Microsoft® Office Outlook® 2007 – oktatóanyag

Az előadások a következő témára: "Microsoft® Office Outlook® 2007 – oktatóanyag"— Előadás másolata:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007 – oktatóanyag
A [cégnév] bemutatója: Microsoft® Office Outlook® 2007 – oktatóanyag [Megjegyzés az oktatónak: A sablon testreszabásához részletes segítséget az utolsó dián találhat. Egyes diák jegyzetpanele kiegészítő szöveget is tartalmaz a leckékhez.] Teljes gőzzel

2 A tanfolyam tartalma Áttekintés: Az Outlook új verziója
1. lecke: Mi változott és miért? 2. lecke: A gyakori parancsok helye 3. lecke: Csatolt fájlok és képek küldése, illetve fogadása Mindhárom lecke egy ajánlott feladatlistát és egy tesztkérdéssort is tartalmaz. Teljes gőzzel

3 Áttekintés: Az Outlook új verziója
Vigyázat! Megérkezett az Outlook új verziója – és teljesen máshogy néz ki, mint elődje! Aggódik, hogy az új program használatának elsajátítása rengeteg idejébe kerül? Semmi ok az aggodalomra – a megszokott műveleteket továbbra is el tudja végezni. A program új kialakítása segítségére lesz ebben. Teljes gőzzel

4 A tanfolyam célja Ismerkedés az Outlook 2007 programmal és a megváltozott szolgáltatások használatával; a változás oka A mindennapi munkához szükséges parancsok megtalálása a menüszalagon, ek olvasása és küldése, találkozók létrehozása és értekezletek szervezése, a címjegyzék kezelése Csatolt képek és fájlok küldése és fogadása; annak biztosítása, hogy a címzettek meg tudják nyitni azokat a csatolt fájlokat, amelyek a 2007-es Microsoft Office rendszer új fájlformátumában készültek Teljes gőzzel

5 1. lecke Mi változott és miért?

6 Mi változott és miért? Amikor először ír üzenetet az Outlook programban (vagy megnyit egy beérkezett üzenetet), megjelenik a menüszalag. Ez az ablak tetején végigfutó széles szalag. Az Outlook legfeltűnőbb újdonsága, a menüszalag, teljesen új külsőt kölcsönöz a programnak. Ahogy egyre többet megtud a programról, az is kiderül, hogy ez az újdonság jóval több puszta látványosságnál – segítségével a feladatok egyszerűbben és kevesebb művelet végrehajtásával is elvégezhetők. A menüszalaggal még nincs vége az újdonságoknak. Számos új funkció segíti a gyorsabb és hatékonyabb munkavégzést, többek között a Teendősáv, az új navigációs lehetőségek a naptárban és az új nézet a névjegyalbumban. Megjegyzés: Ha az Outlook összes új funkcióját meg szeretné ismerni, vagy az Outlook korábbi és jelenlegi verziója közötti különbségek érdeklik, a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban további segédanyagokat talál. Teljes gőzzel

7 Ismerkedés a menüszalaggal
Ez egy új üzenet. A menüszalag az ablak tetején található. A menüszalag mindig megjelenik, amikor az Outlook programban létrehoz vagy szerkeszt egy elemet. Miért fontos ez az újítás? A Microsoft részletes felméréseket végzett az Outlook parancsainak használatáról. A felmérések alapján néhány parancs feltűnőbb helyre került, a gyakran használt parancsok pedig csoportokba rendezve könnyebben megtalálhatók és használhatók. Pontosabban: a menüszalaggal akkor találkozhat, amikor t, naptárbejegyzést, névjegyet, feladatot vagy naplóbejegyzést hoz létre, illetve módosít. Megjegyzés: Ha már használt Microsoft Office Word 2007 programot, az Outlook-üzenetek menüszalagja nem lesz ismeretlen. Mivel az Outlook 2007 szövegszerkesztője a Word 2007 programra épül, az ott rendelkezésre álló parancsok és beállítások többsége akkor is elérhető, amikor az Outlook programban üzenetet hoz létre. Teljes gőzzel

8 A menüszalag közelebbről
A menüszalag alapvető elemeinek áttekintése a használat megkönnyítése érdekében. Fülek/lapok: A menüszalag különböző füleket/lapokat tartalmaz, az egyes fülek/lapok az Outlook programban végrehajtható feladatokhoz kapcsolódnak. Csoportok: Az egyes lapokon egymáshoz kapcsolódó elemeket tartalmazó csoportok láthatók. Parancsok: A parancs lehet gomb, szövegmező vagy menü. A lapokon a legutóbb használt parancsok és gombok jelennek meg. Itt az Üzenet lap látható. Csoportok: Például az itt látható Egyszerű szöveg is egy csoport. Parancsok: A Félkövér gomb vagy a Betűtípus lista (ezen a képen a Calibri betűtípussal) például parancs. A leggyakrabban használt parancsok – például a Beillesztés – gombja a legnagyobb méretű. Teljes gőzzel

9 A menüszalagon minden szükséges elem megtalálható
A menüszalaggal tehát bizonyos műveletek végrehajtásakor, például üzenetek, naptárbejegyzések vagy névjegyek létrehozásakor találkozhat. A menüszalagon olyan lapok és parancsok láthatók, amelyek az aktuálisan végzett tevékenységhez kötődnek. Így a megjelenő lapok eltérőek lesznek az Outlook különböző nézeteiben végzett munkának megfelelően. Teljes gőzzel

