A projektek megvalósítása III. Téjékoztatási és nyilvánossági követelmények Projekt monitoring, jelentések készítése Helyszíni vizsgálatok típusai, hibalehetőségek Ponácz György Márk SAKK-tréner 9. modul

Emlékezzünk - Tájékoztatási és nyilvánossági követelmények Külön jogszabály és arculati útmutató foglalkozik vele Két fő cél és kötelezettségi kör: egyrészt a lehetséges pályázók tájékoztatása az igénybe vehető támogatásokról; másrészt a széles közvélemény tájékoztatása a támogatások felhasználásáról és a támogatásokkal elért eredményekről, illetve általában az Európai Unió szerepéről, amelyet az ország fejlesztésben betölt - a kedvezményezett kötelezettségei!

Projektek monitoringja Monitoring - értékelés - ellenőrzés A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság) Relevancia: el akarok-e menni A-ból B-be? Eredményesség: eljutok-e? Hatékonyság: milyen áron?

A monitoring főbb jellemzői Hatékony eszköz a management kezében Folyamat, nem egyszeri tevékenység Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításra vonatkozóan, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre, ezáltal lehetővé téve a management számára, hogy szükség esetén beavatkozzon.

A monitoring rendszer alapja - a projekttervezés Logframe

A projekt monitoring beszámoló Általában negyedévente kell benyújtani A kifizetésekhez is kötődik Célja: információszolgáltatás kifizetési kérelmek alátámasztása eltérések indoklása Projekttípus és -méret szerint jelentős eltérések

A beszámoló tartalma Tartalmazza: a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!); a céloktól, tervektől való jelentős eltéréseket, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése); beszámolót a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint; információt a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).

A beszámoló tartalma Csatolandó dokumentumok az előrehaladást igazoló dokumentumok; a közbeszerzési eljárások dokumentumai; a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok; eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.

A monitoring információ hasznosulása A projektmenedzsment szervezeten belül A Strukturális Alapok intézményrendszerében

Európai Bizottság Pályázó KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság MEH NFTH HEFOP Monitoring Bizottság AVOP Monitoring Bizottság GVOP Monitoring Bizottság KIOP Monitoring Bizottság ROP Monitoring Bizottság HEFOP Irányító Hatóság FMM AVOP Irányító Hatóság FVM GVOP Irányító Hatóság GKM KIOP Irányító Hatóság GKM ROP Irányító Hatóság MEH TFH Közreműködő/ végrehajtó szervezet ESZA Kht. Közvetítő/végrehajtó szervezet ÁFSZ Közvetítő/végrehajtó szervezet OFA Közvetítő/végrehajtó szervezet OMAI Közvetítő/végrehajtó szervezet ESzCsM Pályázó

A közreműködő szervezetek által végzett monitoring Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja projektadatok összesítése, intézkedés-szintű adatok generálása jelentés az Irányító Hatóság felé Számítógépes rendszer (EMIR) Projekt-monitoring az egyes projektek megvalósulásának nyomonkövetése a projekt teljesítményének összhangja a pályázatban leírtakkal szükség esetén közbelépés, beavatkozás Last bullet: To ensure that the implementation follows the relevant rules and regulations of the EU and the Member State

Ki végezhet helyszíni ellenőrzést? Közpénzekből támogatott projektek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet a támogatást nyújtó szervezet (pl. minisztérium, közreműködő szervezet), vagy az általa megbízott szervezet, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI), az Állami Számvevőszék (ÁSz). A fentieken túl, az Európai Unió által társfinanszírozott támogatási rendszerek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet a Pénzügyminisztérium (PM), amely felelős az Európai Bizottság számára benyújtott kifizetési kérelmek hitelességének igazolásáért, az Európai Bizottság érintett főigazgatósága, az Európai Számvevőszék.

