Könyvtári szolgáltatások minőségirányítási szakmai szempontjai miniszteriuma/kulturaert-felelos-allamtitkarsag/hirek/ajanlas- a-konyvtarak-minosegiranyitasanak-bevezetesehez

Minőségirányítási szempontok n A vezetőség felelőssége n Teljes elkötelezettség n Folyamatos képzés, továbbképzés n Stratégiai tervezés n Partnerközpontúság n Folyamatközpontúság, folyamatos javítás n Értékelés, önértékelés, elismerés, motiváció n Dokumentálás, adatgyűjtés

Vezetés n A vezetés dolgozza ki és alkalmazza a vezetési rendszert, felülvizsgálja a teljesítményt és az eredményeket. n A vezetés felelős: –Küldetés, jövőkép, stratégia megalkotásáért –Felkészülés a jövőre –A feltételek biztosítása –Minőségcélok kijelölése, a minőségpolitika megvalósítása n Példát mutatnak

Vezetés A megvalósítás lépései n Képzés a vezetés és a munkatársak számára n Minőségirányítási Tanács (MIT) megalakítása n A minőségirányítással kapcsolatos tevékenységek irányítása n A Stratégiai terv megalkotása n A minőségpolitika meghatározása n Továbbképzési tervek készítése. n Külső és belső kommunikációs tervek készítése. n A minőséggel kapcsolatos tevékenységek, elemzések és vizsgálatok dokumentumainak egybeszerkesztése n A Minőségi kézikönyv megalkotása

Vezetés Indikátorok n A képzésben részt vettek száma, a képzés(ek) fajtái n A MIT emlékeztetői n A Stratégiai terv n A Stratégiai terv és a Cselekvési terv kapcsolata n A belső kommunikációs csatorna működtetése n A szervezeti kultúra kérdőíves felmérésének eredményei n A pályázatok sikeressége n A könyvtári programok látogatottsága n A médiaszereplések erededményei

Teljes elkötelezettség n A vezetés és a munkatársak azonosulása a közösen kitűzött minőségi célokkal n A vezetőség példamutatása, irányítása n A munkatársak széles körének bevonása n Folyamatos ellenőrzés, önellenőrzés

Teljes elkötelezettség A megvalósítás lépései n Képzés a vezetők számára n Képzés a munkatársak számára n Munkacsoportok alakítása, a munkatársak bevonása n A munkatársak motiválása, ösztönzése n Rendszeres értékelések,visszajelzések n A feladatok és az eredmények rendszeres kommunikálása a munkatársak részére

Teljes elkötelezettség Indikátorok n A képzésben részt vettek száma, a képzés(ek) fajtái. n A szervezet tagjainak hány százaléka kapcsolódott be a minőségfejlesztési és az önértékelési munkába? n Milyen gyakorisággal és milyen módon kapnak a munkatársak tájékoztatást a minőségfejlesztéssel kapcsolatos aktualitásokról. n Milyen konkrét bizonyítékai vannak a szervezet teljes elkötelezettségének? n Milyen elismerései vannak egyéni és szervezeti eredményeknek?

Folyamatos képzés, továbbképzés n A munkatársak ösztönzése a folyamatos képzésre, önképzésre. n A felsőfokú intézményekből kikerült munkatársak tudásának hasznosítása. n A részvétel ösztönzése külső képzésekre, a feltételek biztosítása. n Belső képzések szervezése. n A minőségfejlesztéssel kapcsolatos aktualitások nyomon követése

Folyamatos képzés, továbbképzés A megvalósítás lépései n A minőségirányítási tudás felmérése az intézményben n Továbbképzési terv készítése. n A könyvtári minőséggel foglalkozó belső képzés szervezése valamennyi munkatárs számára. n Munkatársak beiskolázása továbbképző tanfolyamokra. n A képzéseken és konferenciákon megszerzett tudás átadása belső tréningeken vagy más hatékony módokon.

