Beszámolók, költségvetés, ellenőrzések, kontrolling és a rendszeres adatszolgáltatások tapasztalatai Tóth László gazdasági főigazgató-helyettes EGVE Tavaszi Közgyűlés és Találkozó – Szakmai Konferencia 2017.05.25.

Beszámoló

2016. évi beszámoló 2016. évről beszámoló határideje: 2017.02.28. Az ÁEEK az EMMI által kiadott ellenőrzési szempontok alapján az űrlapok számszaki és tartalmi ellenőrzését végezte. Hiba esetén az ÁEEK jelzett az intézmény felé, az intézmény végzi a beszámoló javítását. A beszámolót az EMMI hagyja jóvá. Szöveges beszámoló határideje: 2017.04.24. Ismereteink szerint az EMMI jóváhagyta a beszámolókat.

2016. évi beszámoló problémái KGR rendszerből hiányzó ellenőrzési funkció miatt: A maradvány kimutatásnál figyelemmel kell lenni a kötelezettséggel terhelt maradvány helyes kitöltésére, ha a kitöltés elmarad szabad maradványként jelenik meg az intézet összes maradványa. A létszámadatok összefüggései az egyes űrlapok között hiányoznak. A kötelező egyezőségét sokan figyelmen kívül hagyják. Az illetmények, munkabérek, illetve a közüzemi díjak esetében a költségvetési évet követő kötelezettségvállalás az évi teljesítési adatoknak legalább háromszorosa kell, hogy legyen. (indoklás) Kiadási űrlapon csak kiadási típusú funkció tölthető, több intézmény bevételi kormányzati funkcióra is könyvelt kiadást.

2016. évi beszámoló problémái Szöveges beszámoló: Hiányos adatszolgáltatás. Mellékleteknél lemaradt az aláírás és a pecsét. A mellékletek nem kerültek megküldésre (4. melléklet: részesedések).

2018. évi Költségvetés tervezése

Főbb határidők, feladatok 2017. február 20-án az EMMI értesítette - az ÁEEK-en keresztül - a 2018. évi bevételek, kiadások, létszám meghatározásakor figyelembe vehető szempontokról, követelményekről az intézményeket. 2017. február 24. - visszaküldés határideje. Kötelezően előírt/tervezendő tételek: minimálbér, garantált bérminimum 12 havi kihatása (20 % járulékkal számolva) szociális hozzájárulási adó csökkenésével járó (7 %) megtakarítás jogszabály által előírt 2017. évi ágazati béremelés 2018. évi hatása

Főbb határidők, feladatok 2017. május 2-án a Kormány benyújtotta a 2017-T/15381. számú törvényjavaslatot Magyarország 2018. évi központi költségvetéséről. 2017. május közepén az állandó bizottságok által véleményezett javaslat általános és részletes vitája megkezdődött.

Észrevételek, megjegyzések, problémák Hibás dokumentumok, többszöri javítás (kitöltési útmutató, EMMI iránymutatás) 2017.03.14.15:45 után beküldött (14 intézetet érintő) változás nem került felvezetésre, így azokat az érintett intézményeknek évközi előirányzat módosításként kell majd kezelni (2017. évi béremelés 2018. évi hatása). Egyéb többletforrás-igények jelzésére nincs lehetőség! A minimálbér, garantált bérminimum többlete és a szociális hozzájárulási adó változásának kihatása minden intézetnél figyelembe vételre került.

Észrevételek, megjegyzések, problémák Szociális hozzájárulás A 467/2016. (XII. 23.) Korm. rendelet szerint a szochó megtakarítás összegét a költségvetési szervek nem használhatják fel és nem csoportosíthatják át. Elsősorban a központi irányító szervi támogatásuk terhére támogatás- és kiadás-csökkenésként vagy bevételeik terhére befizetési kötelezettségként jelezniük kell. ÁEEK felhívta az irányító szerv figyelmét, hogy kérjenek állásfoglalást az NGM-től.

Adatszolgáltatási problémák

Problémák Az intézmények: nem teljesítik, vagy nem a megadott határidőben teljesítik az adatszolgáltatásokat nem megfelelő minőségben küldik meg az adatokat nem a kért formátumban küldik többszöri egyeztetés is szükséges, mire a helyes dokumentumok megérkeznek. az adatszolgáltatásban kompetens személy nem érhető el, és a helyettesítése sem megoldott. a szűkös jogszabályi vagy irányító szerv által szabott határidők az ÁEEK-et is érintik

Ellenőrzés

Az Intézmény Ellenőrzési Főosztály létrehozásának okai Az ÁEEK felügyeleti ellenőrzési rendszerének kialakítása, A kórházak pénzügyi és vagyongazdálkodás területén tapasztalható anomáliák megszüntetése, A külső ellenőrzések által feltárt hiányosságok kijavításának kezelése, kontrollja, Az ellenőrzések során a prevenciós jelleg erősítése, előtérbe helyezése.

