HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP AJÁNLÁS Az ifjúsági csoportok, szervezetek projektjeinek megvalósítása anyagi szempontból többnyire úgy lehetséges, ha pályázati forrásokat tudunk bevonni azok finanszírozásába. Azért is fontos az, hogy az ifjúságsegítők járatosak legyenek az ifjúsági témájú pályázatok megírásában, lebonyolításában és elszámolásában, mert a fiataloknak szakértő támogatásra van szükségük ahhoz, hogy hogyan formálhatók át ötleteik projektekké, azok pedig hogyan írhatóak meg valamely konkrét pályázat formájában anélkül, hogy elvesznének az ezzel járó adminisztráció és kötelezettségek útvesztőiben.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP FOGALOMMAGYARÁZAT I. Fiatalok: a Nemzeti Ifjúsági Stratégiával összhangban általában a év közötti korosztály. Projekt: meghatározott célok elérése érdekében megtervezett tevékenységsorozat, melynek életciklusa van (eleje és vége, időbeli ütemezése). Pályázat: dokumentum, funkcióját tekintve egy kérelem, amit azzal a céllal készítünk, hogy projektünkhöz pénzügyi forrást szerezzünk; jellemzően az adott pályázati támogató útmutatója szerint kitöltött adatlap és mellékletei az abban található formában és határidőn belül benyújtva. Elektronikus pályázatkezelő rendszerek: többnyire webes felületen hozzáférhető (általában on-line módon kitölthető) pályázati rendszerek, melyek lehetővé teszik az adott pályázathoz tartozó adatlapok kitöltését, a mellékletek becsatolását, a pályázat benyújtást, a beadott pályázatokról való informálódást, a szerződéskötéshez szükséges módosítások elvégzését és a pályázati beszámolást. Használatuk regisztrációhoz kötött, ugyanakkor előnyük, hogy a felület a jelszó ismeretében internetes kapcsolattal rendelkező számítógép esetén bármikor elérhető. Ilyenek pl: Eper, FILEP, Norvég Alap pályázatkezelő rendszere, stb. Eper: elektronikus pályázatkezelő felület az NCA-s és a GYIA-s pályátaokhoz: FILEP: elektronikus pályázatkezelő rendszer a Fiatalok Lendületben Program pályázatai számára:

FOGALOMMAGYARÁZAT II. Benyújtási határidő: a pályázat beadásának végső napja (elektronikus pályázat esetében aznap éjfél), melyről minden kiíró az adott pályázathoz tartozó pályázati útmutatóban rendelkezik. Előfinanszírozás: mely esetén a támogató a nyertes pályázó számára a támogatási szerződés aláírását követően egyösszegben, előre a pályázó számlájára utalja a támogatási összeget, és azzal a projekt lezárása után kell a támogató felé részletesen elszámolni. Részfinanszírozás: amikor a támogató a nyertes pályázó számára a támogatási szerződés aláírását követően az elnyert teljes összegből a szerződésben meghatározott százalékot utal a pályázó számlájára (előlegként vagy résztámogatásként). A többi összeg lehívásának feltétele: a) vagy a teljes összeggel való elszámolás, b) vagy pedig az addig elköltött összegről szóló részbeszámoló benyújtása (erről a támogatási szerződés mindenkor részletesen rendelkezik). Utófinanszírozás: amikor a támogató a nyertes pályázó számára csak a teljes támogatási összeggel való elszámolás elfogadása után utalja át az elnyert összeget. Ez esetben a pályázati támogatást a nyertes pályázónak máshonnan kell előteremtenie (pl. hitelből), és likviditását úgy kell megterveznie, hogy erre képes legyen. Önrész: a pályázó által a pályázott projektre fordítandó adott pályázati kiírás előírása szerint szükséges saját erő, melynek egy része többnyire lehet nem pénzbeli hozzájárulás is (pl. önkéntes munka, rendelkezésre álló infrastruktúra, stb.). Éves korrigált ráfordítás a közhasznú szervezet esetében az előző évi közhasznú tevékenység ráfordításának és az ugyanebben az évben más szervezeteknek és személyeknek nyújtott támogatásának különbsége. Nem közhasznú szervezet esetén az alaptevékenység ráfordításának és az ugyanebben az évben más szervezeteknek és személyeknek nyújtott támogatásának különbsége (NCA működési pályázatoknál ettől függ a megpályázható összeg nagysága).