10 A menüszalagon minden szükséges elem megtalálható
A képen látható néhány ilyen eltérés. Új üzenet megnyitásakor az Üzenet és a Beállítások lap jelenik meg. Új találkozó megnyitásakor a Találkozó lap válik láthatóvá. Új névjegy megnyitása esetén a Névjegy lap jelenik meg. Az Üzenet és a Beállítások lapon az üzenetek írásához és küldéséhez használt csoportok és parancsok találhatók. A Találkozó lapon a naptárbejegyzésekkel kapcsolatos csoportok és parancsok szerepelnek. A Névjegy lap a névjegyadatok naprakészen tartásához szükséges csoportokat és parancsokat tartalmaz. Teljes gőzzel

11 Több a lehetőség, mint amennyi első pillantásra látható
A csoportok alsó részén látható kisméretű nyíl jelzi, ha több beállítás érhető el, mint amennyit a program éppen megjelenít. Ez a gomb az úgynevezett Párbeszédpanel- megnyitó ikon. A képen látható, hogy a betűtípus-beállítások teljes listája az Üzenet lapon az Egyszerű szöveg csoportra kattintva jelenik meg. Teljes gőzzel

12 A minipult A minipult segítségével gyorsan elérhetők a formázási parancsok pontosan ott, ahol szükség van rájuk: az üzenet szövegtörzsében. A kép bemutatja működését: Az egér húzásával jelölje ki a szöveget, majd mutasson a kijelölt szövegrészre. Ekkor halványan megjelenik a minipult. Ha a mutatót fölé viszi, körvonalai határozottá válnak, és kiválaszthatja a kívánt formázási beállítást. Teljes gőzzel

13 A gyorselérési eszköztár
A gyorselérési eszköztár a menüszalag fölött található kisméretű eszköztár. Elhelyezkedése révén a leggyakrabban használt parancsok könnyen elérhető helyre kerülnek. Hogy mi a legvonzóbb tulajdonsága a gyorselérési eszköztárnak? Az, hogy szabadon eldönthető, mit tartalmazzon. Tetszés szerint felveheti a megszokott parancsokat az egér jobb gombjára kattintva. A parancsok gyorselérési eszköztárba való felvételének lépéseit a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban találja. Teljes gőzzel

14 A gyorselérési eszköztár
Attól függően, hogy az Outlook programban éppen milyen feladatokat hajt végre, eltérő megjelenésű gyorselérési eszköztárakat láthat. Az elküldendő üzenetekhez tartozó gyorselérési eszköztár testreszabása például nem befolyásolja a Névjegyalbum nézet gyorselérési eszköztárának megjelenését.  Teljes gőzzel

15 Billentyűparancsok Ha egér vagy egyéb mutatóeszköz helyett billentyűparancsokat használ, bizonyára észre fogja venni, hogy sok billentyűparancs változatlan maradt, míg egyesek megváltoztak. A menüszalag bevezetésével a parancsok új helyre kerültek, így az ALT kezdetű billentyűparancsok általában eltérnek a korábbi verziókban megszokottól. Teljes gőzzel

16 Billentyűparancsok Ha egér vagy egyéb mutatóeszköz helyett billentyűparancsokat használ, bizonyára észre fogja venni, hogy sok billentyűparancs változatlan maradt, míg egyesek megváltoztak. Segítség az eligazodáshoz: Megjegyzések   A CTRL billentyűvel működő billentyűparancsok – például a CTRL+N (Új), a CTRL+C (Másolás) vagy a CTRL+V (Beillesztés) – többsége nem változott. A menük és parancsok billentyűzet segítségével történő eléréséről a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban találhat további információkat. Nyomja le az ALT billentyűt. Nyomja le a jelzett billentyűt a megfelelő lap megjelenítéséhez, majd a kívánt parancs aktiválásához. Teljes gőzzel

17 Tudnivalók a beállításokról
Az Outlook számos lehetőséget kínál a funkciók különböző megjelenítésének és működésének beállításához. A programbeállítások elérhetősége nem változott. Mint a képen is látható, elegendő az Outlook főablakában a Beállítások parancsra kattintani az Eszközök menüben, és a Beállítások párbeszédpanel megjelenik. A programbeállításokra vonatkozó példák között szerepel találkozók esetén az emlékeztetők alapértelmezett időpontja vagy az elküldött üzenetek alapértelmezett mentése. Néhány dolog azonban csakugyan megváltozott a beállításokkal kapcsolatban. A következő rész ezekkel a változásokkal foglalkozik. Teljes gőzzel

18 További tudnivalók a beállításokról
Az Outlook programban több helyen is megadhatók a beállítások. A levélírás beállításai Ha az ek írásának beállításait szeretné módosítani – például a helyesírás-ellenőrzővel a nagybetűs szavakat is ellenőriztetni szeretné –, akkor a Szerkesztő beállításai párbeszédpanelt kell megnyitni. Teljes gőzzel

19 További tudnivalók a beállításokról
Az Outlook programban több helyen is megadhatók a beállítások. Kezdjen el létrehozni egy új üzenetet, majd tegye a következőket: Megjegyzés Néhány beállítás – például a Szerkesztő beállításai ablak Népszerű elemek kategóriájában megadható lehetőségek – az Office 2007 összes programjában érvényesül. A Szerkesztő beállításai ablak legtöbb beállítása azonban kizárólag az Outlook programra van hatással. Kattintson a Microsoft Office gombra Kattintson a Szerkesztő beállításaigombra. Teljes gőzzel

