Aktualitások, változások az MTM gazdálkodásában MTM vezetői értekezlet 2016. október 4.

FŐBB TÉMÁK A Beszerzési Szabályzat módosítása A gazdálkodási jogkörök szabályozásának módosítása Tájékoztató a közbeszerzésekről A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése

I/1. A Beszerzési Szabályzat módosítása – a szabályzat hatálya Az MTM által kezdeményezett árubeszerzés, szolgáltatás vásárlás, építési beruházás, amelynek nettó értéke nem éri el a Kbt. szerinti értékhatárt (árubeszerzés, szolgáltatásvásárlás esetén a nettó 8 000 eFt-ot, építési beruházás esetén 15 000 eFt-ot); amely nem tartozik a Központosított közbeszerzésekről szóló 168/2004. Korm. rendelet hatálya alá; amely nem tartozik a Kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzéséről szóló 247/2014. Korm. rendelet hatálya alá; amely műtárgyvásárlásra, szakmai adatbázisok, valamint használt szakmai eszközök beszerzésére irányul.

I/2. Emlékeztetőül a központosított közbeszerzések körébe tartozó termékek, szolgáltatások A központi költségvetési szervek a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (v. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartoznak. Központosított közbeszerzés keretében kell beszerezni: A kommunikációs eszközöket és szolgáltatásokat (pl. mobil kommunikációs eszközök és szolgáltatások, aktív és passzív hálózati elemek stb.); Információtechnológiai eszközöket és szolgáltatásokat (pl. szoftverek, hardverek, de pl. egyes televíziók is!); Irodatechnológiai berendezések és szolgáltatások (pl. nyomtatók, másolók stb.); Irodabútorok – jelenleg a beszerzés zárolva van; Papíripari termékek, irodaszerek; Gépjárművek – jelenleg a beszerzés zárolva van; Gépjármű üzemanyagok; Nemzetközi utazásszervezések (pl. repülőjegy, szállás stb.); Kommunikációs termékek és szolgáltatások (kutatási feladatok, stratégiai tervezés, grafikai tervezés, integrált reklámügynökségi szolgáltatások, PR ügynökségi szolgáltatások, Online kommunikáció, kommunikációhoz kapcsolódó gyártás, médiatervezés, szponzorálás). 168/2004. Korm. rendelet 247/2014. Korm. rendelet

I/3. A Beszerzési Szabályzat módosítása – főbb fogalmak 1. Írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő beszerzések: mindazok a közbeszerzési értékhatár alatti, valamint központosított közbeszerzések körébe nem tartozó beszerzések, amelyek összege nem haladja meg a bruttó 100 eFt-ot. Írásbeli kötelezettségvállalást igénylő beszerzések: mindazok a közbeszerzési értékhatár alatti, valamint központosított közbeszerzések körébe nem tartozó beszerzések, amelyek összege meghaladja a bruttó 100 eFt-ot. Szakmai előkészítő: Szervezeti egység vezetők, témafelelősök, projektvezetők, akik az adott beszerzést kezdeményezik. Engedélyező/elbíráló: írásbeli kötelezettségvállalást igénylő esetekben a főigazgató, írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő esetekben a főigazgató, illetve az általános feladatmegosztás szerint illetékes főigazgató-helyettes. Előzetes ártájékozódás: célja a beszerzés becsült értékének meghatározása, illetve a potenciális ajánlattételre felkértek kiválasztása (milyen szervezetek vannak a piacon, akiktől az adott áru, szolgáltatás beszerezhető). Az ártájékozódás történhet internetes kereséssel, illetve internetes ajánlatkéréssel (a cég honlapján lévő ajánlatkérő felületen). Az ártájékozódás alkalmazásáról a beszerzés előkészítője dönt.