Folyamatos képzés, továbbképzés Indikátorok n A munkatársak hány százaléka vett részt képzéseken. n A képzésben részt vettek száma. n A képzések fajtái. n A belső képzések száma. n A tudásmegosztás lehetőségei.

Stratégiai tervezés n Stratégiai tervezés: hatékony kombinációja az egymástól függő tevékenységeknek. n Az általános teljesítmény meghatározása –Megelőzi: mikro és makro környezet elemzése –A küldetésen alapul –Csoportmunka eredménye –Cselekvés-, jövő- és változás orientáció –Cselekvési terv, stratégiai projekt követi

Stratégiai tervezés A megvalósítás lépései n Munkacsoport létrehozása. n A küldetés és a jövőkép megalkotása n A belső és külső helyzet elemzése (SWOT, PGTTJ) n Benchmarking elemzések n Az átfogó cél meghatározása. n A kulcsfontosságú területek meghatározása, a beavatkozások hozzárendelésével. n Az éves cselekvési tervek összeállítása felelősökkel, időpontokkal, a források meghatározásával. n Folyamatos értékelés, a változásokhoz igazítás. n Az eredmények szétsugárzása. n A teljes stratégiai ciklus értékelése.

Stratégiai tervezés Indikátorok n A könyvtár tevékenységeiről készített SWOT analízis felhasználása a tervezésben. n A PGTTJ elemzés a makrokörnyezetről. n A helyzetképben megfogalmazott megoldandó gondok megoldási lehetőségei a célokban és a fejlesztendő kulcsterületekben. n A Stratégiai terv aktualitása és minősége.

Partnerközpontúság n A kulcsfontosságú partneri kapcsolatok tervezése, kezelése a stratégia támogatása és a folyamatok működtetése érdekében. n Belső partnerek: a könyvtár munkatársai n Külső partnerek –Könyvtárhasználók, –Fenntartó –Ágazati irányítás –Kulturális közintézmények –Civil szervezetek Stb.

Partnerközpontúság A megvalósítás lépései n A partnerek azonosítása (számbavétele). n Rangsorolás, súlyozás. n A partnerek elvárásainak és elégedettségének mérése. n Az egyes szolgáltatások „népszerűsége”. n A könyvtári személyzet megítélése. n A valós és látens igények feltérképezése. n A mérések eredményének beépítése a mindennapi munkába. n Visszajelzés a partnerek részére

Partnerközpontúság Indikátorok n Részletes, naprakész partneri lista vezetése. n A használók elvárásainak és elégedettségének rendszeres mérése, a mérési eredmények beépítése a szolgáltatási folyamatok működtetésébe. n A munkatársi elégedettség rendszeres vizsgálata, a tanulságok alapján megfelelő intézkedések bevezetése. n Panaszkezelés szabályozása, működtetése és eredményessége. n A használói véleménynyilvánítás lehetőségei és eszközei. n Fókuszcsoportok.

Folyamatközpontúság, folyamatos javítás n A kulcsfontosságú folyamatok azonosítása, kezelése, javítása, fejlesztése a stratégiai támogatása érdekében –Rendszerbe foglalja, tudatossá, átláthatóvá teszi a munkafolyamatokat –Kiküszöbölhetővé válik a hibák korai felismerése, kiküszöbölése, a kompetenciahatárok meghúzása –A kulcsfontosságú folyamatok szisztematikus javítása

Folyamatközpontúság A megvalósítás lépései n A folyamatok azonosítása, folyamatleltár készítése. n A kulcsfontosságú folyamatok kiválasztása. n Folyamatgazdák kijelölése. n A folyamatleírások, folyamatábrák elkészítése. n A kompetenciahatárok megállapítása. n Ellenőrzőpontok kijelölése. n Az ellenőrzőpontokon rendszeres mérések végzése. n Hibajavító technikák alkalmazása. n Folyamatos ellenőrzés, szükség esetén módosítások bevezetése.

