Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia 2013. június 18-19. VÁLTOZÁSKEZELÉS FEJLESZTÉSI MÓDSZERTAN.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia 2013. június 18-19. VÁLTOZÁSKEZELÉS FEJLESZTÉSI MÓDSZERTAN."— Előadás másolata:

1 Szervezetfejlesztési Program ÁROP Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia június VÁLTOZÁSKEZELÉS FEJLESZTÉSI MÓDSZERTAN Előadó:dr. Gazsik Lajos főosztályvezető

2 Bevezetés, a módszertan célja A közigazgatás fő hívó szava: hatékonyság és nemzeti érdek. A közigazgatás olyan mértékben hatékony, amilyen mértékben: A módszertan értelmezése, megértése, alkalmazása során, kérem gondoljanak Karinthy Frigyes gondolataira: „A kusza selyemgubancban egy fonalat keresek, aminél fogva aztán az egész gubót le lehet bonyolítani. Ha a lánc megvan bennem, akármelyik szemét fogom meg, mindig az egész lánc megmozdul.” A közigazgatás fő hívó szava: hatékonyság és nemzeti érdek. A közigazgatás olyan mértékben hatékony, amilyen mértékben: A módszertan értelmezése, megértése, alkalmazása során, kérem gondoljanak Karinthy Frigyes gondolataira: „A kusza selyemgubancban egy fonalat keresek, aminél fogva aztán az egész gubót le lehet bonyolítani. Ha a lánc megvan bennem, akármelyik szemét fogom meg, mindig az egész lánc megmozdul.” EredményesGazdaságosHatásos Biztonságos FelügyelhetőAlkalmazkodó 2

3 A Magyary Zoltán program Jó Állam fogalma: „Az állam attól tekinthető jónak, hogy az egyének, közösségek és vállalkozások igényeit a közjó érdekében és keretei között, a legmegfelelőbb módon szolgálja.” Jelen módszertan célja a már meghozott döntések által generált változások magas színvonalú kezelésének, megvalósításának elősegítése. (Nem célja azonban: a változást eredményező döntés meghozatalának, a döntés meghozatalához vezető lépéseknek az értékelése.) A Magyary Zoltán program Jó Állam fogalma: „Az állam attól tekinthető jónak, hogy az egyének, közösségek és vállalkozások igényeit a közjó érdekében és keretei között, a legmegfelelőbb módon szolgálja.” Jelen módszertan célja a már meghozott döntések által generált változások magas színvonalú kezelésének, megvalósításának elősegítése. (Nem célja azonban: a változást eredményező döntés meghozatalának, a döntés meghozatalához vezető lépéseknek az értékelése.) 3

4 Az ÁROP projekt keretében elinduló Szervezetfejlesztési Program hatókörébe öt beavatkozási terület tartozik: • Teljesítménymenedzsment – a munkacsoport feladata a szervezeti célmeghatározás és célbontás elméleti hátterének és gyakorlati módszertanának, illetve a szervezeti célokhoz kapcsolódó teljesítményindikátorok kidolgozása. • Folyamatoptimalizálás – a Program terjedelmébe tartozó intézményi kör funkcionális folyamataira vonatkozó, a folyamatok felmérését, értékelését, egyszerűsítését és egységesítését támogató eszközök, módszerek kidolgozása. • Tudásmegosztás – az e területen kidolgozandó módszertan segítséget nyújt a közigazgatási szerveknek ahhoz, hogy könnyen és költséghatékonyan alkalmazható módszereket kapjanak mind a szervezeti, mind az egyéni tudás hatékonyabb kiaknázásához, megtartásához. • Minőségirányítás – a minőségirányítás területén kidolgozandó módszertan biztosítja és felméri az ügyfelek és partnereik elégedettségét, igény felmérés után és ennek ismeretében tervezik meg jövőbeni elképzelésüket. • Változáskezelés – módszertani útmutató és irányelvek gyűjteménye, többek között a szervezetben zajló változások természetének megértéséről, a kezelésükhöz szükséges elméleti háttérről, a változást segítő és gátló tényezők felismeréséről, az érintettek kezeléséről, a megfelelő kommunikációról. A beavatkozási területek között számos kapcsolódási pont létezik! Az ÁROP projekt keretében elinduló Szervezetfejlesztési Program hatókörébe öt beavatkozási terület tartozik: • Teljesítménymenedzsment – a munkacsoport feladata a szervezeti célmeghatározás és célbontás elméleti hátterének és gyakorlati módszertanának, illetve a szervezeti célokhoz kapcsolódó teljesítményindikátorok kidolgozása. • Folyamatoptimalizálás – a Program terjedelmébe tartozó intézményi kör funkcionális folyamataira vonatkozó, a folyamatok felmérését, értékelését, egyszerűsítését és egységesítését támogató eszközök, módszerek kidolgozása. • Tudásmegosztás – az e területen kidolgozandó módszertan segítséget nyújt a közigazgatási szerveknek ahhoz, hogy könnyen és költséghatékonyan alkalmazható módszereket kapjanak mind a szervezeti, mind az egyéni tudás hatékonyabb kiaknázásához, megtartásához. • Minőségirányítás – a minőségirányítás területén kidolgozandó módszertan biztosítja és felméri az ügyfelek és partnereik elégedettségét, igény felmérés után és ennek ismeretében tervezik meg jövőbeni elképzelésüket. • Változáskezelés – módszertani útmutató és irányelvek gyűjteménye, többek között a szervezetben zajló változások természetének megértéséről, a kezelésükhöz szükséges elméleti háttérről, a változást segítő és gátló tényezők felismeréséről, az érintettek kezeléséről, a megfelelő kommunikációról. A beavatkozási területek között számos kapcsolódási pont létezik! 4

5 A MÓDSZERTAN FELÉPÍTÉSE 1.BEVEZETÉS, A MÓDSZERTAN CÉLJA 2.A BEAVATKOZÁSI TERÜLET TERJEDELME 3.A MÓDSZERTAN ALKALMAZÁSÁNAK JOGSZABÁLYI KÖRNYEZETE 4.A MÓDSZERTAN BEMUTATÁSA, SZAKASZAI 4.1.AZONOSÍTÁS 4.2.FELMÉRÉS, ELEMZÉS 4.3.TERVEZÉS 4.4.VÉGREHAJTÁS 4.5.FENNTARTÁS 5.A VÁLTOZÁSKEZELÉS SIKERTÉNYEZŐINEK ÉS BUKTATÓINAK ÖSSZEFOGLALÁSA 1. SZÁMÚ MELLÉKLET - INFORMATIKAI VÁLTOZÁSKEZELÉS 2. SZÁMÚ MELLÉKLET - PÉLDA A MÓDSZERTAN ALKALMAZÁSÁRA KÉT SZERVEZETI EGYSÉG ÖSSZEVONÁSA ESETÉN FOGALOMTÁR IRODALOMJEGYZÉK ÁBRÁK JEGYZÉKE TÁBLÁZATOK JEGYZÉKE A MÓDSZERTAN FELÉPÍTÉSE 1.BEVEZETÉS, A MÓDSZERTAN CÉLJA 2.A BEAVATKOZÁSI TERÜLET TERJEDELME 3.A MÓDSZERTAN ALKALMAZÁSÁNAK JOGSZABÁLYI KÖRNYEZETE 4.A MÓDSZERTAN BEMUTATÁSA, SZAKASZAI 4.1.AZONOSÍTÁS 4.2.FELMÉRÉS, ELEMZÉS 4.3.TERVEZÉS 4.4.VÉGREHAJTÁS 4.5.FENNTARTÁS 5.A VÁLTOZÁSKEZELÉS SIKERTÉNYEZŐINEK ÉS BUKTATÓINAK ÖSSZEFOGLALÁSA 1. SZÁMÚ MELLÉKLET - INFORMATIKAI VÁLTOZÁSKEZELÉS 2. SZÁMÚ MELLÉKLET - PÉLDA A MÓDSZERTAN ALKALMAZÁSÁRA KÉT SZERVEZETI EGYSÉG ÖSSZEVONÁSA ESETÉN FOGALOMTÁR IRODALOMJEGYZÉK ÁBRÁK JEGYZÉKE TÁBLÁZATOK JEGYZÉKE 5

6 Fogalmak J övőkép (változáskezelési): A változás eredményeképpen elérni tervezett állapot leírása. Elsőfokú változás: Olyan változás, amelyben a szervezet működési módja változatlan marad, amelyre a szervezetnek standardizált, rutinszerű válaszai vannak. Másodfokú változás: Olyan változás, amely megváltoztatja a szervezet működési módját és amely során tudatos változáskezelési eljárást kell lefolytatni. Munkacsoport: Konkrét feladat megoldására határozott időre létrehozott csoportos együttműködési forma. Változáskezelés: A másodfokú változások sikeres megvalósítására és fenntartására irányuló, a normál szervezeti működésen túlmutató tevékenység. Kockázat (változáskezelési): A változáskezelés szempontjából releváns olyan esemény, tevékenység, vagy ennek elmulasztása, hiánya, mely bekövetkezése esetén a változás sikeres végrehajtását, a változással megvalósítani kívánt célok elérését negatívan befolyásolhatja. Szponzor: A változás legfőbb szervezeti támogatója, aki jelentős szervezeten belüli hatalommal rendelkezik és elkötelezett a változás megvalósítása mellett. Változáskezelési munkacsoport: A változás megtervezésére, koordinálására, (kisebb terjedelmű változás esetén a változás végrehajtására) határozott időre létrehozott csoportos együttműködési forma, a munkacsoport vezetője a változásmenedzser. Változásmenedzser: A változáskezelés megtervezéséért, koordinációjáért és végrehajtásáért felelős személy. Változás-végrehajtó csoport: A változás volumenének, összetettségének függvényében, a változáskezelési munkacsoport által elkészített tervek, illetve a változás végrehajtására, határozott időre létrehozott csoportos együttműködési forma. J övőkép (változáskezelési): A változás eredményeképpen elérni tervezett állapot leírása. Elsőfokú változás: Olyan változás, amelyben a szervezet működési módja változatlan marad, amelyre a szervezetnek standardizált, rutinszerű válaszai vannak. Másodfokú változás: Olyan változás, amely megváltoztatja a szervezet működési módját és amely során tudatos változáskezelési eljárást kell lefolytatni. Munkacsoport: Konkrét feladat megoldására határozott időre létrehozott csoportos együttműködési forma. Változáskezelés: A másodfokú változások sikeres megvalósítására és fenntartására irányuló, a normál szervezeti működésen túlmutató tevékenység. Kockázat (változáskezelési): A változáskezelés szempontjából releváns olyan esemény, tevékenység, vagy ennek elmulasztása, hiánya, mely bekövetkezése esetén a változás sikeres végrehajtását, a változással megvalósítani kívánt célok elérését negatívan befolyásolhatja. Szponzor: A változás legfőbb szervezeti támogatója, aki jelentős szervezeten belüli hatalommal rendelkezik és elkötelezett a változás megvalósítása mellett. Változáskezelési munkacsoport: A változás megtervezésére, koordinálására, (kisebb terjedelmű változás esetén a változás végrehajtására) határozott időre létrehozott csoportos együttműködési forma, a munkacsoport vezetője a változásmenedzser. Változásmenedzser: A változáskezelés megtervezéséért, koordinációjáért és végrehajtásáért felelős személy. Változás-végrehajtó csoport: A változás volumenének, összetettségének függvényében, a változáskezelési munkacsoport által elkészített tervek, illetve a változás végrehajtására, határozott időre létrehozott csoportos együttműködési forma. 6

