A kárpátaljai anyakönyvi hivatalokban őrzött anyakönyvek nyilvántartása, tárolása és felhasználása Leszkó Elvira A Kárpátaljai Igazságügyi Főhivatal Anyakönyvi Hivatalának vezetője Fordította: Homin Valentina

Ukrajna törvényei értelmében az anyakönyvi hivatalok államilag nyilvántartják az egyének születését és származását, házasságkötését, válását, névváltoztatását, halálát. Módosításokat, frissítéseket, illetve törléseket végeznek a jegyzőkönyvi ívekben, összeállítják és vezetik a polgárok személyi okmányainak állami jegyzékét, valamint őrzik a majdani levéltári fondot.

A személyi okmányok iktatókönyvei és az anyakönyvek Ukrajna Nemzeti Levéltára fondjának elemei. A személyi okmányok iktatókönyveit, amelyek tartalmazzák a jegyzőkönyvi ívek első példányát, valamint az anyakönyveket 75 évi őrzésük után az anyakönyvi hivatalok az illetékes állami levéltáraknak adják át állandó megőrzés céljából. Az említett 75 éves időszak a jegyzőkönyvi ívek és anyakönyvek összeállítását követő évtől az utolsó, 75. év december 31-éig tart.

Tárolás és nyilvántartás A jegyzőkönyvi íveket típusok és járások szerint kronológiai sorrendben az az anyakönyvi hivatal fűzi kötetbe, amelynek a megőrzésében vannak. Járáson belül - kivéve a megyei jogú városokat – a városi, illetve községi tanácsok végrehajtó szerveinek abc-sorrendjében fűzik le az íveket. A személyi okmányok iktatókönyveit két példányban készítik. Az egyik példány a jegyzőkönyvi ívek első példányait, a másik pedig a jegyzőkönyvi ívek másod példányait foglalja magába. Minden ilyen iktatókönyv egy bizonyos fajta jegyzőkönyvi ívből áll, mely közel 250 lapot tartalmaz egy naptári éven belül. Amennyiben egy év leforgása alatt egy adott fajta jegyzőkönyvi ívből nincs meg a szükséges lapszám, megengedett a néhány évi iktatókönyvek összevonása.

Az adott járás, illetve város területén, azon belül a kis- és nagyközségi tanácsok végrehajtó szervei által összeállított iktatókönyvek első példányai a járási, illetve a városi anyakönyvi hivatalokban vannak. A megye vagy város területén összeállított iktatókönyvek másodpéldányait az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatalában őrzik. Az adott járás, illetve város területén működő evangélikus, református és katolikus egyházak, mecsetek és zsinagógák anyakönyveinek első példányait a járási, illetve megyei jogú város esetében a városi igazságügyi hivatalok anyakönyvi hivatalában, a másodpéldányokat pedig az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatalaiban őrzik. Minden fajta jegyzőkönyvi ívet külön betűrendes könyvbe csoportosítanak és amennyiben rendelkezésre áll a megfelelő elektronikus rendszer, az adatokat számítógépbe is betáplálják.

Őrzés és levéltári átadás A személyi okmányok iktatókönyveit, valamint az anyakönyveket az anyakönyvi hivatalok az összeállításuktól számítva 75 évig őrzik meg. A 75 év letelte után az iktatókönyvek és anyakönyvek első példányait a járási és városi anyakönyvi hivatalok átadják a területi anyakönyvi hivataloknak. Az iktatókönyvekkel és az anyakönyvekkel együtt a tájékoztató segédletek is átadásra kerülnek (betűrendes könyvek, számítógépes adatbázisok). Az iktatókönyvek és a hozzájuk tartozó tájékoztató segédletek (betűrendes mutatók) átadása során jegyzőkönyvet vesznek fel, amelyet az átadó és az átvevő anyakönyvi hivatalok vezetőinek aláírásával, valamint ún. masztix (gyanta) bélyegzővel hitelesítenek.

Az iktatókönyveket az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatalában egyeztetik úgy, hogy összevetik minden egyes jegyzőkönyvi ív első és másodpéldányát. Az iktatókönyveknek és az anyakönyveknek a területi levéltárakból az állami levéltárakba való átadását jegyzék szerint végzik. Az anyakönyvi hivatalokban állandó megőrzés alatt álló iratok jegyzékét négy példányban, A/4-es formátumban szerkesztik, amelyeket az illetékes igazságügyi hivatal szakértői bizottsága ellenőriz és az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatalának vezetője jóváhagy.

