A prezentáció eszközei

A szemléltetés előkészületei Eszközök használatakor – Murphy szerint – jobb tudomásul venni: ha valami el tud romlani, az el is fog romlani!

A hatékony szemléltetés A szemléltetés mindig összhangban legyen mondanivalónkkal, támogassa annak tartalmát, és segítsen a figyelem permanens fenntartásában. információink legnagyobb részét vizuális úton szerezzük be, illetve a az auditív és a vizuális csatorna együtt a leghatékonyabb információforrás. A vizuális benyomásokat az emberi agy kb. 60000-szer gyorsabban fogja fel, mint a szöveges információt. Az információ vizualizálásával könnyebben megérthetővé tehetjük azt a hallgatóság számára, és még időt is takaríthatunk meg.

Médiakommunikációs eszközök Frontális előadás: minimális technikai előkészületeket igényelők: (pl. tábla és kréta), csak korlátozott szemléltetési lehetőséget engednek meg, a hallgatóságnak ki kell várnia, amíg gondolatainkat leírjuk, ami lassúvá, vontatottá teheti előadásunkat, a nagy távolság vagy olvashatatlan kézírásunk miatt szinte szavanként kell lediktálnunk azt. Kommunikációtechnika Alaposabb technikai ismereteket és komoly előkészítést igényelők a különböző speciális kivetítők (írásvetítő, magnó) Információtechnika Összetett ismeretek: multimédiás, prezentációk projektorok, hangosítórendszerek, stb.

A szemléltetés eszköz kiválasztása Figyelembe kell venni, hogy: Milyen eszközök állnak rendelkezésre a prezentáció helyszínén és azok megfelelnek-e nekünk? Ha úgy döntünk, hogy a helyszínen rendelkezésre álló eszközökkel szemléltetünk, akkor időben jelezzük a rendezőknek eszközigényünket. Ha biztosra akarunk menni, akkor prezentációnkat soha nem építhetjük egyetlen eszköz használatára (pl. ha terveink szerint számítógépes prezentációt fogunk használni kivetítővel, akkor diáinkat nyomtassuk ki fóliára is, hogy a kivetítő vagy a számítógép meghibásodása se érjen kellemetlenül bennünket).

Eszközök honnan… Ha gyakran kell prezentációkat tartanunk, akkor célszerű beszerezni a legszükségesebb eszközöket. (nagyon költséges, de ebben az esetben prezentációnkat nem befolyásolhatja a rendező partner technikai felkészültsége, és jól megszokott eszközeinket használhatjuk.) A költségek mellett gondot okozhat az eszközök szállítása, hiszen egy nagyméretű vetítővászon nehezen mobilizálható.

A hatékony prezentáció egyik kulcsa Az alapos felkészülés A felkészülés magába foglalja az általunk ismertetni kívánt terület alapos ismeretét.

Sikeresség feltétele Csak olyan témában tudunk hatékony előadást tartani, amelyben igazán otthon vagyunk. Némi tapasztalattal, és egy jól megtervezett és elkészített prezentációval kevésbé ismert témában is tarthatunk előadást, de ez aligha lesz több a prezentáció kommentárjánál. Minél több információt szerezzünk be a hallgatóságról. Fókuszcsoport A hallgatóság életkora, iskolázottsága, előismeretei, motiváltsága rendkívüli mértékben meghatározza az előadás és a prezentáció kivitelezését és sikerességét.

A felkészülést segíthetjük vázlatkártyákkal, gondolattérképpel, vagy más vizuális segítséggel, például ábrákkal, grafikonokkal, piktogramokkal. Amennyire csak lehetséges sűrítsük az anyagot, ehhez az egyik legjobb módszer, ha kulcsszavakat használjunk.

A vázlatkártyák használata Jelöljük meg a vázlatkártyán, mikor kerül sor az adott témára. Jelezzük, hol akarunk kitérni egy-két jellemző történetre, példára! Készítsünk listát a vizuáltábláról és/vagy fóliákról, diákról! Használjunk speciális jelzést a szövegben, ahol képpel és/vagy hanggal akarunk szemléltetni! Fogalmazzuk meg a megfelelő mondatokat az egyes témák átkötéséhez! A kártyákat számozzuk meg, és rakjuk sorrendbe!

A vizuáltábla A vizuáltábla, vagy más néven flipchart: egy állványra rögzített nagyméretű füzethez hasonlítható, amelyben az egyes oldalak közötti lapozással haladhatunk. Az oldalak tartalmát elkészíthetjük előre, de a helyszínen is megrajzolhatjuk, illetve feliratozhatjuk.

