Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

KKV- Akadémia Az eredményes meeting emberi feltételei BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel:

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "KKV- Akadémia Az eredményes meeting emberi feltételei BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel:"— Előadás másolata:

1 KKV- Akadémia Az eredményes meeting emberi feltételei BKIK Székház, Budapest, november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel: +36/ Fax: +36/ Faix Katalin Profil Training Kft.

2 Mérlegeljünk! 1.Munkatársaikkal hetente hányszor meetingelnek? A: 2, vagy kevesebb B: 5 C: 5-nél több

3 Számok tükrében 12 meeting/hó: utazás, video-és teleconf + 49,6 meeting személyes = 61,8 meeting/hó * verizonbusiness.com

4 Meeting hatékonysági tényezők *verizonbusiness.com

5 A MEETING TEAM-ÉPÍTÉS T E A M Tanulás, fejlődés Energia Akció : döntések és a tervek megvalósítása Morál és kölcsönös megbecsülés, a szervezeti kultúra gyakorlása

6 Meeting : Elfogadva  •http://www.youtube.com/watch?v=JWY1zot eTCohttp://www.youtube.com/watch?v=JWY1zot eTCo

7 Meetingek felépítés 1.Meeting FELKÉSZÜLÉS 2.Meeting LEVEZETÉSE 3.Meeting UTÓMUNKÁLATOK

8 Meeting felkészülés Meghívó kiküldése: •Cél- Mátrix kitöltve •Előzetes olvasnivaló Előkészítés: •Cél- Mátrix kitöltése •Agenda összerakása Technika

9 CÉL-MÁTRIX 1. Purpose / Célja: Mi a célunk? 2. Outcome / Végeredmény: Milyen eredményt várunk el? 3. Stakeholders / Érintettek: Kit érint ez a téma? Ki az előadó? Ki a moderátor/facilitátor? 4. Time/ Idő: Mennyi időt szánunk egy-egy témára? Milyen folyamatot követünk?

10 Létszám „Nem érdemes összehívni egy meetinget akkor, ha az ott helyet foglalók annyian vannak, hogy két pizzánál többet ennének meg.” Jeff Bezos

11 Meeting levezetése 1. Ülés megnyitása 4. Döntések, akciók rögzítése 3. Moderáció, vitavezetés Akkor fejezzük be a meetinget, ha mindenki tudja, mi a teendője, és mikor lesz a következő meeting. 2. Korábbi akciópontok ellenőrzése

12 VÉGEREDMÉNY – azaz a témák lehetséges feldolgozási módja * VITA * INFORMÁCIÓ * DÖNTÉS Adott információt, döntést vita nélkül tudomásul veszünk Adott témát megvitatjuk, de döntést nem hozunk Adott témát megvitatjuk, és döntést hozunk úgy, hogy előre meghatározzuk a döntéshozatal típusát * ELKÖTELEZŐDÉS Akció terv

13 DÖNTÉS TÍPUSOK 1. EGYÉNI DÖNTÉS Hatalmi szóval, egyéni felelősségvállalás 2. KONZULTATÍV DÖNTÉS Szakértői véleményekre támaszkodva, egyéni felelősségvállalás 3. DEMOKRATIKUS DÖNTÉS A többség akarata, elvben, közös felelősségvállalás 4. KONSZENZUS DÖNTÉS Mindenki közös akarata, közös felelősségvállalás

14 Döntési folyamat eredménye 1. Elfogadás / jóváhagyás 2. Elutasítás / elvetés 3. Delegálás / újra előterjesztés 4. Elnapolás / bizonytalan időre

15 Meeting utómunkálatok Jegyzőkönyv elkészítése Visszajelzés kérése 1 kollégától Jegyzőkönyv kiküldése Akciók nyomon követése

16 Szerepek a meetingen Elnök Témaelőadó/Prezentáló Moderátor Jegyzőkönyvvezető

17 •Az elnök feladata: –Döntésekben a végső szót mondja –Felel a meeting sikeréért –Továbbítja a döntéseket, információkat felsőbb fórumok felé –Szankcionál Szerepek a meetingen