20 További tudnivalók a beállításokról
Az Outlook programban több helyen is megadhatók a beállítások. A levélküldés beállításai Megadhatja például, hogy a kimenő üzenet formátuma egyszerű szöveg, illetve HTML vagy Rich Text legyen. Szintén módosítható, hogy az elküldött üzenet másolatát a program hol tárolja (illetve meghatározhatja, hogy egyáltalán szüksége van-e a másolat megőrzésére). küldése esetén eldöntheti, hogy a program milyen módon küldje el az adott üzenetet. Az ilyen beállításokat az adott üzenet menüszalagjáról elérhető lapokon adhatja meg. Teljes gőzzel

21 Egy további újdonság: a teendősáv
Az ablak jobb szélén található Teendősáv mindig megjelenik az Outlook programban, függetlenül az éppen végrehajtott művelettől. A teendősáv a közelgő feladatok és találkozók nyomon követésében segít. A teendősáv látható a Levelek, a Naptár és a Névjegyalbum nézetben is. Teljes gőzzel

22 Egy további újdonság: a teendősáv
Az ablak jobb szélén található Teendősáv mindig megjelenik az Outlook programban, függetlenül az éppen végrehajtott művelettől. A képen néhány kulcsfontosságú eleme látható: Dátumválasztó Közelgő találkozók Az új feladatok beírására szolgáló hely Feladatlista Teljes gőzzel

23 A naptár új megjelenése
Az Outlook naptárának új külseje áttekinthetőbb a korábbi verziókhoz képest. A naptárban történő mozgás is egyszerűbbé vált. A képen látható néhány példa: A nagyobb gombok könnyebbé teszik a napi, a heti és a havi nézetek közötti gyors váltást. Vissza és az Előre gombbal azonnal válthat a következő napra, hétre vagy hónapra. Teljes gőzzel

24 A naptár új megjelenése
Az Outlook naptárának új külseje áttekinthetőbb a korábbi verziókhoz képest. A naptárban történő mozgás is egyszerűbbé vált. A képen látható néhány példa: A Tevékenységek területen a befejezett elemek kihúzva és a naphoz „tapadva" szerepelnek, míg a nem elvégzettként megjelölt feladatokat a program automatikusan a következő nap feladatai közé sorolja, egészen addig, amíg el nem végzi azokat. Az Outlook-naptárral kapcsolatban a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban találhat további információkat. További újdonság a Tevékenységek terület, amelyen megnézheti folyamatban lévő és soron következő feladatait, illetve nyomon követheti az elvégzett feladatokat. Teljes gőzzel

25 A névjegyalbum új megjelenése
Az Outlook program Elektronikus névjegykártyák funkciója rendkívül egyszerűvé teszi a névjegyalbum megtekintését és megosztását. A névjegyalbum új megjelenését azonnal észreveheti, ha az Outlook Névjegyalbum nézetére vált. Az elektronikus névjegykártyákat elküldheti ben. Igény szerint aláírása részeként saját elektronikus névjegykártyáját beillesztheti az be. Teljes gőzzel

26 A névjegyalbum új megjelenése
A képen a navigációs ablaktábla összezárt állapotban látható, hogy így még több hely jusson a Névjegyalbum számára. A navigációs ablaktáblát Outlook bármely területén dolgozva összezárhatja A navigációs ablak összezárása gombra kattintva.  Tipp: A képen a navigációs ablaktábla összezárt állapotban látható, hogy így még több hely jusson a Névjegyalbum számára. A navigációs ablaktábla összezárását az Outlook bármely területén dolgozva elvégezheti, ha A navigációs ablak összezárása gombra kattint. Teljes gőzzel

27 Gyakorlási javaslatok
Üzenet létrehozása, ismerkedés a menüszalaggal A minipult és a párbeszédpanel-megnyitó ikon használata, parancs hozzáadása a gyorselérési eszköztárhoz Üzenet megnyitása, ismerkedés a beérkezett üzenetek menüszalagjával A programbeállítások, az szerkesztő beállításainak és az üzenetek beállításainak megváltoztatása Billentyűparancsok használata Ismerkedés a teendősávval és testreszabásával A naptár szemügyre vétele, Nézzen körül naptárában, a névjegyalbum az új Névjegykártyák nézetben (nem kötelező). [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Outlook 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Outlook alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Outlook 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Outlook 2007-es verziójára van szükség) Teljes gőzzel

28 1. teszt – 1. kérdés A menüszalag ugyanúgy néz ki új és fogadott üzenet esetén? (Kattintson a helyes válaszra.) Igaz Hamis Teljes gőzzel

29 1. teszt – 1. kérdés: Válasz Hamis
A menüszalag eltérő funkciókat rejt magában, mivel az új és a beérkezett üzenetek kezelése során eltérő feladatokra van szükség. Teljes gőzzel

30 1. teszt – 2. kérdés A naptárra váltott, és szeretné megismerni új külsejét. Ahhoz, hogy az Outlook ablakban több helyet teremtsen, az alábbiak közül melyik műveletet kell végrehajtania? (Kattintson a helyes válaszra.) A felső részen található gombokkal elrejtem a részleteket. Összezárom a navigációs ablakot. Módosítom a képernyő felbontását. Teljes gőzzel

