Digitális dokumentumkezelés, avagy mi történhet a papírra nyomtatott információval? Hajdúszoboszló, 2017. február 15. Székely István Project vezető Lansoft Trade Informatikai Kft. szekely.istvan@lansoft.hu

Gondolatébresztőként…

Dokumentumok teljes életciklus kezelése Biztonságos tárolás Megtekintés Dokumentum scannelése, nyomtatás/másolás Ősfeltöltés Dokumentum tárolása, használata a rendszerben Dokumentum létrehozása a rendszerben Feldolgozás Dokumentum életciklusának vége Irattározás Dokumentum megsemmisítésre kerül (fizikailag, elektronikusan) Tárolási időszak Biztonságos tárolás

Miért kell a dokumentumkezelésről beszélnünk? TULAJDONOS NÉLKÜLI, FELAPRÓZOTT KÖLTSÉGHALMAZ – Majd’ minden feladatnak van dokumentum vonzata és költsége, ami általában „másodlagos” JELENTŐS MEGTAKARÍTÁSI POTENCIÁL - A dokumentumokkal kapcsolatos költségek a bevételek 1-3%-át elviszik a nagyvállalati szektorban JELENTŐS BEVÉTEL ÉS LOJALITÁS NÖVELŐ POTENCIÁL – Ha a háttér és front-office folyamatokat nem lassítja a papíralapú folyamatokra jellemző rendetlenség INFORMATION OVERLOAD - Hagyományos módszerekkel már nem lehet feldolgozni a folyamatosan növekvő információhalmazt MILYEN PAPÍRMENTES IRODA? – A papír egyre több, de a fokozatosan bevezetett dokumentumkezelési rendszerek felkészítenek a jövőre

Tipikus problémák Ki küldte? Mikor küldte? Mi a tárgya? Mindenki keres valamit – nem találom Többszörös másolatoknál melyik az aktuális? Ki fért hozzá és miért? Ki mit módosított? Hol tart a jóváhagyási folyamat? Mikor jár le az adott szerződés?

A dokumentumkezelés fejlődése Javasolt előrelépés Papírmentes iroda workflow-k használata Fejlettség Iratkezelő rendszer Dokumentumok nem szervezett kezelése Feltételrendszer Fájlrendszer, saját meghajtók, USB kulcsok, emailezés elektronikus csatorna, Digitalizálás, rendszerek integrálása Rendszerek integrálhatósága csak elektronikus dokumentumok

A papírmentes iroda ígérete 1979 óta A papíralapú másolás és nyomtatás napjainkban is folyamatosan növekszik. Egy dokumentum átlagosan 9-11- szer kerül lemásolásra, kinyomtatásra Kb. tízszer annyi információt kell megosztani, mint 10 évvel korábban. A másolási költségek visszaszorítása egyre jobban átalakítja a felhasználók szokásait. Elektronikus dokumentumok és munkafolyamatok használatával elkerülhető a papíralapú másolat egy részének létrehozása – Teljes mértékben nem váltja ki a papíralapú dokumentumok előállítását.

Az „agy” Unified system

Miben tudunk (szeretnénk) segíteni? Költség Hatékonyság Biztonság Környezet-védelem / CSR A dokumentumkezelésre fordított teljes költség felmérése és csökkentése A munkához szükséges információk rendelkezésre állásának gyorsítása Megfelelő hozzáférés biztosítása a megfelelő személyeknek Papír, kellékanyag és energia felhasználás csökkentése Nyomonkövethetőség Kontrollálni ki, hol és milyen műveleteket végez a dokumentumokon a munkafolyamatok során Üzleti folyamatok optimalizálása A dokumentum-előállító eszközpark optimalizálása Miben tudunk segíteni? Újrahasznosítás Működési hatékonyság növekedése A dokumentumkezelésre fordított költség csökkentése Biztonsági kockázatok csökkentése Vezetői kontroll

Tipikus ügyféligények „Legyen rend!” - egységes rendszer használata Elektronikus számla kezelése Számlajóváhagyási folyamat elektronikus módon Szerződéstár „Érzékeny” dokumentumok kezelése Mobil eszközök használata

Dokumentumkezelő rendszer bevezetése Különböző dokumentum típusok, hozzájuk tartozó indexadatok megismerése Munkafolyamatok megismerése Szükséges interface-ek kialakítása A rendszer paraméterezése Szükséges fejlesztések elvégzése Éles indulás, először még párhuzamosan Folyamatos támogatás Felhasználók oktatása Felmérési szakasz Rendszertervezés Paraméterezés és fejlesztés Felhasználói oktatás, tesztrendszer Éles üzem támogatás Megvalósítási dokumentáció elkészítése rendszertervezés Kulcsfelhasználói –és normál felhasználói oktatás Üzemeltetői és felhasználói kézikönyv készítése Tesztrendszer átadás, üzemeltetés támogatás 2 hét 1 hét

Dokumentumkezelő eszközök új generációja RICOH MP 305+SP fekete-fehér lézer MFP, nyomtat, másol, szkennel, A3-A6, 30 lap/perc, LAN/USB, ARDF, duplex, 1200x1200dpi, 320 GB HDD, 10”-os érintőképernyős kijelző – kis méretű irodák, kis munkacsoportok részére

Dokumentumkezelő eszközök új generációja RICOH MP C2504SP színes lézer MFP, nyomtat, másol, szkennel, A3-A6, 25 lap/perc, LAN/USB, ARDF, duplex, 1200x1200dpi, 250 GB, 10”-os érintőképernyős kijelző – közepes méretű irodák, munkacsoportok részére

Dokumentumkezelő eszközök új generációja RICOH MP C80024SP színes lézer MFP, nyomtat, másol, szkennel, A3-A6, 80 lap/perc, LAN/USB, ARDF, duplex, 1200x1200dpi, 640 GB HDD, 10”-os érintőképernyős kijelző – nagyméretű irodák, vállalatközpontok részére

Dokumentumkezelő eszközök új generációja - kérdés Mi volt a közös a előbbi három készülékben? A 10”-os érintőképernyős kijelző! (egységes kezelőfelület, egységes működés)

Dokumentumkezelő eszközök új generációja: A/4-es méret – A/3-as funkcionalitás Fejlett A3-as funkciók = Különleges megoldások A4-es eszközökre A3-as média kezelés minden funkció esetén 505mm 350mm 460mm Másolás Nyomtatás Kiegészítő nagyobb papírhoz Szkennelés Kiegészítő nagyobb papírhoz Faxolás Kézi adagoló Kiadó tálca kiegészítő

Dokumentumkezelő eszközök új generációja: Helytakarékos méret és csendes működés Speciális kézi adagoló kialakítás Csendes mód (15 lap/perc) Kompakt kialakítás Fal MP 305+ Hagyományos A/3-as + labirintus struktúra + Helmholtz 1 lapos használat esetén

Köszönöm a figyelmet!