TÁMOP 3.2.8/10/B és TÁMOP 3.2.8/10/B/KMR „Múzeumok Mindenkinek” Múzeumok oktatási-képzési szerepének erősítése

Az előadás tartalma Bevezető Változások a projektben –változás-bejelentés –szerződésmódosítás Nyomonkövetés –PEJ és ZPEJ –PEJ kitöltés Monitoring látogatás, helyszíni szemle, záró helyszíni ellenőrzés Amire érdemes figyelni Információ, formanyomtatványok Az előadás tervezett ideje: 40 perc

Változások a projektben A szerződéses jogviszony létrejötte után a projektben bekövetkezett változások kezelésének lehetőségei: változás-bejelentés szerződésmódosítás A Támogatói Okirat (TO) csak akkor módosítható, ha a projekt a módosított feltételekkel is támogatható lett volna! Jogszabályi háttér (16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM, 17. §): A kedvezményezett legkésőbb a tudomásra jutástól számított 8 napon belül írásban tájékoztatja a közreműködő szervezetet, ha a szerződés hatályának időtartama alatt az Ámr § (1) bekezdésében meghatározott körülmények bármelyike bekövetkezik, valamint a szerződésben foglalt azonosító adatai, illetve a projekt jellemzői a (2) bekezdés a)-d) pontjában meghatározott mértéket el nem érő mértékben megváltoznak.

Változások a projektben – változás-bejelentés (1/2) Mikor szükséges? adminisztratív okokból (változik az adószám, gazdálkodási formakód, cím, név, bankszámlaszám stb.), a projekt kezdetének vagy befejezésének időpontja a TO-ban meghatározott időponthoz képest előreláthatóan 3 hónapot nem meghaladóan változik, a pályázatban rögzített bármely indikátor értéke csökken, de eléri a célérték 90%-át, vagyis a változás 10%-on belüli, és az indikátor csökkenése nem módosítja jelentősen a projektet,* a projekt összköltségének húsz százalékát nem meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása,* módosul a költségütemezés, * kumulatív

Változások a projektben – változás-bejelentés (2/2) Mikor szükséges? személyek és személyi adatok változása (aláírásra jogosult vagy a kapcsolattartó személye, különös tekintettel az címre, telefonszámra), ha a kedvezményezett ellen csőd-, végelszámolási, vagy felszámolási eljárás indult, változik a beszerzendő eszközök, szolgáltatások köre, mennyisége, amennyiben a betervezett nagyértékű eszközök, immateriális javak egységára 30 %-ot meghaladó mértékben nő, valamint bármely egyéb betervezett költség egységára 30%-ot meghaladó mértékben nő, ha eredménytelen lett a projekt bármely elemére vonatkozó közbeszerzési eljárás, vagy késedelmes/hibás teljesítés merült fel bármely már megkötött szerződés vonatkozásában.

Változások a projektben - szerződésmódosítás A Kedvezményezett a támogatási szerződés módosítását köteles kezdeményezni, ha: a projekt kezdetének vagy befejezésének időpontja a TO-ban meghatározott időponthoz képest előreláthatóan 3 hónapot meghaladóan változik, az eredeti támogatási szerződésben rögzített bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a célérték 90%-át,* a projekt összköltségének húsz százalékát meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása,* változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője. * kumulatív

Változások a projektben – mit szükséges benyújtani? Változás-bejelentő formanyomtatvány, vagy szerződésmódosítási kérelem. Igazolások: bankszámlaszám változása: banki igazolás, intézményi adatok változása: közgyűlési vagy egyéb más létesítési vagy alapítási határozat, alapítói okirat, aláíró változása: aláírási címpéldány vagy felhatalmazó nyilatkozat, személyek változása: önéletrajz, adószám változása: ÁFA nyilatkozat, költségvetés változása: –változáskövető pénzügyi tábla, –költségvetési táblák, –szöveges indoklás, –költségütemezés tábla.

Változások a projektben – hogyan kell benyújtani? A változás-bejelentőt, szerződésmódosítási kérelmet az alábbi címre kérjük benyújtani: Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatósága 1055 Budapest, Bihari János u. 5. A borítékra írják rá: „változás-bejelentés” vagy „szerződésmódosítási kérelem”, és tüntessék fel a projektazonosítót. Formai követelmények: 3 eredeti + 1 elektronikus (CD) példány, az aláírásra jogosult személy szignójával/aláírásával, lepecsételve, projekt azonosító szerepel a dokumentumokon.