31 1. teszt – 2. kérdés: Válasz Összezárom a navigációs ablakot.
Az Outlook jelen verziójában A navigációs ablak összezárása gombra kattintva becsukhatja a navigációs ablakot. Teljes gőzzel

32 1. teszt – 3. kérdés Az alábbiak közül melyik a menüszalagon található parancsok aktiválására szolgáló billentyűkombinációk első billentyűje? (Kattintson a helyes válaszra.) CTRL ALT SHIFT Teljes gőzzel

33 1. teszt – 3. kérdés: Válasz ALT
Az ALT billentyű lenyomására segítségképpen megjelennek a választható betűk. Teljes gőzzel

34 A gyakori parancsok helye
2. lecke A gyakori parancsok helye

35 A gyakori parancsok helye
Ezek szerint telepítette az Outlook programot, és időt szánt annak megismerésére, hogy az új program mennyiben különbözik a korábbi verzióktól. Itt az ideje, hogy munkához lásson! Vajon könnyű lesz elvégeznie a már megszokott feladatokat? A következő lecke megmutatja: a válasz igen! Teljes gőzzel

36 Új üzenet létrehozása Példának okáért meg szeretné fogalmazni és el szeretné küldeni első üzenetét az új Outlook programmal. Mit kell ehhez tudnia? Először is bizonyos dolgok nem változtak. Mindenekelőtt: a program használatának megkezdéséhez semmilyen új ismeret nem szükséges: az összes eddigi módszer ugyanúgy használható, Egy új üzenet esetében először a menüszalagon kell kiismernie magát. Fent az Üzenet lap látható, amelyen az üzenetek létrehozásához és küldéséhez leggyakrabban használt parancsok szerepelnek. Az összes eddigi módszer ugyanúgy használható: Akár az Új gombot, akár a CTRL+N billentyűkombinációt szokta használni, egy új üzenet megnyitásához ugyanazt kell tennie, amit eddig is. Teljes gőzzel

37 Új üzenet létrehozása A többi lap használata
Ha nem talál egy parancsot vagy gombot, akkor valószínű, hogy az egy másik lapon található. Ha például egy képet szeretne beszúrni az üzenet szövegébe (és nem külön mellékletként), akkor váltson a Beszúrás lapra. Megjegyzés: Nem újdonság, de fontos tudni: néhány csoport és gomb csak akkor válik elérhetővé, ha a kurzor az szövegtörzsében áll. Az Egyszerű szöveg lap formázási parancsait például nem választhatja ki, ha a kurzor a Címzett vagy a Tárgy mezőben van. Az említett parancsok használatához a kurzort az üzenet szövegtörzsébe kell helyezni. Teljes gőzzel

38 Címzettek felvétele a Címjegyzék segítségével
A Címjegyzéket használja, amikor neveket ad meg a Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőkben? A Címjegyzék parancsot az Üzenet lapon találja. Teljes gőzzel

39 A Titkos másolat mező megjelenítése és elrejtése
Ha az címeket szívesebben írja be közvetlenül a Címzett és a Másolatot kap mezőkbe, hasznos lehet tudni, hogyan jelenítheti meg a Titkos másolat mezőt a nevek beírásához. A kép a Titkos másolat mező megjelenítése parancsot mutatja. Mint látható, a Beállítások fülön találja meg. (A Titkos másolat szolgáltatással úgy küldhet üzeneteket, hogy a címzettek nem szereznek tudomást egymás címéről– ez az egyik módja annak, hogy megvédje a címzettek személyiségi jogait.) Tipp: Igény szerint elrejtheti vagy megjelenítheti a Titkos másolat mezőt, ha a Titkos másolat mező megjelenítése gombot hozzáadja a gyorselérési eszköztárhoz. A Titkos másolat mezőt nem kell ki- vagy bekapcsolnia minden üzenetküldésnél, mivel a Titkos másolat akkor sem jelenik meg a beérkezett üzenetben, ha nem kapcsolta ki az üzenet elküldésénél. Teljes gőzzel

40 Aláírás felvétele Személyes aláírást használ az Outlook-üzenetek végén? A korábbi verziókban használt aláírás ugyanúgy elérhető lesz akkor is, ha áttér az Outlook 2007-es verziójára. Ha nem használt korábban aláírást (talán mert alkalmazása túl bonyolultnak tűnt, vagy nehéz volt megjegyezni létrehozásának módját és helyét), meglepetésként fogja érni, hogy az Outlook programban milyen egyszerű az aláírások kezelése. Teljes gőzzel

41 Aláírás felvétele Lehetőség van meglévő aláírások módosítására, új aláírások létrehozására, valamint egy alapértelmezett aláírás beállítására. Először kattintson az Aláírás parancs melletti nyílra. A képen látható a következő lépés: Ha előzőleg már létrehozott aláírásokat, itt megtalálja azokat. Új aláírások létrehozásához, alapértelmezett aláírás beállításához vagy a meglévő aláírások módosításához kattintson az Aláírásokparancsra. Teljes gőzzel

42 Üzenetjelölők és emlékeztetők használata
Üzenetjelölők és emlékeztetők segítségével számon tarthatja az elvégzendő feladatokat saját maga és címzettjei számára. Ha új üzenet létrehozásakor üzenetjelölőt vagy emlékeztetőt (vagy mindkettőt) szeretne felvenni, kattintson az új üzenet Beállítások csoportjának Elintézendő parancsára. Teljes gőzzel