A vizuáltábla használatának szabályai 1. A mindenki számára jól látható szögben helyezzük el, ne háttal az ablaknak vagy a fényforrásnak! Győződjünk meg a lábak stabilitásáról, a papírtartó pöckök4 megfelelő beállításáról Hová és hogyan rögzíthetjük a már kész, de még használandó flipchart papírokat! Az első két oldalt hagyjuk üresen! Így az előkészített oldal nem látszik át. Hagyjunk üres oldalt az ábrák között, hogy az előző ne üssön át! Tűzőgéppel tűzzük össze a megírt papírt egy üres oldallal! Az elkészült oldalakat jelöljük egy szélre ragasztott jellel!

A vizuáltábla használatának szabályai 2. Halványan, ceruzával írhatunk a papírra emlékeztető megjegyzéseket. Legalább 5 cm-es betűkkel írjunk! Kulcsszavakat írjunk, ne mondatokat! Emeljük ki a lényeget, és azt magyarázzuk el! Használjunk szimbólumokat és rajzokat! Használjunk színeket a szöveg kiemelésére! A sárgát más színnel rajzoljuk körül, hogy látható legyen! Ha már nincs több előkészített anyag, fordítsunk üres oldalra!

A tűzőtábla(pinwand) A tűzőtáblán előre elkészített elemek segítségével mutathatjuk be prezentációnkat.

A tűzőtábla(pinwand) Használhatunk szöveges elemeket, rajzokat, szimbólumokat, a rögzítés technikája lehet tűzés vagy ragasztás. Ne fordítsunk hátat hallgatóságunknak és ne hagyjuk abba a beszédet az előkészített elemek kitűzésekor és/vagy ragasztásakor!

Az írásvetítő Az írásvetítő fóliáink kivetítésére alkalmas eszköz. A fóliákat részben vagy egészben előre elkészíthetjük, de ritkán a prezentáció alatt is létrehozhatjuk őket.

Fóliák változatai (készítés) Az előre elkészített nyomdai vagy nyomtatási eljárással létrehozott fóliák a legesztétikusabbak. A nyomtatott fóliáknak két típusa létezik, az egyik a lézernyomtatókban használható hőálló fólia, a másik a speciális felületű tintasugaras nyomtatókba szánt fólia.

Az írásvetítők típusai a régebbiek szerény fényerővel és viszonylag kis képkapuval rendelkeztek, ezek használata mindig elsötétített helységet kívánt. A modern készülékek kiváló fényerővel rendelkeznek, és pl. teljesen kivilágított helységben is használhatók.

Az írásvetítő használata Mindig legyen nálunk tartalékégő – Rögzítsük a kábelt a padlóhoz, nehogy megbotoljunk benne! – Speciális tollakat és tiszta fóliát használjunk! – A vásznat és az írásvetítőt a legkevésbé zavaró szögben helyezzük el! – Csak akkor kapcsoljuk be a gépet, ha a hallgatóság figyelme a vászon felé fordult! – Kerüljük el, hogy fóliacsere közben üres fény legyen látható! Inkább kapcsoljuk ki a gépet! – Fóliacsere közben ne hagyjuk abba a beszédet! – A hallgatóság felé fordulva beszéljünk!

Az írásvetítő használata

A fóliák használata 1. Hat szó = egy sor. Hat sornál ne legyen több az oldalon! Ellenőrizzük, hogy a betűk mérete jól látható-e az utolsó sorból is! Gondoljuk át a szöveg, gondolat tipográfiai, grafikai elrendezését! Ellenőriztessük az írásmódot, helyesírást, ha bizonytalanok vagyunk! Ha színeket használunk, ellenőrizzük hatásukat! Győződjünk meg arról, hogy a használt grafikák, ábrák, táblák valóban segítik az értelmezést! Ellenőrizzük a fóliák rendjét és állását a csomagban! Használhatjuk a fóliákat jegyzetként is.

A fóliák használata 2 Ha tekercses a fólia, tudjuk, hogyan lehet kicserélni! Fokozatosan, kitakarással mutassuk be a fóliát, ez a figyelmet is fókuszálja! Ne szó szerint olvassuk a fóliát, használjuk saját szavainkat! A ceruzát használva a fólián rámutathatunk pontokra, vagy használjunk mutatópálcát! Tiszta fóliára írva, más színnel egészítsük ki az alatta lévőt, ha újra fel akarjuk használni az eredetit! Az írásvetítőn előre jelöljük meg a fólia optimális helyét! Írhatunk beszéd közben is közvetlenül a fóliára.