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. ELŐFELTÉTELEK Szükséges, hogy rendelkezzünk egy csapattal, akik az adott programot meg szeretnék valósítani. Rendelkezzünk egy vázlatos projekttervvel, ami az alábbiakat tartalmazza. Projekt címe: Projekt célja: Projekt célcsoportja: A projektgazda szervezet bemutatása: A projekt szükségességének indoklása: Kiinduláshoz szükséges feltételek: Projekt megvalósulása során elért eredmény: A projekt összköltségvetése: Lehetséges források a finanszírozáshoz: Tartalma (résztevékenységek leírása) és a projekt során tervezett tevékenység időbeli ütemezéssel: A projekt megvalósítása során tervezett következő lépés: Projekt gazda neve, elérhetősége: Együttműködők neve, elérhetőségei: Potenciális mellékletek begyűjtése (pl. szakmai önéletrajzok, együttműködések, képzési tematika, árajánlatok, közhasznúsági jelentés, alapító okirat, fényképek, egyéb szükséges dokumentációk, stb.) Nézzünk utána olyan pályázatoknak, melyekre bepályázható a projektünk akár a fenti lehetőségek közül, akár valamelyik pályázatkereső honlapon (pl. Fontos, hogy a szervezet döntéshozói is egyetértsenek ötletünkkel, és minél több tagot bevonjunk a tervezésbe. Dolgozzuk ki projektünket a megfelelő pályázati kiírásnak megfelelően, és nyújtsuk be támogatásra.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. LÉPÉSEK I. LÉTREHOZÁS  A projekt meghatározása és kidolgozása 1. A projekt hátterének és általános céljának vázlatos ismertetése 2. A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül, a szerepek tisztázása 3. A projekthez kapcsolódó legfontosabb dokumentumok meghatározása (kapcsolódás az országos, regionális, kistérségi fejlesztési tervekhez pl.) 4. A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása 5. A projekt kimenetének ill. előfeltételeinek (bemenetek) meghatározása 6. Előzetes projektvázlat készítése (pl. logframe ábrán) 7. Előzetes költségvetés készítése (kiadások és várható bevételek) 8. Forrásszerzés: pl. kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal, pályázatírás A projekt előzetes értékelése A projekttel kapcsolatos tárgyalások és döntések (pl. engedélyek, finanszírozás, igazolások, együttműködések, árajánlatok, stb.)

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. LÉPÉSEK II. MEGVALÓSÍTÁS Megvalósítás és monitoring – a projekt végrehajtása az előzőleg megtervezett és elfogadott módon, ill. rendszeres ellenőrzések, hogy a projekt a tervek szerint halad-e III. ÉRTÉKELÉS Zárás és értékelés – szakmai és pénzügyi elszámolások, majd a megvalósult projekt nyomán új projektötletek létrehozása

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. LÉPÉSEK Az alábbi pályázatokkal kapcsolatos konkrét lépések a mellékelt anyagban találhatóak: 1.1. Gyermek- és Ifjúsági Alap (GYIA) - országos 1.2. Gyermek- és Ifjúsági Alap (GYIA) – régiós 1.3. Európai Unió Youth in Action közösségi kezdeményezése 1.4. Nemzeti Civil Alapprogram (NCA) - MŰKÖDÉS 1.5. Nemzeti Civil Alapprogram (NCA) - PROJEKTEK 1.6. EGT/Norvég Finanszírozási Mechanizmus Civil Támogatási Alapja 1.7. Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT)

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. PRAKTIKÁK I. - Ne a „gombhoz vegyük a kabátot”! Legyenek kidolgozott projektötleteink, és a pályázati kiírásokkor a megfelelőeket vegyük elő, és dolgozzuk ki a pályázati kiírás részleteinek megfelelően. Ne pedig a kiírások megjelenésekor kezdjünk el kapkodni, hogy mit is adhatnánk be erre, és ne akkor kezdjünk el projektötleteket gyártani, melyeket a pályázás kényszere határoz meg. - Tanuljunk másoktól. Nagyon sok esetpélda, jó megoldás található már nyomtatott alakban és az interneten is, valamint pályáztatók oldalain is. Nézegessük, melyek azok az ötletek, amiket helyben mi is jó eséllyel – és valószínűleg némi átalakítással – meg tudunk valósítani. - Ha nem sikerül nyernünk egy pályázaton, ne keseredjünk el, hanem tegyük el a pályázatot, mint egy olyan projektötletet, ami legközelebb még jó lehet. - Programjainkkal valós szükségletekre alapozzunk. E nélkül is meg lehet nyerni ugyan egy pályázatot, de megvalósítani sokkal nehezebb.