43 Üzenetjelölők és emlékeztetők használata
Nyomon követés saját maga számára Példának okáért munkatársának a következő üzenetet küldi: „Holnap válaszolok.” Hogy ne feledkezzen meg a dologról, lássa el saját maga számára az üzenetet egy üzenetjelölővel az Elintézendő gombra kattintva, majd a Holnaplehetőséget kiválasztva. A program ellátja az üzenetet egy üzenetjelölővel, és hozzáadja a Feladatok feladatlistához, illetve megjeleníti a teendősávon is. Miután elküldte, az üzenet átkerül az Elküldött elemek mappába. Teljes gőzzel

44 Üzenetjelölők és emlékeztetők használata
Nyomon követés a címzett számára A címzett számára is csatolhat egy nyomkövetési jelölőt a képen kiemelt Megjelölés címzetteknek parancs használatával. Az üzenet elküldése előtt megadhatja, hogy a címzettet mikor szeretné emlékeztetni a feladatra. Miként az a képen is látható, a beérkezett üzenet egy üzenetjelölőt és egy harangikont tartalmaz. Ha a címzett megőrzi az üzenetet Outlook-postafiókjában, a program az emlékeztetőt a megadott időpontban megjeleníti a számára. A harangikon jelzi, hogy az üzenet emlékeztetővel van ellátva. A program nem rendeli hozzá az elemet a címzett teendősávjához – a teendőlista létrehozásáról mindenki maga dönt. Teljes gőzzel

45 Üzenet megválaszolása
A levelezés nem csak ek küldését jelenti, ... ...hanem azok fogadását és megválaszolását is. Ha egy megnyitott üzenetre szeretne válaszolni, használja a Visszajelzés csoport gombjait a menüszalag Üzenet lapján . Tapasztalni fogja, hogy a beérkezett üzenetek ablakában eltérő menüszalag jelenik meg, mint az új üzenetekében. Teljes gőzzel

46 Jaj! Vissza kell hívni egy üzenetet?
Éppen elküldött egy üzenetet, amikor rájött, hogy egy fontos részlet hibás. (Például a legutóbbi megbeszéléssel kapcsolatos levelében „akar” helyett a „vakar” szót gépelte be.) Ha a levelezéshez a Microsoft Exchange Server alkalmazást használja, talán még vissza lehet hívni az elküldött üzenetet. Ha még azelőtt tesz lépéseket, hogy a címzett elolvasná a levelet, a levél visszahívásával egy javított változatot küldhet el, és elkerülheti az esetleges félreértéseket. Teljes gőzzel

47 Jaj! Vissza kell hívni egy üzenetet?
Éppen elküldött egy üzenetet, amikor rájött, hogy egy fontos részlet hibás. (Például a legutóbbi megbeszéléssel kapcsolatos levelében „akar” helyett a „vakar” szót gépelte be.) A megoldás a következő: A Navigációs ablakbankattintson az Elküldött elemek parancsra a mappa megnyitásához. Az Elküldött elemek mappában kattintson duplán a visszahívni kívánt üzenetre annak megnyitásához. Teljes gőzzel

48 Jaj! Vissza kell hívni egy üzenetet?
Éppen elküldött egy üzenetet, amikor rájött, hogy egy fontos részlet hibás. (Például a legutóbbi megbeszéléssel kapcsolatos levelében „akar” helyett a „vakar” szót gépelte be.) A megoldás a következő: Megjegyzés: Ha nem találja az Üzenet visszahívása parancsot, annak oka valószínűleg az, hogy a levelezéshez nem a Microsoft Exchange Server programot használja. Ennek ellenőrzéséről a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban talál további információkat. A megnyitott üzenetben kattintson az Egyéb műveletek gombra a Műveletek csoportban, majd kattintson az Üzenet visszahívásaparancsra. Teljes gőzzel

49 Napirend és emlékeztető létrehozása
Az Outlook nem csak a levelezésről szól. Segítségével megszervezheti napirendjét is: erre a naptár a legalkalmasabb. Amikor a naptárban szerkeszt vagy megnyit egy elemet, a menüszalagon olyan csoportok és parancsok jelennek meg, amelyek elősegítik a napirend könnyebb megtervezését. Teljes gőzzel

50 Napirend és emlékeztető létrehozása
Naptárbejegyzések létrehozásakor a program automatikusan beállít egy emlékeztetőt az adott bejegyzéshez. A találkozóhoz tartozó emlékeztető időpontjának módosítása: Megjegyzés: Az összes találkozóhoz a korábbiakkal megegyező módon állítható be alapértelmezett emlékeztető időpont: az Outlook főablakában kattintson az Eszközök menü Beállítások parancsára, majd állítsa be az alapértelmezett időpontot a Beállítások lap Naptár csoportjában. A Találkozó lapon kattintson a nyílra az Emlékeztető listájának megnyitásához, majd válasszon egy időpontot. Ha elvégezte a módosítást, kattintson a menüszalag bal szélén található Mentés és bezárás gombra . Teljes gőzzel

51 Értekezletet szeretne tartani? Hívjon meg másokat is!
A találkozó csak Önnek szól. Ha több személy is érintett, hozzon létre értekezletet. A Találkozó lapon kattintson a Résztvevők meghívásagombra. Megjelenik a Művelet gomb és szövegmező. A neveket írja közvetlenül a szövegmezőbe, vagy kattintson a Művelet gombra, és válassza ki a résztvevőket a listából. Teljes gőzzel