Folyamatközpontúság Indikátorok n Folyamatleltár összeállítása. n Folyamatleírások, folyamatábrák megfelelősége és használhatósága. n Az ellenőrzéseket bizonyító feljegyzések. n Hibajavító intézkedéseket bizonyító feljegyzések.

Értékelés, önértékelés, elismerés, motiváció n Az értékelés folyamatos tevékenység annak érdekében, hogy képet kapjunk a tervezett cél és a megvalósítás összefüggéseiről. n A motiváció cselekvésre késztető belső mozgató erő. n A munkatársak munkahelyi viselkedését döntően az anyagi és érzelmi szükségleteik befolyásolják.

Értékelés, motiváció A megvalósítás lépései n Az értékelési, önértékelési folyamat kialakítása: résztvevők, feladatok, határidők meghatározása. n Az önértékelés lebonyolítása: egyéni értékelés és konszenzusos csoportos értékelés a KKÉK alapján n Értékelési szabályzat, ösztönzési, motivációs stratégia kialakítása. n A munkatársi önértékelés szempontjainak meghatározása. n A munkatársak önértékelése, vezetői értékelés, az értékelések összevetése, megbeszélése.

Értékelés, motiváció Indikátorok n A munkatársak teljesítményét értékelő mutatók. n Munkakörök kialakításának elemzése. n A képzési, továbbképzési terv a képzési célok alapján: n Motiválási lehetőségek megvalósításának értékelése. n A munkatársaknak a vezetőség által történő értékelésének összegzése, értékelése. n A motivációval és a könyvtári munkafolyamatokban való közreműködéssel kapcsolatos elemzések bemutatása.

Dokumentálás, adatgyűjtés n Egységesen kialakított szabályrendszer alapján történő folyamatos adatgyűjtés, az adatok dokumentálása, rendszerezése, hozzáférhetővé tétele, archiválása. n A dokumentálás bemutatja a minőségirányítási rendszert. n Az egymáshoz kapcsolódó tevékenységeket végző csoportoknak, munkatársaknak segítséget nyújt abban, hogy a tevékenységek közötti kölcsönhatásokat jobban megértsék.

Dokumentálás, adatgyűjtés A megvalósítás lépései n Azoknak a területeknek a meghatározása, ahol az adatgyűjtés folyik, az adatgyűjtés formai és tartalmi kritériumainak megadása. n Az adatgyűjtés, a dokumentálás szabályozása, a megszületett dokumentumok hozzáférhetővé tétele a szervezet egésze számára. n Döntés a szükséges anyagok archiválásáról. n Az adatok összesítése, összehasonlító elemzés végzése.

Dokumentálás, adatgyűjtés Indikátorok n A minőségirányítás dokumentumainak rendszere: –Minőségi kézikönyv. –Eljárások feljegyzései. –Folyamatok leírásai. –Egyéb szabályozó dokumentumok (belső és külső). n Az archiválás áttekinthetősége, visszakereshetőség, biztonság. n Az adatgyűjtés gyakorlata, szabályozottsága, annak dokumentálása.

Eszközök n Csoportmunka n Stratégiai terv n Elemzések, analízisek, diagramok n A PDCA elv alkalmazása n A problémamegoldás módszerei

Kapcsolódó irodalom n SKALICZKI Judit – ZALAINÉ KOVÁCS Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprém - Bp Veszprémi Egyetemi Kiadó - Informatikai és Könyvtári Szövetség n SKALICZKI Judit: Az első lépésektől a könyvtár stratégiai tervének elkészítéséig. Bp Könyvtári Intézet n VIDRA Szabó Ferenc: Könyvtári partnerkapcsolatok, kommunikációs kérdések. Bp Könyvtári Intézet n VIDRA Szabó Ferenc: Könyvtári Értékelési Keretrendszer – A könyvtári önértékelés szakmai szempontjai. Bp Könyvtári Intézet n Ajánlás a könyvtári minőségirányítás bevezetésére. (Készült az Emberi Erőforrások Minisztériuma, Kultúráért felelős Államtitkárságának megbízásából.) Bp

Köszönöm a figyelmet!