Nehézségek és buktatók a minőségirányítás bevezetésében Vezetés · Stratégia · Emberi erőforrás Sohajdáné Bajnok Katalin Szakmai nap - Szentendre, 2017. november 29.

EFQM modell

Vezetés felelőssége Elkötelezett a minőségügyi rendszer bevezetése és fejlesztése iránt A szervezet céljaival összhangban meghatározza és nyilvánosságra hozza jövőképét küldetését rövid, közép és hosszú távú stratégiáját minőségpolitikáját

Vezetés felelőssége Tudatosítja munkatársaival a törvényekben, külső és belső szabályzatokban, előírásokban szereplő követelmények fontosságát Példamutatással nyeri el a munkatársak bizalmát A minőséggel és a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos értékrendjét közzéteszi Biztosítja a hatékony belső és külső kommunikációt

Vezetés felelőssége Részt vesz új módszerek és megoldások kutatásában, alkalmazásában Gondoskodik az erőforrásokról Olyan szervezeti kultúrát biztosít, amely ösztönzi a munkatársak aktív részvételét és fejlődését Ellenőrzéseket végez, így közvetlen visszacsatolása van a minőségirányítási rendszer eredményességéről és hatékonyságáról

Vezetés - a megvalósítás lépései Képzés a vezetés és a munkatársak számára Minőségirányítási Tanács (MIT) megalakítása A minőségirányítással kapcsolatos tevékenységek irányítása Stratégiai terv készítése A minőségpolitika meghatározása Továbbképzési tervek készítése Külső és belső kommunikációs terv készítése A minőséggel kapcsolatos dokumentáció elkészítése A Minőségi Kézikönyv szerkesztése

Vezetés - belső kommunikáció Lehetőségek rendszeres tájékoztatás meg kell határoznia bárki számára megtekinthető és a belső használatra készült dokumentumok körét a már használatos írásos és szóbeli kommunikációs eszközök mellett kiemelt szerepe lehet a felhő technológia alkalmazásának Problémás területek a tájékoztatás nem folyamatos a tájékoztatás nem széles körű nincs hozzáférés a dokumentumokhoz az elért eredményekről nincs tájékoztatás

Vezetés - munkacsoportok Problémás területek nem működik kellő számú munkacsoport a csoportmunka nem elég hatékony a munkacsoportok tevékenységéről nincs kellő információ a munkacsoportok tevékenységének dokumentálása Lehetőségek a dolgozói létszámhoz és a végzendő feladathoz igazított munkacsoportok állandó és alkalmi munkacsoportok minden dolgozó számára hozzáférhető emlékeztetők szóbeli beszámolók

Vezetés - határidők, munkavégzés Problémás területek a határidők betartása motiváció hiánya önálló munkavégzés képessége csoportközpontúság hiánya konfliktusok Lehetőségek kellő kompetenciájú munkacsoport vezetők határidők reális tervezése konfliktuskezelő tréningek

Vezetés - képzés, továbbképzés Problémás területek a minőségügyi képzés nem folyamatos a belső továbbképzés hiánya a belső továbbképzések rendje nem tervezett Lehetőségek a minőségmenedzsment ismeretek folyamatos szinten tartása a munkatársak körében A MIT tagok képzése, továbbképzése, jó gyakorlatok átvétele

Vezetés - a MIT tevékenysége Lehetőségek személyi összetétel, kompetenciák határozott célkitűzés jól kidolgozott ügyrend felelősségi- és hatáskörök pontos meghatározása a MIT tagság megszűnésének/meg-szüntetésének okai Problémás területek a MIT nem irányít elég határozottan a jogkörök nem tisztázottak

Minőségirányítási dokumentáció A dokumentációs rendszer mindazokat a dokumentumokat tartalmazza, amelyek a minőségirányításhoz és a minőségi működés megvalósításához szükségesek Fajtái előíró igazoló

Minőségirányítási dokumentáció Előíró dokumentumok szabályzatok, útmutatók ügyrendek munkatervek folyamatleírások, folyamatábrák Igazoló dokumentumok emlékeztetők, beszámolók elemzések elégedettségmérések és elemzéseik partneri együttműködési megállapodások fotódokumentáció médiaszereplések dokumentumai

Minőségirányítási dokumentáció Elvárások egységes arculat egységes stílus legyen alkalmas a változások kezelésére könnyű visszakereshetőség használhatóság érthető, szabatos fogalmazás tükrözze az adott könyvtár jellemzőit folyamatos javítás, aktualizálás

A dokumentumok változásának kezelése A belső dokumentumok folyamatos aktualizálása a működésben bekövetkezett változásoknak megfelelően történjen A változtatást kezdeményezheti az intézmény vezetője MIT vezetője a dokumentum bármely birtokosa (pl. folyamatgazda) bármelyik munkatárs

A dokumentumok változásának kezelése A dokumentumok csak komplett egységként módosíthatók, oldalak cseréje nem engedélyezett Az újonnan készült dokumentumok feleljenek meg az arculati, formai követelményeknek Az új dokumentumon szerepeljen a verziószám

