Frank Róza: Szervezési alapok Szervezet és szervezés

SZERVEZÉS A CÉL ELÉRÉSÉT SZOLGÁLÓ FOLYAMATOK KIALAKÍTÁSA, ÁTRENDEZÉSE. AZON SZERVEZETEK MEGHATÁROZÁSA, AMELYEKEN BELÜL A FOLYAMATOK LEJÁTSZÓDNAK.

CÉL – FOLYAMAT - SZERVEZET

A szervezés, mint vezetési funkció Milyen feladtok vannak, milyen tevékenységeket kell végrehajtani? Kinek kell a feladatot végrehajtani? Hogyan, milyen módszerekkel történjen a végrehajtás? Ki kinek felelős a tevékenységéért? Mikor kell a tevékenységet végrehajtani?

FOLYAMATOK KIALAKÍTÁSA MEGHATÁROZANDÓK CÉL ELÉRÉSÉHEZ SZÜKSÉGES TEVÉKENYSÉGEK A TEVÉKENYSÉGEK KAPCSOLÓDÁSAI DÖNTÉSI PONTOK VISSZACSATOLÁSOK

FOLYAMATÁBRA TEVÉKENYSÉG IRÁNY ÉS IRÁNYULTSÁG DÖNTÉSI PONT FOLYAMAT ELEJE FOLYAMAT VÉGE I N

Feladat Vizsgálja meg a folyamatábrára kapott példát. Mivel ért egyet? Mit csinálna másképpen?

Szervezeti struktúra kialakítása

Szervezeti rendszer kialakítása A szervezeti struktúra az a keret, amelyben a folyamatok végbemennek. Részeit emberek alkotják. Hierarchikus kapcsolatok jellemzik. Az emberek egymással kapcsolatban vannak – kommunikáció. A szervezet tagjainak mind az eszközök (cselekvési irányok), mind a célok (eredmények) tekintetében bizonyos választási szabadságuk van. Zeller Gyula

Szervezet, szervezés Rendszerszerű megközelítés: Célja van (közvetlen és távlati) Nyílt rendszer Munkamegosztással működik Vezetési alrendszereket hoz létre Szinergia hatás az alrendszerek között Működését befolyásoló tényezők: tartalom struktúra kommunikáció ellenőrzés döntéshozatal

A szervezet mint nyíltrendszer • A szervezet folyamatos interakcióban van környezetével. Fontos a túlélés, a hatékonyság fenntartása szempontjából. • Nyílt rendszer: • Inputokat vesz fel (más szervezetek outputjai) • Átalakítás (transzformáció) • Outputokat bocsát ki (más szervezetek inputjai) A hatékony szervezet előrelátja a környezeti változásokat, és ezeket képes kezelni, beépíteni működésébe.

A szervezet mint nyíltrendszer A szervezet környezetei: • Piaci környezet • Tudományos-technikai környezet • Szervezetközi kapcsolatrendszer • Kulturális környezet 1. A piaci környezet: jellemzők • Változékonyság: a partnerek változásának gyakorisága. Eszerint beszélhetünk dinamikus és statikus környezetről. • Komplexitás: mekkora a azoknak a külső tényezőknek a száma, amelyeket a döntéseknél figyelembe kell venni. egyszerű és összetett piaci környezet • Korlátozó hatás: ha monopolhelyzet, kereslet-kínálati egyensúlytalanság alakul ki, korlátozó állami intézkedések.

Szervezeti alapformák Az osztályozás szempontja a különböző munkamegosztási elvek alkalmazása. Funkcionális szervezet: • Az egydimenziós és többvonalas szervezet tipikus példája. • Az elsődleges munkamegosztás a szervezeti funkciók szerint történik. (pl. fejlesztés, termelés, értékesítés stb.) Jellemzők: • centralizált döntés • erőteljes szabályozottság • vertikális koordinációs megoldások Jól működik: • stabil piaci, tudományos-technikai környezetben • nem túl széles termékskála esetén

Funkcionális szervezet

Szervezeti alapformák 2. Divizionális szervezet: • A munkamegosztás tárgyi vagy regionális elvű, a szervezetet általában termékek, vevők, vagy földrajzi régiók szerint tagolják. divíziók = vállalaton belüli viszonylag autonóm felelősséggel rendelkező egységek. • Típusok: cost-center, profit-center, vagy investment-center díviziók. A szervezet jellemzői: • széles termékskála • viszonylag dinamikus környezet • decentralizált döntések a divíziók között , de centralizált a divízión belül. • koordináció leginkább technokratikus eszközökkel.