7 A módszertan bemutatása, szakaszai A módszertan – a közigazgatási szervek változáskezelési tevékenységének segítése érdekében - a változáskezelés alábbi öt fő szakaszát mutatja be részletesen: Azonosítás • Lépések •Változáskezelés szükségességének megállapítása •Felelős szponzor azonosítása •Változás tervezéséért, lebonyolításáért felelősök kijelölése •Változással érintett folyamatok, területek azonosítása •Érintettek azonosítása •Eszközök • A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum Felmérés, elemzés •Lépések •Kiinduló állapot felmérése •Hatásvizsgálat •Kockázatok felmérése •Vezetők bevonása •Érintettek felmérése •Eszközök •Eltérés elemzés •Munkacsoportok •Kockázatelemzés •Vezetői workshop •Érintetti térkép Tervezés •Lépések •Változás tervezése •Rövid távú eredmények meghatározása •Kommunikáció tervezése •Változás iránti elkötelezettség kialakítása •Képzés tervezése •Eszközök •Változáskezelési terv •Kommunikációs terv •Képzési terv Végrehajtás •Lépések •Változáskezelési terv végrehajtása •Oktatás •Kommunikáció •Visszajelzések monitorozása •Eszközök •Felmérés készítése Fenntartás •Lépések •Változás megszilárdítása •Változás eredményeinek kommunikálása •Tudásmegosztás •Eredményesség visszamérése és korrekciós lépések •Eszközök •Felmérés •Jelentés 7

8 Az azonosítás szakasz célja a változás tartalmi elemeinek meghatározása, hogy mire vonatkozik a változás és mi a szervezet által a változás eredményeként elérni kívánt cél. Az azonosítás szakasz lépései: • 1. Lépés: változás típusának meghatározása, változáskezelés szükségességének megállapítása; • 2. Lépés:, a felelős szponzor azonosítása; • 3. Lépés: a változás koordinálásáért és/vagy megtervezéséért felelős személy (változásmenedzser), munkacsoport(ok) kijelölése • 4. Lépés: a változással érintett területek és folyamatok azonosítása; • 5. Lépés: a változásban érintett munkatársak megnevezése Az azonosítás szakasz lépései: • 1. Lépés: változás típusának meghatározása, változáskezelés szükségességének megállapítása; • 2. Lépés:, a felelős szponzor azonosítása; • 3. Lépés: a változás koordinálásáért és/vagy megtervezéséért felelős személy (változásmenedzser), munkacsoport(ok) kijelölése • 4. Lépés: a változással érintett területek és folyamatok azonosítása; • 5. Lépés: a változásban érintett munkatársak megnevezése Azonos ítás 1 Felmérés, elemzés 2 Tervezés 3 Végrehajtás 4 Fenntartás 5 8

9 Lépés célja •A változás típusának meghatározása, a változáskezelés szükségességének megállapítása Végrehajtásért felelős •Szervezet első számú vezetője által kijelölt vezető Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet • Változást kiváltó döntés Kimenet •Változás kezelés szükségességének megállapítása Lépés célja •A változást támogató legfelsőbb vezető, a szponzor azonosítása Végrehajtásért felelős •Szervezet első számú vezetője által kijelölt vezető/vezetők Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet • A változás azonosítása Kimenet •Változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum Lépés célja •A változás lebonyolításáért és/vagy megtervezéséért felelős személy, munkacsoport(ok) kijelölése Végrehajtásért felelős •Szervezet első számú vezetője által kijelölt vezető Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet • Döntés a változásról Kimenet •Változástervezési és/vagy változás végrehajtói mandátum (Változásmenedzser kijelölése, változáskezelési csoport létrehozása) Lépés célja •A szervezet azon területeinek, szervezeti egységeinek, folyamatainak a meghatározása, melyeket a változás érinteni fog Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •Döntés a változásról Kimenet •Változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum Lépés célja •A szervezet azon vezetőinek, munkatársainak az azonosítása, akiket, illetve akik munkáját a változás érinteni fogja Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •Döntés a változásról Kimenet •Változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum 9

10 Az azonosítás szakasz összefoglalása (a szakasz elvárt eredménye) Az azonosítás szakaszának végtermékeként a változásmenedzser, illetve a változáskezelési munkacsoport egy a változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentumot készít el, amelynek tartalmaznia kell: • a változás célját, kapcsolódását a szervezet stratégiájához, jövőképéhez; • a változás fő támogatójának, szponzorának személyét; • a változás lebonyolításáért és/vagy megtervezéséért felelős személyt (változásmenedzser), munkacsoport(ok) tagok személyét; • a változással érintett területeket, folyamatokat; • a változással érintett szervezeti egységek, személyek körét. Az azonosítás szakasz összefoglalása (a szakasz elvárt eredménye) Az azonosítás szakaszának végtermékeként a változásmenedzser, illetve a változáskezelési munkacsoport egy a változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentumot készít el, amelynek tartalmaznia kell: • a változás célját, kapcsolódását a szervezet stratégiájához, jövőképéhez; • a változás fő támogatójának, szponzorának személyét; • a változás lebonyolításáért és/vagy megtervezéséért felelős személyt (változásmenedzser), munkacsoport(ok) tagok személyét; • a változással érintett területeket, folyamatokat; • a változással érintett szervezeti egységek, személyek körét. 10

11 A felmérés, elemzés szakasz célja, hogy a változáskezelés munkacsoport elvégezze a tervezést megalapozó elemzéseket. Ennek keretében felmérje az első szakaszban azonosított – változással érintett – területeket, folyamatokat, elemezze a változás lehetséges kockázatait, az érintett munkatársak igényeit, változásra gyakorolt hatásukat. 1. Lépés: meg kell határozni a rendelkezésre álló és a cél eléréséhez szükséges eszközöket, erőforrásokat, el kell végezni az eltérés-elemzést; 2. Lépés: számba kell venni a változás várható hatásait; 3. Lépés: meg kell vizsgálni, hogy a változtatás során milyen kockázatok merülhetnek fel, a változás milyen hatást gyakorol majd a szervezetre, az ellátandó folyamatokra, feladatokra; 4. Lépés: a változást támogató szponzoron túlmenően is biztosítani kell a szervezet vezetőinek bevonását, a változás iránti elkötelezettségük kialakítását; 5. Lépés: a korábban azonosított érintetteket csoportokba szükséges rendezni aszerint, hogy milyen a változáshoz való viszonyuk, támogatják, vagy épp ellenkezőleg, hátráltatni próbálják azt; a változás mekkora hatással van rájuk; befolyásolhatják-e pozitív vagy negatív irányba a változtatási törekvéseket, esetleg a többi érintettet. A felmérés, elemzés szakasz célja, hogy a változáskezelés munkacsoport elvégezze a tervezést megalapozó elemzéseket. Ennek keretében felmérje az első szakaszban azonosított – változással érintett – területeket, folyamatokat, elemezze a változás lehetséges kockázatait, az érintett munkatársak igényeit, változásra gyakorolt hatásukat. 1. Lépés: meg kell határozni a rendelkezésre álló és a cél eléréséhez szükséges eszközöket, erőforrásokat, el kell végezni az eltérés-elemzést; 2. Lépés: számba kell venni a változás várható hatásait; 3. Lépés: meg kell vizsgálni, hogy a változtatás során milyen kockázatok merülhetnek fel, a változás milyen hatást gyakorol majd a szervezetre, az ellátandó folyamatokra, feladatokra; 4. Lépés: a változást támogató szponzoron túlmenően is biztosítani kell a szervezet vezetőinek bevonását, a változás iránti elkötelezettségük kialakítását; 5. Lépés: a korábban azonosított érintetteket csoportokba szükséges rendezni aszerint, hogy milyen a változáshoz való viszonyuk, támogatják, vagy épp ellenkezőleg, hátráltatni próbálják azt; a változás mekkora hatással van rájuk; befolyásolhatják-e pozitív vagy negatív irányba a változtatási törekvéseket, esetleg a többi érintettet. Azonos ítás 1 Felmérés, elemzés 2 Tervezés 3 Végrehajtás 4 Fenntartás 5 11

12 Nem elég azt tudni, hogy hova akarunk eljutni, de azt is tudnunk kell, hogy most hol vagyunk! A szervezet kiinduló állapotának feltérképezése során segítséget nyújthatnak különösen: • a szervezet felépítését, feladatellátását meghatározó jogszabályi környezet, belső szabályzók, eljárásrendek, munkaköri leírások; • a szervezet főbb folyamatait, folyamatgazdáit meghatározó dokumentumok, pl. ellenőrzési nyomvonalak; • a létszámadatok; • a költségvetési, pénzügyi adatok; • a rendelkezésre álló eszközök felmérése, leltárak. A kiinduló állapot felmérésének fontos eszköze az ún. eltérés-elemzés. Az eltérés-elemzés során meg kell határozni, hogy milyen erőforrásokkal rendelkezik már a szervezet, és mi az, amire még szükség van a kívánt állapot eléréséhez. Nem elég azt tudni, hogy hova akarunk eljutni, de azt is tudnunk kell, hogy most hol vagyunk! A szervezet kiinduló állapotának feltérképezése során segítséget nyújthatnak különösen: • a szervezet felépítését, feladatellátását meghatározó jogszabályi környezet, belső szabályzók, eljárásrendek, munkaköri leírások; • a szervezet főbb folyamatait, folyamatgazdáit meghatározó dokumentumok, pl. ellenőrzési nyomvonalak; • a létszámadatok; • a költségvetési, pénzügyi adatok; • a rendelkezésre álló eszközök felmérése, leltárak. A kiinduló állapot felmérésének fontos eszköze az ún. eltérés-elemzés. Az eltérés-elemzés során meg kell határozni, hogy milyen erőforrásokkal rendelkezik már a szervezet, és mi az, amire még szükség van a kívánt állapot eléréséhez. Lépés célja •A szervezet kiinduló állapotának felmérése, a jövőkép eléréséhez szükséges lépések, eszközök meghatározása Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum (jövőkép) Kimenet •Eltérés-elemzés 12

