Tárgyalástechnika

Tárgyalás fogalma A tárgyalás olyan kölcsönös tevékenység, kommunikáció, amelynek célja egy (vitatott) ügy szabad beleegyezésen alapuló elintézése. Tárgyalás célja: Tárgyaló partnerünk szabad elhatározásából és akaratából mondjon igent, adja beleegyezését. Tárgyalás jellemzője: A feleknek létezik valamilyen közös érdekük → érdekegyeztetés és érdekérvényesítés komplex folyamata

Tárgyalás típusa Célja szerint: Kapcsolatépítő (cél: az új partner bemutatása, megismerése) Előkészítő tárgyalás (cél: piaci viszonyok felderítése, tárgyalás előkészítése) Üzletkötő tárgyalás (cél: áru, tárgy, szolgáltatás értékesítése, keret-megállapodások, részmegállapodások, teljes megállapodások) Zavarelhárító tárgyalás (cél: vitás kérdések megoldása, akadály elhárítása)

Tárgyalás típusa Témája szerint: Adás-vételi témájú (tárgya: az áru és szolgáltatás adásvétele; részei: ajánlat, alku, megállapodás) Együttműködési témájú (tárgya: kooperáció, közös fellépés)

Tárgyalás típusa Alkalmazott stratégia szerint: Kölcsönös megegyezésre törekvő stratégia (együttműködő magatartás, cél: kölcsönösen, előnyös szerződés megkötése, kompromisszumkeresés, egyenlő felek) Előnyszerzésre törekvő stratégia (eltérő értékrendi partnerek, cél: minden lehetséges előny kihasználása) Győzelmi (harci) stratégia (nincs kölcsönösség, nyílt konfrontáció, nagy erőkülönbség a felek között, egyszeri üzletkötés, „pókerarc” taktika)

Az időtényező szerepe a tárgyalások során Jelentősége egyszeri üzletkötésnél van új kapcsolat létrehozásánál a korábbi együttműködésben történő alapvető változtatások esetén Mikor legyen? Meddig tartson? Milyen napirendi pontokat tárgyaljon?

Az időtényező szerepe a tárgyalások során Mikor legyen? – a tárgyalás időpontjának kitűzése Az időpont akkor jó, ha nem nekünk van igazán szükségünk az üzlet megkötésére, hanem a másik fél szorgalmazza. Az együttműködő partnerek igyekeznek nem túlzottan kihasználni a helyzetből adódó előnyöket

Az időtényező szerepe a tárgyalások során Meddig tartson? – a tárgyalás időtartamának meghatározása Meghatározó tényező: a megtárgyalásra kerülő témák jellege, komplexitása a feladatmegoldásba bevont szervezetek száma A tárgyalás elején egyeztetni kell a rendelkezésre álló időt!

Az időtényező szerepe a tárgyalások során Milyen napirendi pontokat tárgyaljon? Rendelkezésre álló időtől és megtárgyalandó témáktól függ a napirendi pontok száma Napirendi pontok rögzítése a meghívón: Témához kapcsolódó dokumentumok előkészítése Tárgyaló partnerek személye, szakértők Napirendi pontok száma: 3-4 témánál ne többet! Fontos a témák kapcsolódása, egymásutánisága Napszak megválasztása → reggeli, délelőtti órák: az emberek ekkor a legfrissebbek Hosszabb tárgyalási idő esetén – szünet(ek) beiktatása!!

Környezeti feltételek Helyszín kiválasztása Kinek a felségterületén? Partnernél, saját telephelyünkön, semleges területen Többfordulós tárgyalások esetén: helyszínek kölcsönös cseréje Tárgyalóterem kiválasztása Megfelelő alapszolgáltatások legyenek: megfelelő világítás, fűtés/hűtés, szellőztetés, hangszigetelés Fontos a bútorzat, belső elrendezés (kényelem, megfelelő munkafelület), színek (pasztellszínek) kiválasztása Zavartalan környezet kiválasztása Megfelelő világítás (villogó, búgó fénycső kicserélése) Árnyékolás Megfelelő hőmérséklet Zajszigetelés a külső zajok kiszűrésére Telefonhívások kirekesztése