Nyomonkövetés – PEJ és ZPEJ (1/4) (Z)PEJ: (záró) projekt előrehaladási jelentés Jogszabályi háttér (16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM, 23. §): A kedvezményezett a támogatási szerződés megkötésétől kezdve hathavonta legalább egy alkalommal előrehaladási jelentést nyújt be a közreműködő szervezethez. Az előrehaladási jelentést az NFÜ által meghatározott formátumban, elektronikusan kell benyújtani. A támogatási szerződésben az NFÜ előírhatja, hogy az előrehaladási jelentést a kedvezményezett papír alapon is köteles benyújtani. A kétféle módon benyújtott előrehaladási jelentésben mutatkozó eltérés esetén a papír alapú és aláírt előrehaladási jelentés tekintendő hitelesnek azzal, hogy a papír alapú és az elektronikus formájú előrehaladási jelentés egyezőségéről a kedvezményezett köteles gondoskodni.

Nyomonkövetés – PEJ és ZPEJ (2/4) Amennyiben a támogatás nem éri el a 10 millió forintot, vagy a projekt megvalósításának időtartama nem éri el az 1 évet, a kedvezményezett egyetlen előrehaladási jelentést (záró jelentést) nyújt be a közreműködő szervezethez. További részletek: ÁSzF 3. pont. A kitöltő program interneten keresztül, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) honlapjáról ( elérhető alkalmazás. A felületre belépni az OKMT által korábban megküldött, Pályázó tájékoztató felülethez kapcsolódó jelszóval lehetséges.

Nyomonkövetés – PEJ és ZPEJ (3/4) PEJ főbb, standard pontjai: Projekt szakmai előrehaladása Projekt pénzügyi ütemezése Eltérések és azok okai Projekt számszerűsíthető eredményei (indikátorok) Közbeszerzési kötelezettségek teljesítése Tájékoztatás és nyilvánosság (kérdőív) Esélyegyenlőség érvényesülése (indikátorok) Helyszíni szemle alapján tett lépések Igazoló dokumentumok

Nyomonkövetés – PEJ és ZPEJ (4/4) A sablon:Az útmutató:

(Z)PEJ kitöltés NFÜ honlap PEJ felülete

(Z)PEJ kitöltés NFÜ honlap PEJ felülete

(Z)PEJ kitöltés Jelentés azonosító adatai: Alapadatokat EMIR generál, a jelentés kitöltéséért felelős személy (projektmenedzser) elérhetőségét kell kitölteni. Összefoglaló: Rövid, a nyilvánosság számára (sajtó, honlap stb.) közzétehető összefoglaló a projektje előrehaladásáról (max karakter). Megvalósítási lépések ismertetése: A táblázatot a pályázati adatlapon megadott ütemterv alapján kérjük kitölteni, a tevékenység kezdetének, valamint befejezésének tényleges és tervezett dátumát a vonatkozó negyedévre kérjük „x”-szel jelölje. Indikátorok: Ebbe a táblázatba a pályázati adatlapban vállalt számszerűsíthető eredményeket (indikátorok) kell bemutatni.

(Z)PEJ kitöltés

Közbeszerzési eljárás kötelezettsége: Meg kell jelölni, hogy a tevékenységekhez kapcsolódóan közbeszerzési eljárás lefolytatására sort kellett-e keríteni. Tájékoztatás: Az adatlap tartalmazza a kommunikációs tervet (IV. tervet kötelező megvalósítani), amelyről a Kedvezményezettnek a tájékoztatási kötelezettsége van. A megvalósítás során az „Arculati kézikönyvben” szereplő „C” plakátot köteles elhelyezni a kedvezményezett a projekt megvalósításának valamennyi helyszínén. Esélyegyenlőség érvényesülésének bemutatása: Kérjük, hogy a pályázati adatlapon található „Esélyegyenlőségi táblázat” szempontjai közül a jelentéstételi időszakban releváns szempontokat sorolja fel, azok sorszámával együtt. Környezeti fenntarthatóság érvényesülésének bemutatása: Kérjük, hogy a pályázati adatlapon található „Környezeti fenntarthatóság táblázat” szempontjai közül a jelentéstételi időszakban releváns szempontokat sorolja fel, azok sorszámával együtt.