PRAKTIKÁK II. - Az igazi munka a megvalósításkor kezdődik – erre már érdemes a megíráskor is gondolni. Olyat írjunk le, amit meg is tudunk valósítani, mert számon fogják kérni rajtunk. - Ha valamit nem értünk a pályázattal kapcsolatban, használjuk a pályáztatók web oldalain a „gyakran ismételt kérdések” kérdések menüpontot. Ha itt sem találjuk, amit kerestünk, írjunk t, így írásban fogunk választ kapni. - Mielőtt sok munkát fektetnénk a pályázat megírásába, nézzük meg, hogy megéri-e egyáltalán a munkát (mi a beadási határidő, el tudunk-e akkorra készülni, a szervezetünk pályázhat-e, milyen tevékenységekre lehet pénzt kapni, tudjuk-e vállalni a szükséges önrészt, mennyi pénzt lehet nyerni, stb.). - A pályázati dömping általában tavasszal jelentkezik, próbáljunk időben és kapacitásban felkészülni erre.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. DOKUMENTÁCIÓ Szintén a mellékelt anyagban kerül leírásra a fenti pályázatokhoz tartozó elektronikus pályázati felületek kezelése is, melyek mindegyike külön meghatározza az adott pályázatok szempontjából beadandó dokumentációk listáját.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. KOCKÁZATOK ÉS KEZELÉSÜK - Ha az utolsó pillanatban fogunk a pályázat megírásához, könnyen kicsúszhatunk az időből. - Ha nem valós szükségletekre építjük fel a pályázati programunkat, nehezen tudjuk majd megvalósítani. - Ha nem tartjuk be az adott pályázati kiírásban és útmutatóban leírt feltételeket (kik pályázhatnak, milyen űrlapot kell kitölteni, milyen dokumentációt és mellékleteket kell beadni, hány példányban, mikorra, mennyi önrész kell, stb.) - Ha az utolsó pillanatban kezdünk el ismerkedni a különböző elektronikus pályázati felületekkel, és akkor kezdjük beregisztrálni oda szervezetünket. - Ha a költségvetés elkészítésénél nem működünk együtt a könyvelőnkkel, ez később komoly problémákat tud okozni, hiszen lehet, hogy számvitelileg nem oda kell besorolni egy tevékenységet, mint ahogyan azt mi gondoltuk.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATOT ? STEP BY STEP I. FENNTARTHATÓSÁG KÉRDÉSEI Amivel foglalkoznunk kell egy pályázat során: - Kell-e önrészt biztosítani, és ha igen, akkor mennyit? Ezt készpénzben kell-e vagy lehet természetben is? - Elő- vagy utófinanszírozós a pályázat? Meg kell-e előlegeznünk valamiből a projekt megvalósítását. Ha igen, előreláthatólag mennyi időt kell áthidaljunk? Miből tudjuk ezt megtenni? A legtöbb pályázat kéri, hogy a projekt fenntarthatóságára vonatkozóan írjuk le elképzeléseinket, agy hát ezeket minden esetben végig kell gondolnunk. Egy dolog még, amit viszont a pályázatok nem kérnek rajtunk számon, de nekünk fontos. Ha nem gondolunk arra, hogy egy projekt megvalósításához olyan költségek is szükségesek, melyek szervezetünk folyamatos működtetését teszik lehetővé (pl. rezsi, telefonköltségek, könyvelés, stb.). Próbáljuk úgy tervezni projektjeink költségvetését, hogy ezekkel is arányosan számoljunk egy-egy projektnél, különben a megvalósításuk veszélybe kerülhet.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATO T? STEP BY STEP I. LÁTHATÓVÁ TÉTEL A legtöbb pályázat beadásának feltétele, hogy megfogalmazzuk, hogyan fogjuk majd a projektünket kommunikálni a szervezeten belül és kívül (potenciális célcsoportunknak, együttműködőknek és támogatóknak). Ezzel kapcsolatban már sok anyagot találunk az interneten. Amilyen kommunikációs felületeket használni tudunk: - nyomtatott anyagok: szórólap, plakát, hirdetés, helyi újság, hírlevél, kiadvány; - megjelenés az interneten: elektronikus újságokban, web oldalakon, hírlevélben, e- mail-ben, facebook-on, twitteren, civiljutub- on, iwiw-en; - és a szóbeli, ún. „suttogó propaganda” elégedett ügyfeleinken keresztül – sokszor ez a leghatásososabb.

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZAT OT? STEP BY STEP I. KAPCSOLÓDÓ SZAKMAI KÖNYVEK, SZAKIRODALOM Itt találunk ezzel kapcsolatos kiadványokat: l Pályázatok: Pályázatfigyelő:

HOGYAN HOZZUNK LÉTRE IFJÚSÁGI PÁLYÁZATO T? STEP BY STEP I. REFERENCIASZERVEZETEK Referencia szervezetek Kulturális és Szabadidős Egyesület, Bordány: Röszkei Kaláka Hagyományőrző és Teleház Közhasznú Egyesület: 16C2C3-9A01-441F BD7917C3A487.ivy 16C2C3-9A01-441F BD7917C3A487.ivy