Microsoft® Office Excel® 2007 – oktatóanyag

Az előadások a következő témára: "Microsoft® Office Excel® 2007 – oktatóanyag"— Előadás másolata:

1 Microsoft® Office Excel® 2007 – oktatóanyag
A [cégnév] bemutatója: Microsoft® Office Excel®  2007 – oktatóanyag [Megjegyzések az oktatónak: A sablon testreszabásához részletes segítséget az utolsó dián találhat. Egyes diák jegyzetpanele kiegészítő szöveget is tartalmaz a leckékhez. Mivel ez a bemutató Adobe Flash formátumú animációkat tartalmaz, a sablon mentésekor személyes adatokkal kapcsolatos figyelmeztetés jelenhet meg. Ez a figyelmeztetés csak akkor érinti a jelen bemutatót, ha közvetlenül a Flash-fájlok tulajdonságaiba vesz fel információkat. Az üzenetpanelen kattintson az OK gombra.] Ismerkedés a kimutatásokkal

2 Ismerkedés a kimutatásokkal
A tanfolyam tartalma Áttekintés: Adatok értelmezése Lecke: Adatok hatékony felhasználása A lecke egy ajánlott feladatlistát és egy tesztkérdéssort is tartalmaz. Ismerkedés a kimutatásokkal

3 Áttekintés: Adatok értelmezése
Ha a munkalapon nagy mennyiségű adat van, nem mindig tudni, hogy mit is jelent a sok szám. Az is fontos, hogy választ adnak- e a kérdésekre az adatok. A kimutatások segítségével gyorsan és hatékonyan elemezheti az adatokat és válaszolhatja meg az azokkal kapcsolatos kérdéseket. Ez a rövid tanfolyam ismerteti a kimutatások működését, és segítséget nyújt azok Excel 2007 alkalmazásban történő létrehozásához is. A kimutatások segítségével néhány másodperc alatt megmondható, hogy melyik értékesítő adta el a legtöbbet, és az is, hogy hol. Megállapítható, hogy mely negyedévek voltak a legjövedelmezőbbek, és melyik a legsikeresebb termék. Ismerkedés a kimutatásokkal

4 Ismerkedés a kimutatásokkal
A tanfolyam célja Kimutatásokkal eredményesen elemezheti és összegezheti adatait. Ismerkedés a kimutatásokkal

5 Adatok hatékony felhasználása
Lecke Adatok hatékony felhasználása

6 Adatok hatékony felhasználása
Képzeljen el egy több ezer sornyi értékesítési információval feltöltött Excel-munkalapot, amely két különböző országban tevékenykedő értékesítők adatait – köztük az egyes napokon eladott áruk mennyiségét – tartalmazza. Nagy mennyiségű adatról van szó. Az adatok számos sorba és oszlopba rendezve szerepelnek a munkalapon. Vajon hogyan nyerhetők ki hatékonyan a szükséges információk ebből az adatrengetegből? Természetesen a kimutatásokkal! Segítségükkel az adatok áttekinthető, könnyen kezelhető formába önthetők, és a szükséges információk pontosan leolvashatók. Hogy egy hasonlattal éljünk: a kimutatások egyenes utat vágnak az adatok rengetegében. Arra kíváncsi, ki a legjobb értékesítő? Kinek volt a legnagyobb negyedéves vagy éves forgalma? Melyik ország értékesítési mutatói a legjobbak? A kimutatásokkal gyorsan választ kaphat minden kérdésre. Ismerkedés a kimutatásokkal

7 Forrásadatok áttekintése
Mielőtt kimutatást készítene, vessen egy pillantást az Excel- munkalapra, és győződjön meg arról, hogy az megfelelően elő van készítve a kimutatáshoz. Kimutatás létrehozásakor a forrásadatok minden oszlopából olyan mező lesz, melyet a kimutatás képes értelmezni és feldolgozni. Minden egyes mező több sornyi információt foglal össze a forrásadatokból. Ismerkedés a kimutatásokkal

8 Forrásadatok áttekintése
E mezők neve a forrásadatokat tároló oszlopok címéből ered, ezért arról is meg kell bizonyosodni, hogy a forrásadatokat tartalmazó munkalap első sorában minden egyes oszlopnak van neve. Az oszlopfejlécek alatti többi sorban az egyes oszlopoknak hasonló elemekből kell állniuk: például egységesen szövegből, számokból vagy dátumokból. Más szavakkal: a számokat tartalmazó oszlopok nem tárolhatnak szöveget, és így tovább. A fenti képen látható oszlopcímek (Ország, Értékesítő, Rendelt mennyiség, Megrendelés dátuma és Rendeléskód) mezőnevek lesznek a kimutatásban. Kimutatás létrehozásakor látni fogja, hogy például az Értékesítő mező a munkalap Értékesítő oszlopában lévő adatoknak felel meg. Ismerkedés a kimutatásokkal