ELLENŐRZÉSI PROGRAM Az ellenőrzés célja: a belső kontroll rendszer kialakítása és működtetésének szabályszerűsége, a vagyongazdálkodás jogszabályi megfelelősége, a külső ellenőrzések által megfogalmazott javaslatok végrehajtása

ELLENŐRZÉSI PROGRAM Ellenőrzés tárgya: Ellenőrzés típusa: Szabályozottság a gazdálkodás területén, A gazdálkodási jogkörök érvényesülése, Belső ellenőrzés kialakítása, működése, Mérlegtételek alátámasztása. Ellenőrzés típusa: Szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés Ellenőrzött időszak: 2015-2016. év

HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS Adatbekérés minimalizálása a már beküldött adatok felhasználása Dokumentációk rendelkezésre bocsátása határidőben, teljes körűen Optimalizált jelenléti szint élni és élni hagyni Korrekt munkakapcsolat

PREVENCIÓS, TÁMOGATÓ TEVÉKENYSÉG A jó gyakorlat terjesztése Feltárt rendszer hibák kiértékelése, kezelése Intézkedési tervek előzetes véleményezése Egyedi probléma kezelés-tanácsadás

SZABÁLYZATOK Általános hiba az aktualizálás elmaradása, hatályon kívül helyezett jogszabályokra történt hivatkozás. A Számlarend nem minden esetben tartalmazta a kötelezően meghatározott elemeket. Bizonylati renddel sok esetben nem rendelkeztek. A leltározásra vonatkozó szabályzatban nem került meghatározásra, hogy vagyonkezelői szerződés eltérő rendelkezése hiányában a jogszabályban előírt leltározást a működtető, vagyonkezelő külön térítés és díjazás nélkül, évente köteles elvégezni.

SZABÁLYZATOK Az eszközök és források értékelési szabályzat hiányosan határozta meg a követelések év végi értékelésének elveit, a minősítési szempontjait, továbbá annak dokumentálásának szabályai nem kerültek kialakításra. Az önköltségszámításra vonatkozó szabályozás alapján pontos önköltségszámítást végezni nem volt lehetséges. A gazdasági szervezetre nem készült Ügyrend, vagy annak aktualizálása elmaradt.

SZABÁLYZATOK A kiadott iratkezelési szabályzat hatálya nem minden esetben terjedt ki a Kórház valamennyi szervezeti egységére. A Kórházon belüli információáramlás rendszerét nem alakították ki. Az iratok Kórházon belüli nyomon követhetősége nem került kidolgozásra. A levéltár egyetértésének hiánya. (Ltv. 10.§ (1) bekezdés a) pont) Nem tartalmazta az Ikr. 37. §-ában foglaltak ellenére a dokumentumok munkahelyről történő kivitelének rendjét. A Kórházon kívülre történő kapcsolattartás rendszere nem szabályozott

SZABÁLYZATOK A Kórházak Kockázatkezelési szabályzattal rendelkeztek. Nem minden esetben határozta meg egyértelműen a kockázatok értékelését, A kockázatok súlyozása hiányzott, illetve kockázati térképen történő elhelyezésének metodikája nem volt kidolgozott. A Kórházak - egy kivétellel - kockázatkezelési rendszert nem működtettek. Az intézményi kockázatkezelésért felelős személyként a főigazgatót jelölték meg. (Bkr. 7. § (1)-(2) bekezdéseiben) A felelős személy dokumentáltan kockázatelemzést nem végzett, Nem mérte fel és nem állapította meg a Kórház tevékenységében és gazdálkodásában rejlő kockázatokat, Nem határozta meg az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedéseket, azok teljesítése folyamatos nyomon követésének módját.

GAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK A kötelezettségvállalási szabályzat nem teljes körűen tartalmazta a feljogosított személyeket, Az aláírás-minták hiányosak, nem naprakészek, A teljesítésigazolók, az ellenjegyzők, az érvényesítők, valamint az utalványozók kijelölését nem az arra illetékes végezte. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, teljesítés igazolásra jogosultak személyét a főigazgató, a pénzügyi ellenjegyzésre, valamint az érvényesítésre jogosultak személyét a gazdasági igazgató írásban nem jelölte ki. Hiányosak voltak a munkaköri leírások.

GAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK A jogszabályi előírásnál szigorúbban szabályozták a bevételek utalványozásának rendjét, azonban azt csak a bevételek egy bizonyos köre esetében valósították meg. Az utalványrendeleten a kötelezettségvállalás nyilvántartás száma nem került feltüntetésre. Az utalványokon nem szerepelt a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett könyvviteli számlájának száma és megnevezése.

GAZDÁLKODÁSI JOGKÖRÖK Névaláírás bélyegző használata TILOS!!! A névbélyegző használata nem biztosítja a munkafolyamatba épített ellenőrzést és vezetői ellenőrzést, zavarokat okozhat a belső kontrollok alkalmazásának folyamatában. Az utalványozás során az írásbeli rendelkezésen nem tüntette fel az „utalvány” szót. Az utalványozás több gazdasági esemény tekintetében előbb történt, mint az érvényesítés.

KÖZZÉTÉTELI KÖTELEZETTSÉG A honlap kialakítása nem felelt meg az Info. tv 1. sz mellékletében meghatározott felépítésnek, szerkezetnek. Legutóbbi módosítás ideje, archív állományba kerülése és annak elérését biztosító hivatkozás IHM rendelet 4.§ a-c) pont Hiányos feltöltések: költségvetés, beszámoló, 5 M Ft feletti összegű szerződések. A kialakított rendszerek nem szabályozták a megfelelő információknak a megfelelő időben az illetékes személyekhez történő eljutását. Olvashatóság és nyomtathatóság nem biztosított

BELSŐ ELLENŐRZÉS Nem biztosították a funkcionálás függetlenséget. A belső ellenőrzést végző személy feladatait a Kórház SZMSZ-e nem tartalmazta. A belső ellenőrzés a szervezeti ábrából hiányzik. A belső ellenőrzési vezető stratégiai ellenőrzési tervet és kockázatelemzést nem készített (40%).

BELSŐ ELLENŐRZÉS Elmarad a stratégiai terv évenkénti felülvizsgálata, illetve annak dokumentálása Az éves ellenőrzési terveket alátámasztó kockázatelemzés nem készült. Az éves ellenőrzési tervek sok esetben nem tartalmazták az ellenőrzési tervet megalapozó elemzéseket. Az éves ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzéseket a belső ellenőrök jelentős hányada nem hajtja végre. Az elmaradt ellenőrzésekhez kapcsolódóan az éves ellenőrzési terv módosítását a belső ellenőrzési vezető nem kezdeményezte.

ELŐIRÁNYZATOK MÓDOSÍTÁSA Az előirányzat-változtatások átvezetése a számviteli nyilvántartásokon jellemzően megtörtént, azonban azok megalapozására szolgáló bizonylatot, előirányzat módosítást elrendelő okiratot nem készítettek. A munkaköri leírásokban nem szerepeltették az előirányzat módosítással, nyilvántartással kapcsolatos tevékenységet. Az ügyrendekben, a munkaköri leírásokban több esetben nem szabályozták a 4/2013. Korm. rendelet által előírt éves beszámolók elkészítésének kötelezettségét, az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének rendjét. (időközi mérlegjelentés, időközi jelentéstételi kötelezettség) A Kórházak likviditási tervet nem készítettek, vagy a likviditási tervek nem dekádonkénti ütemezést tartalmaztak. .

LELTÁROZÁS Nem teljes körűen tettek a leltározási kötelezettségnek, Nem évenként leltározták a vagyonkezelésbe vett eszközöket. (ÁEEK levél) A dokumentumok több esetben hiányosak voltak, A leltárfelelősök kijelölése nem történt meg, Összeférhetetlenség Nem megoldott az idegen eszközök leltározása

LELTÁROZÁS A leltározási ütemterv nem tartalmazta: a leltározás előkészítését, a forrásoldal leltározási kötelezettségét, mire terjed ki a leltározás, a leltározási bizottság elnökének, tagjainak megnevezését, a kiértékelés gazdasági vezetőnek történő átadás időpontját, a záró-jegyzőkönyvek elkészítésének határidejét, Nem határozták meg az eltérések könyvviteli nyilvántartásokban történő átvezetésének határidejét.