52 Értekezletet szeretne tartani? Hívjon meg másokat is!
A találkozó csak Önnek szól. Ha több személy is érintett, hozzon létre értekezletet. Az értekezlet adatainak megadása után a Küldés gombra kattintva elküldheti a meghívást a többi résztvevőnek. Teljes gőzzel

53 Névjegy kezelése A névjegyek megnyitásakor vagy szerkesztésekor a Megjelenítés csoportban található gombok használatával jeleníthetők meg, illetve rejthetők el az információk. Születésnap vagy évforduló rögzítéséhez például kattintson a Részletek gombra, majd a Születésnap vagy az Évforduló mezőben jelöljön be egy dátumot. Az elektronikus névjegykártyák szerkesztéséhez kattintson a Névjegykártya gombra a Névjegyalbum lapon. Teljes gőzzel

54 Gyakorlási javaslatok
A Címjegyzék és a Titkos másolat használata Helyesírás és nyelvhelyesség ellenőrzése Ismerkedés az aláírásokkal Üzenetjelölő hozzáadása nyomon követéshez Üzenet megválaszolása, illetve visszahívása (nem kötelező). Találkozó és emlékeztető beállítása Új névjegy létrehozása Névjegykártya szerkesztése [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Outlook 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Outlook alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Outlook 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Outlook 2007-es verziójára van szükség) Teljes gőzzel

55 2. teszt – 1. kérdés Új üzenetet a menüszalagon lehet létrehozni. (Kattintson a helyes válaszra.) Igaz Hamis Teljes gőzzel

56 2. teszt – 1. kérdés: Válasz Hamis
A már megszokott módon hozhat létre új üzeneteket. Teljes gőzzel

57 2. teszt – 2. kérdés Az alábbiak közül hol jelenítheti meg vagy rejtheti el a Titkos másolat mezőt az üzenetekben? (Kattintson a helyes válaszra.) A címjegyzékben. A gyorselérési eszköztáron. A Beállítások lap Titkos másolat mező megjelenítése gombjával. Teljes gőzzel

58 2. teszt – 2. kérdés: Válasz A Beállítások lap Titkos másolat mező megjelenítése gombjával. Az utolsó lecke az Outlook számos beállítási lehetőségéről szólt. A szóban forgó gombot az üzenetbeállításokban, vagyis az üzenetablakban lévő Beállítások lapról érheti el. Teljes gőzzel

59 2. teszt – 3. kérdés Éppen elküldött egy üzenetet, amelyben egy szembetűnő elírás van, ezért vissza szeretné hívni. Mit tesz először (ha már tudja, hogy Microsoft Exchange Server programot használ)? (Kattintson a helyes válaszra.) Az Outlook főablakában a Műveletek menü Üzenet visszahívása parancsára kattintok. Az Elküldött elemek mappában megkeresem és megnyitom az üzenetet. Az Elküldött elemek mappában megkeresem és kijelölöm az üzenetet. Teljes gőzzel

60 2. teszt – 3. kérdés: Válasz Az Elküldött elemek mappában megkeresem és megnyitom az üzenetet. Az Elküldött elemek, mappában megnyitja az üzenetet, majd a menüszalagon a Műveletek csoport Egyéb műveletek gombjára, végül az Üzenet visszahívása parancsra kattint. Teljes gőzzel

61 Csatolt fájlok és képek küldése, illetve fogadása
3. lecke Csatolt fájlok és képek küldése, illetve fogadása

62 Csatolt fájlok és képek küldése, illetve fogadása
A fájlok mellékletként történő küldése és fogadása az Outlook programmal ugyanolyan egyszerű, mint korábban – sőt, bizonyos szempontból még egyszerűbb. Mitől egyszerűbb? Csatolt Microsoft Office-fájlok vagy -képek fogadása esetén a mellékletmegjelenítő segítségével előzetesen megtekintheti a mellékleteket közvetlenül az Outlook olvasóablakában. A képek küldését pedig a menüszalag segítségével a kívánt módon oldhatja meg. Teljes gőzzel

63 Melléklet csatolása A korábbiaknál egyszerűbben csatolhat képeket vagy dokumentumokat az üzenetekhez Ahogyan eddig is, először hozzon létre egy új üzenetet. Ezután kattintson a menüszalag Fájl csatolása gombjára. Teljes gőzzel

64 Melléklet csatolása A Fájl csatolása gomb helye
Mivel gyakran csatolunk mellékleteket az üzenetekhez, a Fájl csatolása gomb mind az Üzenet, mind a Beszúrás lapon megtalálható. A képen látható a gomb a Beszúrás lapon. Teljes gőzzel

65 Melléklet csatolása Gyakorlatilag bármit csatolhat
Az Outlook bizonyos típusú mellékleteket blokkol. Ez a funkció változatlan a korábbi verziókhoz képest. Azt azonban nem árt tudni, hogy bizonyos, korábban blokkolt fájltípusok most már engedélyezettek, viszont újabb típusok is felkerültek a tiltólistára. A blokkolt fájltípusok teljes listáját és a mellékletek blokkolásának elkerülésével kapcsolatos tudnivalókat a „Zárolt mellékletek az Outlook programban” című cikkben találja. A tanfolyam végén lévő rövid összefoglalás tartalmaz egy hivatkozást a témakörre. Teljes gőzzel