18 •A témaelőadó feladata: –Felvezeti a témát –Adatokat ismertet –Javaslatot tesz –Döntéshez segédanyagot (szemléltető anyagot, háttér dokumentációt stb.) készít Szerepek a meetingen

19 •A jegyzőkönyvvezető feladata: –Jegyzőkönyv írása: •Összegzés •Akció lista •Következő meeting időpontja •Elhangzott prezentációk csatolva –Jegyzőkönyv eljuttatása az érintettekhez Szerepek a meetingen

20 –Az emberi oldal szakértője •Hangulatteremtés •Bátorítás •Csoportdinamika •Visszajelzés kérése –A folyamat szakértője •Módszerek, eljárásmódok javaslata •Időkeretek tartása •Vitavezetés Szerepek a meetingen •A moderátor feladata:

21 A hatékony meetinghez szükséges résztvevői képességek Folyamatot befolyásoló képességek: Kapcsolatfenntartó képességek: • Kezdeményező • Információ közlő • Információt, véleményt kérő • Tisztázó • Részletező, kifejtő • Összegző • Kompromisszumkereső • Kapus • Harmonizáló • Csoportnormára figyelmeztető • Bátorító, lelkesítő

22 Nehéz résztvevők •A beszédes •A csendes •A blokkoló •Az agresszív •A magamutogató •A megfigyelő Elvira Katalin Timi János Albert Karesz

23 A virtuális meetingek 6 sikertényezője 1. Napirend tervezése 2. Technológia 3. Résztvevők felkészítése 4. Résztvevők figyelmének ébren tartása a meeting alatt 5. Bizalom építése 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Forrás: Julia Young

24 Rengeteg békát kell megcsókolnod, amíg megtalálod a herceget! Rengeteg meetinget kell levezetned, amíg eggyel teljesen elégedett leszel! Köszönöm a figyelmet!

25

26 A virtuális meetingek 6 sikertényezője 1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának tervezése 2. Technológia hatékony használata 3. Résztvevők felkészítése 4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren tartása a meeting alatt: • szerepek, szabályok • interaktivitás 5. Bizalom építése 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Forrás: Julia Young

27 Mikor van szükség külön moderátorra? Ha -A téma maga olyan összetett, nagy, hogy a tagok nem tudnak egyszerre a tartalomra és a folyamatra is figyelni -Teljesen új, komplex helyzetekben, ahol az eddig bevált módszerek nem lesznek elegendőek -Krízishelyzetben, ha gyors döntésre van szükség -A csapatra jellemző a passzivitás -Az egyének vagy csapatok között rivalizálás van -A problémák nincsenek, vagy eltérő módon vannak definiálva -Bizalmatlanság van, vagy a gyanúja felmerül -Az egyének félnek (pl. hierarchia miatt)

28 •A moderátor feladata 1. •Az emberi oldal szakértője (együttműködve a célokat elérni) –Indítás, Cél-mátrix –Hangulatteremtés, „jégtörők” –A csoport fókuszának irányban tartása. (Összegzés, átkötés, visszaterelés) –Bátorítani, elősegíteni az interaktivitást –Csoport dinamika figyelése. Diagnosztizálni a mélyben zajló folyamatokat, és közbeavatkozni, ha szükséges –Visszajelzés kérése Szerepek a meetingen

29 •A moderátor feladata 2. •A folyamat szakértője (megfelelő folyamatot, módszert kiválasztani a célok eléréséhez) –Célok, elvárt végeredmény szem előtt tartásával a folyamat mederben tartása –Módszerek, eljárásmódok javaslata –Időkeretek tartása –Vizualizáció (virtuális meetingen is!) –Vitavezetés: •Vélemények meghallgatása •Kiegyenlített arányú megszólalási lehetőség –Döntési folyamat levezetése –Visszajelzés kérése Szerepek a meetingen

30 Néhány csapda, ami veszélyeztetheti a moderáció sikerét • Személyes érintettség a témában (nem semleges, hanem érzelmileg bevonódott) • Ha a legaktívabb résztvevő vagy, és szeretnél befolyást gyakorolni • Túl sok szerepet felvállalni (bíró és kapitány egyben), és nem világosan kommunikálni ezt • Önismeret hiánya • Minősíteni a többieket, ítélkezni, véleményezni • Az ellenállást személyes támadásnak venni a hiányzó önbizalom miatt • Nem megfelelő kooperáció az elnökkel