9 Forrásadatok áttekintése
Végül, de nem utolsósorban: a kimutatás alapjául szolgáló adatterületen belül nem lehet üres oszlop. A sorok üresen hagyása is kerülendő. Ha például üres sorok választják el egymástól az adatblokkokat, akkor ezeket el kell távolítani. Megjegyzés: Lehetőség van külső forrásból származó adatok használatára is, erre azonban a tanfolyam nem tér ki. Az adatforrásokról a tanfolyam végén található rövid összefoglalásban olvashat bővebben. Ismerkedés a kimutatásokkal

10 Ismerkedés a kimutatásokkal
Első lépések A kimutatás elkészítésének első lépései. A kimutatás létrehozásához az ábrán látható Kimutatás létrehozása párbeszédpanelt használhatja. Ha az adatok készen állnak a felhasználásra, kattintson az adatterületen belül bárhová. A Beszúrás lapon lévő Táblázatok csoportban kattintson a Kimutatásgombra, és válassza a Kimutatás parancsot. Megjelenik a Kimutatás létrehozása párbeszédpanel. Megjegyzés az 1. lépéshez: Az adatterület tetszés szerinti részére kattintva a munkaterületen lévő összes adatot felveheti a kimutatásba. Ha a munkalap adatainak egy részéről szeretne kimutatást készíteni, csak a kívánt adatokat jelölje ki. Ismerkedés a kimutatásokkal

11 Ismerkedés a kimutatásokkal
Első lépések A kimutatás elkészítésének első lépései. A kimutatás létrehozásához az ábrán látható Kimutatás létrehozása párbeszédpanelt használhatja. A Táblázat vagy tartomány kijelölése beállítás már eleve ki van választva. A Táblázat vagy tartomány mezőben látható a kijelölt adattartomány, melyet szükség esetén módosíthat. Az Új munkalapra beállítás szintén ki van választva a kimutatás helyeként. Válassza a Létező munkalapra lehetőséget, ha a kimutatást ugyanazon a munkalapon szeretné létrehozni, ahol az adatok is találhatók. Kattintson az OK gombra.  Ismerkedés a kimutatásokkal

12 Kimutatásokkal kapcsolatos alapismeretek
A Kimutatás létrehozása párbeszédpanel bezárása után ez látható a képernyőn. Az egyik oldalon a kimutatás létrehozására szolgáló elrendezési terület jelenik meg. A másik oldalon a Kimutatás mezőlistamunkaablak látható. Ez a lista forrásadatok oszlopcímeit tünteti fel (minden egyes cím egy külön mező a listában: például Ország, Értékesítő stb.). Ismerkedés a kimutatásokkal

13 Kimutatásokkal kapcsolatos alapismeretek
A kimutatás létrehozásához helyezze a Kimutatás mezőlista mezői közül bármelyiket az elrendezési területre. Ehhez jelölje be a mező neve melletti jelölőnégyzetet, vagy kattintson a jobb gombbal a mező nevére, és válasszon helyet a megjelenő helyi menüben. Tippek: Ha korábban már dolgozott kimutatásokkal, jogosan merülhet fel a kérdés, hogy létrehozhatók-e a kimutatások mezők húzásával. A válasz igen, és a lecke végén megtudhatja azt is, hogy miként. A kimutatás elrendezési területén kívülre kattintva a Kimutatás mezőlista munkaablak eltűnik. Ismételt megjelenítéséhez kattintson a kimutatás elrendezési területén belülre vagy a kimutatásra. Ismerkedés a kimutatásokkal

14 Kimutatás létrehozása
Az eddig megszerzett ismeretek birtokában már létrehozhatja a kimutatást. A kiválasztott mezők köre a szükséges információ függvénye. Az első kérdés: Mekkora forgalmat bonyolítottak az egyes üzletkötők? Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Az animáció a mezők elrendezési területen való elhelyezését mutatja be. Tippek: A kimutatás létrehozásához nem kell felhasználni a mezőlista összes mezőjét. Az Excel az elrendezés alapértelmezés szerint használt részére helyezi a mezőket, de azok szükség esetén máshová is áthelyezhetők (például a sorok területéről az oszlopok területére). [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, a következő dia az aktuális diának másolata, amely statikus képet tartalmaz. Az animáció lejátszásához törölje az aktuális vagy az azt követő diát.] A válaszhoz az üzletkötők adatai és az értékesítési adatok szükségesek. Ennek megfelelően a Kimutatás mezőlista munkaablakban jelölje be az Értékesítő és a Rendelt mennyiség mezők négyzeteit. Az Excel ezután a mezőket az elrendezési terület alapértelmezés szerinti részére helyezi. Ismerkedés a kimutatásokkal