Az iktatókönyvek átadásához és átvételéhez háromtagú bizottságot hoznak létre. A tagok az alábbi intézményeket képviselik: anyakönyvi hivatal, ahol a jegyzőkönyvi ívek első példányaiból összeállított iktatókönyveket őrzik területi anyakönyvi hivatal, amely az iktatókönyvek és anyakönyvek állami levéltárba való átadását hajtja végre állami levéltár.

A bizottság az iktatókönyvek és az anyakönyvek fizikai és egészségügyi állapotát ellenőrzi. A megállapított hiányosságok kiküszöbölésére, mint pl. fertőtlenítést, portalanítást, restauráltatás végeztetése az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatala kötelezett. Miután az iktatókönyveket és az anyakönyveket átadták az állami levéltárakba, az anyakönyvi hivatalokban maradnak másodpéldányok, valamint azon jegyzőkönyvi ívek megsérült első példányai, amelyek le lettek cserélve, kiselejtezhetőek. A megsemmisítést elégetés, illetve felaprózás útján végzik.

Abban az esetben, amikor a jegyzőkönyvi ívek már átadásra kerültek az állami levéltárakba és az állampolgárok az anyakönyvi hivataltól születési anyakönyvi kivonat kiadását kérik, akkor az anyakönyvi hivatal igazolást kér a levéltárból, melynek alapján kiállítja a születési anyakönyvi kivonatot és kiadja azt a kérelmezőnek a jogszabályokban meghatározott módon. Ezen igazolásnak tartalmaznia kell a jegyzőkönyvi ív előlapján található összes adatot, amelyek szükségesek a megfelelő igazolás kiállításához. Amennyiben az állami levéltárakban őrzött jegyzőkönyvi ívekben változtatásokat, kiegészítéseket, illetve javításokat kell végezni, az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatala értesíti a területi, valamint a városi levéltárat, amely 10 napon belül a megfelelő anyakönyvekben elvégzi a szükséges változtatásokat és a kiállított levéltári igazolást elküldi az Igazságügyi Főhivatal anyakönyvi hivatalának. Ennek alapján az anyakönyvi hivatal újbóli bizonyítványt ad ki.

Raktárak A személyi okmányok iktatókönyveinek és az anyakönyvek megőrzésének biztosítása, valamint a szükséges munkaviszonyok megteremtése céljából az anyakönyvi hivataloknak speciálisan berendezett helyiségek állnak rendelkezésre. A raktárnak, amelyeket el kell különíteni más helyiségektől, meg kell felelniük az iratok őrzésével kapcsolatos szabályoknak. Az iktatókönyvek raktárhelyiségei is el vannak különítve a raktár munkaszobáitól. A raktárépület földszintjének ablakai vasráccsal vannak ellátva. A raktárnak szánt helyiségek meg kell, hogy feleljenek a tűzvédelmi szabályoknak is. Amennyiben a járási, illetve városi anyakönyvi hivatalnak nem áll rendelkezésére külön raktárhelyiség, az iktatókönyveket és az anyakönyveket páncélszekrényekben kell őrizni.

A raktárhelyiségek vasállványokkal vannak berendezve, melyek 45 cm távolságra állnak a falaktól. Abban az esetben, ha az állvány homlokfelülete érintkezik a fallal, határolókat helyeznek el, amelyek megakadályozzák a könyvek falhoz való közvetlen berakását. A padlótól az alsó polcig mért távolság nem lehet kevesebb 20 cm-nél. Az állványok közti fő átjárók szélessége elérheti az 1-1,2 m-t, a többi átjáró cm. A fény könyvekre való káros hatásának csökkenése érdekében ajánlott az állványokat a falhoz képest merőlegesen az ablakközökben felállítani. Az állvány magassága 2,2 m, a polcok közti tábolság 40 cm.

A raktárhelyiségekben speciális körülményeket, meghatározott technikai és egészségügyi feltételeket teremtenek, amelyek biztosítják az iktatókönyvek és az anyakönyvek lehető legbiztonságosabb őrzését, valamint a szükséges munkaviszonyokat. A raktárakban a °C hőmérséklet és az %-os páratartalom ajánlott. A hőmérséklet és a páratartalom ellenőrzése céljából a raktárakban hőmérőket és higrométereket, illetve psychrométereket helyeznek el, melyek állása alapján a levegő normál hőmérséklete és páratartalma beálltáig megfelelő intézkedéseket hoznak. A raktárakban tilos a dohányzás, elektromos árammal működő fűtési eszközök használata, valamint idegen tárgyak tárolása. A raktárhelyiségbe belépni és az iktatókönyvekben, illetve anyakönyvekben szereplő adatokba betekinteni csak az anyakönyvi hivatal dolgozóinak áll jogában.

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!