„C” típusú tájékoztatási tábla

(Z)PEJ kitöltés Helyszíni ellenőrzések: amennyiben nem volt a tárgyidőszakban helyszíni ellenőrzés, akkor is mentse el az űrlapot, ezáltal válik kitöltötté, amennyiben volt, a PEJ-ben lefedett időszakban megtett intézkedéseket sorolja fel,

(Z)PEJ kitöltés Előrehaladást igazoló dokumentumok: Ezen az adatlapon az előrehaladásra vonatkozó dokumentumok darabszámát kell feltüntetni (amelyeket a PEJ-hez kell csatolni). A „0” értéket is rögzíteni kell! A jelentés adatai a beküldést megelőzően módosíthatók, az összes űrlap megfelelő kitöltését követően válik aktívvá a „Jelentés végleges mentése és beküldése” funkció. Az űrlapokat a „Jelentés letöltése, megtekintése (PDF)” funkció segítségével bármely szakaszban kinyomtathatjuk, de csak akkor lesz beküldhető, ha már véglegesítette a jelentést. A kinyomtatott PEJ-t az aláírásra jogosult – aláírási címpéldánnyal vagy felhatalmazással rendelkező – képviselőnek kell aláírnia. A kinyomtatott, aláírt jelentést papír alapon 1 példányban szükséges benyújtani. A papír alap mellett elektronikus formában (1 db CD-én) is szükséges a jelentést, valamennyi mellékletével együtt benyújtani.

Monitoring látogatás, helyszíni szemle, záró helyszíni ellenőrzés Látogatás, szemle, ellenőrzés: a projekteredmények hitelesítésének eszközei. Menetük: –előzetes tájékoztatás, –időpont egyeztetése, –szemle, –jegyzőkönyv készítése, –javaslattétel (amennyiben szükséges).

Monitoring látogatás A monitoring látogatást kizárólag az OKMT által kijelölt és alkalmazott/megbízott monitoring szakértő (a továbbiakban monitor), illetve szakterületi tanácsadó végzi. A látogatáson a Közreműködő Szervezet munkatársai nem vesznek részt. A monitor a projektmegvalósítás helyszínén szerez információkat az ütemterv szerinti, a célokhoz illeszkedő és szakmai-módszertani szempontból megfelelő lebonyolítással kapcsolatban. A látogatás során a monitor a projekt szakmai megvalósításával kapcsolatban felmerülő problémák kezelésére adhat javaslatokat, segítheti az intézkedési terv kidolgozását.

Helyszíni szemle, záró helyszíni ellenőrzés (1/2) A szemle célja a támogatási szerződésben vállalt valamennyi kötelezettség, számszerűsített vállalás szerződés időtartama alatti megvalósulásának ellenőrzése. A helyszíni szemle minden olyan esetben előírt: amennyiben jogszabály által meghatározott, amennyiben a kockázatelemzési ütemterv előírja, amennyiben a nyomonkövetés során felmerülő információk indokolják, például: –amikor a dokumentumok hiánypótlást követően is hiányosak, vagy eleve ellentmondásosak, –a kifizetéseket kezdeményező jelentések pontatlanok, vagy nem egyértelműek, –a projekt előrehaladásával kapcsolatban nem nyújtanak elegendő információt, –ha szabálytalansági gyanú merül fel, –ha a támogatói okirat módosításához szükséges.

Helyszíni szemle, záró helyszíni ellenőrzés (2/2) Helyszíni szemle eredménye: a projekt rendben van: −PEJ és kifizetési kérelem (KK) elfogadása, korrekció/hiánypótlás szükséges: −intézkedési terv készítése, korrekciók megtétele után a PEJ és KK elfogadása, illetve a nem korrigált hiányosságok TO-ban rögzített feltételek melletti kompenzálása, szabálytalansági gyanú merül fel: −szabálytalansági vizsgálat, és annak eredményének beépítése a hitelesítési folyamatba.

Amire érdemes figyelni A projekt dokumentálása Indikátorok Elválás a pályázatíró cégtől A projektmenedzser személyének változása A KSz értesítése az aktuális rendezvényekről ( ) Egyeztetés a pénzügyi és szakmai referenssel Formai követelmények betartása a beadott dokumentációban Határidők pontos követése A kapcsolattartó fiókjának rendszeres ellenőrzése Postai és elektronikus levelezésnél a tárgy feltüntetése Arculati, kommunikációs tárgyú kérdésekben: –Cc:

Információ, formanyomtatványok Pályázói tájékoztató portál ( szerződésmódosítási kérelem formanyomtatvány, változás-bejelentő formanyomtatvány, (záró) PEJ sablon, on-line kitöltő, útmutatók. -> Pályázatok -> Hasznos információk pályázóknak -> Elszámolási és nyomonkövetési nyomtatványok

Köszönöm a figyelmüket! Kiss Sándor Csaba pályázati szakreferens OKM Támogatáskezelő 1055 Budapest, Bihari János u (1)