15 Kimutatás létrehozása
Az eddig megszerzett ismeretek birtokában már létrehozhatja a kimutatást. A kiválasztott mezők köre a szükséges információ függvénye. Az első kérdés: Mekkora forgalmat bonyolítottak az egyes üzletkötők? A válaszhoz az üzletkötők adatai és az értékesítési adatok szükségesek. Tippek: A kimutatás létrehozásához nem kell felhasználni a mezőlista összes mezőjét. Az Excel az elrendezés alapértelmezés szerint használt részére helyezi a mezőket, de azok szükség esetén máshová is áthelyezhetők (például a sorok területéről az oszlopok területére). [Megjegyzés az oktatónak: Ez a dia közel azonos az előzővel, de animáció helyett statikus képet tartalmaz. Akkor használja, ha problémákat tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] A Kimutatás mezőlista munkaablakon jelölje be az Értékesítő és a Rendelt mennyiség mezők melletti négyzeteket. Az Excel a mezőket az elrendezési terület alapértelmezés szerinti részére helyezi. Ismerkedés a kimutatásokkal

16 Kimutatás létrehozása
A kép bal szélén látható szürke táblázat a kiválasztott mezők alapján létrehozott kimutatás sematikus ábrázolása. Ezt mutatja be az a dia. Az Értékesítő mezőben lévő adatok (az értékesítők nevei) nem tartalmaznak számokat, és sorokként jelennek meg a kimutatás bal oldalán. A Rendelt mennyiség mező adatai, amelyek számokat tartalmaznak, helyesen a jobb oldalon jelennek meg. És mi a helyzet az oszlopfejlécekkel? Az értékesítők adatai feletti fejlécben a mező felett a Sorcímkék szöveg olvasható, a rendelt mennyiség feletti fejléc pedig Összeg / Rendelt mennyiség névvel jelenik meg. Az „Összeg” szövegrész azért szerepel az elnevezésben, mert az Excel a SZUM függvénnyel adja össze a számokat tartalmazó mezőket.) Ismerkedés a kimutatásokkal

17 Kimutatás létrehozása
Észrevehető, hogy az Értékesítő mező melletti jelölőnégyzet bejelölése a Rendelt mennyiség mező négyzetének bejelölése előtt és után egyaránt történhet: az Excel minden alkalommal a megfelelő helyre helyezi a mezőket. A számok nélküli mezők a bal oldalra kerülnek, míg a számokat tartalmazók a kimutatás jobb oldalára, függetlenül attól, hogy milyen sorrendben jelöli be a hozzájuk tartozó jelölőnégyzetet. Ismerkedés a kimutatásokkal

18 Kimutatás létrehozása
Ilyen egyszerű az egész! Csupán két kattintás, és máris látható, hogy mennyi árut adtak el az egyes értékesítők. Végül következzen néhány hasznos tanács. Itt meg is állhat, hiszen megkapta a várt választ: a kimutatásnak nem kell bonyolultnak lennie ahhoz, hogy hasznos legyen. A kimutatások használatával gyorsan választ kaphat az adatokkal kapcsolatos kérdéseire. Ne aggódjon amiatt, hogy esetleg hibásan hoz létre egy kimutatást. Az Excel egyszerű megoldást kínál a különböző lehetőségek kipróbálására, illetve annak szemléltetésére, hogy miként néznek ki az adatok a kimutatás különböző területein. Ha egy kimutatás nem úgy sikerül elsőre, ahogy szeretné, rövid idő alatt másféle elrendezést alkalmazhat az adatokra, máshová helyezheti az összetevőket, de akár újra is kezdheti a kimutatáskészítést. Ismerkedés a kimutatásokkal