I/4. A Beszerzési Szabályzat módosítása – főbb fogalmak 2. Piackutatás: olyan közgazdaságtani vizsgálat, amely egy-egy konkrét üzleti cél érdekében végez adatgyűjtést illetve elemzést. A piackutatás komplexebb folyamat, mint az ártájékozódás, mert ebben az esetben nem csak az árra, hanem a lehetséges partnerre vonatkozóan egyéb információk megszerzésére is irányul a vizsgálat, és az összegyűjtött adatokat ki kell elemezni. A piackutatást komplexitása és időigénye miatt a Múzeumban csak a minősített beszállítói listán szereplő cégek meghosszabbításakor, illetve különleges, a főigazgató által elrendelt esetekben kell alkalmazni. Több árajánlat egyidejű bekérése: az árajánlatkéréseket írásban (lehet e-mail, fax, levél), azonos napon, vagy legfeljebb egy napos eltéréssel, azonos tartalommal kell az ajánlattételre felkértek részére megküldeni. Az ajánlatkérésekben kötelező elemként szerepeltetni kell, hogy kitől kérjük az ajánlatot, melyek a mennyiségi, minőségi paraméterek, mi a teljesítés időpontja, mi a fizetés módja és határideje, hova és milyen időpontig küldjék az ajánlatot. Az ajánlatkérésben be kell kérni az ajánlattevők adószámát, székhelyét, illetve bankszámlaszámát az előzetes kötelezettségvállalás Forrás SQL programban történő rögzítéséhez. Az ajánlatkérésben szerepeltetni kell az átláthatósági nyilatkozattételi kötelezettségre való hivatkozást. Árajánlat: konkrét paraméterekkel (áru, szolgáltatás, beruházás megjelölése, mennyisége, minőségi elvárások, teljesítés ideje) megfogalmazott beszerzési igényhez, a Múzeum által felkért szállítóktól beérkezett konkrét ajánlatok.

I/5. A Beszerzési Szabályzat módosítása – az írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő beszerzések Igénylési, előzetes engedélyezési adatlap a múzeumi keret terhére történő beszerzésekhez. Nem kell adatlap az ellátmányból, pályázati forrásból megvalósuló, illetve az önálló témaszámmal és költségtervvel rendelkező beszerzésekhez. Informatikai eszköz, irodatechnikai szolgáltatás (beleértve festékpatronok is) beszerzése az Informatikai Főosztályon keresztül. Igénylési, engedélyezési adatlap használatának értékhatára. Nem változott. Változott: bruttó 50eFt alatti beszerzések helyett bruttó 100eFt alatti beszerzési értékig kell ezt használni.

I/6. A Beszerzési Szabályzat módosítása – az írásbeli kötelezettségvállalást igénylő beszerzések – a beszerzési javaslatnál vizsgálandó szempontok A beszerzés becsült értéke eléri-e a közbeszerzési értékhatárt. A beszerzés a központosított közbeszerzések hatálya alá tartozik-e. A beszerzés becsült értéke meghaladja-e a bruttó 500 ezer Ft-ot? A beszerzés becsült értéke bruttó 100 ezer Ft és bruttó 500 ezer Ft között van-e? Mi a beszerzés forrása? Ha igen, akkor nem kell ajánlatokat bekérni, csak a beszerzés elindítását kell engedélyeztetni – a beszerzési eljárás lebonyolítását a gazdasági igazgató koordinálja. Mindenkinek meg kell tudni ítélni a jogszabályi rendelkezések alapján. A beszerzési eljárás lebonyolítását a gazdasági igazgató koordinálja. Három, azonos időpontra, azonos tartalommal bekért árajánlat. Ajánlatok bekérését is dokumentálni kell! Egy db árajánlat, illetve ártájékozódás, kivéve eszközbeszerzés, fogyóanyag beszerzést, itt ártájékozódásból 3 db. Nem változott

I/7. A Beszerzési Szabályzat módosítása – az írásbeli kötelezettségvállalást igénylő beszerzések – az árajánlatok bekérése Több árajánlat bekérése esetén követelmények: Egyidejűleg, ill. legfeljebb egy napos eltéréssel menjenek ki az ajánlatkérések; Azonos tartalommal (mennyiség, minőség) legyenek kiküldve az ajánlat kérések; Azonos határidőre kell az ajánlatokat bekérni; Az ajánlatok kiküldését dokumentálni (pl. kimenő e-mailt kinyomtatni, ajánlatkérés átvételét aláíratni), és később a beszerzési javaslathoz csatolni kell, a beérkezett ajánlatokkal együtt. Minta árajánlat bekérés – nem kötelező ezt használni, de tartalmilag ennek meg kell felelni! Ajánlatkérésnek tartalmaznia kell: kitől kérjük az ajánlatot; melyek a mennyiségi, minőségi paraméterek; mi a teljesítés időpontja; mi a fizetés módja és határideje; hova és milyen időpontig küldjék az ajánlatot; be kell kérni az ajánlattevő adószámát, bankszámlaszámát is; jogi személyiségű és jogi személyiség nélküli gazdálkodó szervezetek esetében fel kell hívni a figyelmüket az átláthatósági-nyilatkozat tételi kötelezettségre;