13 A hatásvizsgálat a kiinduló állapot és a jövőkép közötti különbséget kimeneti oldalról, vagyis a jövőkép elérése érdekében megtenni tervezett intézkedések következményei oldaláról vizsgálja. Lépés célja •A változás várható hatásainak előrejelzése, elemzése Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Javasolt Bemenet •A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum (jövőkép) Kimenet •Hatásvizsgálat Célja egy intézkedés várható hatásainak előrejelzése, az intézkedés meghozatalára irányuló döntés megalapozása érdekében. Módszertani követelménye, hogy ne az intézkedés (jelen esetben a jövőkép elérése) következtében várható állapotot hasonlítsuk össze a jelenlegi állapottal, hanem az intézkedés nélkül az adott időpontra előre jelezhető állapotot az intézkedés következtében ugyanebben az időpontban várható állapottal. E kettő közötti különbséget nevezzük az intézkedés hatásának. Kovácsy Zsombor-Orbán Krisztián: A jogi szabályozás hatásvizsgálata, Dialóg Campus Kiadó, Budapest,

14 Lépés célja •A változással elérni kívánt célokat fenyegető kockázatok felmérése, kezelése Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Javasolt, a változás volumenétől, összetettségétől függően Bemenet •A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum (jövőkép) Kimenet •Kockázatelemzés, kockázatkezelési javaslatok Azonosított kockázatSorszám Valószínűség (1-5) Hatás (1-5) Összesített érték (valószínűség x hatás) Pl. Egyes érintettek nem támogatják a változást Pl. Határidő be nem tartása Pl. Nem várt költségek felmerülése 3339 Pl. Kulcspozícióban lévő munkatárs kilépése 4133 Kategóriák: pl.: Alacsony értékek (1-7), Közepes értékek (8-15), Magas értékek (15-25) Kockázatelemzési kritérium mátrix (KKM) Kommunikáció és konzultáció Nyomon követés Kockázatok azonosítása Kockázatok értékelése Elfogadható kockázati szint meghatározása Kockázatkezelés Kockázatelemzés 14

15 A szervezet vezetői, akik fontos erőforrásokkal és döntési jogkörrel rendelkeznek, a változás folyamatára nézve is jelentős befolyással bírnak, akkor is, ha nem ők a változás szponzorai! Bevonásuk rendkívül hasznos abból a szempontból, hogy a szervezet teljes, az adott probléma szempontjából releváns tudása hozzáférhetővé válik a probléma részletes elemzéséhez és a megfelelő lépések megtervezéséhez, ami jelentősen növeli a jövőkép sikeres elérésének esélyét. A vezetők bevonását különösen az alábbi eszközök segíthetik: • vezetői workshop, vezetői értekezletek, a vezetők rendszeres tájékoztatása; • a felsővezetői (szervezeti szponzori) elkötelezettség, példamutatás, mely fontos a változás kommunikálása során; • folyamatos részvételi, véleményezési lehetőség biztosítása. A szervezet vezetői, akik fontos erőforrásokkal és döntési jogkörrel rendelkeznek, a változás folyamatára nézve is jelentős befolyással bírnak, akkor is, ha nem ők a változás szponzorai! Bevonásuk rendkívül hasznos abból a szempontból, hogy a szervezet teljes, az adott probléma szempontjából releváns tudása hozzáférhetővé válik a probléma részletes elemzéséhez és a megfelelő lépések megtervezéséhez, ami jelentősen növeli a jövőkép sikeres elérésének esélyét. A vezetők bevonását különösen az alábbi eszközök segíthetik: • vezetői workshop, vezetői értekezletek, a vezetők rendszeres tájékoztatása; • a felsővezetői (szervezeti szponzori) elkötelezettség, példamutatás, mely fontos a változás kommunikálása során; • folyamatos részvételi, véleményezési lehetőség biztosítása. Lépés célja •A szervezet vezetőinek bevonása a változáskezelés folyamatába, elkötelezettségük kialakítása Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum (azonosított érintett területek és vezetők) Kimenet •Vezetői értekezlet, workshop, részvételi-véleményezési lehetőség biztosítása 15

16 Az érintettek ilyen típusú felmérésére elsősorban azért van szükség, hogy a kommunikáció tervezésekor már tisztában legyen a változásmenedzser, illetve változáskezelési munkacsoport, hogy az érintettek bizonyos típusait hogyan szólítsa meg, milyen üzenetet közvetítsen számukra a változásról. Részvétel szintjei szerinti csoportosítás Az érintettek ilyen típusú felmérésére elsősorban azért van szükség, hogy a kommunikáció tervezésekor már tisztában legyen a változásmenedzser, illetve változáskezelési munkacsoport, hogy az érintettek bizonyos típusait hogyan szólítsa meg, milyen üzenetet közvetítsen számukra a változásról. Részvétel szintjei szerinti csoportosítás Lépés célja •A változással érintett munkatársak attitűdjének feltérképezése Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás tartalmi kereteit meghatározó dokumentum (azonosított érintett munkatársak) Kimenet •"Részvétel szintjei" szerinti csoportosítás •Érintetti-térkép Azonosítás •Érintettek azonosítása Felmérés, elemzés •Érintettek feltérképezése Tervezés •Kommunikációs terv kidolgozása 16

17 Részvétel szintjei szerinti csoportosítás ábrája Részvétel szintjeÉrintettekJellemző Hajtóerő [Érintettek munkakör, csoport szerinti megnevezése] Közvetlenül érintettek a változásban, bizonyos esetekben a végrehajtásért felelősséggel is tartoznak. Emellett elvárás lehet velük szemben, hogy vezető szerepet töltsenek be a változás bevezetésében. Pártfogó, támogató [Érintettek munkakör, csoport szerinti megnevezése] Közvetlenül érintettek a változásban, van némi felelősségük a változáskezelés során. Szerepük alapján támogatással, bátorítással segítik a többieket a változás során, képesek őket pozitívan befolyásolni a változás irányába. Aktív részvétel [Érintettek munkakör, csoport szerinti megnevezése] Közvetlenül érintettek a változásban. A változás következtében egyes feladataik vagy ellátásának módszere módosul. Hajlandóság [Érintettek munkakör, csoport szerinti megnevezése] Közvetetten érintettek, a változáskezelés során szükség lehet a segítségükre. Megértés [Érintettek munkakör, csoport szerinti megnevezése] Közvetetten érintettek a változásban, javasolt azonban a megfelelő tájékoztatásuk, illetve annak a biztosítása, hogy megértsék a változás lényegét. 17

18 Érintetti térkép ábra Az érintetteket vagy az érintettek egy-egy csoportját egy koordináta tengely mentén ábrázoljuk aszerint, hogy támogatják vagy ellenzik a változást (vízszintes tengely), illetve hogy mekkora befolyásuk van a változás folyamatára (függőleges tengely). 18

19 Összefoglalva a felmérés, elemzés szakasz fentiekben ismertetett lépései során az alábbi termékeket készíti el a változáskezelés munkacsoport • Eltérés-elemzés; • Hatásvizsgálat (opcionális); • Kockázatelemzés készítése (változás volumenének függvényében); • Vezetői értekezletek, workshopok keretében a vezetők tájékoztatása a változás sajátosságairól, változás iránti elköteleződésük kialakítása érdekében; • Érintetti térkép elkészítése (legalább az egyik) ajánlott technika alkalmazásával. Összefoglalva a felmérés, elemzés szakasz fentiekben ismertetett lépései során az alábbi termékeket készíti el a változáskezelés munkacsoport • Eltérés-elemzés; • Hatásvizsgálat (opcionális); • Kockázatelemzés készítése (változás volumenének függvényében); • Vezetői értekezletek, workshopok keretében a vezetők tájékoztatása a változás sajátosságairól, változás iránti elköteleződésük kialakítása érdekében; • Érintetti térkép elkészítése (legalább az egyik) ajánlott technika alkalmazásával. 19

20 A tervezés szakasz célja választ adni a „hogyan” kérdésre, azaz, hogy a kiinduló állapotból hogyan jutunk el a változás során elérni kívánt állapotba, a kitűzött célt hogyan érhetjük el. A tervezés szakasza során az alábbi fő módszertani lépéseket kell a változásmenedzsernek, változáskezelési munkacsoport(ok)nak végrehajtania: • 1. Lépés: A szervezeti változást meg kell tervezni változáskezelési terv elkészítésével. Az egyes lépéseket, felelősöket, időszükségletet és a várható költségeket, valamint a szervezeti változás rövid távú eredményeit meg kell határozni; • 2. Lépés: Meg kell határozni a szervezeti változás kommunikációs eszközeit, és ezeket az érintettek egyes csoportjaira szabni kommunikációs terv elkészítésével, megfelelő kommunikációval kialakítani a változás főbb érintettjeinek a változás iránti elkötelezettségét; • 3. Lépés: Össze kell vetni a munkatársak képességeit, készségeit a változást követő elvárásokkal. Meg kell tervezni a változás során létrejövő új feladatok, kihívások által megkövetelt ismeretek átadását a munkavállalók számára képzési terv formájában. A tervezés szakasz célja választ adni a „hogyan” kérdésre, azaz, hogy a kiinduló állapotból hogyan jutunk el a változás során elérni kívánt állapotba, a kitűzött célt hogyan érhetjük el. A tervezés szakasza során az alábbi fő módszertani lépéseket kell a változásmenedzsernek, változáskezelési munkacsoport(ok)nak végrehajtania: • 1. Lépés: A szervezeti változást meg kell tervezni változáskezelési terv elkészítésével. Az egyes lépéseket, felelősöket, időszükségletet és a várható költségeket, valamint a szervezeti változás rövid távú eredményeit meg kell határozni; • 2. Lépés: Meg kell határozni a szervezeti változás kommunikációs eszközeit, és ezeket az érintettek egyes csoportjaira szabni kommunikációs terv elkészítésével, megfelelő kommunikációval kialakítani a változás főbb érintettjeinek a változás iránti elkötelezettségét; • 3. Lépés: Össze kell vetni a munkatársak képességeit, készségeit a változást követő elvárásokkal. Meg kell tervezni a változás során létrejövő új feladatok, kihívások által megkövetelt ismeretek átadását a munkavállalók számára képzési terv formájában. Azonos ítás 1 Felmérés, elemzés 2 Tervezés 3 Végrehajtás 4 Fenntartás 5 Tervezés eszközeiSzemélyi tényezőkKommunikációs tervKépzési tervDologi tényezőkVáltozáskezelési terv 20

