Frank Róza: Szervezési alapok Szervezet és szervezés

SZERVEZÉS A CÉL ELÉRÉSÉT SZOLGÁLÓ FOLYAMATOK KIALAKÍTÁSA, ÁTRENDEZÉSE. AZON SZERVEZETEK MEGHATÁROZÁSA, AMELYEKEN BELÜL A FOLYAMATOK LEJÁTSZÓDNAK.

CÉL – FOLYAMAT - SZERVEZET

A szervezés, mint vezetési funkció Milyen feladtok vannak, milyen tevékenységeket kell végrehajtani? Kinek kell a feladatot végrehajtani? Hogyan, milyen módszerekkel történjen a végrehajtás? Ki kinek felelős a tevékenységéért? Mikor kell a tevékenységet végrehajtani?

FOLYAMATOK KIALAKÍTÁSA MEGHATÁROZANDÓK CÉL ELÉRÉSÉHEZ SZÜKSÉGES TEVÉKENYSÉGEK A TEVÉKENYSÉGEK KAPCSOLÓDÁSAI DÖNTÉSI PONTOK VISSZACSATOLÁSOK

FOLYAMATÁBRA TEVÉKENYSÉG IRÁNY ÉS IRÁNYULTSÁG DÖNTÉSI PONT FOLYAMAT ELEJE FOLYAMAT VÉGE I N

Szervezeti struktúra kialakítása

Szervezeti rendszer kialakítása A szervezeti struktúra az a keret, amelyben a folyamatok végbemennek. Részeit emberek alkotják. Hierarchikus kapcsolatok jellemzik. Az emberek egymással kapcsolatban vannak – kommunikáció. A szervezet tagjainak mind az eszközök (cselekvési irányok), mind a célok (eredmények) tekintetében bizonyos választási szabadságuk van.

Szervezet, szervezés Rendszerszerű megközelítés: Célja van (közvetlen és távlati) Nyílt rendszer Munkamegosztással működik Vezetési alrendszereket hoz létre Szinergia hatás az alrendszerek között Működését befolyásoló tényezők: tartalom struktúra kommunikáció ellenőrzés döntéshozatal

A szervezet mint nyíltrendszer • A szervezet folyamatos interakcióban van környezetével. Fontos a túlélés, a hatékonyság fenntartása szempontjából. • Nyílt rendszer: • Inputokat vesz fel (más szervezetek outputjai) • Átalakítás (transzformáció) • Outputokat bocsát ki (más szervezetek inputjai) A hatékony szervezet előrelátja a környezeti változásokat és ezeket képes kezelni, beépíteni működésébe.

A szervezet mint nyíltrendszer A szervezet környezetei: • Piaci környezet • Tudományos-technikai környezet • Szervezetközi kapcsolatrendszer • Kulturális környezet 1. A piaci környezet: jellemzők • Változékonyság: a partnerek változásának gyakorisága. Eszerint beszélhetünk dinamikus és statikus környezetről. • Komplexitás: mekkora a azoknak a külső tényezőknek a száma, amelyeket a döntéseknél figyelembe kell venni. egyszerű és összetett piaci környezet • Korlátozó hatás: ha monopolhelyzet, kereslet-kínálati egyensúlytalanság alakul ki, korlátozó állami intézkedések.

Szervezeti alapformák Az osztályozás szempontja a különböző munkamegosztási elvek alkalmazása. Funkcionális szervezet: • Az egydimenziós és többvonalas szervezet tipikus példája. • Az elsődleges munkamegosztás a szervezeti funkciók szerint történik. (pl. fejlesztés, termelés, értékesítés stb.) Jellemzők: • centralizált döntés • erőteljes szabályozottság • vertikális koordinációs megoldások Jól működik: • stabil piaci, tudományos-technikai környezetben • nem túl széles termékskála esetén

Funkcionális szervezet

Szervezeti alapformák 2. Divizionális szervezet: • A munkamegosztás tárgyi vagy regionális elvű, a szervezetet általában termékek, vevők, vagy földrajzi régiók szerint tagolják. divíziók = vállalaton belüli viszonylag autonóm felelősséggel rendelkező egységek. • Típusok: cost-center, profit-center, vagy investment-center díviziók. A szervezet jellemzői: • széles termékskála • viszonylag dinamikus környezet • decentralizált döntések a divíziók között , de centralizált a divízión belül. • koordináció leginkább technokratikus eszközökkel.