I/8. A Beszerzési Szabályzat módosítása – az írásbeli kötelezettségvállalást igénylő beszerzések – a beszerzési javaslat elkészítése Beszerzési javaslat tartalma: Nem kell javaslatot tenni arra, hogy kitől kérjünk ajánlatot. Az ajánlatokat be lehet kérni, feldolgozni és már a konkrét kiválasztásra lehet javaslatot tenni. De a Főigazgató kérheti további ajánlatok bekérését is. Meg kell adni a beszerzés lebonyolítási formáját. Ha a javasolt lebonyolítási forma eltér a szabályzatban adott értékhatárhoz előírt lebonyolítási formától, indokolni kell. Ajánlatok kiértékelése értékelési szempontokkal. Változott! Korábban a beszerzési javaslaton arra kellett javaslatot tenni, kitől kérjünk ajánlatot. Változott! Korábbi kategóriák – kézi beszerzés, szabadkézi beszerzés stb. – megszűnnek. Új kategóriák attól függően, hány ajánlatot kell bekérni. Ez nem változott, csak a korábbi nyomtatványon nem volt rá kialakított hely. Korábbi szabályzat is tartalmazta, hogy az ajánlatokat értékelni kell, de nem volt rá hely a beszerzési javaslatban és nem voltak szempontok sem. Az értékeléseket a javaslattevők nem végezték el.

I/9. A Beszerzési Szabályzat módosítása – írásbeli kötelezettségvállalást igénylő beszerzések – kivételek a 3 ajánlat mellőzésére Élet-, és vagyonbiztonság esetén szükséges azonnali beszerzések esetében A 3 ajánlat bekérése mellőzhető, de 1 ajánlatot be kell kérni: egyes szolgáltatások esetében (oktatás, kutatás, lektorálás, konferencián való részvétel); műtárgyvásárlás, szakmai adatbázis, használt szakmai eszközök (itt nem árajánlat, hanem eladói nyilatkozat kell!); a beszerzés speciális, nincs más szállító a piacon, aki azt teljesíteni tudná; a beszerzés költséghatékonysága (ezt dokumentálni kell tudni!); sürgősség (a beszerzés szükségességéről való tudomásszerzés és a hiba, probléma elhárítása között rendelkezésre álló idő maximum 5 munkanap, amely mellett a három ajánlat szabályszerű bekérését, dokumentálását, a beszerzés engedélyeztetését nem lehet végrehajtani.); a szolgáltatást adott körzetben nem végzi három szolgáltató, más területen működő szolgáltatótól való megrendelés a költségeket indokolatlanul növelné; a beszállító szerepel a Múzeum minősített beszállítói listáján.

I/9. A Beszerzési Szabályzat módosítása – az írásbeli kötelezettségvállalást igénylő beszerzések – a minősített beszállítók listája A listára való felkerülést a szervezeti egységek vezetői kérhetik értékelő lap kitöltésével és a gazdasági igazgatón keresztül. A listára való felkerüléskor nem kell piackutatást végezni, a javaslattevő a beszállítókkal kapcsolatos eddigi tapasztalatok (pl. árak, vállalási határidők teljesítése, rugalmasság stb.) értékel és teszi meg a javaslatot a listára való felkerülésre. A minősített beszállítók listájáról a Gazdasági Igazgatóság kimutatást vezet, azt az intraneten közéteszi. A minősített beszállítók két évig vannak a listán, a két év lejárata előtt az értékelést a javaslattevő szervezeti egységnek újra el kell végezni, de már piackutatás alapján. Amennyiben az ismételt minősítés nem történik meg, a beszállító lekerül a listáról. Ebben az esetben a Beszerzési Szabályzat általános rendelkezései szerint kell a beszerzéseket lebonyolítani. Nem lehet a minősített beszállítók listáján való részvételre hivatkozni a beszerzési eljárás lebonyolításánál abban az esetben, ha a beszerzés becsült értéke meghaladja a közbeszerzési értékhatárt.

