Microsoft® Office Project 2007-tanfolyam A [cégnév] bemutatója: Microsoft® Office Project 2007-tanfolyam [Megjegyzések az oktatónak: A sablon testreszabásához részletes segítséget az utolsó dián találhat. Egyes diák jegyzetpanele kiegészítő szöveget is tartalmaz a leckékhez. Adobe Flash-animációk: Ez a sablon Flash-animációkat tartalmaz. Ezek a PowerPoint 2000-es és újabb verzióiban játszhatók le. Ha viszont a PowerPoint 2007 alkalmazásban szeretné menteni ezt a sablont, mentse a következő korábbi PowerPoint-fájlformátumokban: PowerPoint 97-2003 bemutató (*.ppt) vagy PowerPoint 97-2003 sablon (*.pot). (A fájltípusok a Mentés másként párbeszédpanel Fájl típusa mezőjében láthatók.) Figyelmeztetés: Ha a PowerPoint 2007 valamelyik fájlformátumában – PowerPoint-bemutató (*.pptx) vagy PowerPoint-sablon (*.potx) – menti, az animációk kimaradnak a mentett fájlból. Továbbá: Mivel ez a bemutató Adobe Flash formátumú animációkat tartalmaz, a sablon mentésekor személyes adatokkal kapcsolatos figyelmeztetés jelenhet meg. Ez a figyelmeztetés csak akkor érinti a jelen bemutatót, ha közvetlenül a Flash-fájlok tulajdonságaiba vesz fel információkat. Az üzenetpanelen kattintson az OK gombra.] Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése A tanfolyam tartalma Áttekintés: A körlevélfunkció 1. lecke: A funkció működése 2. lecke: A címzettlista beállítása 3. lecke: A körlevelek létrehozása A háromból két lecke egy-egy ajánlott feladatlistát tartalmaz, illetve mindháromban szerepel egy-egy tesztkérdéssor. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Áttekintés: A körlevélfunkció Tételezzük fel, hogy minden alkalmazottnak levelet vagy e-mailt kell küldenie, amely tartalmazza a fizetésükből levont adóelőleget és a fizetési adataikat. Az elemek egyenként történő létrehozása órákba telne. A körlevél ennek a terhétől szabadítja meg. A körlevélfunkcióval elég csupán egyetlen dokumentumot létrehozni, amely az összes példányban megegyező információkat tartalmazza, majd ehhez hozzáadni néhány helyőrzőt, ahová behelyettesíthetők az egyes példányok egyedi adatai. A munka többi részét a Word alkalmazásra bízhatja. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése A tanfolyam célja A körlevélfunkció működésének ismertetése, amely alapján egyszerűen elkészítheti a kívánt körleveleket Sok címre elküldött levél megírására használható dokumentum előkészítése A Körlevél varázsló használata egyszerű körlevelek létrehozására Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

1. lecke A rendszer működése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése A rendszer működése A körlevelek készítésekor mindig három különböző elemmel kell foglalkozni. Miután megismerte ezeket az elemeket, könnyebben el tudja majd készíteni a kívánt körleveleket. A törzsdokumentum, amely a kiindulópont. A címzettek adatai, például az egyes személyek neve és címe, amelyeket egyesíteni fog a törzsdokumentummal. A kész dokumentumok, amelyek a törzsdokumentum információit és az egyes címzettek egyedi adatait is magukban foglalják. A tanfolyam további részében részletesen bemutatjuk, hogy hogyan készíthetők el a körlevelek. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Törzsdokumentum A törzsdokumentum a körlevelek készítésének kiindulópontja. A törzsdokumentum lehet egy levél, egy boríték vagy akár egy utalvány is. Az alábbi elemeket tartalmazza: Olyan tartalom, amely mindegyik példányban megegyezik. Ilyen például a formalevelek törzse. Ezt a szöveget csak egyszer kell beírni, függetlenül attól, hogy hány levelet kíván nyomtatni. Az egyes címzettek adatainak helyőrzői. Formalevelek esetében például a címterület és a megszólításban szereplő név minden példányban egyedi. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Címzettek adatai A törzsdokumentum és az adatok egyesítésekor a program minden egyes példányban a törzsdokumentumban megadott helyőrzők helyére másolja a címzettek egyedi adatait. A címzett adatai lehetnek például: borítékokra vagy címkére írandó címek, formalevelek üdvözlő sorában használt nevek, alkalmazottaknak küldött e-mailekben szereplő fizetési összegek, kedvenc termékekre vonatkozó személyre szóló megjegyzések a legjobb vásárlóknak küldött levelezőlapokon vagy beváltható utalványok sorszámai. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Címzettek adatai A címzettek adatait egy adatforrásban kell tárolni. Az adatforrás olyan fájlok általános elnevezése, amelyeket egyébként nap mint nap használ. A Microsoft Office Outlook® névjegyalbuma például adatforrás. További példák az adatforrásokra a Word-táblázatok, a Microsoft Office Excel™-munkafüzetek és a Microsoft Office Access®-adatbázisok, de akár egy egyszerű szöveges fájl is szolgálhat adatforrásként. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Címzettek adatai A címzettek adatai általában oszlopokban vagy sorokban vannak felsorolva, ahogy az a képen ábrázolt táblázatban látható. Az adatforrásfájl belső szerkezetének olyannak kell lennie, hogy az egyes adatok és a törzsdokumentum helyőrzői között kapcsolatot lehessen létrehozni. A következő leckében megismerkedhet a címzettlista beállításával és a törzsdokumentumnak a címzettlistával történő összekapcsolásával. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Kész dokumentumok halmaza A körlevél elkészülte után az alábbiak állnak rendelkezésre: Az elkészült egyedi dokumentumok, amelyeket kinyomtathat (például levelek, címkék, borítékok vagy utalványok), illetve az egyesítési folyamat során elektronikusan továbbíthat (például e-mailek). Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Kész dokumentumok halmaza A körlevél elkészülte után az alábbiak állnak rendelkezésre: A törzsdokumentum. Ez a kiindulópontként használt dokumentum, amely továbbra is elkülönül a többi dokumentumtól. A törzsdokumentumot érdemes menteni, mert ekkor a Word megjegyzi, hogy melyik címzettlistával kapcsolta össze a fájlt, és így a fájl legközelebbi megnyitásakor gyorsabban létrehozhatók az új körlevelek. Megjegyzés: Levelek, borítékok vagy címkék létrehozásakor tetszőlegesen létrehozhat egy „átfogó” dokumentumot is, amely egyetlen fájlban tartalmazza a körlevél összes egyedi példányát. Erről az utolsó lecke végén tudhat meg többet. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 1. teszt – 1. tesztkérdés Mit nevezünk törzsdokumentumnak körlevélkészítés esetén? (Válassza ki a helyes megoldást.) A kiindulási dokumentumot, amely a körlevelek, borítékok és egyebek változatlan részeit, valamint a címzettek egyedi adatai számára fenntartott helyőrzőket tartalmazza. A kész körlevelek első példányát. Azt a dokumentumot, amely csak azt a szöveget tartalmazza, amely minden körlevélpéldányon megegyezik. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 1. teszt – 1. kérdés: Válasz A kiindulási dokumentumot, amely a körlevelek, borítékok és hasonlók. változatlan részeit, valamint a címzettek egyedi adatai számára fenntartott helyőrzőket tartalmazza. A törzsdokumentum a kiindulási dokumentum, amelyben elhelyezi az egyes példányokon változatlanul megjelenő szöveget, valamint a címzettek egyedi adatainak típusát és helyét jelző helyőrzőket. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 1. teszt – 2. tesztkérdés A program automatikusan menti a törzsdokumentumot a szöveggel és a helyőrzőkkel együtt, miután elkészültek a körlevelek. (Válassza ki a helyes megoldást.) Igaz Hamis Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 1. teszt – 2. kérdés: Válasz Hamis Önnek kell mentenie a törzsdokumentumot, hogy később új körlevelek készítésére is használhassa. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 1. teszt – 3. tesztkérdés Miért kell egy adatforrásfájlban tárolni a címzettek körlevélkészítéshez használt egyedi adatait? (Válassza ki a helyes megoldást.) Mert az adatforrásfájlok olyan különleges típusú fájlok, amelyek csak körlevélkészítéshez használhatók. Mert az adatforrás úgy rendszerezi az adatokat, hogy meghatározott adategységek megfeleltethetők a törzsdokumentum megfelelő helyőrzőinek. Mert az adatforrásfájlokat nagy mennyiségű adat tárolására tervezték. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 1. teszt – 3. kérdés: Válasz Mert az adatforrás úgy rendszerezi az adatokat, hogy meghatározott adategységek megfeleltethetők a törzsdokumentum megfelelő helyőrzőinek. A fájlokban alkalmazott adatszervezési mód teszi lehetővé azt, hogy az adatokat az adott fájl egy cellájából egy egyedi dokumentumba lehessen helyezni. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlista beállítása 2. lecke A címzettlista beállítása

A címzettlista beállítása Most már tudja, hogy melyek a körlevélkészítés alapelemei. Ezután a törzsdokumentum beállításával és a címzettlistával történő összekapcsolásával kell megismerkednie. A körlevélkészítés legfontosabb kellékei: a címzettlista és a Word-dokumentumba vagy borítékra beszúrt helyőrzők. Ezek együttműködve gondoskodnak arról, hogy az egyedi információk bekerüljenek a végső, egyedi körlevélpéldányokba. E két fontos összetevő és a közöttük lévő kapcsolat megismerése után be tudja majd állítani és végre tudja hajtani az egyesítést. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlistáról bővebben A címzettlista bármilyen fájl lehet, amely a címzettek adatait oszlopokba és sorokba rendezi. Ezek sokféle programmal előállíthatók (például Excel, Access vagy Outlook). Egy listában az oszlopok jelentik az egyes adattípusokat vagy kategóriákat. Minden oszlopot egy oszlopfejléc azonosít. Egy vevőlistában lehet például Név, Vezetéknév és Cím oszlop. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlistáról bővebben A címzettlista bármilyen fájl lehet, amely a címzettek adatait oszlopokba és sorokba rendezi. Ezek sokféle programmal előállíthatók (például Excel, Access vagy Outlook). A lista egy sora egy címzett minden adatát tartalmazza. Az előbbi vevőlistában például minden sor egy-egy vevő adatait, tehát a vevő nevét, vezetéknevét és postacímét tartalmazza. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlistáról bővebben A körlevelek készítésekor ezek az oszlopok és sorok teszik lehetővé a címzettek egyedi adatainak beolvasását a dokumentumokba. A törzsdokumentumot a listával összekapcsolva bármelyik oszlopfejlécet felveheti helyőrzőként a törzsdokumentumba. (A helyőrzők hivatalos neve mező. Ezekről hamarosan bővebben is lesz szó.) A helyőrzők hivatalos neve mező. Ezekről hamarosan bővebben is olvashat. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlistáról bővebben A körlevelek készítésekor ezek az oszlopok és sorok teszik lehetővé a címzettek egyedi adatainak beolvasását a dokumentumokba. A törzsdokumentum és az adatok egyesítése után minden személynek lesz egy kész dokumentuma, amely a címzettlista megfelelő sorában szereplő adatokat tartalmazza. Tipp: A címzettlistát célszerű úgy beállítani, hogy minden oszlop a lehető legkisebb információegységet tartalmazza. A „Név” oszlop helyett például használjon külön „Vezetéknév” és „Utónév” oszlopot. Ezt az elvet követve járhat el a legrugalmasabban, amikor a törzsdokumentumban a mezőket elrendezi, mert például lehetősége nyílik arra, hogy az utónevükön szólítsa meg a vevőket. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlista forrásai Sok esetben már léteznek a használni kívánt címzettlisták. Például lehet, hogy hozzáfér a következőkhöz hasonló listák fájljaihoz: Vevők vagy kapcsolattartók neve, címe és más adatai A cég által kínált termékek és szolgáltatások megnevezése A cég alkalmazottainak adatai Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A címzettlista forrásai Ha van ilyen lista, akkor csak össze kell kapcsolnia a törzsdokumentummal a körlevélkészítés során. Az sem gond, ha nincs még ilyen listája. A körlevélkészítés során van egy lépés, amikor saját maga is létrehozhatja a címzettlistát. Erről a következő leckében lesz szó. Megjegyzés: A címzettlistában szereplő adatokat bármikor módosíthatja. Ehhez az egyesítés során meg kell nyitnia a Körlevél címzettjei párbeszédpanelt vagy közvetlenül az adatforrásfájlt. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Mezők A címzettlista csatlakoztatása után mezők segítségével adhatja meg, hogy milyen adatokat szeretne szerepeltetni a körlevelekben. A mezők olyan kódot tartalmaznak, amelynek hatására a Word automatikusan beilleszt valamilyen információt a dokumentumokba. Nem hivatalosan a mezők felfoghatók helyőrzőkként. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Mezők A körlevelekben használt mezők neve adatmező. Az adatmezők helyére kerülnek azok az egyedi adatok, amelyek közvetlenül a címzettlistából érkeznek. Az ábrán látható adatmezők például a címzettlista Postacím és Név oszlopában szereplő adatok megjelenítésére szolgálnak. Az adatmezőket francia idézőjelek (« ») határolják a dokumentumban. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Adatmezők Adatmezőket más mezők összevonásával is létrehozhat, illetve a mezőket csoportosíthatja, majd szóközökkel, sortörésekkel és írásjelekkel tagolhatja őket, ahogyan azt egyébként is tenné egy mondatban. Például létrehozhat egy udvarias megszólítást a vezetéknév vagy teljes név elé, majd elrendezheti a dokumentum mezőit a következőképpen: «Megszólítás» «Vezetéknév» «Utca, házszám» «Város», «Megye» «Irányítószám» Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Adatmezők A mezők formázásával azt is meghatározhatja, hogy hogyan jelenjenek meg a címzett adatai a körlevelekben. Például kiemelheti a neveket piros színnel és félkövér betűtípussal. Jelölje ki a mezőt a törzsdokumentumban, a határoló francia idézőjelekkel (« ») együtt. A Kezdőlap lapon kattintson valamelyik parancsra a Betűtípus vagy Bekezdés csoportban, és adja meg a kívánt formázási beállításokat. A formázási beállítások megtekintéséhez a csoportok párbeszédpanel-indító ikonjára is kattinthat. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Gyakorlási javaslatok Válassza szét a Név mezőben szereplő adatokat két oszlopba. Hozzon létre egy Személyes megjegyzés oszlopot. Mentse az Excel-munkafüzetet.  [Megjegyzés az oktatónak: Ez a gyakorlat az adatforrás körlevélküldésre való előkészítéséről szól. Ha az Excel 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Excel alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Excel 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Excel 2007-es verziójára van szükség) Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 2. teszt – 1. tesztkérdés Milyen kapcsolat van a címzettlista és a törzsdokumentumba beszúrt mezők között? (Válassza ki a helyes megoldást.) Nincs közöttük kapcsolat. A mezők megfelelnek a címzettlista oszlopainak. Minden egyes mező a címzettlista egy cellájának felel meg. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 2. teszt – 1. kérdés: Válasz A mezők megfelelnek a címzettlista oszlopainak. Ha egy mezőt szúrunk be a törzsdokumentumba, az azt jelenti, hogy a lista megfelelő oszlopában tárolt információk megjelennek az adatokkal egyesített körlevelekben. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 2. teszt – 2. tesztkérdés Hogyan lehet megkülönböztetni a mezőket a törzsdokumentum egyéb szövegétől? (Válassza ki a helyes megoldást.) A mezők mindig félkövér szövegként vannak formázva. A mezők dőlt betűvel vannak szedve. A mezőket francia idézőjelek (« ») határolják. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 2. teszt – 2. kérdés: Válasz A mezőket francia idézőjelek (« ») határolják. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 2. teszt – 3. tesztkérdés A körlevél létrehozásához rendelkezésre kell állnia egy címzettlistának. (Válassza ki a helyes megoldást.) Igaz Hamis Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 2. teszt – 3. kérdés: Válasz Hamis A lista a körlevélkészítés során is létrehozható. Ha csak pár embernek szeretne körlevelet küldeni, akkor az a legegyszerűbb, ha a folyamat során beírja a listát. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A körlevelek létrehozása 3. lecke A körlevelek létrehozása

A körlevelek létrehozása A következőkben a Körlevél varázsló lépéseit végrehajtva végighaladhat a körlevélkészítés folyamatán. A lecke végén egy másik módszert is megismer majd a körlevelek készítésére. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A Körlevél varázsló megnyitása A körlevélkészítés megkezdéséhez kattintson a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása parancsára, majd kattintson a Lépésenkénti körlevélvarázsló parancsra. Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Az első lépésben a varázsló egy kérdést jelenít meg. Azt szeretné tudni, hogy milyen típusú dokumentumból fog körlevelet készíteni. Az animáció bemutatja, miként nyithatja meg a varázslót, illetve hogyan választhatja ki a Boríték dokumentumtípust. Tipp: A munkaablak a címsorra kattintva, majd új helyre húzva áthelyezhető (leválasztható), illetve a munkaablak oldalain elérhető méretező fogópontok húzásával átméretezhető. [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, a következő dia az aktuális diának másolata, amely statikus képet tartalmaz. A bemutató előtt törölje ezt vagy a következő diát.] A varázsló egy munkaablakban jelenik meg, az ablak jobb oldalán. Kövesse az utasításokat, és kattintson az ablaktábla alján látható Tovább gombra a lépések végrehajtásához (vagy kattintson a Vissza gombra, ha javítani kíván egy korábbi lépést). Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A Körlevél varázsló megnyitása A körlevélkészítés megkezdéséhez kattintson a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása parancsára, majd kattintson a Lépésenkénti körlevélvarázsló parancsra. A varázsló egy munkaablakban jelenik meg, az ablak jobb oldalán. Kövesse az utasításokat, és kattintson az ablaktábla alján látható Tovább gombra a lépések végrehajtásához (vagy kattintson a Vissza gombra, ha javítani kíván egy korábbi lépést). Az első lépésben a varázsló egy kérdést jelenít meg. Azt szeretné tudni, hogy milyen típusú dokumentumból fog körlevelet készíteni. Tipp: A munkaablak (nem látható itt) a címsorra kattintva, majd új helyre húzva áthelyezhető (leválasztható), illetve a munkaablak oldalain elérhető méretező fogópontok húzásával átméretezhető. [Megjegyzés az oktatónak: Ez a dia azonos az előzővel, de animáció helyett statikus képet tartalmaz. Akkor használja, ha problémákat tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A törzsdokumentum beállítása A varázsló második lépésével a kiinduló dokumentumot lehet beállítani. Ez lehet reklámlevél, e-mail, de kezdheti a munkát borítékok és címkék készítésével is. Vagy akár egy címtárat is létrehozhat különféle adatlisták, például vevőnevek és címek, termékadatok vagy személyes kapcsolattartói adatok tárolására. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A törzsdokumentum beállítása A varázslóban látható lehetőségek az első lépésben kiválasztott dokumentum típusától függenek. Olyan borítékot választott, amely rendelkezik ezekkel a beállításokkal. A dokumentum elrendezésének módosításával: Ez a választógomb azért van bejelölve, mert a varázsló indításakor meg volt nyitva egy üres dokumentum. Ebből a megnyitott üres dokumentumból szeretne borítékot készíteni. Ha a Boríték beállításai hivatkozásra kattint, és kiválasztja a boríték méretét és egyéb beállításait, akkor az üres dokumentum helyett egy boríték lesz látható. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A törzsdokumentum beállítása A varázslóban látható lehetőségek az első lépésben kiválasztott dokumentum típusától függenek. Olyan borítékot választott, amely rendelkezik ezekkel a beállításokkal. Egy már meglévő dokumentum alapján: Ha korábban már mentett egy borítékot, és azt szeretné használni a körlevélhez, de a képernyőn jelenleg az üres dokumentum látható, akkor ezzel a lehetőséggel cserélheti ki az üres dokumentumot a saját borítékjára. Megjegyzés: Az aktuális dokumentum alapján választógomb nem jelölhető be, ha üres dokumentummal kezd. Az aktuális dokumentum a képernyőn látható megnyitott dokumentumot jelenti. Ezt a választógombot akkor lehetne bejelölni, ha először megnyitott volna egy borítékot, és csak ezután indította volna el a varázslót. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Csatlakozás a címzettlistához A harmadik lépésben csatlakozhat ahhoz a címzettlistához, amelyet egyesíteni szeretne a dokumentumokkal. Itt három lehetőség közül választhat: Létező listából: Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha már létezik az a címzettlista, amely az egyesítendő adatokat tartalmazza. Ezután a varázsló Tallózás hivatkozására kattintva megkeresheti és megnyithatja a fájlt. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Csatlakozás a címzettlistához A harmadik lépésben csatlakozhat ahhoz a címzettlistához, amelyet egyesíteni szeretne a dokumentumokkal. Itt három lehetőség közül választhat: Outlook-névjegyalbumból: Ha az Outlook névjegyalbumát szeretné címzettlistaként használni, akkor ezt a lehetőséget válassza. Ezután kattintson a Névjegyalbum kijelölése hivatkozásra, majd keresse meg és nyissa meg a megfelelő névjegyalbumot. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Csatlakozás a címzettlistához A harmadik lépésben csatlakozhat ahhoz a címzettlistához, amelyet egyesíteni szeretne a dokumentumokkal. Itt három lehetőség közül választhat: Új lista létrehozása: Ha nincs megfelelő címzettlistája, akkor ezt a lehetőséget választva létrehozhatja. Az új listát levelezési adatbázis (.mdb) fájlként mentheti az Adatforrások mappába, amely a Dokumentumok mappában található. Tipp: Mivel a körlevélfájlok készítése során a Word a Dokumentumok mappában található Adatforrások mappában keresi először a csatlakoztatni kívánt címzettlistát, ezért az a legkényelmesebb, ha a címzettlistát ebben a mappában tárolja. Ugyanakkor bármilyen más címzettlistával is összekapcsolhatja a fájlt, akár a számítógép valamelyik mappájában, akár egy kiszolgálón található a lista. A fájlt a későbbiekben is felhasználhatja körlevelek készítéséhez. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A körlevél címzettjeinek kiválasztása Miután csatlakozott a címzettlistához, kiválaszthatja azokat a címzetteket, akiknek körlevelet szeretne küldeni. Lehetősége nyílik például arra, hogy csak a megadott irányítószámú vevőket vegye fel egy formalevél címzettjei közé. Vagy készíthet olyan címtárat, amely csak egy terméksort tartalmaz. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A körlevél címzettjeinek kiválasztása Mindezt a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen végezheti el, amely automatikusan megnyílik, amikor kapcsolatot létesít a címzettlistával, vagy létrehoz egy újat. Minden címzett neve mellett van egy bejelölt jelölőnégyzet, ami azt jelenti, hogy alapértelmezés szerint minden címzett szerepel a körlevél címzettjei között. Törölheti a jelet az egyes címzettek neve mellől, és törölheti az összes jelet is úgy, hogy törli a jelet az oszlopfejléc jelölőnégyzetéből. Ezután egyenként bejelölheti a jelölőnégyzeteket azoknak a neve mellett, akiknek körlevelet szeretne küldeni. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A körlevél címzettjeinek kiválasztása Mindezt a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen végezheti el, amely automatikusan megnyílik, amikor kapcsolatot létesít a címzettlistával, vagy létrehoz egy újat. A címzettlistát a Rendezés hivatkozásra kattintva, majd egy oszlopnevet kiválasztva az adott oszlop szerint rendezheti (csökkenő vagy növekvő sorrendbe). A Szűrés hivatkozásra kattintva megadhatja a megjeleníteni kívánt címzettek mezőit és értékeit. Az Azonosak keresése hivatkozással jelentést készíthet, amely felsorolja azokat a címzetteket, akik valószínűleg többször szerepelnek a listában, míg a Címzett keresése hivatkozásra kattintva megkereshet egy adott személyt. A Címek érvényesítése funkció akkor érhető el, ha van telepítve érvényesség-ellenőrző program. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A törzsdokumentum elrendezése Ezután a törzsdokumentum elrendezése következik, amely azt jelenti, hogy a dokumentumon elhelyezi a tartalmat. Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Borítékok esetén a kész körlevélpéldányokon a feladó címe a változatlan információ, amelyet a bal felső sarokba írhat be. A helyőrzők az egyes címzettek címének felelnek meg. Ahogy az animációban láthatja, a címzettek címe a varázsló Címterület hivatkozására kattintva adható meg a leggyorsabban. Ez egy előre megtervezett «Címterület» mezőt jelenít meg a borítékon, amely tartalmazza a vezetéknevet, az utónevet, a címet, a várost, az országot vagy területet és az irányítószámot. Tipp: A címterületet tetszés szerint önállóan is összeállíthatja. Kattintson a varázsló További elemek hivatkozására, amellyel megnyitja az Adatmező beszúrása párbeszédpanelt. A párbeszédpanelen be van jelölve az Adatbázismezők választógomb, és látható a címzettlista oszlopfejléceinek listája. Innen bármelyik oszlopfejlécet beszúrhatja mezőként a törzsdokumentumba. [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, a következő dia az aktuális diának másolata, amely statikus képet tartalmaz. A bemutató előtt törölje ezt vagy a következő diát.] Ez a tartalom az összes körlevélpéldányban azonos adatokból áll, illetve olyan helyőrzőkből (mezőkből), amelyek a kész körlevélpéldányok címzettjeinek adatait tartalmazzák. A boríték elrendezését bemutató animáció Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A törzsdokumentum elrendezése Ezután a törzsdokumentum elrendezése következik, amely azt jelenti, hogy a dokumentumon elhelyezi a tartalmat: az összes körlevélpéldányban azonos adatokat, illetve azokat a helyőrzőket (mezőket), amelyek a kész körlevélpéldányok címzettjeinek adatait tartalmazzák. Borítékok esetén a kész körlevélpéldányokon a feladó címe a változatlan információ, amelyet a bal felső sarokba írhat be. A helyőrzők az egyes címzettek címének felelnek meg. [Megjegyzés az oktatónak: Ez, illetve a következő dia megegyezik az előzővel, de animáció helyett statikus képeket tartalmaznak. Akkor használja őket, ha problémát tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A törzsdokumentum elrendezése A címzettek címe a varázsló Címterület hivatkozására kattintva adható meg a leggyorsabban. Ez egy előre megtervezett «Címterület» mezőt jelenít meg a borítékon, amely tartalmazza a vezetéknevet, az utónevet, a címet, a várost, az országot vagy területet és az irányítószámot. Tipp: A címterületet tetszés szerint önállóan is összeállíthatja. Kattintson a varázsló További elemek hivatkozására, amellyel megnyitja az Adatmező beszúrása párbeszédpanelt. A párbeszédpanelen be van jelölve az Adatbázismezők választógomb, és látható a címzettlista oszlopfejléceinek listája. Innen bármelyik oszlopfejlécet beszúrhatja mezőként a törzsdokumentumba. [Megjegyzés az oktatónak: Ez, illetve a következő dia megegyezik az előzővel, de animáció helyett statikus képeket tartalmaznak. Akkor használja őket, ha problémát tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt a két diát, vagy az animációt tartalmazót.] Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Megtekintés Miután elrendezte a törzsdokumentum tartalmát és mezőit, megnézheti, hogy milyen lesz a kész körlevél. Az első körlevél automatikusan megjelenik, amikor a varázsló Tovább hivatkozására kattintva továbblép a következő lépésre. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Megtekintés Az első dokumentum kinézetétől függően számos lehetőség közül választhat: Ha a körlevél nem megfelelő, akkor kattintson a varázsló alján a Vissza hivatkozásra. Az előző lépéshez való visszatérés után mezőket vehet fel, törölhet és egyeztethet, valamint más javításokat is elvégezhet a szövegelemek helyes megjelenítése érdekében. Ha a megjelenített körlevél megfelelő, akkor a varázsló tetején látható jobbra mutató dupla nyílra kattintva lapozzon tovább néhány további körlevélre, ahogy az az ábrán is látható . Tipp: Ha a megjelenített körlevélen francia idézőjelek között látható mezők vannak a mezők értékei helyett, akkor kattintson a Levelezés lap Eredmény megjelenítése parancsára. Az Eredmény megjelenítése parancs az egyes körlevelek megjelenítésén túl a mezőkódok és az értékek közötti váltást is elvégzi. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Megtekintés Az első dokumentum kinézetétől függően számos lehetőség közül választhat: Ha egy adott címzett körlevelét szeretné megtekinteni, akkor kattintson a Címzett keresése hivatkozásra. A dokumentumok végiglapozása során a Címzett kihagyása gombra kattintva bármelyik címzett körlevelét eltávolíthatja. A címzett kihagyásával csak a kész körlevelet törli, a címzettlista változatlan marad. Ha olyan címzettnek szóló körlevélre bukkan, akinek nem szeretne körlevelet küldeni, akkor a Címzettlista szerkesztése hivatkozásra kattintva nyissa meg a Körlevél címzettjei párbeszédpanelt. Ezen a párbeszédpanelen a korábban leírt módon szűkítheti a címzettek körét. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Az egyesítés befejezése Ha meg van elégedve azzal, ahogyan a körlevelek a mintaképen megjelennek, máris kinyomtathatja a kész dokumentumokat. Kattintson a Nyomtatás hivatkozásra a Körlevél nyomtatóra küldése párbeszédpanel megnyitásához. Utolsó simítások Ha még egyszer látni szeretné az eredményt, vagy testre szeretné szabni a kijelölt borítékokat, akkor kattintson a varázsló Az egyes borítékok szerkesztése hivatkozására. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Az egyesítés befejezése Ha meg van elégedve azzal, ahogyan a körlevelek a mintaképen megjelennek, máris kinyomtathatja a kész dokumentumokat. Kattintson a Nyomtatás hivatkozásra a Körlevél nyomtatóra küldése párbeszédpanel megnyitásához. Ezzel létrehoz egy külön átfogó körlevelet, vagyis egy új Word-dokumentumot, amely az összes borítékot tartalmazza. Miután átnézte és módosította az átfogó dokumentumba foglalt borítékokat, közvetlenül innen is kinyomtathatja őket. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Az egyesítés befejezése Ha meg van elégedve azzal, ahogyan a körlevelek a mintaképen megjelennek, máris kinyomtathatja a kész dokumentumokat. Kattintson a Nyomtatás hivatkozásra a Körlevél nyomtatóra küldése párbeszédpanel megnyitásához. Dönthet úgy is, hogy menti a dokumentumot, és csak később nyomtatja ki a borítékokat. Ha meg szeretné tartani az egyes borítékokon végzett módosításokat, akkor feltétlenül mentse ezt a dokumentumot. Figyelem: Ha a létrehozott körlevelek e-mailek, akkor gondosan nézze át az e-maileket, mielőtt befejezi az egyesítést. E-mailek létrehozása esetén nem lesz lehetősége külön átfogó dokumentum létrehozására. Amikor a varázslóban az E-mail hivatkozásra kattint, és a címzettlistában azonosítja a címzettek e-mail címét tartalmazó oszlopot, a program azonnal elküldi az üzeneteket. Az átfogó dokumentum a törzsdokumentumtól különböző dokumentum, amelynek nagyobb a mérete. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Az egyesítés kihagyása és folytatása A körlevélkészítést az egyesítés befejezése előtt bármikor megszakíthatja. Ehhez elegendő bezárni a dokumentumot, és elhagyni a módosítások mentését. A program ilyenkor a dokumentumot és a címzettlistával létesített kapcsolatot is törli. Ha csak ideiglenesen szeretné megszakítani a körlevelek létrehozását, hogy később folytatni tudja az egyesítést, akkor mentse a törzsdokumentumot. A törzsdokumentum mentése esetén a címzettlistával létesített kapcsolat és a dokumentumhoz adott mezők is megmaradnak. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Az egyesítés kihagyása és folytatása A körlevélkészítést az egyesítés befejezése előtt bármikor megszakíthatja. Amikor újra megnyitja a dokumentumot, a Word rákérdez, hogy megtartja-e a címzettlistával való kapcsolatot. Kattintson az Igen gombra az egyesítés folytatásához. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek létrehozása a menüszalag segítségével Észrevette már, hogy a varázsló végrehajtása során elérhetővé válnak a Levelezés lap parancsai? A körlevelek egyszerűen létrehozhatók a menüszalag segítségével is. A folyamat nagyon hasonló a varázsló lépéseihez. A menüszalag használata esetén több funkciót érhet el – például az automatikus ellenőrzést, amely megkeresi a hibákat, még mielőtt Ön elvégezné az egyesítést. Vannak speciális elemek is, amelyekkel például a mezők műveletek és számítások elvégzésére is felhasználhatók a törzsdokumentumon belül. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek létrehozása a menüszalag segítségével A Levelezés lapon használt parancsok a következő négy csoportba vannak foglalva. Körlevélkészítés indítása: Ez a kiindulópont, ahol kiválaszthatja a dokumentum típusát, majd kijelölheti, létrehozhatja és módosíthatja a címzettlistát. Írás és mezők beszúrása: Ezekkel a parancsokkal beszúrhatja és egyeztetheti az adatmezőket, valamint a Szabályok felhasználásával műveleteket végezhet a dokumentumokban. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek létrehozása a menüszalag segítségével A Levelezés lapon használt parancsok a következő négy csoportba vannak foglalva. Eredmény megtekintése: Az egyéni körlevelek megtekintése mellett automatikus hibaellenőrzést is végezhet. Befejezés: Itt elvégezheti az egyesítést, majd az egyes dokumentumokat kinyomtathatja vagy elektronikusan elküldheti, illetve egyetlen összefoglaló dokumentumban egyesítheti. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Gyakorlási javaslatok A Körlevél varázsló megnyitása és a törzsdokumentum beállítása Kapcsolat létesítése a címzettlistával és a levelek címzettjének kiválasztása A tartalom megírása és mezők beszúrása Mintakép megtekintése és a mezők egyeztetése A körlevél befejezése [Megjegyzés az oktatónak: Ha a Word 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a diában lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve a Word alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Word 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez a Word 2007-es verziójára van szükség) Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 3. teszt – 1. tesztkérdés Hogyan lehet megnyitni a Körlevél varázslót? (Válassza ki a helyes megoldást.)  A Microsoft Office gombra, majd A Word beállításai menüpontra kell kattintani.  A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása parancsára kattintva.  A Beszúrás lap Kész modulok parancsára kattintva. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 3. teszt – 1. kérdés: Válasz A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása parancsára kattintva. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 3. teszt – 2. tesztkérdés Hogyan lehet kizárni valakit a körlevelek címzettjei közül? (Válassza ki a helyes megoldást.) Az illető minden adatát törölni kell a címzettlistából. A körlevelek megtekintésekor törölni kell azt a dokumentumot, amely az illetőnek van címezve. A Körlevél címzettjei párbeszédpanel jelölőnégyzeteivel. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 3. teszt – 2. kérdés: Válasz A Körlevél címzettjei párbeszédpanel jelölőnégyzeteivel. A Körlevél címzettjei párbeszédpanel az a hely, ahol meghatározhatja, hogy mely személyek címe szerepeljen a végső egyesítésben. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 3. teszt – 3. tesztkérdés Ha a dokumentumok megtekintését választja, azzal az egyesítést is befejezi, és nincs lehetőség további változtatásra. (Válassza ki a helyes megoldást.) Igaz Hamis Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése 3. teszt – 3. kérdés: Válasz Hamis A megtekintés csak egy lehetőség arra, hogy az egyesítés befejezése előtt egy pillantást vethessen az egyesített dokumentumokra. Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése Rövid összefoglalás A tanfolyam anyagának összefoglalását megtalálja a rövid összefoglalásban.   Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése

A sablon használata Ez a Microsoft Office PowerPoint®-sablon oktatóanyagot tartalmaz a Microsoft Office Word 2007 alkalmazásban való körlevélkészítéssel kapcsolatban. Kifejezetten csoportos előadásra készült, és szükség szerint testreszabható. A sablon tartalma a Microsoft Office Online webhelyen található, „Körlevelek – 1. rész: Körlevelek készítése” című tanfolyamon alapul. A sablon funkciói Címdia: A legelső dián egy helyőrző szöveg található, amelyet átírva cége nevével helyettesíthet. Ha erre nincs szüksége, törölje a szövegdobozt. Animációk: A bemutatóban különféle egyéni animációs effektusokat alkalmaztunk, ilyen például az Előbukkan, a Nyújtás, az Eloszlás és a Pepita. Az összes effektus lejátszható a Microsoft PowerPoint 2000-es vagy újabb programverzióiban. Az animációs effektusok a Diavetítés menü Egyéni animáció parancsára kattintva, a kívánt beállítások megadásával módosíthatók. Adobe Flash formátumú animációk (ha vannak ilyenek): A Flash-fájl lejátszásához egy Shockwave Flash objektum nevű Microsoft ActiveX-vezérlőt kell regisztrálnia a számítógépen. Ehhez töltse le az Adobe Flash Player legújabb verzióját az Adobe webhelyéről. Figyelmeztetés a Flash-animációk mentéséről: A Flash-animációk a PowerPoint 2000 és annál újabb verziókban játszhatók le. Ha viszont a PowerPoint 2007 alkalmazásban szeretné menteni ezt a sablont, mentse a következő korábbi PowerPoint-fájlformátumokban: PowerPoint 97-2003 bemutató (*.ppt) vagy PowerPoint 97-2003 sablon (*.pot). (A fájltípusok a Mentés másként párbeszédpanel Fájl típusa mezőjében láthatók.) Ha a PowerPoint 2007 valamelyik fájlformátumában – PowerPoint-bemutató (*.pptx) vagy PowerPoint-sablon (*.potx) – menti, az animációk kimaradnak a mentett fájlból. Diaáttűnések: A bemutatóban a Törlés lefelé áttűnést alkalmaztuk. Ha másikat szeretne használni, a Diavetítés menüben kattintson az Áttűnés parancsra, és válasszon egy megfelelő áttűnést. Hivatkozások online tanfolyamra: A sablon hivatkozásokat tartalmaz a jelen tanfolyam internetes változatára. A hivatkozásokra kattintva az egyes leckék rutinnövelő gyakorlatára és a tanfolyamhoz közzétett rövid összefoglalásra ugorhat. Figyelem! A rutinnövelő gyakorlatok megnyitásához a számítógépen telepítve kell lennie a Word 2007-es verziójának. Word 2007 hiányában a gyakorlatok nem nyithatók meg. Élőfejek és élőlábak: A sablon egy, a tanfolyam címét feltüntető élőlábat tartalmaz. Az élőláb a Nézet menüből megnyitható Élőfej és élőláb párbeszédpanelen módosítható vagy törölhető. A SABLON HASZNÁLATA A sablon használatához részletes segítséget talál a jegyzetpanelen, vagy a Nézet menüből vagy lapról megjeleníthető jegyzetoldalon.