EMVA támogatások helyszíni ellenőrzési feladatai MVH Zala Megyei Kirendeltsége Helyszíni Ellenőrzési Osztály EMVA támogatások helyszíni ellenőrzési feladatai Horváth Tamás osztályvezető

Témák: Helyszíni ellenőrzési feladatok részletesen Információforrások, gyakori hibák LEADER sajátosságok

Helyszíni ellenőrzés részletesen Kifizetési kérelem elbírálásának szakaszai 1. Adminisztratív ellenőrzés 2. Helyszíni vizsgálat Cél: A kiadások jogosságának minden kétséget kizáró igazolása a támogatási forrást nyújtók felé – EU + Magyarország; ellenőrző szerveik (VM; PM; ÁSZ, ECA, OLAF, Bizottság) ellenőrzik; MVH jogalkalmazói szerepköre (kifizető ügynökség); akkreditált eljárások; Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata 1. Kiválasztás, kiértesítés 2. Bemutatkozás 3. A szemlével/ellenőrzéssel kapcsolatos jogokra, kötelezettségekre vonatkozó tájékoztatás 4. Dokumentumok vizsgálata 5. A támogatás tárgyát képező beruházás megtekintése, mérés, fotók. 6. Jegyzőkönyv kitöltése, lezárása

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: Kiválasztás, kiértesítés: A szemlére/ellenőrzésre való kiválasztást az MVH Központ végzi. Az adminisztratív ellenőrzésen átesett (hiánypótolt) kérelmek ellenőrhöz rendelése. Ütemezés A helyszíni szemlét/ellenőrzést végrehajtó, felelős MVH helyszíni ellenőre az ügyfelet kiértesíti. - lehetőség szerint 48 órán belül - többféle úton is lehetséges (levél, fax, e-mail, telefon)

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 2. Bemutatkozás A helyszíni szemlét/ellenőrzést az MVH arra jogosult helyszíni ellenőrzési munkatársa végezheti (bizonyos esetekben a Helyi Akciócsoport munkatársai - szemle), aki rendelkezik a jogcímre, vagy a konkrét projekt aktuális kifizetési kérelmére vonatkozó Megbízólevéllel és az önmaga igazolására szolgáló MVH fényképes igazolvánnyal. (az említettek bemutatása kötelező, ezért az Ügyfél által megkövetelhető) Az Ügyfél (vagy meghatalmazott képviselőjének) részéről szükséges a helyszínen bemutatni fényképes igazolványát. - Az eljáró magánszemély igazolására A képviselt szervezet létezésének és a képviselő aláírási jogosultságának igazolása (pl. vállalkozó igazolvány, cégkivonat és aláírási címpéldány, bírósági bejegyző végzés és aláírásbejelentő) Meghatalmazott képviselő esetén az említetteken felül a kifizetési kérelemre vonatkozó, az Ügyfél hivatalos képviselője, a meghatalmazott és két tanú által hitelesített/aláírással ellátott „Meghatalmazással” kell rendelkeznie.

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 3. A szemlével/ellenőrzéssel kapcsolatos jogokra, kötelezettségekre vonatkozó tájékoztatás: Az Ügyfélnek (vagy meghatalmazott képviselőjének) joga van a szemlével/ellenőrzéssel kapcsolatosan bármilyen észrevételét a jegyzőkönyvben rögzíteni. (a jegyzőkönyv utolsó oldala erre lehetőséget ad) Az Ügyfélnek (vagy meghatalmazott képviselőjének) kötelessége a helyszíni szemlén/ellenőrzésen részt venni, az ellenőr által kért támogatási/kifizetési kérelemhez kapcsolódó dokumentumot, valamint a támogatás tárgyát képező beruházást, eszközt bemutatni, az ellenőrzés helyszínére való bejutását lehetővé tenni.