21 • Ki készíti el és ki fog közreműködni a változáskezelési terv elkészítésében, ki fogja azt jóváhagyni? • A vezetők bevonása a tervezésbe? • Az új szervezetre/feladatra milyen új jogszabályok fognak vonatkozni? Milyen új szabályozások, módosítások szükségesek? • Mi a vezetés elvárása a változással kapcsolatban? • Változik-e az érintett szervezeti egység jellege, munkamegosztásban betöltött szerepe? • Történik-e vezetőváltás a szervezeti egységeknél? • Szükségesek-e személyi változások? • Változik-e a szervezeti egységek elhelyezése? • A változásnak milyen pénzügyi vonatkozásával kell számolni? • Milyen informatikai változtatásokra kell felkészülni? • Az intézkedési tervek készítése során az elérendő célokat lebontották-e a szervezeti egységek szintjére, meghatározták-e a konkrét feladatokat, az egyes feladatok határidejét, a végrehajtásért felelős személyeket? • Ki készíti el és ki fog közreműködni a változáskezelési terv elkészítésében, ki fogja azt jóváhagyni? • A vezetők bevonása a tervezésbe? • Az új szervezetre/feladatra milyen új jogszabályok fognak vonatkozni? Milyen új szabályozások, módosítások szükségesek? • Mi a vezetés elvárása a változással kapcsolatban? • Változik-e az érintett szervezeti egység jellege, munkamegosztásban betöltött szerepe? • Történik-e vezetőváltás a szervezeti egységeknél? • Szükségesek-e személyi változások? • Változik-e a szervezeti egységek elhelyezése? • A változásnak milyen pénzügyi vonatkozásával kell számolni? • Milyen informatikai változtatásokra kell felkészülni? • Az intézkedési tervek készítése során az elérendő célokat lebontották-e a szervezeti egységek szintjére, meghatározták-e a konkrét feladatokat, az egyes feladatok határidejét, a végrehajtásért felelős személyeket? Lépés célja •A változás végrehajtásának lépésenkénti megtervezése, válasz a cél és a kiinduló állapot közötti eltérések, hiányosságok megoldására Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •Eltérés-elemzés •Hatásvizsgálat •Kockázatelemzés, kockázatkezelés Kimenet •Változáskezelési terv (részletes feladatok, határidők, felelősök megjelölése) Általános szempontok Konkrét szempontok, kulcskérdések Rendszerszemléletű tervezés Követelmények meghatározása Érintettek bevonása a tervezésbe 21

22 Változáskezelési terv minta 22

23 A szervezeti változás sikerének egyik legfontosabb kulcstényezője a változás megfelelő kommunikálása. A közigazgatás rendszere alapvetően hierarchikus, gyakran merev szervezeteket eredményez és maga a változtatás sem demokratikus, belső indíttatású folyamat, hanem általában a külső, jogszabályi környezet változása, kormányzati döntés indokolja. A változások gyakori velejárói a leépítések, elbocsátások, átszervezések. Mindezek ellenére fontos, hogy a változást végrehajtó érintettek, azaz a munkatársak hajlandóak legyenek támogatni a változtatást. A változás sikeres végrehajtásának elengedhetetlen eleme a változással érintettek elkötelezettségének kialakítása megfelelő kommunikációs eszközök alkalmazásával. A kommunikáció változáskezelésben betöltött főbb szerepei, célja: • információ szolgáltatása; • a munkatársak segítése, támogatása a változás során; • a változással szembeni ellenállás kezelése, a változás iránti elkötelezettség növelése. A szervezeti változás sikerének egyik legfontosabb kulcstényezője a változás megfelelő kommunikálása. A közigazgatás rendszere alapvetően hierarchikus, gyakran merev szervezeteket eredményez és maga a változtatás sem demokratikus, belső indíttatású folyamat, hanem általában a külső, jogszabályi környezet változása, kormányzati döntés indokolja. A változások gyakori velejárói a leépítések, elbocsátások, átszervezések. Mindezek ellenére fontos, hogy a változást végrehajtó érintettek, azaz a munkatársak hajlandóak legyenek támogatni a változtatást. A változás sikeres végrehajtásának elengedhetetlen eleme a változással érintettek elkötelezettségének kialakítása megfelelő kommunikációs eszközök alkalmazásával. A kommunikáció változáskezelésben betöltött főbb szerepei, célja: • információ szolgáltatása; • a munkatársak segítése, támogatása a változás során; • a változással szembeni ellenállás kezelése, a változás iránti elkötelezettség növelése. Lépés célja •A változás végrehajtása során alkalmazott külső és belső kommunikáció, tájékoztatás megtervezése Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) •A szervezet külső és/vagy belső kommunikációjáért felelős szervezeti egység vezetője Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •Érintettek felmérése (Érintetti térkép) Kimenet •Kommunikációs terv (célközönség, felelős, időzítés, eszköz, rövid tartalom megjelölésével) 23

24 John Kotter elmélete Az érintettek elkötelezettségének kialakítása során az első lépés a változáshoz való hozzáállásuk feltérképezése. John Kotter elmélete szerint az ellenállás megnyilvánulásai négy általános kategóriába sorolhatók be: • Ellenérdekeltség: minden változás során vannak olyan érintettek, akik a változás miatt hátrányokat fognak elszenvedni. • Meg nem értés, félreértés: a munkatársak félreértik, nem értik, nem ismerik a változás lényegét, okát. Emiatt egy számukra kedvező változásnak is ellenállnak. • Eltérő értékelés: egy-egy szakterületen másként látják a problémákat, eltérő következtetéseket vonnak le. • Félelem: a munkatársak azért is ellenállnak, mert félnek attól, hogy a változás generálta új követelményeknek nem tudnak majd megfelelni. Az ellenállás mérséklésére Kotter hat általános módszert határozott meg, melyből négy szorosan kapcsolódik a kommunikációs tervhez, ezek: • képzés, kommunikáció; • részvétel, bevonás; • segítés, támogatás; • tárgyalás, megegyezés. Az érintettek elkötelezettségének kialakítása során az első lépés a változáshoz való hozzáállásuk feltérképezése. John Kotter elmélete szerint az ellenállás megnyilvánulásai négy általános kategóriába sorolhatók be: • Ellenérdekeltség: minden változás során vannak olyan érintettek, akik a változás miatt hátrányokat fognak elszenvedni. • Meg nem értés, félreértés: a munkatársak félreértik, nem értik, nem ismerik a változás lényegét, okát. Emiatt egy számukra kedvező változásnak is ellenállnak. • Eltérő értékelés: egy-egy szakterületen másként látják a problémákat, eltérő következtetéseket vonnak le. • Félelem: a munkatársak azért is ellenállnak, mert félnek attól, hogy a változás generálta új követelményeknek nem tudnak majd megfelelni. Az ellenállás mérséklésére Kotter hat általános módszert határozott meg, melyből négy szorosan kapcsolódik a kommunikációs tervhez, ezek: • képzés, kommunikáció; • részvétel, bevonás; • segítés, támogatás; • tárgyalás, megegyezés. 24

25 Kommunikációs terv minta A tervet megalapozó dokumentumok felsorolása: pl. érintetti térkép, kockázatelemzés Célközönség Felelős - Jóváhagyó Kommunikáci ós eszköz/csatorn a IdőzítésTartalom 1 Pl.: Szervezet munkatársai Felelős: Kommunikációért felelős szervezeti egység vezetője Jóváhagyó: intézményvezető Pl.: Állománygyűlés 2013._____ Tájékoztatás a változás főbb paramétereiről 2 Pl: Szervezet munkatársai, vezetők Felelős: Kommunikációért felelős szervezeti egység vezetője, Közreműködő: Informatikáért felelős szervezeti egység Jóváhagyó: intézményvezető Pl.: IntranetIsmétlődő Tájékoztatás az elért eredményekről 3 Pl: ÁllampolgárokFelelős: Külső kommunikációért felelős szervezeti egység vezetője Jóváhagyó: intézményvezető Pl.: Szervezet honlapja IsmétlődőTájékoztatás az ügyintézést érintő változásokról Dátum:Készítette:Jóváhagyta: EszközökLehetséges tartalom Intranet Tájékoztató a változásról Információ a munkacsoportról, elérhetőségek Legfrissebb hírek a változás kapcsán Elért eredmények Gyakran ismételt kérdések Prezentációs anyagok Tájékoztató a változásról Legfrissebb hírek Elért eredmények Hírlevél Elért eredmények Gyakran ismételt kérdések Kijelölt postafiók (e- mail) Egy adott cím megadása, ahová a munkatársak a kérdéseiket, észrevételeiket megküldhetik Értekezlet Tájékoztatás a változás előrehaladásáról, a feladatokról Állománygyűlés /indító értekezlet Tájékoztató a változásról Felmérések/kér dőívek Kérdések, észrevételek, tapasztalatok gyűjtése TV, sajtó, szervezet honlapja Állampolgárok, külső érintettek tájékoztatása Kommunikációs eszközök 25

26 A képzési terv célja, hogy • biztosítsa az új feladatok ellátásához szükséges tudás, ismeretek átadását az érintetteknek; • a változás során bevezetett új rendszerek (pl. programok, eszközök, stb.) használatára felkészítse a munkatársakat. Általános szempontok: • Feladat és személy specifikus oktatás; • A párbeszéd fontossága (kétirányú kommunikáció); • Követelmények (pl. „házi” vizsga; önellenőrző kérdések az oktatások megfelelőségére). A képzési terv célja, hogy • biztosítsa az új feladatok ellátásához szükséges tudás, ismeretek átadását az érintetteknek; • a változás során bevezetett új rendszerek (pl. programok, eszközök, stb.) használatára felkészítse a munkatársakat. Általános szempontok: • Feladat és személy specifikus oktatás; • A párbeszéd fontossága (kétirányú kommunikáció); • Követelmények (pl. „házi” vizsga; önellenőrző kérdések az oktatások megfelelőségére). Lépés célja •A változás végrehajtása során alkalmazott képzések megtervezése Végrehajtásért felelős •Változásmenedzser •Változáskezelési munkacsoport(ok) •A szervezet személyügyekért felelős szervezeti egységének vezetője Kötelező vagy javasolt elem •Javasolt Bemenet •Eltérés-elemzés (Kompetencia felmérés) Kimenet •Képzési terv (célcsoport, felelős, időzítés, képzési forma, rövid tartalom megjelölésével) 26