I/10. Beszerzések folyamata I/10. Beszerzések folyamata - a bruttó 100 ezer Ft feletti és a közbeszerzési értékhatár közötti beszerzések 3. Árajánlatok, előzetes ártájékozódás kiértékelése, javaslattétel megrendelésre, szerződésre (előkészített megrendeléssel, szerződéssel), amennyiben lehetséges átláthatósági nyilatkozattal. 5. Javaslat elfogadása esetén megrendelő/szerződés ellenjegyzése, kötelezettségvállaló általi aláírása 1. Előzetes ártájékozódás, vagy ajánlatkérés. 2. Beszerzési javaslat (bruttó 100eFt és 500eFt között egy ajánlat vagy ártájékozódás* bekérése; bruttó 501eFt és a közbeszerzési értékhatár között 3 ajánlat bekérése). 6. Megrendelés visszaigazoltatása, ha nincs még átláthatósági nyilatkozat, annak beszerzése. 4. Gazdasági igazgató pénzügyileg ellenjegyzi/elutasítja, Főigazgató engedélyezi/elutasítja a beszerzést. 7. Megrendelés teljesítése, számla befogadása. 8. Számla kifizetése. *Tartós fogyasztási cikk, fogyóanyag esetében ártájékozódásból 3 db.

II/1. A gazdálkodási jogkörök szabályozásának módosítása – alapfogalmak 1. Kötelezettségvállalás: a kiadási előirányzatok terhére fizetési kötelezettség vállalásáról szóló – így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló – szabályszerűen megtett jognyilatkozat. Kötelezettségvállaló Főigazgató, vagy helyettesítési jogkörében az Általános főigazgató-helyettes. A pénzügyi ellenjegyzés: az arról való meggyőződés, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Pénzügyi ellenjegyző a Gazdasági Igazgató, illetve az általa felhatalmazott személy. A teljesítés igazolása: A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében – ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes – annak teljesítését. Teljesítésigazoló általános jogkörrel a Főigazgató, illetve témánként (területenként) az általa felhatalmazott személyek.

II/2. A gazdálkodási jogkörök szabályozásának módosítása – alapfogalmak 2. Az érvényesítés: a teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az államháztartási számviteli kormányrendelet és e rendelet előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e. Érvényesítő a Gazdasági Igazgató, illetve az általa felhatalmazott személyek. Az utalványozás: a kifizetések elrendelése. Utalványozó általános jogkörrel a Főigazgató, 100eFt értékhatárig a gyűjteményekkel és a könyvtárral kapcsolatos kifizetések esetében a Gyűjteményi Főigazgató-helyettes, ezen kívül 100eFt értékhatárig az Általános Főigazgató-helyettes.

II/3. A gazdálkodási jogkörök szabályozásának módosítása – változások a szabályozásban Jogszabályi összhang megteremtése, gazdálkodási jogkörökkel kapcsolatos felelősségi és hatáskörök egyértelmű rögzítése, nyilvántartási feladatok rögzítése. Szerződéskötés korábban 1 000eFt felett, most 500eFt felett. Alatta megrendelés. A Főigazgató eszköz/anyag vásárlás esetén 500 és 1000eFt között engedélyezheti szerződéskötés helyett megrendelés készítését. De a beszerzési javaslaton ezt jelezni kell indokolással. Új átláthatósági nyilatkozat (egy nyilatkozat, három fejezettel +Kitöltési útmutató!) Új átláthatósági záradék a megrendelőkre, szerződésekbe! Megrendelő nyomtatvány pontosítása a jogszabályi előírások alapján! Szerződés-minta tárgyvásárlásra, szakmai adatbázis, illetve használt szakmai eszköz vásárlására. Teljesítés-igazolási nyomtatvány nem változott!

III/1. Tájékoztató a közbeszerzésekről – Központosított közbeszerzések 2016. KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSEK Repülőjegy vásárlás: 2016. III. negyedévben 5 db beszerzése központosított közbeszerzési portálon és 1 db saját hatáskörű beszerzés. Tapasztalat: Repülőjegy kiválasztás 1 nap, lerendelés kb. 0,5 óra, jegyátvétel 4-5 nap, ügyintézési idő jegyátvételig max. 1 hét. Gördülékeny! Számítástechnikai eszközök: 2016. III. negyedévben 2 db saját hatáskörű beszerzés felmentéssel. Folyamatban van egy verseny újranyitás (vírusírtó program beszerzése) Időigénye 1 hónap. Tervezve további egy verseny újranyitás tonerek beszerzésére. Tapasztalat: ahol keretmegállapodás van érvényben, nem lehet felmentést kapni a központosított közbeszerzési eljárás lefolytatása alól. A verseny újranyitás időigénye min. 1 hónap, ezért az informatikai beszerzéseket időben kell megtervezni. Ehhez az igényeket időben kell eljuttatni az Informatikai Főosztályra. Üzemeltetés: 2016. III. negyedévben irodaszer lerendelés KEF portálról; 2016. I-II. negyedévben MOL beszerzések, mobiltelefon beszerzések. Gördülékeny!