19 Értékesítési adatok megtekintése országonként
Most már jól látható, hogy mennyi árut adtak el az egyes értékesítők. Ám a forrásadatok két országra (Szlovénia és Magyarország) vetítve nyújtanak tájékoztatást az értékesítőkről. Így felmerülhet még egy kérdés: mennyi az értékesítők által eladott árumennyiség országonként? Az új kérdés megválaszolásához hozzáadhatja az Ország mezőt a kimutatáshoz, ezúttal jelentésszűrőként. A jelentésszűrőkkel a kimutatásban tárolt egyes adatkészletekre lehet összpontosítani, például egy termékcsaládra, egy időtartamra vagy egy földrajzi területre. Ismerkedés a kimutatásokkal

20 Értékesítési adatok megtekintése országonként
Az Ország mező jelentésszűrőként történő alkalmazásával külön- külön kimutatás készíthető Szlovénia és Magyarország adataihoz, de a két ország értékesítési mutatói együtt is megtekinthetők. Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Az animáció azt is bemutatja, hogyan használható a gyakorlatban a létrehozott új funkció: Miután a Hozzáadás a jelentésszűrőhöz parancsra kattint, az új Ország jelentésszűrő jelenik meg a kimutatás tetején. Az Ország lista melletti mezőben a (mind) felirat látható, tehát mindkét ország adatai megjelennek. Ha csak Szlovénia vagy csak Magyarország értékesítési mutatóira kíváncsi, kattintson a nyílra, és válasszon országot. Ha újból mindkét ország adataira szüksége van, kattintson a nyílra, majd a (mind) listaelemre. Tipp: Ha mezőt szeretne eltávolítani a kimutatásból, törölje a mező neve melletti jelölőnégyzet jelölését a Kimutatás mezőlista munkaablakban. A kimutatás összes mezőjének eltávolításához és a kimutatás újbóli elkészítéséhez váltson a menüszalag Beállítások lapjára, a Műveletek csoportban kattintson a Törlés gombon látható nyílra, és válassza Az összes törlése lehetőséget. [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, a következő dia az aktuális diának másolata, amely statikus képet tartalmaz. Az animáció lejátszásához törölje az aktuális vagy az azt követő diát.] Az animáció bemutatja az Ország mező jelentésszűrőként való hozzáadásának módját. Kattintson jobb gombbal az Ország mezőre a Kimutatás mezőlistán, kattintson a Hozzáadás a jelentésszűrőhözelemre, és már használhatja is a kimutatás új funkcióját.  Ismerkedés a kimutatásokkal

21 Értékesítési adatok megtekintése országonként
Az Ország mező jelentésszűrőként történő alkalmazásával külön- külön kimutatás készíthető Szlovénia és Magyarország adataihoz, de a két ország értékesítési mutatói együtt is megtekinthetők. Ehhez kattintson jobb gombbal az Ország mezőre a Kimutatás mezőlistán, kattintson a Hozzáadás a jelentésszűrőhözelemre, és már használhatja is a kimutatás új funkcióját. Az ábra azt is bemutatja, hogyan használható a gyakorlatban a létrehozott új funkció: Miután a Hozzáadás a jelentésszűrőhöz parancsra kattint, az új Ország jelentésszűrő jelenik meg a kimutatás tetején. Az Ország lista melletti mezőben a (mind) felirat látható, tehát mindkét ország adatai megjelennek. Ha csak Szlovénia vagy csak Magyarország értékesítési mutatóira kíváncsi, kattintson a nyílra, és válasszon országot. Ha újból mindkét ország adataira szüksége van, kattintson a nyílra, majd a (mind) listaelemre. Tipp: Ha mezőt szeretne eltávolítani a kimutatásból, törölje a mező neve melletti jelölőnégyzet jelölését a Kimutatás mezőlista munkaablakban. A kimutatás összes mezőjének eltávolításához és a kimutatás újbóli elkészítéséhez váltson a menüszalag Beállítások lapjára, a Műveletek csoportban kattintson a Törlés gombon látható nyílra, és válassza Az összes törlése lehetőséget. [Megjegyzés az oktatónak: Ez a dia azonos az előzővel, de animáció helyett statikus képet tartalmaz. Akkor használja, ha problémákat tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] Ismerkedés a kimutatásokkal