A magnó A magnó az egyik legrégebbi elektronikus prezentációs eszköz. Legelterjedtebb változata a kazettás magnetofon. Ha nem a saját készülékünket használjuk, szánjunk időt a kezelés elsajátítására. Ne a prezentáció alatt derüljön ki, hogy nem tudjuk, hol van a hangosító gomb. Ha nagy teremben használjuk az eszközt, kérjünk kihangosítást! !

A magnetofon használatának tudnivalói Jó minőségű felvételt használjunk! Állítsuk be a szalagot, és használjuk a szünet (pause) gombot! A készüléket próbáljuk ki vagy ismerjük meg prezentáció előtt

A diavetítő A diavetítő segítségével nagyságrendekkel jobb felbontású prezentációt jeleníthetünk meg, mint pl. videóval. A diavetítőkből is nagyon sokféle létezik, legelterjedtebb változata a 23x36-os. Itt is igaz, hogy ha nem a saját készülékünket használjuk, szánjunk időt a kipróbálásra!

Az diavetítő használatának tudnivalói A vásznat jól láthatóan helyezzük el! Rakjuk sorba és jelöljük meg a diákat! Gondoskodjon tartalékégőről! Ellenőrizze, hogy milyen keretű dia használható! Ellenőrizze, hogy milyen méretű dia használható (pl. 24x36, 60x60 stb.)! Ellenőrizze a továbbítókapcsolót! Ellenőrizze a vetítőt! A hallgatóság felé fordulva beszéljen!

A videó A videó kiváló lehetőséget jelent a mozgóképek szemléltetésére. Széleskörű elterjedtsége miatt szinte biztosak lehetünk benne, hogy a prezentáció helyszínén is tudnak számunkra videómagnót biztosítani. Ha nagy hallgatóság előtt vagy nagy teremben használjuk, akkor szükségünk lehet több monitorra vagy kivetítőre, illetve a videó hangjának kihangosítására.

A videó használatának tudnivalói Használjon távirányítót, ellenőrizze, van-e benne elem! Kezdés előtt állítsa be a szalagot! Ellenőrizze, hogy a videószalag megfelelő-e a készülékhez ! Ellenőrizze a készüléket a kezdés előtt!

A projektor 25 főt meghaladó hallgatóság esetén célszerű alkalmaznunk. A használat előtt ismerkedjünk meg a berendezéssel, milyen csatlakozással rendelkezik (videó és/vagy számítógép)! A videóprojektoroknak két nagy csoportja létezik: a katódsugárcsöves és az LCD kijelzős. Prezentációtechnikai szempontból elegendő annyit tudnunk, hogy ha módunk van rá, akkor az LCD-s típust válasszuk, mert a kezelése ennek típusnak sokkal egyszerűbb.

használatának tudnivalói A projektor használatának tudnivalói A prezentáció előtt próbáljuk ki a bemutatni kívánt videófilmet, számítógépes anyagot, programot! Ügyeljünk arra, hogy számítógép használatakor az összes betűtípus használható legyen! Figyeljünk az elegendő munkamemóriára! Ellenőrizzük a képfelület nagyságát és a fényerőt! Állítsuk be a kívánt film- vagy programrészt!

A lézerpálca

A lézerpálca A lézerpálca lehetővé teszi, hogy viszonylag nagy távolságból is látható fényponttal irányítsuk a kivetített ábra megfelelő részére a közönség figyelmét. Használata esetén ügyeljünk arra, hogy az eszköz fénye kárt tehet az emberi szemben és a videókamerákban.

A lézerpálca

A lézerpálca használatának tudnivalói Használata olyankor célszerű, amikor kevesebb a fény – írás- és diavetítő, videókivetító alkalmazásakor –, és nagyobb felületen kívánunk kiemelni, bemutatni valamit. Próbáljuk ki használat előtt, milyen fényt vetít a közeli vagy távoli tárgyakra! Gondoskodjunk tartalékelemről!

A mikrofon A mikrofonok beszédünk kihangosításának első elemei. Számtalan típus létezik, a prezentáció előtt minden esetben próbáljuk ki. Ha van választási lehetőségünk, akkor a ruhánkra tűzhető vezetéknélküli változatot (mikroport) használjuk, de ilyenkor mindig kapcsoljuk ki mobiltelefonunkat, nehogy megzavarja a mikrofon működését.