27 A tervet megalapozó dokumentumok felsorolása: pl. kompetencia felmérés CélközönségFelelős - JóváhagyóKépzés formájaIdőzítésTartalom 1 Pl.: Változással érintett munkatársak Felelős: Személyügyekért felelős szervezeti egység vezetője Jóváhagyó: intézményvezető Pl.: Előadás2013._____Az új feladatok oktatása 2 Pl: Változás miatt új feladatokat ellátó munkatársak Felelős: Szakmai feladat ellátásáért felelős szervezeti egység vezetője, Közreműködő: Informatikáért felelős szervezeti egység Pl.: Intranet – folyamatleírások, eljárásrendek Ismétlődő A feladat ellátásának konkrét módszere, követelménye 3Pl.: Új informatikai alkalmazást használó munkatársak Felelős: Informatikáért felelős szervezeti egység vezetője Pl.: Intranet – prezentációk, e- learning 2013.______A program alkalmazásának oktatása Dátum:Készítette:Jóváhagyta: Képzési terv minta 27

28 A végrehajtás szakasz célja a tervezés során elhatározott, megtervezett lépések elvégzése, megvalósítása. Ennek érdekében a változásokat a lehető leghatékonyabban és a legrövidebb időn belül kell végrehajtani a változás sikere érdekében. A végrehajtás szakasza során az alábbi fő módszertani lépéseket kell a szervezetnek végrehajtania. 1. Lépés: Változás-végrehajtó csoportok létrehozása, megalakítása; 2. Lépés: A változások koordinált és összehangolt végrehajtása, a változáskezelési tervben foglaltak megvalósítása; 3. Lépés: A kommunikációs terv végrehajtása; 4. Lépés: Képzések lefolytatása; 5. Lépés: A végrehajtás során szerzett tapasztalatok megosztása, visszacsatolása. A végrehajtás szakasz célja a tervezés során elhatározott, megtervezett lépések elvégzése, megvalósítása. Ennek érdekében a változásokat a lehető leghatékonyabban és a legrövidebb időn belül kell végrehajtani a változás sikere érdekében. A végrehajtás szakasza során az alábbi fő módszertani lépéseket kell a szervezetnek végrehajtania. 1. Lépés: Változás-végrehajtó csoportok létrehozása, megalakítása; 2. Lépés: A változások koordinált és összehangolt végrehajtása, a változáskezelési tervben foglaltak megvalósítása; 3. Lépés: A kommunikációs terv végrehajtása; 4. Lépés: Képzések lefolytatása; 5. Lépés: A végrehajtás során szerzett tapasztalatok megosztása, visszacsatolása. Azonos ítás 1 Felmérés, elemzés 2 Tervezés 3 Végrehajtás 4 Fenntartás 5 28

29 A csoport feladatai: a változás végrehajtását szolgáló, támogatott keretek kialakítása; a vezetők, érintettek változás iránti elkötelezettségének, együttműködésének fenntartása megfelelő kommunikáció alkalmazásával; a változáskezelési tervvel kapcsolatos esetleges ellenállás felszámolása; a változáskezelési, kommunikációs, képzési tervek hatékony és eredményes megvalósítása. A változás-végrehajtó csoport(ok) létrehozásakor, a tagok kiválasztásakor az alábbi szempontokat vegyük figyelembe: • elengedhetetlen az elkötelezett vezetői réteg jelenléte, ezért olyan tagokat válasszunk, akik megfelelő „hatalommal” rendelkeznek (mely pozíciójukból vagy felhatalmazásukból ered); • szakmailag sokoldalúan felkészültek legyenek, képesek legyenek ellátni a feladatot; • képesek legyenek vitatott helyzetben, nehéz szituációban is döntést hozni, szükség szerint a változáskezelés terv korrekcióját, módosítását kezdeményezni; • jelentési, elszámolási kötelezettség terhelje a tagokat; • a felelősségi körök tisztázottak és egyértelműek legyenek; • amennyiben párhuzamosan több változás-végrehajtó csoport működik, az egyes csoportok rendszerszerűen kapcsolódjanak egymáshoz; • vegyük fel a változással érintett területek delegáltjait a csoportba (Pl. humánpolitika, informatika, pénzügyi terület munkatársai); • a résztvevőket fel kell készíteni a feladataikra és ismertetni kell velük a kötelezettségeiket. A csoport feladatai: a változás végrehajtását szolgáló, támogatott keretek kialakítása; a vezetők, érintettek változás iránti elkötelezettségének, együttműködésének fenntartása megfelelő kommunikáció alkalmazásával; a változáskezelési tervvel kapcsolatos esetleges ellenállás felszámolása; a változáskezelési, kommunikációs, képzési tervek hatékony és eredményes megvalósítása. A változás-végrehajtó csoport(ok) létrehozásakor, a tagok kiválasztásakor az alábbi szempontokat vegyük figyelembe: • elengedhetetlen az elkötelezett vezetői réteg jelenléte, ezért olyan tagokat válasszunk, akik megfelelő „hatalommal” rendelkeznek (mely pozíciójukból vagy felhatalmazásukból ered); • szakmailag sokoldalúan felkészültek legyenek, képesek legyenek ellátni a feladatot; • képesek legyenek vitatott helyzetben, nehéz szituációban is döntést hozni, szükség szerint a változáskezelés terv korrekcióját, módosítását kezdeményezni; • jelentési, elszámolási kötelezettség terhelje a tagokat; • a felelősségi körök tisztázottak és egyértelműek legyenek; • amennyiben párhuzamosan több változás-végrehajtó csoport működik, az egyes csoportok rendszerszerűen kapcsolódjanak egymáshoz; • vegyük fel a változással érintett területek delegáltjait a csoportba (Pl. humánpolitika, informatika, pénzügyi terület munkatársai); • a résztvevőket fel kell készíteni a feladataikra és ismertetni kell velük a kötelezettségeiket. Lépés célja •A változás-végrehajtó csoport kialakítása a változáskezelési tervben megjelölt intézkedések végrehajtásához Végrehajtásért felelős •Intézményvezető •Változásmenedzser Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező, amennyiben a változás terjedelme indokolja Bemenet •A változáskezelési tervben meghatározott vezetők, munkatársak Kimenet •A változás lebonyolításáért felelős munkacsoport(ok) megalakul(nak) 29

30 A változások koordinált és összehangolt végrehajtását, figyelemmel a hatékony, eredményes és gazdaságos megvalósítás követelményeire az alábbiak figyelembe vételével támogathatjuk, segíthetjük elő: • amilyen gyorsan csak lehet, érjünk el látványos és egyértelmű sikereket (a gyors eredmények konkrét adatokat szolgáltathatnak a vezetők (politikusok) számára az elképzeléseik megvalósíthatóságáról. Az eredmények igazolhatják a rövidtávon felmerülő költségeket és nehézségeket); • tartsuk fenn a felsővezetők egyetértését, biztosítsuk az előrehaladás külső szereplő általi követésének lehetőségét; • egyértelműen, megfelelően kommunikáljuk a döntéseket már a folyamat elején; • a végrehajtásba vonjuk be az összes csoport vezetőjét és átfogó helyzetképpel lássuk el őket, mivel a változásokat a csoportok rendszerszerűen egymásba kapcsolódó láncolata hajtja végre; • alkalmazzuk a folyamatos nyomon követést és az utólagos ellenőrzést, rendszeres időközönként vessük össze az aktuális állapotot az elérni kívánt célokkal, és végezzük el a változáskezelési terv folyamatos finomhangolását; • vizsgáljuk az előrehaladást az ütemterv és a forrásfelhasználás, az egyes mérföldkövek, illetve azok előfeltételeinek megvalósulása fényében; • tartsuk fenn a változáskezelési terv végrehajtásáig a tevékeny közreműködést, a visszarendeződés elkerülése érdekében. A változások koordinált és összehangolt végrehajtását, figyelemmel a hatékony, eredményes és gazdaságos megvalósítás követelményeire az alábbiak figyelembe vételével támogathatjuk, segíthetjük elő: • amilyen gyorsan csak lehet, érjünk el látványos és egyértelmű sikereket (a gyors eredmények konkrét adatokat szolgáltathatnak a vezetők (politikusok) számára az elképzeléseik megvalósíthatóságáról. Az eredmények igazolhatják a rövidtávon felmerülő költségeket és nehézségeket); • tartsuk fenn a felsővezetők egyetértését, biztosítsuk az előrehaladás külső szereplő általi követésének lehetőségét; • egyértelműen, megfelelően kommunikáljuk a döntéseket már a folyamat elején; • a végrehajtásba vonjuk be az összes csoport vezetőjét és átfogó helyzetképpel lássuk el őket, mivel a változásokat a csoportok rendszerszerűen egymásba kapcsolódó láncolata hajtja végre; • alkalmazzuk a folyamatos nyomon követést és az utólagos ellenőrzést, rendszeres időközönként vessük össze az aktuális állapotot az elérni kívánt célokkal, és végezzük el a változáskezelési terv folyamatos finomhangolását; • vizsgáljuk az előrehaladást az ütemterv és a forrásfelhasználás, az egyes mérföldkövek, illetve azok előfeltételeinek megvalósulása fényében; • tartsuk fenn a változáskezelési terv végrehajtásáig a tevékeny közreműködést, a visszarendeződés elkerülése érdekében. Lépés célja •A változáskezelési tervben megjelölt intézkedések végrehajtása Végrehajtásért felelős •A változás lebonyolításáért felelős vezető, illetve az általa kijelölt személy •A változás-végrehajtó munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •Változáskezelési terv Kimenet •A változáskezelési tervben meghatározott eredmények megvalósulásának nyomon követése, nyilvántartása 30

