Közérthetően az elektronikus számlázásról dr. Pócza András Nemzeti Fejlesztési Minisztérium, Infokommunikációs Államtitkárság

2 Az Áfa-törvényben meghatározott tartalommal bíró számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki. Két típusa van (a kibocsátás módja szerint): elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI) - legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és - minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel van ellátva elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) kibocsátott számla - az EDI rendszer a felek közti, előzetesen, írásban kötött szerződésen alapul - a számla ebben az EDI rendszerben elektronikus adatként lett létrehozva és továbbítva Az előadás tárgya az elektronikus aláírás használatával történő számlázás folyamatának bemutatása. Mi az elektronikus számla?

3 Az elektronikus számla fontosabb jellemzői: jogi szempontból teljesen egyenértékű a papír alapú számlával minden példány eredeti példány az elektronikusan aláírt és időbélyegzett e-számla a papír alapú számlához képest már önmagában is: – biztonságosabb, – hitelessége kevésbé kérdőjelezhető meg, –lényegesen egyszerűbben és olcsóbban tárolható, kezelhető. – költséghatékonyabb (postaköltség, nyomtatványköltség, emberi munkaerő, sárga csekk) Az elektronikus számlát kizárólag elektronikus formában lehet létrehozni, továbbítani és tárolni! Mi az elektronikus számla?

4 1. Számla adatainak előállítása - számlázó szoftver használatával, - ugyanolyan módon és adattartalommal, mint a papír alapú számlánál 2. A számlaadatok nem nyomtatásra kerülnek, hanem elektronikus fájlba - bármilyen formátumban ki lehet bocsátani e-számlát (leggyakoribb: pdf, xml), azonban az APEH előír ellenőrzési formátumokat 3. A számlaadatokat tartalmazó fájl elektronikus aláírása és időbélyegzése - automatikus, gyors folyamat - ez biztosítja a számla hitelességét és sértetlenségét Az e-számlázás folyamata továbbítás kibocsátás befogadásmegőrzés

5 A kibocsátónak többféle lehetőség áll rendelkezésére, például: 1. az e-számlát ben, csatolmányként küldi el a befogadónak. 2. a saját honlapján teszi megtekinthetővé és letölthetővé. A befogadó jellemzően értesítést kap a számla érkezéséről. 3. a kézbesítéssel egy külső szereplőt (konszolidátor) bíz meg, akinek a számlaadatokat átadja. A konszolidátor gondoskodik a számlák előállításáról és bemutatásáról, letölthetővé tételéről a saját weboldalán keresztül. A befogadó jellemzően értesítést kap a számla érkezéséről. A konszolidátorok általában nagy mennyiségű elektronikus számla előállítását, kibocsátását, ügyfélhez való eljuttatását vállalják, és fizetési csatornákat is biztosítanak a számla kiegyenlítéséhez. Az e-számlázás folyamata kibocsátás továbbítás befogadásmegőrzés

6 1. Számla adatainak ellenőrzése - ugyanúgy zajlik, mint papír alapú számla esetén - az adminisztráció könnyítése érdekében az e-számlát ki lehet nyomtatni, de az jogilag már nem minősül hiteles számlának 2. Számla kibocsátójának ellenőrzése - elektronikus aláírás és időbélyegző érvényességének ellenőrzése - szoftver végzi automatikusan és gyorsan 3. Számla könyvelése - a kontírozás korábbi problémái elhárultak! Az e-számlázás folyamata kibocsátás befogadás továbbításmegőrzés

7 Kontírozás Probléma: a kontírozási adatokat az e-számlán a befogadó nem tudja a papír alapú számláknál megszokott módon feltüntetni Megoldás: Az e-számlázásról szóló i APEH közlemény szerint: a kontírozási információk hozzárendelése az eredeti e-számlához egy csatolt mellékletben. a kontírozás követelményei teljesíthetőek megfelelő elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával (egyértelmű hozzárendelés, visszakereshetőség, utólagos módosítás kizárása) olyan iktatóprogram használata, amely a számlához iktatószámot rendel, és ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ Az e-számlázás folyamata kibocsátás befogadás továbbításmegőrzés

8 az e-számlát elektronikus formában kell megőrizni. ugyanazon alapelvek vonatkoznak rá, mint a papír alapú számlára (pl. megőrzési idő, védelem a megsemmisülés, sérülés, módosítás ellen). A megőrzés többféle módon is végezhető: 1. Saját megőrzés a számlabefogadó saját maga végzi, pl saját számítógépén/szerverén, vagy bármilyen adathordozó eszközön 2. Megőrzés kiszervezése a megőrzéssel kapcsolatos egyes feladatokkal a számlabefogadó ezzel foglalkozó szolgáltatót bíz meg 3. Megőrzés archiválási szolgáltatónál a törvény szerinti minősített archiválási szolgáltató biztosítja a megőrzés technikai hátterét és jogszabályi megfelelőségét Az e-számlázás folyamata kibocsátás megőrzés továbbításbefogadás

9 Papír alapú számlák másodpéldányának elektronikus megőrzése új lehetőség 2008-tól, ami 2010-ben tovább egyszerűsödött ez nem minősül e-számlának! A számlázó szoftverrel előállított papír alapú számla kibocsátónál maradó példánya nyomtatás helyett elektronikus adatállományként is megőrizhető, ha - a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik. Vagyis: vagy e-aláírással és időbélyegzővel, vagy zárt rendszerben. Célja: a címzetthez papíron eljuttatott számlák kibocsátónál maradó példányai nyomtatás nélkül, gazdaságosan, kezelhetően és szabályszerűen megőrizhetőek legyenek. Elektronikus másodpéldány

10 Az e-számlázás környezetbarát, hozzájárul a fenntartható fejlődéshez Az Európai Unió vállalkozásai papír alapon évente (húszmilliárd) számlát bocsátanak ki. Ennek környezeti terhelése: tonna papír előállítása; millió fa kitermelése; 2700 tonna festék; 165 millió liter üzemanyag; 1350 GW energia felhasználása; Az elektronikus számla ettől az energiafelhasználástól és környezetrombolástól is óvja a természetet. Környezetvédelem

évi C. törvény a számvitelről évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról évi XCII. törvény az adózás rendjéről évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól APEH Közlemény az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről ( ) Jogszabályi háttér

12 Elérhető és letölthető az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesületével együttműködve készült: tájékoztató anyag az elektronikus számlakibocsátó oldal számára tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára interaktív döntéstámogató alkalmazás e-számlázás jogszabályi háttere egyéb hasznos információk, linkek Letölthető anyagok