Divizionális szervezet SZERVEZETI FORMÁK Divizionális szervezet Vállalatvezetés Központi személyzeti K+F pénzügy Hosszú távú tervezés Törzskar A termékcsoport-divízió B C Termékcsoport-divízió beszerzés Szolgáltató egységek Fejlesztés Értékesítés Termelés

Szervezeti alapformák 3. Mátrixszervezetek: • Az elsődleges munkamegosztás szintjén két munkamegosztási elvet egyszerre alkalmaznak. • Többdimenziós szervezeti forma (pl. funkció-tárgy, funkció-régió, stb.) A szervezet jellemzői: • kettős irányítás • alacsony szintű formalizáltság és szabályozottság • világosan elkülönült döntési kompetenciák • horizontális és vertikális koordináció • gyakoriak a konfliktusok Előnyös: • komplex, újszerű vállalati feladatok + környezeti elemek nagyfokú heterogenitása

Termékorientált mátrixszervezet Dobák Miklós nyomán:

Lényeges kérdések Részlegek létrehozása: hány hierarchia szint helyezkedik el a szervezetben Centralizáció-decentralizáció: a hatékonyságot növeli, ha sok döntés delegálódik Hierarchia: a szintek számának növekedése megnövelheti a hibás cselekedetek számát (később észlelik)

SZERVEZETEK KIALAKÍTÁSA A KÖNYVTÁRAKBAN AZ INTÉZMÉNY CÉLJAINAK ÉS MÉRETÉNEK MEGFELELŐEN HORIZONTÁLIS VERTIKÁLIS PROJEKT MÁTRIX TÖRZSKAR SZEREPE KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK ÉS UTAK

HORIZONTÁLIS SZERVEZET

VERTIKÁLIS SZERVEZET

PROJEKT SZERVEZET

MÁTRIX SZERVEZET MŰSZAKI GAZDASÁGI TERMÉK 1. TERMÉK 2.

A könyvtári szervezet A könyvtári szervezet többnyire több eltérő szempont valamilyen arányú keveredésével áll össze. Horizontális szempont: könyvtári munkafolyamatokat tükrözi (állománygyarapítás-szolgáltatás) Vertikális: tartalmi-tematikai tagolás (feladatkör, diszciplínák) Mátrix: többes feladatok ellátása kevesebb személyzettel A felépítést a szervezeti séma tükrözi, alapja a munkakörök kialakítása, eszközei a munkaköri leírások, a munkakörre vonatkozó szabályok, eljárások, hatáskörök, feladatkörök.

A szervezeti felépítés jellemzői a menedzsment más területeire is kihatnak, meghatározzák sikerüket Tervezés: Világos, gyors és elfogadható döntések meghozása A tervek és projektek teljesítése, megvalósítása A fontossági sorrend érvényesítése a szolgáltatásban Irányítás: A rugalmasság megteremtése és fenntartása (reagálás váratlan fordulatokra, környezeti változásokra) Egyértelmű felelősségi viszony A munkatársak felelősségvállalása a munkával és beosztottaikkal kapcsolatban Vezetés: A munkatársak lehető legteljesebb bevonása a döntésekbe Érdekeltségnövelés, teljesítményfokozás hatékony kommunikáció,rövid felelősségi útvonalak

Feladat Keressenek példát kisebb és nagyobb könyvtári szervezetre. Tanulmányozzák az organogramját. Mennyire tükrözi a szervezetet? Milyen típusba tartozik?

Szervezeti Kultúra Szervezeti kultúra (ideológiai orientáció): a szervezeti tagok által osztott, alapvető feltevések, hiedelmek és értékek rendszere, amellyel a szervezetek meghatározzák önmagukat és környezetüket. Különböző rituálékban, szimbólumokban és tárgyakban jelennek meg Rituálé: kulturális értékeket megerősítő cselekvések sorozata Szimbólumok: speciális jelentésű dolgok: rangjelek, elnevezések, logók, irodaméret, bútorzat, stb.

A szervezeti kultúra típusai Hatalomkultúra A pókhoz és hálójához hasonlítható: kisebb, vállalkozó szellemű szervezetekben hatékony lehet Szerepkultúra: Logika és ésszerűség alapján működik.( görög templom). A timpanont több, jól megformált oszlop tartja. A személyeknél fontosabb szabályok irányítják. Akkor előnyös: ha a műveletek rutinjellegűek, költséges a technológia, kölcsönös függéssel járnak a feladatok Feladatkultúra: A csoportmunka erejét használja ki. Eredmény centrikus, inkább a szakmai tudás, mint a tekintély számít. Akkor előnyös, ha a műveletek szakaszosak, önállóak - projektek Személykultúra: A csoport helyett az egyénre épít. Az egyének szabadon társulnak elképzeléseik megvalósítására – tanácsadó cégek

Ajánlott irodalom