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: A támogatás tárgyát képező beruházás kapcsán keletkezett eredeti dokumentumok bemutatása a helyszínen kötelező!!! Mivel a kérelmekben (támogatási/kifizetési) benyújtott iratok mennyisége korlátozott, a teljes dokumentációval az ellenőr a helyszínen találkozik, ezért az említett folyamat szakasza a legtöbb időt emészti fel a szemle/ellenőrzés során, amire előre is türelmet kérünk. a, Jogosultság vizsgálata: A támogatási kérelemben feltüntetett, az Ügyfélre vonatkozó adatok, információk vizsgálata. (pl. cégkivonat, tulajdoni lap, stb.)

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: b, Számlák és kifizetések igazolásának vizsgálata: Eredeti, 1. példányú számlák (a számlákon szereplő, kifizetési kérelemben megjelölt információkon felül, a vonatkozó rendeletekben rögzített kötelező elemekre is kitér a vizsgálat / regisztrációs szám, támogatási határozat iratazonosító; „támogatás elszámolásra benyújtásra került” rájegyzés/) Amennyiben szükséges a számlákhoz kapcsolódó számlarészletező A kifizetés igazolására szolgáló eredeti bankszámlakivonatok; bevételi és kiadási pénztárbizonylatok. Könyvelési dokumentáció (pl.: Pénztárkönyv, Analitika, Főkönyvi karton, stb.) – a kifizetési kérelemben benyújtott számlákon felül, amennyiben történt már kifizetés a támogatási összeg lekönyvelésére is irányul a vizsgálat (kettős könyvvezetésre kötelezett Ügyfél esetén tőketartalékba helyezte, nem kettős könyvvezetésre kötelezettnél egyéb bevételként könyvelte)

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: c, Gép, eszköz beszerzés esetén Vételi szándék írásos bejelentése (megrendelés és visszaigazolás) vagy adásvételi szerződés. Két árajánlat, ha a gép nem szerepel a gépkatalógusban. Forgalmi engedély (amennyiben szükséges). Garanciális okirat; jótállási jegy (a kiállítás dátuma a számlához köthető legyen – teljesítés dátuma). Üzembe helyezési jegyzőkönyv. Gépkönyv, kezelési-karbantartási utasítás. Minőségi bizonyítvány, megfelelőségi nyilatkozat. ÚMVP arculati elem kihelyezése (matrica). – fizikai vizsgálat

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: d, Építési tevékenység esetén: Építési engedélyhez kötött tevékenység esetén, jogerős építési engedély határozata, valamint a kapcsolódó jogerős engedélyezési tervdokumentáció és műszaki leírás. (hatósági jogerős bélyegzővel ellátott) Záró kifizetés esetén a jogerős használatbavételi engedély határozata. Hatósági bejelentéshez kötött tevékenység esetén, hatósági igazolás/nyilatkozat/állásfoglalás (térségenként változó megfogalmazás), hogy az építési tevékenység bejelentése megtörtént. Szükséges bemutatni az építési tevékenységhez kapcsolódó engedélyezésű szintű tervdokumentációt és műszaki leírást. Hatósági engedélyezéshez és bejelentéshez nem kötött tevékenység esetén, hatósági igazolás/nyilatkozat/állásfoglalás (térségenként változó megfogalmazás), hogy az építési tevékenység építési engedély és bejelentés nélkül végezhető. Szükséges bemutatni az építési tevékenységhez kapcsolódó engedélyezésű szintű tervdokumentációt és műszaki leírást.

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: d, Építési tevékenység esetén: A következő felsorolás az építési beruházások mindegyikére vonatkozik!!! A beruházás során vezetett Építési napló, nyilvántartási résszel és mellékleteivel. (MVH-ÉNGY tételazonosítók naprakész megjelölésével vezetve) A beruházás során vezetett Felmérési napló (MVH-ÉNGY tételazonosítóinak feltüntetésével), mennyiség és méretszámítással - ellenőrizhetőség Az építési tételekhez/anyagokhoz tartozó szállítólevelek. Beépített anyagok minőségi tanúsítványai. Kivitelezési, statikai, megvalósulási tervdokumentáció. (amennyiben szükséges) Kivitelezői, építési szerződések és kapcsolódó mellékleteik (pl. költségvetés) Építési műszaki ellenőrrel kötött szerződés. (minden építési tevékenységnél szükséges alkalmazni) Műszaki ellenőr névjegyzékben szereplésének igazolása. (Hatósági /Kamarai/ határozata)