31 A változás végrehajtásának kommunikációját, a kommunikációs terv végrehajtását támogathatjuk: • ismerjük fel és alkalmazzuk a végrehajtó állományon keresztüli kommunikációban rejlő lehetőségeket, a sok ember részvételével tartott állománygyűlések, a szűk körű értekezletek, a hirdetőtáblán elhelyezett információk, az emlékeztetők, kör ek, a formális és informális interakciók mind hatékonyak lehetnek a változás végrehajtásában; • törekedjünk az egyértelmű megfogalmazás, a közérthető nyelvezet alkalmazására, magyarázzuk meg a nyilvánvaló ellentmondásokat, és kerüljük a túlzóan szaknyelvi megfogalmazást; • nyújtsunk megfelelő kommunikációs képzést a végrehajtó állomány számára és készítsük fel őket az esetleg várható nehéz helyzetekre, kérdésekre. A szervezeten kívüli kommunikációt az alábbiakkal támogathatjuk: • tájékoztassunk kellő időben, és megfelelő csatornákon (TV, nyomtatott sajtó, internet) keresztül; • fogalmazzuk meg az üzenetet egyértelműen, közérthetően; • magyarázzuk meg, hogy a változásra miért van szükség és milyen előnyökkel fog járni; • amennyiben a változás hátránnyal (akár csak rövid időre) is jár, mondjuk el, hogy erre miért van szükség, mi indokolja, és a változás elmaradása milyen más (nagyobb) hátrányokkal járna, hangsúlyozzuk, hogy a hátrányokat csak a legszükségesebb mértékre korlátoztuk; • megfelelő kommunikációs képzés, felkészülés a várható nehéz kérdésekre. A változás végrehajtásának kommunikációját, a kommunikációs terv végrehajtását támogathatjuk: • ismerjük fel és alkalmazzuk a végrehajtó állományon keresztüli kommunikációban rejlő lehetőségeket, a sok ember részvételével tartott állománygyűlések, a szűk körű értekezletek, a hirdetőtáblán elhelyezett információk, az emlékeztetők, kör ek, a formális és informális interakciók mind hatékonyak lehetnek a változás végrehajtásában; • törekedjünk az egyértelmű megfogalmazás, a közérthető nyelvezet alkalmazására, magyarázzuk meg a nyilvánvaló ellentmondásokat, és kerüljük a túlzóan szaknyelvi megfogalmazást; • nyújtsunk megfelelő kommunikációs képzést a végrehajtó állomány számára és készítsük fel őket az esetleg várható nehéz helyzetekre, kérdésekre. A szervezeten kívüli kommunikációt az alábbiakkal támogathatjuk: • tájékoztassunk kellő időben, és megfelelő csatornákon (TV, nyomtatott sajtó, internet) keresztül; • fogalmazzuk meg az üzenetet egyértelműen, közérthetően; • magyarázzuk meg, hogy a változásra miért van szükség és milyen előnyökkel fog járni; • amennyiben a változás hátránnyal (akár csak rövid időre) is jár, mondjuk el, hogy erre miért van szükség, mi indokolja, és a változás elmaradása milyen más (nagyobb) hátrányokkal járna, hangsúlyozzuk, hogy a hátrányokat csak a legszükségesebb mértékre korlátoztuk; • megfelelő kommunikációs képzés, felkészülés a várható nehéz kérdésekre. Lépés célja •A kommunikációs tervben megjelölt intézkedések végrehajtása Végrehajtásért felelős •A változás lebonyolításáért felelős vezető, illetve az általa kijelölt személy •A változás-végrehajtó munkacsoport(ok) •A kommunikációs tervben felelősként megjelölt vezetők, munkatársak Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •Kommunikációs terv Kimenet •A kommunikációs tervben meghatározott feladatok elvégzésre kerülnek, a terv megvalósulásának nyomon követése, nyilvántartása 31

32 Az alábbi eszközök alkalmazása, szempontok figyelembevétele hatékonyan elősegíti a képzések sikeres lefolytatását, ismeretek elsajátítását: • hajtsuk végre a képzési terv minden elemét; • biztosítsuk a változás végrehajtását elősegítő, valamint a változás által szükségessé tett kompetenciák kialakulását egyéni vagy csoportos képzések, tréningek, mentorálás, stb. útján (legyünk figyelemmel az éves képzési tervekre is); • a képzési igényeket, ha lehetőség van rá elsődlegesen belső képzésekkel elégítsük ki; • külső forrásigényes képzéseket csak a szükséges mértékben vegyünk igénybe (pl. kiképezni azokat a személyeket, akik alkalmasak rá, hogy a többi érintettet belső képzés keretében tovább- vagy átképezzék); • biztosítsunk lehetőséget a kétirányú kommunikációra (véleménycsere); • szükség szerint nyújtsunk testreszabott, egyéni támogatást a kulcsszereplőknek; Az alábbi eszközök alkalmazása, szempontok figyelembevétele hatékonyan elősegíti a képzések sikeres lefolytatását, ismeretek elsajátítását: • hajtsuk végre a képzési terv minden elemét; • biztosítsuk a változás végrehajtását elősegítő, valamint a változás által szükségessé tett kompetenciák kialakulását egyéni vagy csoportos képzések, tréningek, mentorálás, stb. útján (legyünk figyelemmel az éves képzési tervekre is); • a képzési igényeket, ha lehetőség van rá elsődlegesen belső képzésekkel elégítsük ki; • külső forrásigényes képzéseket csak a szükséges mértékben vegyünk igénybe (pl. kiképezni azokat a személyeket, akik alkalmasak rá, hogy a többi érintettet belső képzés keretében tovább- vagy átképezzék); • biztosítsunk lehetőséget a kétirányú kommunikációra (véleménycsere); • szükség szerint nyújtsunk testreszabott, egyéni támogatást a kulcsszereplőknek; Lépés célja •A képzési tervben megjelölt intézkedések végrehajtása Végrehajtásért felelős •A változás lebonyolításááért felelős vezető, illetve az általa kijelölt személy •A változás-végrehajtó munkacsoport(ok) •A képzési tervben felelősként megjelölt vezetők, munkatársak Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező, amennyiben a változás terjedelme indokolja Bemenet •Képzési terv Kimenet •A képzési tervben meghatározott képzések megvalósulnak, a feladatok elvégzésre kerülnek, a terv megvalósulásának nyomon követése, nyilvántartása. 32

33 Biztosítani szükséges a változás végrehajtásának folyamatos ellenőrzését annak érdekében, hogy a változás a tervezettek szerinti irányba és ütemezésben haladjon. Álljunk készen az új elképzelésekre is, legyünk nyitottak a változáskezelési terv szükség szerinti finomhangolására, biztosítsuk a végrehajtási eljárások módosítását a visszacsatolások alapján. Lépés célja •A változás során a visszajelzések figyelése, a rendelkezésre álló adatok, információk gyűjtése, értékelése Végrehajtásért felelős •A változás lebonyolításááért felelős vezető, illetve az általa kijelölt személy •A változás-végrehajtó munkacsoport(ok) Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás folyamán a párbeszédet biztosító kommunikáció, az érintettek, a vezetők visszajelzései Kimenet •Javaslatok, döntések a változáskezelési, kommunikációs, képzési terv finomhangolására 33

34 A fenntartási szakasz célja, a változás során elért eredmények megszilárdítása, hogy a változások a rendszer elfogadott részeivé váljanak, és a szervezetben a változások fenntartásával egy új, a változás eredményeinek megfelelő, dinamikus egyensúlyi állapot alakuljon ki. A fenntartás szakasza során az alábbi fő módszertani lépéseket kell a szervezetnek végrehajtania: 1. Lépés: A változás megszilárdítása 2. Lépés: A változás eredményeinek kommunikálása 3. Lépés: Tudásmegosztás 4. Lépés: Eredményesség visszamérése, korrekciós lépések A fenntartási szakasz célja, a változás során elért eredmények megszilárdítása, hogy a változások a rendszer elfogadott részeivé váljanak, és a szervezetben a változások fenntartásával egy új, a változás eredményeinek megfelelő, dinamikus egyensúlyi állapot alakuljon ki. A fenntartás szakasza során az alábbi fő módszertani lépéseket kell a szervezetnek végrehajtania: 1. Lépés: A változás megszilárdítása 2. Lépés: A változás eredményeinek kommunikálása 3. Lépés: Tudásmegosztás 4. Lépés: Eredményesség visszamérése, korrekciós lépések Azonos ítás 1 Felmérés, elemzés 2 Tervezés 3 Végrehajtás 4 Fenntartás 5 34

35 Amíg a változás eredményei a szervezetben, a munkatársakban annyira meg nem erősödnek, hogy teljes mértékben felváltsák a régi normákat, hagyományokat, szükséges a régi munkatársak elkötelezettségét az új rendszer iránt folyamatosan és állandó jelleggel támogatni, erősíteni, míg az új belépők felvételénél kiemelt hangsúlyt kell helyezni arra, hogy az új normákat ismerjék meg, azokat sajátítsák el, és így a régi normák és értékek ne működhessenek náluk informálisan sem. Lépés célja •A változás szervezeten belüli megszilárdítása, a visszarendeződés elkerülése Végrehajtásért felelős •A szervezet vezetői, munkatársai Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás során elért eredmények Kimenet •Az új rendszer iránti elkötelezettséget támogató eszközök, új normák ismertetését szolgáló eszközök 35

36 2. Lépés: A változás eredményeinek kommunikálása A változás végrehajtását követően is szükséges folyamatosan bemutatni az elért eredményeket, a pozitív változásokat minden érintettnek, tájékoztatni őket a sikerekről. Ezt ha lehet konkrét tényekkel, adatokkal alátámasztva tegyük. (Például az új iktatórendszer miatt az ügyek mennyivel áttekinthetőbbek, a lekérdezés ideje 30 %-kal csökkent, és lehetőség van már szállítónkénti lekérdezésre is. Az új típusú határidő-figyelés miatt a késedelmes ügyek száma 90 %-kal csökkent.) Fontos a változások lezárulásának tudatosítása is. 2. Lépés: A változás eredményeinek kommunikálása A változás végrehajtását követően is szükséges folyamatosan bemutatni az elért eredményeket, a pozitív változásokat minden érintettnek, tájékoztatni őket a sikerekről. Ezt ha lehet konkrét tényekkel, adatokkal alátámasztva tegyük. (Például az új iktatórendszer miatt az ügyek mennyivel áttekinthetőbbek, a lekérdezés ideje 30 %-kal csökkent, és lehetőség van már szállítónkénti lekérdezésre is. Az új típusú határidő-figyelés miatt a késedelmes ügyek száma 90 %-kal csökkent.) Fontos a változások lezárulásának tudatosítása is. Lépés célja •A változás során elért eredmények, sikerek bemutatása Végrehajtásért felelős •A szervezet vezetője •A szervezet külső/belső kommunikációjáért felelős szervezeti egységének vezetője Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás során elért eredmények Kimenet •Tájékoztatók 36

37 3. Lépés: Tudásmegosztás A változás fenntartása során a képzések alkalmával elsajátított információkat, készségeket az érintetteknek meg kell osztani azon munkatársaikkal, akik egyaránt a megváltozott környezetben végzik munkájukat. A munkatársakat állandó jelleggel motiválni kell, hogy a tudásukat, tapasztalataikat megosszák a többiekkel. El kell kerülni a tudásmegosztás elmaradásának a leggyakoribb eseteit: • időhiány; • szervezeti korlátok; • pozícióféltés; • bizalmatlanság; • korábbi rossz tapasztalatok. 3. Lépés: Tudásmegosztás A változás fenntartása során a képzések alkalmával elsajátított információkat, készségeket az érintetteknek meg kell osztani azon munkatársaikkal, akik egyaránt a megváltozott környezetben végzik munkájukat. A munkatársakat állandó jelleggel motiválni kell, hogy a tudásukat, tapasztalataikat megosszák a többiekkel. El kell kerülni a tudásmegosztás elmaradásának a leggyakoribb eseteit: • időhiány; • szervezeti korlátok; • pozícióféltés; • bizalmatlanság; • korábbi rossz tapasztalatok. Lépés célja •A változás során megszerzett ismeretek, tudásanyag megosztása Végrehajtásért felelős •A szervezet vezetői, munkatársai Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás során elsajátított ismeretek Kimenet •Közös fórumok, formális és informális összejövetelek 37