22 Értékesítési adatok megtekintése dátum szerint
Az eredeti forrásadatok munkalapján szerepel egy, a rendelési dátumokat tartalmazó oszlop, így a Kimutatás mezőlista munkaablakban látható egy Megrendelés dátuma nevű mező is. Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Itt ismertetjük az animációban bemutatott folyamat részleteit. A Megrendelés dátuma mező felvétele a kimutatásba: Jelölje be a Megrendelés dátuma mező melletti négyzetet a mező kimutatásba való felvételéhez. A Megrendelés dátuma mező automatikusan a kimutatás bal oldalára kerül, a sorcímkéknek megfelelő elrendezéssel. Ennek oka az, hogy a mező nem tartalmaz számokat (a dátumok ugyan számoknak tűnhetnek, de a program nem számokként, hanem dátumokként formázza őket). Mivel a Megrendelés dátuma mező a kimutatásba felveendő második, nem számokat tartalmazó mező, az Excel jobbra behúzva beágyazza az Értékesítő mezőbe. A kimutatás most már dátum szerinti bontásban mutatja az egyes értékesítők eladási mutatóit, ám ez még mindig túl sok adat ahhoz, hogy egyszerűen áttekinthetők legyenek. Ha jobban áttekinthetővé szeretné tenni a kimutatást, csoportosítsa a napi adatokat havi, negyedéves vagy éves bontásban. A dátumok csoportosítása: Kattintson a kimutatás egy dátumára. A Beállítások lap Csoportosítás területén kattintson a Csoportosítási mező elemre. A Csoportosítás párbeszédpanelen válassza ki a jelenlegi célnak leginkább megfelelő Negyedévek lehetőséget, és kattintson az OK gombra. Az Excel négy negyedévre bontja az egyes értékesítők eladási adatait. [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, használja a következő diát, amely az aktuális dia másolata, de statikus képet tartalmaz. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, használja a következő diát, amely az aktuális dia másolata, de statikus képet tartalmaz. Az animáció lejátszásához törölje az aktuális vagy az ezt követő diát.] Ez azt jelenti, hogy az egyes üzletkötők értékesítéseit dátum szerint is megkeresheti. Az animáció bemutatja, hogyan adható hozzá a Megrendelés dátuma mező a jelentéshez, majd hogyan csoportosíthatók a dátumadatok egy kezelhetőbb nézet létrehozása érdekében.  Ismerkedés a kimutatásokkal

23 Értékesítési adatok megtekintése dátum szerint
Az eredeti forrásadatok munkalapján szerepel egy, a rendelési dátumokat tartalmazó oszlop, így a Kimutatás mezőlista munkaablakban látható egy Megrendelés dátuma nevű mező is. Ez azt jelenti, hogy az egyes üzletkötők értékesítéseit dátum szerint is megkeresheti. Ehhez a Megrendelés dátuma mezőt kell hozzáadni a kimutatáshoz, majd a Csoportosítás párbeszédpanelen csoportosítani a dátumadatokat, hogy jobban áttekinthető nézetet kapjunk.  Itt ismertetjük az ábrán bemutatott folyamat részleteit. A Megrendelés dátuma mező felvétele a kimutatásba: Jelölje be a Megrendelés dátuma mező melletti négyzetet a mező kimutatásba való felvételéhez. A Megrendelés dátuma mező automatikusan a kimutatás bal oldalára kerül, a sorcímkéknek megfelelő elrendezéssel. Ennek oka az, hogy a mező nem tartalmaz számokat (a dátumok ugyan számoknak tűnhetnek, de a program nem számokként, hanem dátumokként formázza őket). Mivel a Megrendelés dátuma mező a kimutatásba felveendő második, nem számokat tartalmazó mező, az Excel jobbra behúzva beágyazza az Értékesítő mezőbe. A kimutatás most már dátum szerinti bontásban mutatja az egyes értékesítők eladási mutatóit, ám ez még mindig túl sok adat ahhoz, hogy egyszerűen áttekinthetők legyenek. Ha jobban áttekinthetővé szeretné tenni a kimutatást, csoportosítsa a napi adatokat havi, negyedéves vagy éves bontásban. A dátumok csoportosítása: Kattintson a kimutatás egy dátumára. Kattintson a Beállítások lap Csoportosítás csoportjának Csoportosítási mező gombjára. A Csoportosítás párbeszédpanelen válassza ki a jelenlegi célnak leginkább megfelelő Negyedévek lehetőséget, és kattintson az OK gombra. Az Excel négy negyedévre bontja az egyes értékesítők eladási adatait. [Megjegyzés az oktatónak: Ez a dia azonos az előzővel, de animáció helyett statikus képet tartalmaz. Akkor használja, ha problémákat tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] Ismerkedés a kimutatásokkal