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: d, Építési tevékenység esetén (folytatás): Felelős műszaki vezető névjegyzékben szereplésének igazolása. (Hatósági /Kamarai/ határozata) Műszaki ellenőr nyilatkozata. Felelős műszaki vezető nyilatkozata. Tulajdoni lap Földhivatali térképmásolat Műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv. ÚMVP arculati elem kihelyezése a támogatás tárgyára (tábla) – jól látható helyre. – fizikai vizsgálat Minden építés egyedi Az eltakart szerkezeti elemek csak közvetve ellenőrizhetők Ezért a dokumentációval kapcsolatos elvárások nagyobbak

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 4. Dokumentumok vizsgálata: e, Egyéb költségekre vonatkozó dokumentumok vizsgálata (pl.: pályázat írás, műszaki ellenőrzés, tervezési díj, stb): Az egyes tevékenységekhez kapcsolódó vállalkozási szerződés és mellékletei. A szerződés teljesítését igazoló dokumentumok: teljesítési igazolások, jegyzőkönyvek, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, stb. (a szerződés tartalmától függően többféle bizonyító erejű dokumentum lehetséges)

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 5. A támogatás tárgyát képező beruházás fizikai megtekintése: A fizikai vizsgálat a kifizetési kérelem tartalmát, a dokumentumok alapján végzett vizsgálatok eredményét és a tényleges megvalósulást veti össze. Gépbeszerzés esetén: A kifizetési kérelemben megjelölt gép, eszköz típusa, egyedi azonosítóinak (gyártási szám, alvázszám, motorszám, stb.) vizsgálata/összevetése a helyszínen beazonosítottakkal. Építési beruházás esetén: A kifizetési kérelemben csatolt jogerős építési engedélyes, vagy engedélyezési szintű tervdokumentáció (nem építési engedélyezési és bejelentésre kötelezett tevékenység esetén) alapján a fizikai megvalósulás vizsgálata (fotó, mérés). A kifizetési kérelemben megjelölt MVH-ÉNGY építési tételeinek, vagy árajánlatos építési tételek fizikai beazonosítása, amennyiben nem takart tételről van szó. Takart tételek esetén az eredeti, helyszínen bemutatott dokumentumokra korlátozódik a vizsgálat.

II. Helyszíni szemle/ellenőrzés folyamata: 6. Jegyzőkönyv kitöltése, lezárása: Az MVH a helyszíni vizsgálatok eredményét sablon alapján készült jegyzőkönyvben rögzíti (országosan egységes tartalmi és formai követelmények). A jegyzőkönyv minden oldalát (az esetlegesen javított rovatokat is) aláírják az ellenőrök és az ügyfél képviselője is. Aláírás előtt a jegyzőkönyvből fénymásolat készül. 1 példány az ügyfélé. A jegyzőkönyv negatív megállapításai alapján elrendelhető: Ismételt helyszíni szemle/ellenőrzés (osztályvezető a jegyzőkönyv jóváhagyásakor) Iratrendezésre való felszólítás (felelős ellenőr)

Információforrások www.mvh.gov.hu www.umvp.eu

A dia, az építési tevékenységekhez ad útmutatót A dia, az építési tevékenységekhez ad útmutatót. Az MVH honlapján (főoldal) elérhető. (www.mvh.gov.hu)

Az oldalról elérhetők az építési tevékenységhez köthető követelmények Az oldalról elérhetők az építési tevékenységhez köthető követelmények. Ezen felül az Építési napló és Felmérési napló vezetésére vonatkozó szabályok, aminek alátámasztására „MINTA” naplók is készültek. Előre is kérjük az Ügyfeleket, hogy az építési tevékenység előtt tanulmányozzák és a kivitelezőktől követeljék meg a leírt szabályozást! Az építési dokumentáció pontos vezetése jelentősen lerövidítheti a kifizetési kérelem elbírálásának hosszát.