38 4. Lépés: Eredményesség visszamérése, korrekciós lépések A változáskezelés során szerzett tapasztalatok a tudásmenedzsment részét képezik, és egy későbbi változás hatékony megvalósítását is elősegíthetik. A fenntartási időszak akkor zárul le, amikor a végrehajtott változások, már úgy beépültek a szervezet működésébe, hogy a munkatársak egyértelműen elismerik használhatóságukat és előnyüket a változás előtti állapothoz képest, illetve készség szinten alkalmazzák a változás eredményeit. A fenntartási szakasz eredményeinek dokumentálása szükséges! 4. Lépés: Eredményesség visszamérése, korrekciós lépések A változáskezelés során szerzett tapasztalatok a tudásmenedzsment részét képezik, és egy későbbi változás hatékony megvalósítását is elősegíthetik. A fenntartási időszak akkor zárul le, amikor a végrehajtott változások, már úgy beépültek a szervezet működésébe, hogy a munkatársak egyértelműen elismerik használhatóságukat és előnyüket a változás előtti állapothoz képest, illetve készség szinten alkalmazzák a változás eredményeit. A fenntartási szakasz eredményeinek dokumentálása szükséges! Lépés célja •A változás során megszerzett tapasztalatok beépítése, feldolgozása, értékelése, elemzése Végrehajtásért felelős •A szervezet elsőszámú vezetője, az általa kijelölt munkatárs(ak) •A szervezet vezetői, munkatársai Kötelező vagy javasolt elem •Kötelező Bemenet •A változás során gyűjtött tapasztalatok, ismeretek Kimenet •Jelentés, feljegyzés a megszerzett tapasztalatokról, az eredeti cél és az eredmény közötti különbségekről, az eltérés okainak bemutatásáról •Új belső normák •Beszámoló a változás folyamatáról, sikereiről, esetleges kudarcairól 38

39 A változáskezelés sikertényezőinek és buktatóinak összefoglalása A változtatás annyira tekinthető sikeresnek, amennyire teljesülnek az alábbi kritériumok: • A szervezet eljutott korábbi állapotából a kívánt új állapotba, azaz sikerült véghezvinni az eltervezett változtatást; • A szervezet működése az új állapotban megfelel a várakozásoknak, azaz a tervezett módon működik; • Az átmenet a szervezet egészének okozott túlzott ráfordítások nélkül ment végbe; • Az átmenet a szervezet egyes tagjainak túlzott mértékű ráfordításai nélkül ment végbe; • A változást tartósan fenntartják, nem történik meg a változás előtti állapot visszarendeződése. A változtatás annyira tekinthető sikeresnek, amennyire teljesülnek az alábbi kritériumok: • A szervezet eljutott korábbi állapotából a kívánt új állapotba, azaz sikerült véghezvinni az eltervezett változtatást; • A szervezet működése az új állapotban megfelel a várakozásoknak, azaz a tervezett módon működik; • Az átmenet a szervezet egészének okozott túlzott ráfordítások nélkül ment végbe; • Az átmenet a szervezet egyes tagjainak túlzott mértékű ráfordításai nélkül ment végbe; • A változást tartósan fenntartják, nem történik meg a változás előtti állapot visszarendeződése. 39

40 A változás sikerességének személyi aspektusai A változás nem pusztán az anyagi feltételek megteremtésétől függ, az emberi tényező is legalább ennyire fontos! A változtatás humán aspektus fázisai a következők: • A felengedés fázisában megteremtjük a régi állapottól való elszakadás motivációs feltételeit; • A mozgatás fázisában előmozdítjuk a szükséges változás létrejöttét; • A megszilárdítás fázisában pedig gondoskodunk a változás tartóssá válásának motivációs feltételeiről. A változás nem pusztán az anyagi feltételek megteremtésétől függ, az emberi tényező is legalább ennyire fontos! A változtatás humán aspektus fázisai a következők: • A felengedés fázisában megteremtjük a régi állapottól való elszakadás motivációs feltételeit; • A mozgatás fázisában előmozdítjuk a szükséges változás létrejöttét; • A megszilárdítás fázisában pedig gondoskodunk a változás tartóssá válásának motivációs feltételeiről. 40

41 A változás buktatói • A döntés végrehajtásának előkészítetlensége, ráerőszakolása a szervezetre, majd sorsára hagyása; • A hajtóerőkre való egyoldalú koncentrálás, a fékezőerők figyelmen kívül hagyásával; • Információ továbbadásának hiánya; • A változással szemben érzett bizonytalanság; • A kommunikáció végzetes hiánya; • A változó és vonzó jövőkép hiánya; • A változás iránti elköteleződés hiánya. • A döntés végrehajtásának előkészítetlensége, ráerőszakolása a szervezetre, majd sorsára hagyása; • A hajtóerőkre való egyoldalú koncentrálás, a fékezőerők figyelmen kívül hagyásával; • Információ továbbadásának hiánya; • A változással szemben érzett bizonytalanság; • A kommunikáció végzetes hiánya; • A változó és vonzó jövőkép hiánya; • A változás iránti elköteleződés hiánya. 41

42 Informatikai változáskezelés esettanulmány 42

43 Informatikai változásnak tekinthető jellemzően bármely olyan feladat vagy intézkedés, amely a szervezet éles informatikai rendszerének módosulását vonja maga után. Az informatikai változáskezelési eljárás célja a változtatások ellenőrzött megvalósulásának biztosítása az éles informatikai rendszer működésének valamint a szervezet feladatellátásának lehető legkisebb mértékű akadályozása mellett. A változások kezelése éles informatikai rendszerek esetében nagy kihívást jelent! Az éles rendszerekben nem megfelelően implementált változások az esetleges biztonsági kockázatok mellett komoly erkölcsi és anyagi károkat is okozhatnak. Megfelelő informatikai változáskezelési eljárásrend híján azt sem lehet kizárni, hogy esetlegesen dokumentálatlan, előzetesen nem tesztelt és jóváhagyást nem kapott változások kerüljenek az éles rendszerben implementálásra. Informatikai változásnak tekinthető jellemzően bármely olyan feladat vagy intézkedés, amely a szervezet éles informatikai rendszerének módosulását vonja maga után. Az informatikai változáskezelési eljárás célja a változtatások ellenőrzött megvalósulásának biztosítása az éles informatikai rendszer működésének valamint a szervezet feladatellátásának lehető legkisebb mértékű akadályozása mellett. A változások kezelése éles informatikai rendszerek esetében nagy kihívást jelent! Az éles rendszerekben nem megfelelően implementált változások az esetleges biztonsági kockázatok mellett komoly erkölcsi és anyagi károkat is okozhatnak. Megfelelő informatikai változáskezelési eljárásrend híján azt sem lehet kizárni, hogy esetlegesen dokumentálatlan, előzetesen nem tesztelt és jóváhagyást nem kapott változások kerüljenek az éles rendszerben implementálásra. 43

44 Az informatikai változáskezelési eljárásrend vonatkozásában meg kell határozni a következőket: • Alkalmazási terület: Pontosan meg kell határozni azokat a rendszereket és azokat a változásokat, amelyekre az eljárásrendet alkalmazni kívánjuk; • Jóváhagyás: Az éles implementációt megelőzően minden fontosabb változást jóvá kell hagynia a rendszer tulajdonosának. Az eljárásrendben nevesíteni kell azon változtatások körét, amelyek mentesülnek a változáskezelési eljárások alkalmazása alól. Az változtatások mentesítését külön jóvá kell hagyni és dokumentálni kell; • Tesztelés: Az éles rendszerben történő implementációt megelőzően a változtatásokat ki kell tesztelni és a rendszer tulajdonosa által jóvá kell hagyatni; • Feladatkörök szétválasztása: Lehetőség szerint külön kell választani a tesztelésért, illetőleg az éles rendszeri implementációért, a változások kezeléséért, befogadásáért felelős feladatkört; A változási/változtatási igények elbírálására, besorolására, éles implementációjának jóváhagyására indokolt lehet egy rendszeres időközönként ülésező változáskezelési munkacsoportot létrehozni. Tagjai: rendszerüzemeltetés, ill. –felügyelet, informatikai biztonsági felelős, alkalmazás-, ill. adatgazdák, az egyes szervezeti egységek széleskörű felhasználói tapasztalatokkal bíró kulcsfelhasználói, a szervezet megfelelő döntési jogkörrel felruházott vezetői vagy delegáltjaik. Az informatikai változáskezelési eljárásrend vonatkozásában meg kell határozni a következőket: • Alkalmazási terület: Pontosan meg kell határozni azokat a rendszereket és azokat a változásokat, amelyekre az eljárásrendet alkalmazni kívánjuk; • Jóváhagyás: Az éles implementációt megelőzően minden fontosabb változást jóvá kell hagynia a rendszer tulajdonosának. Az eljárásrendben nevesíteni kell azon változtatások körét, amelyek mentesülnek a változáskezelési eljárások alkalmazása alól. Az változtatások mentesítését külön jóvá kell hagyni és dokumentálni kell; • Tesztelés: Az éles rendszerben történő implementációt megelőzően a változtatásokat ki kell tesztelni és a rendszer tulajdonosa által jóvá kell hagyatni; • Feladatkörök szétválasztása: Lehetőség szerint külön kell választani a tesztelésért, illetőleg az éles rendszeri implementációért, a változások kezeléséért, befogadásáért felelős feladatkört; A változási/változtatási igények elbírálására, besorolására, éles implementációjának jóváhagyására indokolt lehet egy rendszeres időközönként ülésező változáskezelési munkacsoportot létrehozni. Tagjai: rendszerüzemeltetés, ill. –felügyelet, informatikai biztonsági felelős, alkalmazás-, ill. adatgazdák, az egyes szervezeti egységek széleskörű felhasználói tapasztalatokkal bíró kulcsfelhasználói, a szervezet megfelelő döntési jogkörrel felruházott vezetői vagy delegáltjaik. 44