Divizionális szervezet SZERVEZETI FORMÁK Divizionális szervezet Vállalatvezetés Központi személyzeti K+F pénzügy Hosszú távú tervezés Törzskar A termékcsoport-divízió B C Termékcsoport-divízió beszerzés Szolgáltató egységek Fejlesztés Értékesítés Termelés

Szervezeti alapformák 3. Mátrixszervezetek: • Az elsődleges munkamegosztás szintjén két munkamegosztási elvet egyszerre alkalmaznak. • Többdimenziós szervezeti forma (pl. funkció-tárgy, funkció-régió, stb.) A szervezet jellemzői: • kettős irányítás • alacsony szintű formalizáltság és szabályozottság • világosan elkülönült döntési kompetenciák • horizontális és vertikális koordináció • gyakoriak a konfliktusok Előnyös: • komplex, újszerű vállalati feladatok + környezeti elemek nagyfokú heterogenitása

Termékorientált mátrixszervezet Dobák Miklós nyomán:

Lényeges kérdések Részlegek létrehozása: hány hierarchia szint helyezkedik el a szervezetben Centralizáció-decentralizáció: a hatékonyságot növeli, ha sok döntés delegálódik Hierarchia: a szintek számának növekedése megnövelheti a hibás cselekedetek számát (később észlelik)

SZERVEZETEK KIALAKÍTÁSA AZ INTÉZMÉNY CÉLJAINAK ÉS MÉRETÉNEK MEGFELELŐEN HORIZONTÁLIS VERTIKÁLIS PROJEKT MÁTRIX TÖRZSKAR SZEREPE KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK ÉS UTAK

HORIZONTÁLIS SZERVEZET

VERTIKÁLIS SZERVEZET

„PROJEKT SZERVEZET” a könyvtárban

MÁTRIX SZERVEZET MŰSZAKI GAZDASÁGI TERMÉK 1. TERMÉK 2.

A könyvtári szervezet A könyvtári szervezet többnyire több eltérő szempont valamilyen arányú keveredésével áll össze. Horizontális szempont: könyvtári munkafolyamatokat tükrözi (állománygyarapítás-szolgáltatás) Vertikális: tartalmi-tematikai tagolás (feladatkör, diszciplínák) A felépítést a szervezeti séma tükrözi, alapja a munkakörök kialakítása, eszközei a munkaköri leírások, a munkakörre vonatkozó szabályok, eljárások, hatáskörök, feladatkörök.

A szervezeti felépítés jellemzői a menedzsment más területeire is kihatnak, meghatározzák sikerüket Tervezés: Világos, gyors és elfogadható döntések meghozása A tervek és projektek teljesítése, megvalósítása A fontossági sorrend érvényesítése a szolgáltatásban Irányítás: A rugalmasság megteremtése és fenntartása (reagálás váratlan fordulatokra, környezeti változásokra) Egyértelmű felelősségi viszony A munkatársak felelősségvállalása a munkával és beosztottaikkal kapcsolatban Vezetés: A munkatársak lehető legteljesebb bevonása a döntésekbe Érdekeltségnövelés, teljesítményfokozás hatékony kommunikáció,rövid felelősségi útvonalak

Szervezeti Kultúra Szervezeti kultúra (ideológiai orientáció): a szervezeti tagok által osztott, alapvető feltevések, hiedelmek és értékek rendszere, amellyel a szervezetek meghatározzák önmagukat és környezetüket. Különböző rituálékban, szimbólumokban és tárgyakban jelennek meg Rituálé: kulturális értékeket megerősítő cselekvések sorozata Szimbólumok: speciális jelentésű dolgok: rangjelek, elnevezések, logók, irodaméret, bútorzat, stb.

A szervezeti kultúra típusai Hatalomkultúra A pókhoz és hálójához hasonlítható: kisebb, vállalkozó szellemű szervezetekben hatékony lehet Szerepkultúra: Logika és ésszerűség alapján működik.( görög templom). A timpanont több, jól megformált oszlop tartja. A személyeknél fontosabb szabályok irányítják. Akkor előnyös: ha a műveletek rutinjellegűek, költséges a technológia, kölcsönös függéssel járnak a feladatok Feladatkultúra: A csoportmunka erejét használja ki. Eredmény centrikus, inkább a szakmai tudás, mint a tekintély számít. Akkor előnyös, ha a műveletek szakaszosak, önállóak Személykultúra: A csoport helyett az egyénre épít. Az egyének szabadon társulnak elképzeléseik megvalósítására