31 Szemkontaktus helyettesítése •Nem látjuk a non-verbális jeleket. •A résztvevők könnyen elveszítik a figyelmet, fókuszt. (Multitasking) •Sokkal nagyobb koncentrációra van szükség mind a beszéd, mind a figyelem, hallgatás esetében •Több struktúrára, szabályra van szükség •Hiányzik az emberi kapcsolat

32 Moderációs módszerek - Nyitás –Hangulatteremtés, jégtörők, elvárások tisztázása, hozzáállás, energiaszint szondázása, időzítés megfelelősége •Idézet •Fotó, kép •Pontozás; 1 pont kérdés (1-5-ig tartó skálán, hogyan értékeled? •1 szavas válasz (mindenki egy szót mondhat csak) •Smile faces –Cél mátrix bemutatása

33 Módszerek a különböző folyamatok moderálására -Információgyűjtés, áttekintés: -Brainstorming -T-módszer -Problémamegoldás, elemzés: -Kereszt módszer -Mátrix diagram -SWOT -Döntéshozatal -Döntési mátrix -Döntési folyamat

34 Módszerek – Brainstorming Miért? • A kreativitás ösztönzése, ‘out of box’ gondolkodás • Összes ötlet összegyűjtése, rögzítése. Értékelés csak később • Szinergia kiaknázása Alapelvek: • Minden ötlet ok, nem értékelünk azonnal! • Cél a mennyiség, nem a minőség • Építkezz a többiek ötleteiből! • Passzolj, ha kifutottál az ötletekből!

35 Módszerek: T-módszer – információk összehasonlítására és szembeállítására Virtuális meetingek előnyeiVirtuális meetingek hátrányai - Nem kell utazni -Idő -Költséghatékonyság -Gyors -… -Kevesebb személyes kapcsolat -Nehézkes döntéshozatal -Multitasking lehetséges -….

36 Módszerek – Kereszt módszer probléma megoldásra 1. Milyen jelenségeket, szimptómákat tapasztalunk? 2. Mi lehet az oka? 3. Mik a következmények, ha nem cselekszünk? 4. Milyen megoldási javaslataink vannak?

37 Módszerek – Mátrix diagramm Mikor? • ha meg akarjuk határozni, hogy melyik megoldás éri el egyszerre a két célt Hogyan? •Két faktor meghatározása, értelmezése •Egyes lehetőségek elhelyezése a mátrixban Legjobb megoldások Legrosszabb megoldások HASZONHASZON KÖLTSÉG ALACSONY MAGAS Költséges megoldások Nem kívánatos megoldások ALACSONYMAGAS

38 Módszerek: SWOT analízis- jelen helyzet elemzésére Belső tartalom Külső környezet ERŐSSÉGEK VESZÉLYEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK

39 Módszerek – Döntési mátrix A döntési mátrixot akkor használjuk, ha több lehetséges megoldást szeretnénk értékelni előre meghatározott kritériumok mentén. Hogyan? 1.Kérd meg a csoportot, hogy listázzák az ideális megoldás/választás jellemzőit! 2.Határozzátok meg, hogy a jellemzők melyike „kötelező”, és melyike „kívánatos” kritérium! (‘must have’ vagy ‘nice to have’) 3.Kérd meg a csoportot, hogy értékeljék az egyes kívánatos kritériumok fontosságát egy skálán! (1-10 vagy 1-5) 4.Rajzold meg a döntési mátrixot! Bal oldalon az első oszlopba írd a kritériumokat egymás alá! Először a kötelezőeket! A többi oszlop tetejére írd az alternatívák nevét! 5.Kérd meg a többieket, hogy értékeljék (1-10 vagy 1-5) az egyes alternatívákat a kritériumok mentén!