SELEJTEZÉS selejtezési utasítás hiánya, selejtezési bizottság elnöke és a tagok nem kerültek kijelölésre, a feleslegessé vált eszközök hasznosításának módjára a felelős dokumentáltan javaslatot nem tett, a selejtezési jegyzőkönyv nem tartalmazta a selejtezés hatáskörét, a selejtté válás okát, a hasznosítás eredményét a selejtezett készlet hulladékként történő elszállításáról szállítólevél, számla nem állt rendelkezésre. eszközt az ÁEEK „Kórházi piactér” honlapon nem hirdették meg. nem a szabályzatban meghatározott nyomtatványokat használták.

KÜLSŐ ELLENŐRZÉSEK A főigazgató több alkalommal nem tett eleget a Bkr.- ben foglaltaknak: a külső ellenőrzések nyilvántartás felelősét nem jelölte ki. a külső ellenőrzések nyilvántartásának rendjét nem szabályozták. a nyilvántartás folyamatos vezetése a gyakorlatban nem, vagy hiányosan valósult meg. (különböző ellenőrzéseket különböző személyek vezették, nem volt összehangolt a tevékenységük) Bkr. 14. § (1) bekezdés.

EGYÉB HIÁNYOSSÁGOK A kiszervezett feladatok saját alkalmazottakkal történő ellátását költség-haszon elemzéssel nem támasztották alá, azt nem vizsgálták. A helyiségekre kötött bérleti szerződéseket önköltségszámítással nem alapozták meg. (külső étkeztetés, őrzés-védés)

EGYÉB HIÁNYOSSÁGOK Nem tettek eleget az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény 25/A. § (1) bekezdésében foglaltaknak, mivel az ellenőrzés részére nem állt rendelkezésre dokumentáltan a szerződő bérbevevő fél arra vonatkozó igazolása, hogy vele szemben nem áll fenn kizáró ok (Pl: köztartozás) Nem tettek eleget az Nvtv. 11. § (10) bekezdésében foglaltaknak, mivel nem állt rendelkezésére nyilatkozat, olyan dokumentáció, amely alapján az átláthatóság ténye bizonyítható.

INTEGRITÁS Értékelési területek: Összeférhetetlenség és etikai elvárások, Humánerőforrás gazdálkodás, Szervezet vagyonának megvédésére tett intézkedések, A nem kívánatos dolgozói magatartással szembeni intézkedések és azok érvényesülése Az integritás erősítése, annak tudatosítása, valamint a kockázatelemzések alkalmazása

Kontrolling adatszolgáltatás

Kontrolling módszertan TÁMOP 6.2.5/B projekt keretében került kidolgozásra Két nagyon fontos eredménytermék: egységes számlatükör egységes kontrolling módszertan

Kontrolling módszertan Az intézmények nagy részénél 2014. január 1. előtt nem volt üzemgazdasági számvitel Pénzforgalmi könyvelésre nem lehet kontrollingot építeni Önként nem végezték a kétféle könyvelést az intézmények

Kontrolling módszertan A számviteli szabályok megváltozása lehetővé tette a kontrolling rendszer felépítését/bevezetését

Implementáció 2015. január 1-től az intézmények részére kiadásra került az egységes számlatükör. A TÁMOP 6.2.5/B projekt keretében 2015-ben 50 intézménynél elkezdődött a kidolgozott kontrolling módszertan bevezetése.

Implementáció Az 50 intézmény eltérő kontrolling háttérrel rendelkezett (volt kontrolling csapat, rendszer és használták is, volt rendszer, de nem használták, nem volt semmi, sem rendszer, sem szakértelem) Minden kórház szakértő támogatást kapott Az informatikai programot szabadon választhatták meg.

Implementáció eredménye Egy intézmény kivételével mindenhol sikerült megteremteni az alapokat. A hibák javításra kerültek. 2016.01.01-től minden ÁEEK fenntartású intézménynél kötelezővé vált az egységes módszertan szerinti adatgyűjtés.

Nehézségek A több évtizede berögzült könyvelési módszertant nehéz volt megváltoztatni (utasítások, oktatások) Hibás, késedelmes számviteli adatszolgáltatások Technikai feltételek (informatikai és személyi) megteremése

Egységes kontrolling szemlélet kronológiája Egységes Intézményi Számlatükör bevezetése Kontrolling Osztályos Módszertan implementációja A módszertan kötelező alkalmazása Rendszeres, negyedéves kontrolling adatszolgáltatás