A mikrofon használatának tudnivalói Ismerkedjünk meg előzetesen a berendezéssel! Próbáljuk ki megfelelő a távolságot a szánk és a mikrofon között! Tanuljunk meg mozogni a mikrofonkábellel! Ha ruhára tűzhető mikrofonnal dolgozunk, ne nyúljunk a ruhánkhoz! Ha köhögnünk kell, forduljunk el a mikrofontól, és tartsuk a kezünket a szánk elé!

Az írásos összefoglalók (hand-out) Használjunk prezentációnkhoz írásos összefoglalókat, elméleti áttekintéseket! A jegyzetek kiegészíthetik, árnyaltabbá tehetik mondanivalónkat, és segíthetik a megértést. Az anyagok rövidek és lényegbevágóak legyenek! Az összefoglalókban felhasznált elméletek és gondolatok forrását tüntessük fel! Az olvasmányokat mindig a prezentáció befejezésekor adjuk át! Gondoskodjunk elegendő példányszámról, vigyünk tízzel többet!

Az eszközök használatának ellenőrző kérdései Ismerem a kiválasztott eszköz(ök) hatását? Kipróbáltam működésüket? Minden működőképes? Jó a sorrend (flipchart, dia, írásvetítő, magnó stb.)? Biztonsággal tudom használni az eszközöket? Az eszközök használata egyszerű és áttekinthető? Olvasható méretűek és írásmódúak a betűk?

A szemléltetés szabályai 1. Az egyszerű, a feltűnő és a letisztult szemléltetés a legjobb. Nyomtasson olvashatóan és elég nagy méretben ahhoz, hogy mindenki láthassa! Használjon élénk és kontrasztos színeket! A vizuális eszközök jellegüknél fogva elsősorban szemléltetnek. Az a legvalószínűbb, hogy még egy egyszerű vizuális eszköz által nyújtott többletinformáció is el fogja terelni a hallgatóság figyelmét.

A szemléltetés szabályai 2. A vizuális eszközöknek a szemre kell hatniuk, megerősítve a fül által hallottakat – ne hagyja, hogy az üzenet elborítsa a szemléltető eszközöket! Ahol csak lehet, pótolja a szavakat képekkel, grafikonokkal vagy más grafikai megoldásokkal! Mondanivalója kifejtését építse fel fokozatosan! Építse fel mondanivalóját lassan – használjon 5 diát 1 helyett! Gazdálkodjon az idejével! Ha „spontánul" látványt kreál a prezentációja alatt, kövesse a fenti szabályokat (különösen az elsőt), és NE sürgesse hallgatóságát a felrajzolódó képek figyelésével! Hagyja figyelmen kívül azt az érzést, hogy 30 embert várakoztat!

A prezentáció megtervezése, előkészületek Ossza fel a mondanivalóját nem több mint négy fő részre! Minden alcsoportnak a helyes főrész alá kell tartoznia. Minden ténynek és gondolatnak a helyes rovat és alcsoport alá kell kerülnie.

A prezentáció felépítésének ellenőrző kérdései Időarányosan szerkesztettem meg a mondanivalómat? Felütés: Tudom, hogy mivel kezdem a prezentációmat, milyen lesz az első benyomás? Megterveztem a témakifejtés logikai sorrendjét? Tudom, mely csomópontoknál tartok rövid összefoglalót? Metakommunikáció Tudom, hogy mivel fejezem be a prezentációmat, milyen lesz az utolsó benyomás? Tudom, milyen gondolattól várom, hogy megragadjon, milyen módon akarok a hallgatóságban hatást kelteni? Tudom, mivel segítem elő mondanivalóm befogadását, elfogadását? Motívumok

A prezentáció megtervezése, a bemutatás a) Keltsen érdeklődést! Először vázolja fel közönségének a problémát, lehetőleg élő példával! b) Tisztázza prezentációja célját! c) Közölje mondanivalójának fő csoportjait! d) Feltétlenül tisztázza, mikor fejez be egy főrovatot, és mikor kezd egy másikat! e) Biztosítsa, hogy a hallgatósága egy időben egy tárgyra tudjon összpontosítani! A legjobb a tárgyak körének szűkítése. A fő csoportok ismertetése alapvető! Ez megakadályozza a szükségtelen félbeszakításokat, és képessé teszi az embereket arra, hogy egyidejűleg csak egy problémával foglalkozzanak.

Felhasznált irodalom Vágási Mária (2007) szerk.: Marketing - stratégia és menedzsment. Aliena. Kotler, Philip (2004): Marketing Menedzsment. elemzés, tervezés, végrehajtás és ellenőrzés. KJK-KERSZÖV.