40 A visszajelzés szabályai •„Én O.K. vagyok – Te is O.K. vagy •Észleléseket leírni, nem minősíteni (érzések, gondolatok, kérdések) • Mindig pozitívval kezdeni • Konkrétan •Mindenki a saját nevében beszéljen •Zavar esetén jelezni • Mindenki magáért felel • Szigorúan bizalmas OKÉV:

41 1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának tervezése •Mi a célom? – megvalósítható? (max. 90 perc) •Hogyan nézne ki a napirend, ha ez egy normális meeting lenne? Milyen szintű interakciót szeretnék? Hogyan tudnám az agendát virtuálisan megvalósítani? •Kiket kell bevonnom? – inkább több rövidebb meetinget tervezzünk kevesebb résztvevővel •Mi intézhetünk el aszinkron módon? Miben szükséges, hogy egy időben jelen legyünk (szinkron)? •Milyen technológiákat vethetek be? •Milyen akadályokra kell felkészülnöm? Hogyan fogom kezelni őket? •Milyen szerepet tölt be az ügyfél/elnök? •Hogyan tudom legjobban felkészíteni a résztvevőket? – hatékony meeting érdekében •Mennyi időmbe kerül, hogy ezeket a meetingeket koordináljam? •Ezzel a virtuális meetinggel tényleg elérjük a célunkat? Mit kellene újratárgyalnom?

42 Módszerek – Döntési folyamat Menet: 1. Bevezetés: (’5 perc) •Cél mátrix meghatározása •Megegyezés a döntéshozatali módszerben és döntési típusban •Menetrend elfogadása 2. Folyamat: •Információ megosztása (‘5 perc) •Vita (‘20 perc •Megegyezés a kritériumokban, prioritásokban (‘5 perc) •Döntés az előre elfogadott módszer szerint (‘10 perc) 3. Elköteleződés, zárás: •Elégedettség monitorozása (‘5 perc) •Akcióterv (‘10 perc)

43 Moderátor Profilja •Személyiség – rugalmasság, nyitottság, önbizalom, optimizmus, lelkesedés, objektivitás, empátia … •Tudás – szervezetről, szituációról, csoportdinamikáról, moderációs módszerekről … •Tanulható készségek – kommunikáció, megfigyelés, elemzés…

44 Tanulható készségek Csoportdinamika •Szimptómák észlelése •Minták elemzése •Beavatkozás, ha szükséges Kommunikációs készségek • Bátorítás • Aktív figyelem • Kérdezés • Összegzés, megértés kontroll • Visszajelzés

45 2. Technológia hatékony használata •Ugyanolyan ügyesnek kell lennünk a virtuális technológia használatában, mint ahogyan a flipchart-ot és a PowerPoint-ot használjuk. •A technológia felhasználóbarát legyen a résztvevők számára is. •Legyen tartalék terved, ha a technika csődöt mond! •Ne félj a virtuális meeting technológiájától! – Kezdd egyszerűen, de vágj bele! Eszközök: •Web Conferencing Tools •Web Meeting Tools •Social Networking

46 3. Résztvevők felkészítése •Érjük el, hogy minden résztvevő időben felkészült legyen, hogy az együtt töltött értékes idő tényleg hatékony, produktív és motiváló legyen! •A résztvevők felkészítése magában foglalja az alábbiakat: • Információ nyújtása, amit át kell nézniük és kommentálniuk. • Információ begyűjtése tőlük, hogy megfelelő agendát tudj összeállítani, és mindig csak az érintetteket hívd meg. • Rendszeres ellenőrzés, hogy biztosítsuk, hogy mindenki felkészült legyen. • Emlékeztető mail küldése. Kérj visszaigazolást, kövesd nyomon, hogy ki jelzett vissza! Ha kell, akkor telefonon erősíts rá a mailre! •Fogd be az elnököt/ügyfelet, hogy segítsen az elvárások tisztázásában! Alakítsátok ki közösen előre az alapszabályokat! •Neveld a kollégáidat! •Ha virtuális meetinget moderálunk, akkor legyünk rá felkészülve, hogy sokkal több időt kell töltenünk a meeting előtti kommunikációval és koordinációval!