Kontrolling adatszolgáltatás célja Az osztályos kontrolling rendszer három alappillére Vezetői-irányítói, és döntéstámogató eszköz Gazdálkodási-irányítási alapfókusz Szolgáltatásminőség fejlesztését támogató eszköz Támogassa az ágazati és intézményi hatékonyság és eredményesség fejlesztését Teremtse meg az intézményi és szakma szintű összehasonlíthatóság alapjait regionális és ágazati szinten is Segítse a gazdálkodási egyensúly biztosítását az egészségügyi szolgáltatás minőségének megtartása mellett Ágazati szinten egységes, standard irányítási eszközként szolgáljon Mint vezetői-irányítási eszköz legyen alkalmas minden vezetői szint informálására – ágazatirányítástól a kórházi középvezetésig bezárólag Minden vezetői szinten az adott vezetői szint kompetenciáinak megfelelő gazdálkodási-irányítási információkkal lássa el az érintetteket Tegye lehetővé a szolgáltatás minőségének és rendelkezésre állásának mérhetőségét és fejlesztését Beavatkozást igénylő területek azonosítása Forrás: Osztályos Kontrolling Kézikönyv -

A célok elérésének feltételei Milyen intézkedésekre volt szükség? Módszertani anyagok kidolgozása Fenntartói intézkedések A módszertan szerinti egységes könyvelés előírása A módszertan szerinti Kontrolling rendszer kialakítása és működtetése Az intézmények kötelező adatszolgáltatásának előírása Az adatszolgáltatások értékelése, visszajelzés az intézmények számára

Adatszolgáltatási hajlandóság

Adatszolgáltatás (Mit kell küldeni?) I. rész ÁStAR felé történő elektronikus adatszolgáltatás II. rész Főkönyvi kivonat Számviteli eredménykimutatás Kontrolling eredmény Egyeztető híd Tbiz tabló (NEAK finanszírozás) Vezetői Összefoglaló Excel tábla Negyedéves adatszolgáltatás

Adatszolgáltatás beérkezésének tapasztalatai Pilot év Az intézmények alkalmazkodtak a határidőkhöz, az adatszolgáltatások rugalmasabban készülnek és kerülnek megküldésre A főkönyvi zárások elhúzódása miatt a kontrolling eredménykimutatás határidőn túl készül el, vagy határidőben, de ebben az esetben sincs elegendő idejük az intézményeknek az eredmények ellenőrzésére 2 intézmény kivételével minden intézmény küldött adatszolgáltatást

Adatszolgáltatások elemzése

Adatszolgáltatás vizsgálatának (alap)szempontjai 3 értékelési szempont Költséghelyeken maradt-e költség? Költséghelyek önmagukra osztottak? Költséghelyeken szerepel bevétel? Az adott válaszok a kérdésekre „nem” További elemzésre alkalmas

Az adatszolgáltatás vizsgálatának szempontjai Általános értékelés keretében formai és tartalmi követelményeknek történő megfelelőségét, az adatok egyezőségét, Egyeztető híd vizsgálata és az adatok az ún. „ÁEEK kód törzsállománnyal” történő megfeleltetését vizsgálta. Kontrolling eredmény Számviteli eredmény Egyeztető híd

Az adatszolgáltatás vizsgálatának szempontjai Az intézményi kontrolling rendszer és eljárások értékelésében helyet kapott az intézményi költséghely/ költségviselők kialakításának, valamint a a kontrolling eljárások vizsgálata i. az ÁFA, ii. a bértámogatás, iii. a központi költségek, iv. az amortizáció elszámolása. Fajlagos költségadatok értékelése (szubjektív szempont, „hihetőség vizsgálat”) Speciális értékelés Az Egységes Intézményi Számlatükörben megfogalmazott speciális számviteli eljárások (ún. Kontírozási Mátrix) alkalmazásának vizsgálata

Az adatszolgáltatás tapasztalatai PROBLÉMÁK: Az egységes módszertan ellenére „Mindenki másképp csinálja” A berögzült kontrolling eljárásokat nagyon nehéz megváltoztatni Az intézmények egy része „kézi-vezérlést” igényel (csak azt javítom, amit az ÁEEK az elemzésében kifogásolt)

„A kontrolling elszámolás csapatmunka” Forrás: Osztályos Kontrolling Kézikönyv Felsővezetői támogatás

Tervek 2017. évre Vetítési alapok szigorítása, egy költséghelyhez egy vetítési alap tartozik Az adatszolgáltatás minőségén túl az adatok használata, elemzések készítése Az intézmények számára benchmark adatok biztosítása Jövőbeli tervek Út az esetszintű kontrolling felé a jelenlegi osztályos kontrolling alapján

Köszönöm a megtisztelő figyelmüket!