III/2. Tájékoztató a közbeszerzésekről – Közbeszerzések 2016. Nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzések: Folyó közbeszerzés: 1) Gyöngyös Mátra Múzeum karbantartás: keretszerződés megkötése 2017-2018. évekre. Ajánlattételi felhívás kiküldése 2016. szeptember 29. Ajánlattételi határidő 2016. október 27. Tervezett közbeszerzések: 2) Teremőri szolgáltatás vásárlása (Budapest+Gyöngyös): keretszerződés megkötése a 2017-2018. évekre. (Ajánlattételi felhívás, dokumentáció összeállítása folyamatban.) 3) Nyomdaipari szolgáltatás vásárlása (folyóiratok): keretszerződés megkötése a 2017-2018. évekre. (Ajánlati dokumentáció összeállításához a paraméterek meghatározása most történik.) 4) Kiállítás karbantartás és építés: keretszerződés megkötése a 2017-2018. évekre. (Ajánlati dokumentáció összeállításához a paraméterek meghatározása most történik.)

IV/1. A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése – a 2016 IV/1. A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése – a 2016. évi költségvetés finanszírozási források szerint

IV/2. A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése – Elvek, változások Főbb elvek: Minden számba vehető bevételt vegyünk számba; Csak annyi kiadást tervezzünk, amennyinek a forrását is tudjuk biztosítani; A szervezeti egységek bevonása a tervezési folyamatba (a tervező munkát október második felében megkezdjük). - A 2017. évi szakmai feladatok végiggondolása; - A feladatok ütemezése (legalább negyedéves); - Feladatokhoz kapcsolódó kiadások tervezése (legalább a költségterv nyomtatvány részletezettségben) - Feladatokhoz kapcsolódó várható bevételek tervezése A 2017. évben a feladatokhoz rendelt szakmai keretek bevezetését tervezzük a rendelkezésre álló költségvetési források figyelembe vételével; Az általános múzeumi keret megszűnik, minimális üzemeltetési keret marad csak, a múzeumi szinten szükséges beszerzésekre, illetve üzemeltetési ellátmányra. Év közben jelentkező új feladatot akkor lehet megvalósítani, ha rendelkezésre áll hozzá a megfelelő forrás. Ez származhat többletbevételből, vagy más feladat elhagyása miatti kiadás megtakarításból.

IV/3. A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése – mikor tekinthető többletforrásnak az előre nem tervezett bevétel Terv Tény Többletbevétel Egyéb működési célú támogatások 30MFt 30MFt Többletbevétel Működési bevételek (készletértékesítés, jegybevétel, múzeumpedagógia, bérleti díj, kutatás, ÁFA bevételek, egyéb bevételek 235MFt 235MFt Többletbevétel Átvett pénzeszközök (pályázatok) 5MFt 5MFt Összesen: 270MFt

IV/4. A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése – miből finanszírozható az év közbeni új feladat Költségvetésben bevételre tervezett kiadás Többletfeladat finanszírozása Saját és átvett bevétel Többletbevétel Egyéb működési célú támogatások 30MFt 30MFt Feladat elhagyás Többletbevétel Működési bevételek (készletértékesítés, jegybevétel, múzeumpedagógia, bérleti díj, kutatás, ÁFA bevételek, egyéb bevételek 235MFt 235MFt Feladat elhagyás Többletbevétel Átvett pénzeszközök (pályázatok) 5MFt 5MFt Feladat elhagyás Összesen: 270MFt

IV/5. A 2017. évi költségvetés tervezésének előkészítése – a fedezetvizsgálat szükségessége Egyensúlyi helyzet Bevétel Kiadás Bevétel Kiadás Kiadási többlet

Köszönöm a megtisztelő figyelmet!