Tájékoztató az építéssel járó beruházások helyszíni ellenőrzései során feltárt hibákról Jellemző hibák: Helyszíni ellenőrzések során kért dokumentumok eredeti példányainak hiánya Műszaki ellenőr alkalmazásának hiánya A ténylegesen beépített építési tétel nem azonos a kifizetési kérelemben megadottal Elmarad a támogatási kérelem módosítása Építési normagyűjteményben megtalálható építési tétel árajánlatos tételként való elszámolása (gépkatalógusra is igaz!!) Ténylegesen nem beépített (csak megvásárolt) építési tétel elszámolása Építési napló és felmérési napló vezetése nem jogszabály szerinti, ezáltal nem alkalmas dokumentum alapú ellenőrzésre Támogatási kérelemben plusz pontot érő kötelezettségvállalás nem teljesítése

LEADER sajátosságok

1 PÁLYÁZAT -1 JOGCÍM – 1 CÉLTERÜLET Jogi háttér LEADER intézkedéscsoport  7 jogcím Pályázati felhívás  elszámolható kiadások jogcímenként 7 Jogcím HPME katalógus Helyzet-Probléma-Megoldás-Eredmény Célterület adatlap – speciális feltételek (HACS) 1006 Célterület 1 PÁLYÁZAT -1 JOGCÍM – 1 CÉLTERÜLET

LEADER Jogcímek Közösségi célú fejlesztés Vállalkozás alapú fejlesztés Rendezvény Képzés Térségen belüli együttműködés Térségek közötti és nemzetközi együttműködés Tervek és tanulmányok

HPME katalógus – célterület adatlap I. Fogalom magyarázat II. Támogatás vehető igénybe III. Támogatható tevékenységek IV. Támogatás mértéke V. Egyéb alanyi feltételek VI. Egyéb tárgyi feltételek VII. Jogosult települések VIII. Elszámolható kiadások IX. Pontozási szempontok X. Részpontszámok pontozási szempontonként XI. Jogkövetkezmények XII. Csatolandó mellékletek

Általános: Rendezvény – Térségen belüli – Térségek közötti és nemzetközi - Képzés MVH felé bejelentési kötelezettség (Képzés esetén résztvevő felé is!) HACS honlapon közzétételi kötelezettség. Utólagos dokumentáció fotókkal (emlékeztető, jelenléti ív, bizonyítvány, Oktatási napló, képzési tematika, stb..) TK-ban szereplő helyszínen és időpontban került megrendezésre?  ha módosult a helyszín/időpont van-e erre vonatkozó módosítási kérelem és jóváhagyó végzés? Esemény szemle jegyzőkönyv illetve az ügyfél dokumentációja igazolja az esemény megvalósulását és elszámolt költségeket? Vannak önállóan/ nem önállóan elszámolható költségek, illetve valamely költség más költség %-os arányában számolható el. (ld. étel-ital, útiköltség) Kötelező arculati elemekre vonatkozó dokumentáció (pl. fotó).

Közzétételi igazolás

Tervek, tanulmányok Minden egyes tanulmányra, tervre vonatkozóan ki kell tölteni - attól függetlenül, hogy a kifizetési kérelemben egyedileg, vagy összevontan szerepel az elszámolásban. A jogcím jogszabályi környezete nem biztosít egzakt vizsgálati szempontokat, ezért ez a vizsgálati lépés számos szubjektív elemet tartalmazhat. Helyszíni ellenőrzés  vizsgált terv, tanulmány megfelel-e a jogszabályban meghatározott céloknak. ár – érték arány megrendelő azonos érdekeltségi körbe tartozik-e? cégkivonat önálló szellemi termékről van szó vagy a tanulmány az internetről forrás megjelölés nélkül összeollózott dokumentum terv, tanulmány hasznosíthatóságának, indokoltságának megítélése, terv, tanulmány tartalma kapcsolódik a jogszabályban meghatározott céloknak Vizsgálni kell 187/2010 (XII.22) LEADER kifiz. közlemény 4. számú melléklet – Nyilatkozat tanulmány eredetiségéről

Köszönöm figyelmüket! 92/814-954 Horváth Tamás