66 Kép beillesztése a szövegbe
Az Outlook programban egyszerűen megoldhatja, hogy a küldött képek ne külön csatolt fájlokban, hanem az üzenet szövegtörzsében jelenjenek meg. A művelet menete a következő: Megjegyzés: Amikor képet szúr be az üzenetbe, a program azt beágyazott objektumként adja hozzá az üzenethez, vagyis a kép az üzenet részét képezi. Ahhoz, hogy a címzettek megtekinthessék a képet, rendszerüknek alkalmasnak kell lennie HTML vagy Rich Text formátumú üzenetek fogadására. Kattintson a Beszúrás lap Kép parancsára. Ahogyan az ábrán látható, megjelenik egy kép az üzenet szövegtörzsében. Teljes gőzzel

67 Képzelje el: a lapok hol eltűnnek, hol felbukkannak
A képek beszúrásához kapcsolódik egy további információ a menüszalagról: néhány lap csak bizonyos feladatok végrehajtása során jelenik meg. Például: Ha a képen kívülre kattint, a Képeszközök lap eltűnik. Hasonlót tapasztalhat, amikor rajzot, diagramot vagy táblázatot szúr be az üzenetbe. Ha egy, az üzenetbe beszúrt képet kijelöl, ... ...a menüszalagon megjelenik a Képeszközök eszközcsoport. A Formátum lap parancsaival az üzenet elküldése előtt szerkesztheti a képeket. Teljes gőzzel

68 Mellékletek megtekintése megnyitásuk előtt
Az Outlook programban a mellékletek fogadása a korábbi verziókban megszokott módon zajlik. Most már számos csatolt fájl előzetesen is megtekinthető közvetlenül az olvasóablakban. Példának okáért két Microsoft Office Visio ® -diagramot kap mellékletként, de csak arra kíváncsi, amelyik az új tantermet ábrázolja. Hogyan dönthetné el gyorsan, hogy melyik fájlt nyissa meg, és mentse a merevlemezre? Teljes gőzzel

69 Mellékletek megtekintése megnyitásuk előtt
Amint a képen is látható, a megoldás a mintafájlok megtekintése. A mellékletmegjelenítési funkcióval bizonyos fájltípusokat közvetlenül az Outlook olvasóablakában jeleníthet meg. Mindezt anélkül teheti meg, hogy a csatolt fájlokat meg kellene nyitnia. A melléklet megtekintéséhez kattintson a fájl ikonjára. Az olvasóablakban ekkor megjelenik a melléklet tartalma. Ha már tudja, hogy melyik csatolt fájlt szeretné megnyitni vagy menteni, a jobb gombbal kattintson az ikonjára. Megjegyzés: A számítógép biztonsága érdekében a mellékletekbe ágyazott kódokat a program a betekintés idejére letiltja. Teljes gőzzel

70 Hogyan kapják meg a címzettek a küldött mellékleteket?
Ha Outlook 2007-es verziót használ, a címzettek a megszokott módon fogadhatják a csatolt fájlokat. Megváltozott azonban az Office 2007 néhány programja által használt fájlformátum. A küldött vagy fogadott mellékletek ezeket az új formátumokat használják, amelyek segítségével a fájlok biztonságosabbá tehetők, és méretük csökkenthető. Az Outlook teljes mértékben támogatja az új formátumú fájlok küldését és fogadását. További információ a 2007-es verziójú Office rendszer programjai által használt fájlformátumokról: A Microsoft Office Word 2007 új fájlformátuma a .docx. A Microsoft Office PowerPoint® 2007 új fájlformátuma a .pptx. A Microsoft Office Excel® 2007 új fájlformátuma az .xlsx. A Microsoft Office Access 2007 új fájlformátuma az .accdb. Teljes gőzzel

71 Hogyan tekinthetik meg a címzettek a fogadott mellékleteket?
Ha egy Word 2007, PowerPoint 2007 vagy Excel programverzióban készült fájlt küld olyan személyeknek, akik még nem tértek át az Office es kiadására, két lehetőség közül választhat: Elküldésük előtt mentse a fájlokat 97–2003-as fájlformátumban. Az Office 2000–2003 verziójával rendelkező munkatársainak a 2007-es fájlok megnyitásához telepíteniük kell a Microsoft által ingyenesen kínált, a 2007-es verziójú Office rendszerhez tartozó kompatibilitási csomagot. A második listaelemben említett kompatibilitási csomag csak a 2007-es Office rendszerben készült fájlokat nyitja meg. A csomag használatát csak azon felhasználóknak ajánljuk, akik tisztában vannak ezzel a korlátozással. A Microsoft Access accdb kiterjesztésű fájljait elküldheti mellékletként, azonban azok csak az Access 2007 programmal nyithatók meg. Az Access 2007-es fájlformátumról a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban olvashat további információkat Teljes gőzzel

72 Gyakorlási javaslatok
Fájl csatolása az üzenethez és az üzenet elküldése saját magának Kép beszúrása az üzenet szövegébe Melléklet előzetes megtekintése A fájlminták megjelenítésére szolgáló alkalmazások ellenőrzése (nem kötelező) [Megjegyzés az oktatónak: Ha az Outlook 2007-es verziója a számítógépre van telepítve, a dián lévő hivatkozásra kattintva egy internetes gyakorlatra ugorhat. A gyakorlat utasításait követve az Outlook alkalmazásban elvégezheti mindezeket a feladatokat. Fontos: Outlook 2007 hiányában a gyakorlat nem nyitható meg.] Online gyakorlat (elvégzéséhez az Outlook 2007-es verziójára van szükség) Teljes gőzzel