Helyszíni vizsgálatok típusai Monitoring és ellenőrzési célú látogatások különbsége Ellenőrzési típusú látogatásoknál: előzetes közbenső utólagos

A helyszíni ellenőrzések szabályai A kedvezményezettet legalább három nappal korábban értesítik (kivéve, ha ez meghiúsítaná az ellenőrzést) A vizsgálat tárgya: a projekt hátterének, az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges általános információknak a megismerése; a pénzügyi-számviteli dokumentumok, a könyvelés vizsgálata, a fizikai teljesítés ellenőrzése, az Európai Unió speciális előírásai teljesítésének ellenőrzése (pl. tájékoztatási kötelezettségek). A zökkenőmentes ellenőrzésekhez ismernünk kell a ránk és az ellenőrre vonatkozó jogokat és kötelezettségeket

Mit tehet az ellenőr? az ellenőrzött kedvezményezett bármely helyiségébe belépni, az ellenőrzött kedvezményezett bármely dolgozójától írásban vagy szóban nyilatkozatot kérni, valamennyi dokumentumba betekinteni, a dokumentumokat átvételi elismervény ellenében átvenni, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíteni, az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyásával a vizsgálati anyaghoz csatolni, az ellenőrzött kedvezményezett működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben más szervektől felvilágosítást kérni, indokolt esetben szakértő kirendelését, bevonását kezdeményezni

Mit köteles tenni az ellenőr? I. ellenőrzési munkája során az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályokban, az ellenőrzési programban foglaltakat, valamint az őt megbízó ellenőrző szervezet rendelkezéseit maradéktalanul betartani; tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzendő kedvezményezettet tájékoztatatni, és megbízólevelét bemutatni; az objektív vélemény kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; megállapításait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni; az ellenőrzés alatt megismert állami, szolgálati, üzleti és magántitkot megőrizni, illetve a jogszabályban meghatározott adatvédelmi kötelezettségének eleget tenni;

Mit köteles tenni az ellenőr? II. haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzési szervezet vezetőjének, ha az ellenőrzés során bűncselekményre utaló körülmény merül fel; az ellenőrzés befejezését követően megállapításait az ellenőrzött kedvezményezettel, valamint a vonatkozó részek tekintetében a felelőssé tett személyekkel ismertetni; az átvett dokumentumokról átvételi elismervényt adni, illetőleg azokat hiánytalanul visszaszolgáltatni; a vizsgálati megbízásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok fennállása esetén haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzési szervezet vezetőjének.

Melyek a mi jogaink? az ellenőr igazolványának, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az ellenőrzést megtagadni; az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni (8 napos határidő), és az észrevételekre szóban vagy írásban választ kapni (7 napos határidő); személyes felelősségünkkel kapcsolatban adott írásbeli magyarázatunkra írásban választ kapni; titoktartási kötelezettség alá vont témában az információ szolgáltatását, a dokumentum bemutatását vagy átadását megtagadni.

Melyek a mi kötelezettségeink? az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni; az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti iratokat - másolat és átvételi elismervény ellenében - az ellenőrnek átadni; az ellenőr kérésére a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okmányok, adatok) teljességéről nyilatkozni; felelősségének megállapítása esetén a megadott határidőre írásbeli magyarázatot adni; az ellenőrzés megállapításai alapján a hibák kijavítása céljából a saját hatáskörébe tartozó intézkedéseket a megadott határidőre megtenni, és erről az ellenőrző szervezetet tájékoztatni.

Tipikus hibák A dokumentumok hiánya a program (nem a projekt!!!) utolsó kifizetése után 3 évig (várhatóan 2011) meg kell őrizni a dokumentumokat, akkor is, ha már 2004-ben lezárjuk a projektünket Megőrzendő dokumentumok pályázati dokumentáció támogatási szerződés jelentések közbeszerzések dokumentumai eredeti számlák hivatalos levelezés tájékoztatási kötelezettségekhez kapcsolódó dokumentumok

Köszönöm a figyelmet!