTK 12,78% ELTE-ÁJK 11,14% ELTE-PPK 9,98% ELTE-BGGYK 9,74% ELTE-TÓK 4,01% ELTE-IK ELTE-TÁTK 3,98% Kar Arány BGF-GKZ 65,66% BGF-KVIK 20,74% BGF-PSZK 8,47% BGF-KKK 5,13% Kar Arány ME-GTK 25,43% ME-GÉIK 24,10% ME-ÁJK 18,80% ME-BTK 11,45% ME-CK 7,06% ME-BBZI 4,81% ME-MFK 2,95% ME-MAK 2,73% ME-EK 2,65% Kar Arány BME-GTK 38,41% BME-VIK 17,01% BME-GPK 10,91% BME-ÉMK 9,57% BME-ÉPK 8,59% BME-VBK 6,84% BME-KJK 6,50% BME-TTK 2,17% Kar Arány KE-PK 43,88% KE-AKK 29,56% KE-MK 13,35% KE-GTK 13,21% Kar Arány EJF-NTK 72,56% EJF-MKK 27,44% 2015. február 26-i állapot szerint

Kari eltérések a hallgatói adatkezelésben Azon hibák arányában, ahol a hallgató képzése csak egy karon folyik. Kar Arány NYME-BPK 17,49% NYME-MÉK 13,74% NYME-SKK 11,51% NYME-TTK 9,63% NYME-EMK 8,97% NYME-KTK 8,85% NYME-AK 8,76% NYME-BTK 8,00% NYME-MNSK 5,28% NYME-GEO 4,13% NYME-BDPK 3,64% Kar Arány PE-GTK 32,63% PE-MFTK 24,52% PE-MK 17,12% PE-GK 15,41% PE-MIK 10,32% Kar Arány SZE-MTK 39,84% SZE-GK 33,72% SZE-ÁJK 13,60% SZE-PLI 9,17% SZE-ZMI 3,67% Kar Arány SZTE-BTK 26,31% SZTE-TTIK 20,00% SZTE-ÁJK 13,33% SZTE-JGYPK 12,57% SZTE-ÁOK 8,46% SZTE-GTK 6,04% SZTE-MK 5,11% SZTE-ETSZK 3,63% SZTE-GYTK 1,59% SZTE-ZMK 1,30% SZTE-FOK 0,87% SZTE-MGK 0,79% Kar Arány PTE-ÁJK 21,79% PTE-BTK 20,27% PTE-KTK 10,78% PTE-PMMIK 10,71% PTE-ÁOK 10,54% PTE-IGYK 7,64% PTE-ETK 7,58% PTE-TTK 7,08% PTE-FEEK 2,73% PTE-MK 0,81% Kar Arány SZIE-GTK 25,26% SZIE-GAEK 24,65% SZIE-YMÉK 13,77% SZIE-MKK 12,46% SZIE-ABPK 12,08% SZIE-ÁOTK 9,09% SZIE-GÉK 2,69% Kar Arány OE-KVK 26,40% OE-NIK 23,36% OE-BGK 18,57% OE-RKK 14,42% OE-KGK 14,32% OE-AMK 2,93% Kar Arány PPKE-BTK 56,72% PPKE-JÁK 28,54% PPKE-VJK 7,46% PPKE-HTK 5,37% PPKE-ITK 1,92% Kar Arány KRE-BTK 45,40% KRE-ÁJK 41,19% KRE-TFK 8,78% KRE-HTK 4,63% Kar Arány SE-TSK 58,05% SE-ETK 16,16% SE-ÁOK 13,54% SE-EKK 5,80% SE-GYTK 3,38% SE-FOK 3,07% Kar Arány NKE-KTK 67,00% NKE-HHK 30,09% NKE-RTK 2,32% NKE-NETK 0,59% 2015. február 26-i állapot szerint

Miben nyújthat támogatást a FIR a Kancellároknak Célok meghatározása: Intézményi profilok áttekintése Intézményi HR igények azonosítása Pontos tervezés Képzési profil terv meghatározása HR tervek Beiskolázási tervek Finanszírozás tervezés Általános monitoring Key performance indicator meghatározás, nyomonkövetés Társ intézményekhez való viszony nyomonkövetése (benchmarking)

Kérésünk a kancellároktól Az intézményben a tanulmányi adminisztráció megbecsülése (óriási teljesítményt nyújtott e terület 2011 óta), támogatása (vezetés figyelme, melléállása és szükséges erőforrások), képzése! Aktuális adatok pontos bejelentése a márciusi statisztikában és a múlt adatjavításának folytatása

Kérésünk a kancellároktól Intézménytörzs vonatkozásában: Intézmény valamennyi képzésének nyilvántartásba vétele (idegennyelvű, határon túli képzések és szakirányú továbbképzései is) Nyilvántartásba vétel szerinti indítás (képzési idő, nyelv, telephely stb.) Felvételi tájékoztatóban csak nyilvántartásba vett képzés szerkeszthető – időben kell nyilvántartást kezdeményezni Karok, karnév változások, kollégiumok, diákotthonok, szakkollégiumok bejelentése A nyilvántartott adatok bármikor megtekinthetők a http://firgraf.educatio.hu publikus oldalon!

Intézményi példa – Központisított adminisztráció A hazai egyetemen működik központi tanulmányi hivatal, de ők csak az alap és mesterképzéses hallgatókat kezelik A többi képzési szinten az adatok kezelése a kari autonómia területe A 2014-es OSAP oklevél statisztika előtt a hibajegyek megoszlása az intézményben

Kérésünk a kancellároktól Személyi nyilvántartás terén kérjük, hogy Minden képzés esetén biztosítsák, hogy szakértő személyek (nem képzetlen tanszéki adminisztrátorok) végezzék a képzések adminisztrációját. A tanulmányi adminisztrátorok képzése kulcs kérdés. Doktori képzések, szakirányú továbbképzések, idegen nyelvű képzések, levelező/esti/távoktatásos képzések nem képezhetnek egy külön, leválasztott világot. E képzésekre minden kötelezettség éppúgy vonatkozik! Javasoljuk a tanulmányi adminisztrációban a központi minőségbiztosítási szabályokat, az egységes eljárásrendeket.

Köszönöm a figyelmet! steger.csilla@oh.gov.hu