73 3. teszt – 1. kérdés Hogyan lehet egy képet az üzenet szövegébe szúrni? (Kattintson a helyes válaszra.) A Rich Text fájlformátumot használom. A Beszúrás lap Fájl parancsát használom. A Beszúrás lap Kép beszúrása fájlból gombjára kattintok. Teljes gőzzel

74 3. teszt – 1. kérdés: Válasz A Beszúrás lap Kép beszúrása fájlból gombjára kattintok. Teljes gőzzel

75 3. teszt – 2. kérdés Üzenetet kapott, amely két JPEG formátumú képet tartalmaz mellékletként. Hogyan döntheti el a leggyorsabban, hogy mentse-e a mellékleteket? (Kattintson a helyes válaszra.) Megnyitom az üzenetet, majd duplán rákattintok mindkét melléklet ikonjára. Az Olvasóablak területén a mellékletek ikonjaira kattintok. A jobb gombbal a melléklet ikonjára kattintok, majd a Megnyitás parancsra kattintok. Teljes gőzzel

76 3. teszt – 2. kérdés: Válasz Az Olvasóablak területén a mellékletek ikonjaira kattintok. A mellékletek ikonjaira kattintva megtekintheti a képek mintafájljait, egyszerre egyet, és közvetlenül az olvasóablakban. A módszer más típusú mellékletek esetén is működik: PowerPoint-bemutatók, Word- dokumentumok vagy Excel-munkafüzetek esetén, hogy csak néhányat említsünk. Teljes gőzzel

77 3. teszt – 3. kérdés Az Office 2007-es kiadásában számos program új fájlformátumot használ. Az Outlook 2007 programban milyen változásokat hozott magával ez az új fájlformátum? (Kattintson a helyes válaszra.) Új létrehozása során a program az új fájlformátumot használja. Az elküldött vagy a fogadott mellékletek az új fájlformátumot használhatják. A csatolt fájlok az üzenet szövegében jelennek meg. Teljes gőzzel

78 3. teszt – 3. kérdés: Válasz Az elküldött vagy a fogadott mellékletek az új fájlformátumot használhatják. Az Outlook teljes mértékben támogatja az új formátumú fájlok küldését és fogadását. Ha pedig az ismerősei között vannak olyanok, akik még nem tértek át az új verzióra, akkor bizonyos beállításokkal biztosíthatja, hogy el tudják olvasni a fájlokat. Erről a tanfolyam végén lévő rövid összefoglalásban olvashat további információkat. Teljes gőzzel

79 Rövid összefoglalás A tanfolyam anyagának összefoglalását megtalálja a rövid összefoglalásban. Teljes gőzzel

80 A sablon használata Ez a Microsoft Office PowerPoint-sablon betekintést nyújt az Outlook 2007 újdonságaiba és előnyeibe. Kifejezetten csoportos előadásra készült, és szükség szerint testreszabható. A sablon tartalma a Microsoft Office Online webhelyen található „Teljes gőzzel az Outlook 2007-es verziójával” című tanfolyamon alapul. A sablon funkciói Címdia: A legelső dián egy helyőrző szöveg található, amelyet átírva cége nevével helyettesíthet. Ha erre nincs szüksége, törölje a szövegdobozt. Animációk: A bemutatóban különféle egyéni animációs effektusokat alkalmaztunk, ilyen például az Előbukkan, a Nyújtás, az Eloszlás és a Pepita. Az összes effektus lejátszható a Microsoft PowerPoint 2000-es vagy újabb programverzióiban. Az animációs effektusok a Diavetítés menü Egyéni animáció parancsára kattintva, a kívánt beállítások megadásával módosíthatók. Adobe Flash formátumú animációk (ha vannak ilyenek): A Flash-fájl lejátszásához egy Shockwave Flash objektum nevű Microsoft ActiveX®-vezérlőt kell regisztrálnia a számítógépen. Ehhez az Adobe webhelyről töltse le az Adobe Flash Player legújabb verzióját. Diaáttűnések: A bemutatóban a Törlés lefelé áttűnést alkalmaztuk. Ha másikat szeretne használni, a Diavetítés menüben kattintson az Áttűnés parancsra, és válasszon egy megfelelő áttűnést. Hivatkozások online tanfolyamra: A sablon hivatkozásokat tartalmaz a jelen tanfolyam internetes változatára. A hivatkozásokra kattintva az egyes leckék rutinnövelő gyakorlatára és a tanfolyamhoz közzétett rövid összefoglalásra ugorhat. Figyelem! A rutinnövelő gyakorlatok megnyitásához a számítógépen telepítve kell lennie az Outlook 2007-es verziójának. Outlook 2007 hiányában a gyakorlatok nem nyithatók meg. Élőfejek és élőlábak: A sablon egy, a tanfolyam címét feltüntető élőlábat tartalmaz. Az élőláb a Nézet menüből megnyitható Élőfej és élőláb párbeszédpanelen módosítható vagy törölhető. A SABLON HASZNÁLATA A sablon használatához részletes segítséget talál a jegyzetpanelen vagy a Nézet lapról megjeleníthető jegyzetoldalon.