24 A kimutatás összeállítása
Noha a kimutatás választ adott a felmerült kérdésekre, a teljes kimutatás átolvasásához az adatokat görgetni kell, mert nem férnek el egyetlen képernyőn. Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Az animáció bemutatja, hogyan helyezhet át egy mezőt a Sorcímkék területről a kimutatás oszlopainak területére (az Oszlopcímkék területre). A folyamat lépésekre bontva a következő: Kattintson a jobb gombbal a Negyedév elnevezésű sorok egyikére, mutasson az Áthelyezés pontra, és kattintson a Megrendelés dátuma áthelyezése az oszlopok területére parancsra. A művelet a teljes Megrendelés dátuma mezőt áthelyezi a sorcímkék területéről az oszlopcímkék területére. (A mező Sorcímkék területre való visszahelyezéséhez kattintson a jobb gombbal a Negyedév elnevezésű fejlécek egyikére, és válassza a Megrendelés dátuma áthelyezése a sorok területére parancsot.) Ezzel az értékesítők neve már mind szerepel a kimutatásban, az eladási adatok első negyedévnyi, sorokba rendezett halmaza fölött pedig az Oszlopcímkék felirat látható. Minden oszlop alján olvasható az adott negyedév adatainak összege, és az oldal aljára görgetés helyett egyetlen pillantással is áttekinthetők az adatok. [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, a következő dia az aktuális diának másolata, amely statikus képet tartalmaz. Az animáció lejátszásához törölje az aktuális vagy az azt követő diát.] A kimutatást ezért érdemes más nézetre állítani, hogy könnyebben áttekinthető legyen. Kimutatás összeállításakor a mezők függőleges vagy vízszintes nézetének átalakítása történik: az Excel sorokat helyez az oszlopok területére vagy oszlopokat a sorok területére. A dolog egyszerűbb, mint ahogy hangzik. Ismerkedés a kimutatásokkal

25 A kimutatás összeállítása
Noha a kimutatás választ adott a felmerült kérdésekre, a teljes kimutatás átolvasásához az adatokat görgetni kell, mert nem férnek el egyetlen képernyőn. A kimutatást ezért érdemes más nézetre állítani, hogy könnyebben áttekinthető legyen. Kimutatás összeállításakor a mezők függőleges vagy vízszintes nézetének átalakítása történik: az Excel sorokat helyez az oszlopok területére vagy oszlopokat a sorok területére. A dolog egyszerűbb, mint ahogy hangzik. Az ábra bemutatja, hogyan helyezhet át egy mezőt a Sorcímkék területről a kimutatás oszlopainak területére (az Oszlopcímkék területre). A folyamat lépésekre bontva a következő: Kattintson a jobb gombbal a Negyedév elnevezésű sorok egyikére, mutasson az Áthelyezés pontra, és kattintson a Megrendelés dátuma áthelyezése az oszlopok területére parancsra. A művelet a teljes Megrendelés dátuma mezőt áthelyezi a sorcímkék területéről az oszlopcímkék területére. (A mező Sorcímkék területre való visszahelyezéséhez kattintson a jobb gombbal a Negyedév elnevezésű fejlécek egyikére, és válassza a Megrendelés dátuma áthelyezése a sorok területére parancsot.) Ezzel az értékesítők neve már mind szerepel a kimutatásban, az eladási adatok első negyedévnyi, sorokba rendezett halmaza fölött pedig az Oszlopcímkék felirat látható. Minden oszlop alján olvasható az adott negyedév adatainak összege, és az oldal aljára görgetés helyett egyetlen pillantással is áttekinthetők az adatok. [Megjegyzés az oktatónak: Ez a dia azonos az előzővel, de animáció helyett statikus képet tartalmaz. Akkor használja, ha problémákat tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] Ismerkedés a kimutatásokkal