A tárgyalópartnerek jellemzői és a stratégiai típusok 1. Ösztönös stratégiát követő korábbi tapasztalataira, ismertségére, kapcsolataira épít az előkészületre kevés gondot fordít fő módszere: a rögtönzés tapasztalt emberismerő jobbára csak a rutintárgyalások, rendelések megújítása során állja meg a helyét rutinja sablonná alakulhat → új lehetőségeket elsiet Előnye: könnyed kapcsolatteremtés magabiztosság Hátránya: kevéssé alkalmazkodó igényes, új ajánlatokat nem tud hatékonyan képviselni

A tárgyalópartnerek jellemzői és a stratégiai típusok 2. Merev stratégiát alkalmazó hosszasan és alaposan felkészül rengeteg információt gyűjt részletesen kidolgozza az ajánlattétel tartalmát és módját precízen felépíti a leendő tárgyalás egyes pontjainak sorrendiségét ha partnere eltér a hagyományos logikától, vagy váratlan helyzet kérdés merül fel → megzavarodik, kieshet szerepéből

A tárgyalópartnerek jellemzői és a stratégiai típusok 3. Rugalmas stratégiát alkalmazó: tapasztalatra épít egy-egy tárgyalásra tudatosan készül előzetes információi kiegészítésével improvizálásra képes gondolkodásmódja gyors a kérdések nem zavarják tárgyalásmódja könnyed kapcsolatteremtése fejlett egyensúlyhelyzetre törekszik

Kommunikáció jelentősége tárgyalás közben Benyomáskeltés, benyomásszerzés, a tárgyalás légkörének megteremtése Feszültség oldása – bevezető csevegés Tárgyalás ritmusa Kezdeményező szerep Nyitási periódus Tárgyalás célja Tárgyalandó témák sorrendje Mindkét fél koncentrál, nyitott az eseményekre Tárgyalás

Tárgyalás Szakaszai: Felderítés, információgyűjtés Ajánlattétel Alku Megállapodás Rögzítés, jóváhagyás, aláírás

Felderítés, információgyűjtés Egymás igényeinek megértése Álláspontok, kiindulópontok ismertetése, nem megvitatása! Felfogásunk az egész témáról Mit akarunk elérni Mely kérdések a legfontosabbak számunkra Mivel járulunk hozzá az eredményes alkuhoz Reményeink és/vagy aggodalmaink a partnerrel kapcsolatban Azok a témák, amelyekről beszélnünk kell

Ajánlattétel - alku A feleknek együtt kell felderíteniük, hogy elérendő céljaik és ajánlataik mennyire fedik egymást Elvi megegyezés Nagy vonalakban való megegyezés Részletekben való megegyezés

A meggyőzés A meggyőzés mint szándék azt jelenti, hogy el akarom érni a partneremnél, hogy megértse, jónak tartsa, elfogadja az elgondolásom olyannyira, hogy ennek eredményeként mellé álljon, sőt, ha szükséges, ezután képviselje is

Meggyőzés vagy legyőzés? Meggyőzés ≠ legyőzés!! Meggyőzés: az együttműködés stratégiai eszköze Legyőzés: a versengő stratégia eszköze

Meggyőzés - legyőzés együttműködés Célok Érdekek Bizalom versengés Célok Közös cél, vagy célokban közös rész Nincs közös cél Érdekek Közös érdekeltség Ellenérdek Bizalom Van Csekély, vagy nincs Befolyás (hatalom) Kétirányú Törekvés az egyirányúra Kommunikáció Kétirányú, folyamatos Törekvés az egyirányúra (kevés információt kiadni)

A meggyőzés folyamata Első lépés: meghallgatni és megérteni a partnert Tisztában lenni információs bázisával, fogalomrendszerével, gondolatmenetével Megismerni és megérteni érveit, logikáját, következtetéseit Második lépés: a saját elgondolás kifejtése A megértést folyamatosan kontrollálva előrehaladni A szükséges szemlélet kialakítása a befogadóban Nem a partner hibája, ha nem érti, amit közlünk!