A dokumentumok változásának kezelése Nem igényel módosítást, így verziócserét sem a dokumentum tartalmát nem érintő, technikai jellegű változtatás pl. logó, elérhetőségi adatok, névváltozás A megszűnt vagy érvénytelen dokumentumot vissza kell vonni Minden felhasználási helyen kizárólag az érvényes, aktuális dokumentum álljon rendelkezésre

Stratégiai tervezés A stratégiai tervezés lényege, hogy az intézményt, a könyvtárat olyanná alakítsa, ami megfelel a vele szemben támasztott igényeknek A tervezés teszi lehetővé, hogy a naponta meghozandó döntések ne ad hoc döntések legyenek, hanem egy rendszer szerves részét képezzék A stratégiai tervezés vonatkozhat a könyvtár egész feladatrendszerére, vagy egy-egy részterületére

Stratégiai terv – a megvalósítás lépései Munkacsoport létrehozása A küldetés és a jövőkép megalkotása Külső és belső helyzet elemzése (PGTTJ, SWOT) Benchmarking elemzések Az átfogó cél meghatározása Kulcsfontosságú területek meghatározása beavatkozások hozzárendelésével Éves cselekvési tervek összeállítása felelősökkel, időpontokkal, források meghatározásával Folyamatos értékelés, igazítás a változásokhoz Eredmények szétsugárzása A teljes stratégiai ciklus értékelése

Stratégiai terv – problémás területek Nem csoportmunka eredménye Csoportmunka eredménye de nem egységes az egyes részek stílusa eltérő Nem követi az előírt szerkezetet A helyzetkép kidolgozásának arányai túl rövid, túl hosszú, túl általános PGTTJ helyett PEST

Stratégiai terv – problémás területek A stratégiai célok nem a helyzetkép megállapításai alapján kerülnek kijelölésre Nincs folyamatosság az előző és az aktuális stratégiai terv között az előző stratégiai terv megvalósulatlan céljainak számba vétele az okok keresése külső körülmények belső akadályok megváltozott szakmapolitikai koncepciók

Stratégiai terv – problémás területek Külső partneri igények beépítése nem elég hangsúlyos Nem készült cselekvési terv Hiányzik a megvalósításhoz szükséges pénzügyi források megnevezése Hiányzik a rendszeres felülvizsgálat, értékelés Van ahol csak „kötelező dokumentum”, így nem éri el a célját

Emberi erőforrás A könyvtár munkatársai az intézmény legfontosabb értékei A munkafolyamatok tervezése, megvalósítása, ellenőrzése, fejlesztése a munkatársak tevékenysége során jön létre Feladat megismerni azokat az embereket akikkel dolgozunk megismertetni velük azokat a lehetőségeket, módszereket amivel a közös célokat – küldetés, stratégia – el akarjuk érni

Emberi erőforrás Az emberi erőforrás menedzsment: a menedzsment azon területe, amely az emberekkel, mint a szervezet alapvető (stratégiai) erőforrásával foglalkozik Célja az emberi erőforrás hatékony felhasználása a szervezeti és az egyéni célok magas szintű megvalósítása érdekében

Emberi erőforrás motiválás feladatok delegálása a felelősség delegálása képzés kellő információ a munkavégzéshez ellenőrzés értékelés

Emberi erőforrás A munkatárs motivált ha: a munkáját sajátjának érzi a főnöke támogatja magas követelményeket állítanak elé tudja mi történik nap, mint nap van beleszólása a dolgok menetébe jó csapatban dolgozhat innovatív képességeit használhatja kapcsolatban áll a szolgáltatást igénybevevőkkel

Emberi erőforrás - munkaszervezés Problémás területek egyenetlen terhelés túlterheltség, feszültség hiányzik az egyéni felelősségvállalás régi munkaköri leírások egymás munkájának hiányos ismerete új dolgozó belépése Lehetőségek feladatmegosztás feladatok delegálása folyamatgazdák kijelölése munkaköri leírások folyamatos aktualizálása szervezeti kultúra, értékrend

Emberi erőforrás - képzés, továbbképzés Problémás területek a képzések nem szolgálják a stratégiát nincs vagy nem elég hatékony belső tudásmegosztás más könyvtárak munkájának megismerése Lehetőségek célzott, előre tervezett belső továbbképzések a belső tudásmegosztás formáinak megteremtése a képzéseken való részvétel legyen az ösztönzés eszköze jó gyakorlatok megismerése, hasznosítása

Emberi erőforrás - értékelés, ösztönzés Lehetőségek értékelési, ösztönzési szabályzat az értékelés alkalmainak megteremtése dolgozói önértékelés innovációs ötletek dokumentálása, támogatása Problémás területek kevés a visszajelzés a munkáról ad hoc értékelés innovációs aktivitás nincs kidolgozott ösztönző rendszer

Emberi erőforrás – ajánlott dokumentumok Esélyegyenlőségi terv Kompetencia-térkép Emberi erőforrás stratégiai terv Ösztönzési szabályzat / Az anyagi és erkölcsi elismerés eljárásrendje A munkatársi önértékelés szempontjai, eredményei

Köszönöm a figyelmet!