26 Mi történt a húzásos módszerrel?
Továbbra is lehetőség van arra, hogy az Excel régebbi verzióiban megszokott módon, mezők húzásával hozzon létre kimutatást. Animáció: Kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. Kiegészítő információk a húzásos módszerhez: Az Excel 2007 programban rendszerint a listamezőből szokás mezőket felvenni a kimutatás elrendezésébe: ezt megteheti a mezőnevek melletti jelölőnégyzetek bejelölésével, vagy úgy, hogy a jobb gombbal a mezőre kattint, és választ a helyi menüben látható lehetőségek közül. A művelet közben az Excel automatikusan az elrendezésre, és ezzel egy időben a listát tartalmazó munkaablak alján lévő négy mező közül a megfelelőbe helyezi a mezőket. Az Értékesítő mező Sorcímkék kimutatáselrendezés-területre helyezése közben például az Értékesítő mezőnév is megjelenik a mezőlista-munkaablak alján látható Sorcímkék mezőben. Ha azonban a húzásos módszert részesíti előnyben, húzzon mezőket a lista tetejéről a mezőlista alján látható mezőkbe. Az egyes mezők címkéje egyértelműen azonosítja, hogy a mező a kimutatás mely területére kell, hogy kerüljön. Ha a Rendelt mennyiség mezőt például az Értékek mezőbe húzza, akkor az új helyre húzott mező a kimutatás Értékek területén fog szerepelni. A mezők a munkaablak alján lévő négy mező között is áthelyezhetők húzással, és így a kimutatás elrendezésében is más helyre kerülnek. A kimutatásból történő eltávolításukhoz húzza ki őket a négy mező valamelyikéből. [Megjegyzés az oktatónak: Amikor diavetítés közben le szeretné játszani az animációt, kattintson a képre a jobb gombbal, és válassza a Play (Lejátszás) parancsot. A fájl lejátszása után az ismétléshez kattintson ismét a képre a jobb gombbal, és válassza előbb a Rewind (Vissza az elejére), majd a Play parancsot. Ha szövegrészek megjelenítéséhez vagy a következő diára való lépéshez a diára kattint, de semmi nem történik, kattintson az animáción kívülre, szükség esetén kattintson kétszer. Ha nem sikerül az animáció tökéletes lejátszása, az utolsó diához fűzött jegyzetben olvassa el az Adobe Flash formátumú animációk lejátszásával kapcsolatos tudnivalókat. Ha a lejátszás ezután sem sikerül, a következő dia az aktuális diának másolata, amely statikus képet tartalmaz. Az animáció lejátszásához törölje az aktuális vagy az azt követő diát.] A Kimutatás mezőlista munkaablak alján négy mező található: Jelentésszűrő, Sorcímkék, Oszlopcímkék  és Értékek. Ahogy az animáción is látható, a kimutatást ezen mezők megfelelő helyre húzásával is létrehozhatja. Ismerkedés a kimutatásokkal

27 Mi történt a húzásos módszerrel?
Továbbra is lehetőség van arra, hogy az Excel régebbi verzióiban megszokott módon, mezők húzásával hozzon létre kimutatást. A Kimutatás mezőlistaalján négy mező található: Jelentésszűrő,   Sorcímkék, Oszlopcímkék  és Értékek.A mezőket ezekre a területekre húzva megadhatja a mezők kimutatásban való alkalmazásának módját. Kiegészítő információk a húzásos módszerhez: Az Excel 2007 programban rendszerint a listamezőből szokás mezőket felvenni a kimutatás elrendezésébe: ezt megteheti a mezőnevek melletti jelölőnégyzetek bejelölésével, vagy úgy, hogy a jobb gombbal a mezőre kattint, és választ a helyi menüben látható lehetőségek közül. A művelet közben az Excel automatikusan az elrendezésre, és ezzel egy időben a listát tartalmazó munkaablak alján lévő négy mező közül a megfelelőbe helyezi a mezőket. Az Értékesítő mező Sorcímkék kimutatáselrendezés-területre helyezése közben például az Értékesítő mezőnév is megjelenik a mezőlista-munkaablak alján látható Sorcímkék mezőben. Ha azonban a húzásos módszert részesíti előnyben, húzzon mezőket a lista tetejéről a mezőlista alján látható mezőkbe. Az egyes mezők címkéje egyértelműen azonosítja, hogy a mező a kimutatás mely területére kell, hogy kerüljön. Ha a Rendelt mennyiség mezőt például az Értékek mezőbe húzza, akkor az új helyre húzott mező a kimutatás Értékek területén fog szerepelni. A mezők a munkaablak alján lévő négy mező között is áthelyezhetők húzással, és így a kimutatás elrendezésében is más helyre kerülnek. A kimutatásból történő eltávolításukhoz húzza ki őket a négy mező valamelyikéből. [Megjegyzés az oktatónak: Ez a dia közel azonos az előzővel, de animáció helyett statikus képet tartalmaz. Akkor használja, ha problémákat tapasztal az animáció lejátszásával. Mielőtt nekilátna a bemutató előadásának, törölje ezt vagy az előző diát.] Az ábrán látható, hogyan lehet a Rendelt mennyiség mezőt hozzáadni a kimutatás Értékek területéhez, az Oszlopcímkék területről az Értékek csoportba való áthúzással. Ismerkedés a kimutatásokkal

28 Gyakorlási javaslatok
A kimutatás elrendezési területének létrehozása Kimutatás készítése Fejléc nevének megváltoztatása A kimutatás rendezése Mező hozzáadása a kimutatáshoz Jelentésszűrő hozzáadása A kimutatás összeállítása Pénznemformátum felvétele a kimutatásba [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Excel 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Excel alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Excel 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Excel 2007-es verziójára van szükség) Ismerkedés a kimutatásokkal