47 4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren tartása a meeting alatt Szerepek, szabályok •Állíts fel szabályokat, és tartsd be őket! Ki mikor beszél? Mennyi ideig? Van időkorlát? •Kezdéskor kérd a zavaró tényezők kiiktatását. Off mute? •Segítsd az embereket egymáshoz kapcsolódni! Mutasd be őket! Small talk •Mosolyogj, ülj egyenesen, és figyelj aktívan! •Nem több mint 10 perc vagy 3 slide egyszerre! Utána interaktív rész. •Kövesd nyomon, hogy ki vesz részt, ki beszél! •Nevezz ki segítő társakat! Időfelelős, jegyzőkönyvíró stb. •Ragaszkodj a tervezett napirendhez! Inkább előbb fejezd be! •Limitáld közben a csak 2 embert érintő megbeszéléseket! •Rögzítsd, és tedd a többiek számára is láthatóvá a „parkoló-listát”! •Vegyes csoportnál (részben jelen van, részben virtuálisan) légy érzékeny, és kommentáld azokat a történéseket, amiket hallhatnak, de nem látnak!

48 5. Bizalom építése •Bizalom és egy megfelelő emberi kapcsolat, interakció nélkülözhetetlen egy sikeres virtuális meetinghez. Mivel a moderátor fizikailag nincs jelen, új módokat kell, hogy kitaláljon, a megfelelő hangulat megteremtéséhez, és a hatékony csoportdinamika kialakításához. •Derítsd ki, hogy mit jelent a csoportnak a megbízható, hitelt érdemlő viselkedés – őszinteség, kompetencia, egymásra figyelés. •Alakítsatok ki normákat, amik építik a bizalmat, és csökkentik a bizalmatlanságot! Pl. hogyan kezeljük a konfliktusokat, betartjuk-e az ígéreteket, riportálás. •Alakíts ki egy biztonságos közeget, ahol az emberek segítséget mernek kérni, beismerik a problémáikat, kimondják aggodalmaikat! •A bizalmatlanságot szülő viselkedést azonnal és közvetlenül kezeld! •Találkozzatok néha személyesen is! Legalább a kezdetekkor! •Tedd lehetővé, hogy a kollégák személyes dolgokat megosszanak egymással! Mint egy irodában lehetséges lenne. Pl. fotót látni, élményeket megtudni. •Úgy osszátok el a feladatokat, hogy kisebb csoportoknak együtt kelljen működniük, ezzel is erősíteni a kötődést. •Próbálj ki különböző hangvételt, hogy megtaláld a megfelelőt! •Adj visszajelzést sokszor!

49 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között •Szemben a klasszikus meetingekkel, a virtuálisaknál felmerül az igény, hogy hogyan tartsuk fenn a lendületet és motivációt az egyes meetingek között. •Tartsd szem előtt a közös célokat! Tedd láthatóvá az előrehaladást! - dashboard, thermometer •Ünnepeljétek meg az elért eredményeket! •Tedd ismertté a láthatatlan, háttérben levő teljesítményeket! •Gyakran lépj kapcsolatba az egyénekkel! Fejezd ki, hogy értékeled, fontosnak tartod őket! Beszéljetek a közös dolgokról! Tudd meg, mit gondolnak! •Legyen legalább havonta egyszer 1:1 kommunikáció az egyénekkel! •Mérd a virtuális meetingjeid hatékonyságát! Elértük a célokat és a kívánt végeredményt? Az aktivitás elérte a kívánt szintet? Jól gazdálkodtunk az idővel? A résztvevők jelezték, hogy elégedettek a folyamattal és az elért eredményekkel? Várják a következő meetinget?

50 Napirend összeállítása Ellenőrizd: 1. A téma a rendszeres megbeszélés tárgya-e? 2. Elegendő időd van-e felkészülni? 3. Pontosan megfogalmaztad-e, hogy mit vársz? 4. A szervezési információk pontosak-e? A rendszeres megbeszélés szabályai 1. Távolmaradás 2. Késés 3. Ülésrend 4. Szólásrend 5. Döntési stílus 6. Szerepek


Letölteni ppt "KKV- Akadémia Az eredményes meeting emberi feltételei BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel:"

Hasonló előadás


Google Hirdetések