Csoportos tárgyalás Delegáció hatékony működésének feltételei: Létszám Összetétel Vezető személye Felkészülés Hátország

Létszám max. a 7-8 fő a 8 fős tárgyalási csoport: két négy tagú delegáció! a delegáció irányítása szempontjából is ez a létszám a megfelelő Gyakori: szélesebb körű vitára, megállapodásokra van szükség, mint amilyet a delegációvezető és 3-4 delegátus átfogni képes 

Létszám delegációs tárgyalások három megoldási változata, illetve ezek kombinációja 1. típus: az ügylet bonyolultságától függően maximum 2-3 fős központi delegáció mellé a tárgyalás különböző szakaszaiban más-más szakember kapcsolódik

Létszám 2. típus: ha egy időben több szakértőre van szüksége a központi delegációnak  nem teljes értékű tárgyaló, hanem tanácsadók részvétele a tanácsadónak nincs közvetlen beleszólási joga a tárgyalásba a delegátusnak adhat, illetve a delegátus kérhet tőle információkat bizonyos szabályok szerint

Létszám 3. típus: a résztémák elkülönülnek, nagy jelentőségűek, ezért alapos szakmai ismeretükre van szükség párhuzamosan több kiscsoport tárgyalását kezdeményezni a központi tárgyalás mellett

A delegáció összetétele áttekintő és a szükséges mélységig részletező információk a tagok birtokában kiválasztás szempontjai: szakmai kompetencia jó kifejezőkészség jó kommunikációs kompetencia döntési jogkör  hatalom, pozíció megléte a tárgyalt téma jelentőségének megfelelő mértékben Gyakori: a delegáció vezetője a legmagasabb rangú személy, ő jogosult az ügy egészében dönteni

A vezető személye meghatározó a személyiség  nincs általánosítható tapasztalat, hogy az előképzettsége szerint milyen szakmai háttérrel rendelkezzen az ideális delegációvezető a szituációnak megfelelően tud : erőskezű irányító, összefogó viselkedést tanúsítani háttérbe vonulni csoporttagokat aktivizálni, előtérbe engedni a folyamatot mindvégig átlátni, tudatosan szabályozni, kézben tartani a delegáció hatékony irányítása személyfüggő folyamat

A vezető személye az ideális csoportvezető: figyelemmel tud lenni a tagok egyéni stílusára mérsékelni tudja az aránytalanul nagy dominanciával fellépőket képes alkalmazkodni a csoporttagok megszokott munkastílusához

A felkészülés néhány ember  bizonyos közös munka elvégzésére alkalmas csoport (delegáció)  megfelelő felkészítés szükséges  a tagoknak néhány alapvető dologban a tárgyalás előtt konszenzusra kell jutniuk a kitűzött cél vagy célrendszer értelmezése, realitása a cél elérését biztosító stratégia bizonyos taktikai lépések szereposztás az egyetértésre jutás kemény viták eredménye a konszenzusra jutás folyamatában egymás és a vezető stílusának, felfogásának, hozzáállásának megismerése kommunikációjuk összehangolódik kiderülnek az értelmezésbeli, terminus használati eltérések információik nagy részét rendezve tisztázódnak lehetőségeik és korlátjaik egymás szakmai, emberi jellemzőit megismerve  a stratégia és a szereposztás kialakítása

A felkészülés a felkészületlen delegációk jellemzői: megosztottság értelmezésbeli különbségek bizonytalanságok egymás támogatásának hiánya, rivalizálás egy jó delegációvezető mindezeket a törvényszerűségeket jól ismeri, és nem engedi el a konszenzusra jutással való felkészülést

A hátország a tárgyaló delegáció ereje, egysége függ az otthoni kollégák támogatásától támogatás: ha az otthon maradt és az ügyben dolgozó kollégák ismerik a kitűzött célokat, egyetértenek azokban, fontosnak tartják azokat Bizalom: a hátországbeliek szükség esetén mindent megtegyenek a tárgyalók támogatására a tárgyalót hátországa akkor erősíti, ha ő is bízik az otthon maradottakban bizalom kialakulása  előzetes munkakapcsolat szükséges kapcsolat alapja a kétirányú kommunikáció mindkét fél korrekt módon és folyamatosan tájékoztatja a másikat, ügyelve a megértésre a kölcsönös tájékoztatásnak a tárgyalások folyamán is fenn kell maradnia