29 Ismerkedés a kimutatásokkal
1. kérdés Kimutatás létrehozását követően az elrendezés megváltoztatása már nem lehetséges. (Kattintson a helyes válaszra.) Igaz Hamis Ismerkedés a kimutatásokkal

30 Ismerkedés a kimutatásokkal
1. kérdés: Válasz Hamis A módosításokat menet közben is végrehajthatja, de akár egy teljesen új kimutatást is készíthet. Ismerkedés a kimutatásokkal

31 Ismerkedés a kimutatásokkal
2. kérdés Mit nevezünk kimutatásmezőknek? (Kattintson a helyes válaszra.) A forrásadatok oszlopait. A kimutatás adatokat tartalmazó területét. A kimutatás elrendezési területét. Ismerkedés a kimutatásokkal

32 Ismerkedés a kimutatásokkal
2. kérdés: Válasz A forrásadatok oszlopait. A forrásadatok oszlopfejléceiből olyan mezők neve lesz, amelyekkel létrehozható a kimutatás. Minden egyes mező több sornyi információt foglal össze a forrásadatokból. Ismerkedés a kimutatásokkal

33 Ismerkedés a kimutatásokkal
3. kérdés A Kimutatás mezőlista munkaablakban megállapítható, hogy mely mezők szerepelnek már a kimutatásban. (Kattintson a helyes válaszra.) Igaz Hamis Ismerkedés a kimutatásokkal

34 Ismerkedés a kimutatásokkal
3. kérdés: Válasz Igaz A kimutatásban megtalálható mezők neve mellett pipajelölés áll, a nevek pedig félkövér szedésűek. Ismerkedés a kimutatásokkal

35 Ismerkedés a kimutatásokkal
Rövid összefoglalás A tanfolyam anyagának összefoglalását megtalálja a rövid összefoglalásban. Ismerkedés a kimutatásokkal

36 A sablon használata Ez a Microsoft Office PowerPoint®-sablon oktatóanyagot tartalmaz a Microsoft Office Excel 2007 adataiból készíthető különféle kimutatások létrehozásáról és használatáról. Kifejezetten csoportos előadásra készült, és igény szerint testreszabható. A sablon tartalma a Microsoft Office Online webhelyen található „Kimutatások – 1. rész: Ismerkedés az Excel 2007 kimutatásaival” című tanfolyamra épül. A sablon funkciói Címdia: A legelső dián egy helyőrző szöveg található, amelyet átírva cége nevével helyettesíthet. Ha erre nincs szüksége, törölje a szövegdobozt. Animációk: A bemutatóban különféle egyéni animációs effektusokat alkalmaztunk, ilyen például az Előbukkan, a Nyújtás, az Eloszlás és a Pepita. Az összes effektus lejátszható a Microsoft PowerPoint 2000-es vagy újabb programverzióiban. Az animációs effektusok a Diavetítés menü Egyéni animáció parancsára kattintva, a kívánt beállítások megadásával módosíthatók. Adobe Flash formátumú animációk (ha vannak ilyenek): A Flash-fájl lejátszásához egy Shockwave Flash objektum nevű Microsoft ActiveX®-vezérlőt kell regisztrálnia a számítógépen. Ehhez az Adobe webhelyéről töltse le az Adobe Flash Player legújabb verzióját. Diaáttűnések: A bemutatóban a Törlés lefelé áttűnést alkalmaztuk. Ha másikat szeretne használni, a Diavetítés menüben kattintson az Áttűnés parancsra, és válasszon egy megfelelő áttűnést. Hivatkozások online tanfolyamra: A sablon hivatkozásokat tartalmaz a jelen tanfolyam internetes változatára. A hivatkozásokra kattintva a lecke rutinnövelő gyakorlatára és a tanfolyamhoz közzétett rövid összefoglalásra ugorhat. Figyelem! A rutinnövelő gyakorlat megnyitásához a számítógépen telepítve kell lennie az Excel 2007-es verziójának. Excel 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg. Élőfejek és élőlábak: A sablon egy, a tanfolyam címét feltüntető élőlábat tartalmaz. Az élőláb a Nézet menüből megnyitható Élőfej és élőláb párbeszédpanelen módosítható vagy törölhető. A SABLON HASZNÁLATA A sablon használatához részletes segítséget talál a jegyzetpanelen vagy a Nézet menü segítségével megjeleníthető jegyzetoldalon.