45 Azonosítás (változáskezdeményezés, igénylés) Törekedni kell a változási igények rendszerezett, megfelelő eljárásrend részeként történő feldolgozására. A változási igények fogadására célszerű olyan elektronikusan is (pl. a szervezeti intraneten) elérhető űrlapot rendszeresíteni, melyen a felhasználók megadhatják az általuk kezdeményezett változás jellegét, annak várható hatását és a megvalósítás kívánt időpontját. Felmérés (besorolás) A változásra irányuló igények érkeztetését, feldolgozását lehetőség szerint egy külön a változások kezeléséért, befogadásáért felelős változásmenedzser végezze, aki gondoskodik a beérkezett igények követéséről, biztosítja azok visszakereshetőségét. A bemutatott modellben 8 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással van a rendszer/alkalmazás üzemeltetésére/fejlesztésére. Minden egyes tényezőre vonatkozóan értékelést kell végezni, és meg kell határozni az egyes kockázati tényezők rendszerekre/alkalmazásokra gyakorolt hatását (súlyként kifejezve). Azonosítás (változáskezdeményezés, igénylés) Törekedni kell a változási igények rendszerezett, megfelelő eljárásrend részeként történő feldolgozására. A változási igények fogadására célszerű olyan elektronikusan is (pl. a szervezeti intraneten) elérhető űrlapot rendszeresíteni, melyen a felhasználók megadhatják az általuk kezdeményezett változás jellegét, annak várható hatását és a megvalósítás kívánt időpontját. Felmérés (besorolás) A változásra irányuló igények érkeztetését, feldolgozását lehetőség szerint egy külön a változások kezeléséért, befogadásáért felelős változásmenedzser végezze, aki gondoskodik a beérkezett igények követéséről, biztosítja azok visszakereshetőségét. A bemutatott modellben 8 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással van a rendszer/alkalmazás üzemeltetésére/fejlesztésére. Minden egyes tényezőre vonatkozóan értékelést kell végezni, és meg kell határozni az egyes kockázati tényezők rendszerekre/alkalmazásokra gyakorolt hatását (súlyként kifejezve). 45

46 1. Rendszer/alkalmazás értékelése az esetleges üzemzavar által alapfeladataikban érintett felhasználók köre szerint 1) A rendszer leállása nincs hatással az alapfeladatok ellátására 2) A rendszer leállása egy vagy néhány meghatározott szervezeti egység alapfeladatait érinti 3) A rendszer leállása az egész szervezet vagy a szervezeti egységek többségének alapfeladatait érinti Súly: 5 2. Rendszer/alkalmazás dokumentációjának értékelése 1) Teljeskörű, megfelelően frissítet dokumentáció áll rendelkezésre 2) A rendszer részlegesen dokumentált, a dokumentáció nem naprakész 3) A dokumentáció súlyosan hiányos vagy nem áll rendelkezésre Súly: 4 3. A rendszer/alkalmazás (üzemeltetési) támogatása 1) A rendszer/alkalmazás támogatása belső erőforrásokkal folyamatosan biztosított 2) A rendszer/alkalmazás támogatása külső erőforrások rendszeres bevonásával biztosított 3) A rendszer/alkalmazás támogatása eseti jellegű, folyamatos támogatása nem megoldott Súly: 4 4. A rendszer/alkalmazás bizalmassági kockázatának értékelése 1) A rendszer/alkalmazás szabad, belső felhasználású adatot kezel. A benne kezelt, tárolt információ nyilvánosságra jutása csak csekély kárt okoz a szervezetnek. Nincs bizalomvesztés, a probléma nem terjed túl a szervezeten. 2) A rendszerben/alkalmazásban kezelt vagy tárolt információk illetéktelen megismerése jelentős kárt okoz a szervezetnek. A károk lehetnek gazdasági vagy pénzügyi károk, esetleg bizalom- vagy hírnévvesztés. 3) A rendszerben/alkalmazásban kiemelten érzékeny információkat (pl. szenzitív személyes adatokat, nagy mennyiségű személyes adatot) kezelnek, tárolnak, melyeknek még a szervezeten belüli illetéktelen megismerése is komolyan sérti a szervezet érdekeit, nyilvánosságra jutásuk nagyon komoly kárt okoz a szervezetnek. Súly: 6 5. A rendszer/alkalmazás integritási (sértetlenségi) kockázatának értékelése 1) A rendszer/alkalmazás által kezelt vagy tárolt adatok kismértékű pontatlansága nem okoz jelentős kárt. 2) A rendszerben/alkalmazásban kezelt, tárolt információk pontatlansága vagy hitelességének sérülése jelentősebb kárt okoz. A rendszerben/alkalmazásban tárolt adatok ügyviteli tevékenységekre vonatkozó elvárást, utasítást, pontos tájékoztatást közölnek, bizonyítékul szolgálnak az adott folyamatra releváns egyedi ügyfél vagy belső visszaélések számonkérésében. 3) A rendszerben/alkalmazásban kezelt, tárolt információk bizonyítékul szolgálnak az érintett folyamatra nézve releváns összes ügyfél vonatkozásában vagy belső visszaélések számonkérésében, pontatlansága vagy hitelességének sérülése nagy kárt okoz. Súly: 5 6. Rendszer/alkalmazás rendelkezésre állási igényének értékelése 1) A rendszer időszakos (1-2 napos) kiesése megengedhető 2) A rendszer/alkalmazás munkanapokon, munkaidőben kell rendelkezésre álljon 3) A rendszer/alkalmazás 7/24 rendszerben kell rendelkezésre álljon Súly: 5 7. A rendszer/alkalmazás (fejlesztői) támogatása 1) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása belső erőforrásokkal folyamatosan biztosított 2) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása a rendszer fejlesztőjének (pl. keretszerződés alapján történő) bevonásával biztosítható 3) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása harmadik fél bevonásával megoldható 4) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása nem megoldható Súly: 4 8. A rendszer/alkalmazás képzési igényének értékelése 1) A rendszer/alkalmazás használata nem igényel külön képzést 2) A rendszer/alkalmazás használata 1-2 napos felkészítést vagy online oktatást igényel 3) A rendszer/alkalmazás használatának elsajátítása hosszabb (1-2) hetes tanfolyamot igényel Súly: 3 1. Rendszer/alkalmazás értékelése az esetleges üzemzavar által alapfeladataikban érintett felhasználók köre szerint 1) A rendszer leállása nincs hatással az alapfeladatok ellátására 2) A rendszer leállása egy vagy néhány meghatározott szervezeti egység alapfeladatait érinti 3) A rendszer leállása az egész szervezet vagy a szervezeti egységek többségének alapfeladatait érinti Súly: 5 2. Rendszer/alkalmazás dokumentációjának értékelése 1) Teljeskörű, megfelelően frissítet dokumentáció áll rendelkezésre 2) A rendszer részlegesen dokumentált, a dokumentáció nem naprakész 3) A dokumentáció súlyosan hiányos vagy nem áll rendelkezésre Súly: 4 3. A rendszer/alkalmazás (üzemeltetési) támogatása 1) A rendszer/alkalmazás támogatása belső erőforrásokkal folyamatosan biztosított 2) A rendszer/alkalmazás támogatása külső erőforrások rendszeres bevonásával biztosított 3) A rendszer/alkalmazás támogatása eseti jellegű, folyamatos támogatása nem megoldott Súly: 4 4. A rendszer/alkalmazás bizalmassági kockázatának értékelése 1) A rendszer/alkalmazás szabad, belső felhasználású adatot kezel. A benne kezelt, tárolt információ nyilvánosságra jutása csak csekély kárt okoz a szervezetnek. Nincs bizalomvesztés, a probléma nem terjed túl a szervezeten. 2) A rendszerben/alkalmazásban kezelt vagy tárolt információk illetéktelen megismerése jelentős kárt okoz a szervezetnek. A károk lehetnek gazdasági vagy pénzügyi károk, esetleg bizalom- vagy hírnévvesztés. 3) A rendszerben/alkalmazásban kiemelten érzékeny információkat (pl. szenzitív személyes adatokat, nagy mennyiségű személyes adatot) kezelnek, tárolnak, melyeknek még a szervezeten belüli illetéktelen megismerése is komolyan sérti a szervezet érdekeit, nyilvánosságra jutásuk nagyon komoly kárt okoz a szervezetnek. Súly: 6 5. A rendszer/alkalmazás integritási (sértetlenségi) kockázatának értékelése 1) A rendszer/alkalmazás által kezelt vagy tárolt adatok kismértékű pontatlansága nem okoz jelentős kárt. 2) A rendszerben/alkalmazásban kezelt, tárolt információk pontatlansága vagy hitelességének sérülése jelentősebb kárt okoz. A rendszerben/alkalmazásban tárolt adatok ügyviteli tevékenységekre vonatkozó elvárást, utasítást, pontos tájékoztatást közölnek, bizonyítékul szolgálnak az adott folyamatra releváns egyedi ügyfél vagy belső visszaélések számonkérésében. 3) A rendszerben/alkalmazásban kezelt, tárolt információk bizonyítékul szolgálnak az érintett folyamatra nézve releváns összes ügyfél vonatkozásában vagy belső visszaélések számonkérésében, pontatlansága vagy hitelességének sérülése nagy kárt okoz. Súly: 5 6. Rendszer/alkalmazás rendelkezésre állási igényének értékelése 1) A rendszer időszakos (1-2 napos) kiesése megengedhető 2) A rendszer/alkalmazás munkanapokon, munkaidőben kell rendelkezésre álljon 3) A rendszer/alkalmazás 7/24 rendszerben kell rendelkezésre álljon Súly: 5 7. A rendszer/alkalmazás (fejlesztői) támogatása 1) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása belső erőforrásokkal folyamatosan biztosított 2) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása a rendszer fejlesztőjének (pl. keretszerződés alapján történő) bevonásával biztosítható 3) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása harmadik fél bevonásával megoldható 4) A rendszer/alkalmazás fejlesztése/módosítása nem megoldható Súly: 4 8. A rendszer/alkalmazás képzési igényének értékelése 1) A rendszer/alkalmazás használata nem igényel külön képzést 2) A rendszer/alkalmazás használata 1-2 napos felkészítést vagy online oktatást igényel 3) A rendszer/alkalmazás használatának elsajátítása hosszabb (1-2) hetes tanfolyamot igényel Súly: 3 46 PÉLDA

47 Az informatikai változáskezelési eljárás szakaszai 47

48 Pályázattechnikai kérdések  Pályázat megjelenésének időpontja: várhatóan június 21-ig  A MAG Zrt. és az NFÜ közös pályázattechnikai eligazítást tart a megjelenést követően, ennek időpontjáról hirdetést tesznek közzé.  A pályázattal kapcsolatban felmerülő kérdések esetén:  elszámoltathatósági, pénzügyi kérdésekben a MAG Zrt. munkatársai,  a szakmai kérdésekben a KIM projektvezetése áll rendelkezésre.  A módszertanok bevezetését egy 15 főből álló szakmai tanácsadói csapat segíti szeptemberétől. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban dolgozó tanácsadókat a nyertes pályázók ingyenesen vehetik igénybe. (erről bővebb tájékoztató szeptember elején lesz)

49 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Kérdések? Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Kérdések? 49


Letölteni ppt "Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia 2013. június 18-19. VÁLTOZÁSKEZELÉS FEJLESZTÉSI MÓDSZERTAN."

Hasonló előadás


Google Hirdetések