Microsoft® Lync™ 2010 Attendant – oktatás

Célok Ez a tanfolyam a Microsoft Lync 2010 Attendant alábbi funkcióit tárgyalja: A partnerlista használata A hívásvezérlők ismertetése Hívások indítása és fogadása Több beszélgetés kezelése Csapathívási csoportok beállítása Hívások parkoltatása és visszavétele

A Lync Attendant áttekintése A Lync Attendant egy híváskezelő alkalmazás, amely számos egyidejű hívás kezelésére szolgál. A Lync 2010 Attendant teljes képernyős ablakban fut, ami kényelmessé teszi a használatát. A Lync Attendant új funkciói: Keresési találatok rendezése: Az új Arranged-By (Rendezés alapja) mezővel rendezhetők a keresési találatok. Ügynökök anonimitása: A hívásokat a válaszcsoportok tagjai névtelenül fogadhatják. Az ügynökök identitása rejtve marad a hívó felek előtt. Hívásátirányítás válaszcsoporton keresztül: Az ügynökök megtekinthetik és fogadhatják az Attendant várakozási sorában lévő összes hívást, az állapotuktól függetlenül. Továbbfejlesztett asztali értesítések: Az asztali értesítések a bejövő hívásokról és csevegőüzenetekről tájékoztatják a felhasználót. Hangeszköz váltása beszélgetés közben: A beszélgetés félbeszakítása nélkül másik hangeszközre lehet váltani. Rosszindulatú hívások bejelentése: A rosszindulatú hívásokat, befejeződésük után, jelentheti a támogatási szolgálatnak. Helyadatok és segélyszolgálatok támogatása: A rendszer rögzíti a hívó fizikai helyét, így a segélyszolgálatok munkatársai megtalálhatják őt. Hívás parkoltatása: Az átadandó hívások várakozási sorban parkoltathatók, nem kell a hívót várakoztatni.

A Lync Attendant ablakának ismertetése Az Attendant ablaka két fő részre oszlik, a beszélgetések és a partnerek területére. A bejövő, az aktív és a függőben lévő beszélgetések a beszélgetési területen jelennek meg. Bejövő beszélgetések területe – Az új beszélgetések ezen a területen jelennek meg az Attendant alkalmazásban. Aktív beszélgetés területe – Ez a terület a fő ablak, amely egyetlen beszélgetést tartalmaz, és ahol több művelet végezhető el. Függőben lévő beszélgetések területe – Itt láthatók a várakoztatott hívások és a kisméretűre állított beszélgetések.

A partnerlista használata A partnerlista azon partnerek listája, akikkel a leggyakrabban kommunikál. Az elérhetőségi állapot mellett más adatokat is tartalmaz a partnerekről, amelyek a partnerek nevére a jobb gombbal kattintva, majd a Properties (Tulajdonságok) parancsot választva jeleníthetők meg. Bármely partnerrel kezdeményezhet telefonhívást és csevegést, küldhet e-mailt, vagy indíthat konferenciát. Az Attendant három alapcsoportot tartalmaz, ezek a következők: Frequent, Available és All Contacts. Frequent (Gyakoriak): ez a lista csökkenő sorrendben tartalmazza azon személyek nevét, akikkel nemrégiben kommunikált a Lync Attendant alkalmazáson keresztül. Available (Elérhetők): ez a lista tartalmazza azon partnereket, akiknek a jelenléti állapota nem „offline”, „ismeretlen” vagy „nincs a gépnél”. All Contacts (Összes partner): ez a lista tartalmazza az összes partnert, akit a partnerlistára felvett (kivéve a terjesztési listák tagjait). A partnerek kezeléséhez létrehozhat egyéni csoportokat is.

Hívás kezdeményezése és befejezése Ha valakit fel szeretne hívni a partnerlistáról, kattintson duplán a nevére, vagy kattintson a neve mellett lévő telefon gombra. Válassza a megfelelő lehetőséget. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a lehetőségek közül némelyek nem feltétlenül jelennek meg – ez az Attendant beállításaitól függ. Work (Munkahelyi szám) Mobile (Mobilszám) Lync call (Lync-hívás) Voice Mail (Hangposta) A hívás befejezéséhez kattintson az End Conversation (Hívás befejezése) ikonra, vagy zárja be a beszélgetési ablakot.

Hívás fogadása Amikor hívás érkezik, megjelenik egy asztali értesítés a tálca jobb szélén és a bejövő beszélgetések területén. Az értesítés akkor jelenik meg, ha az Attendant működés közben kisméretűre van állítva vagy be van csukva, és lehetővé teszi a hívás azonnali fogadását, illetve az Attendant ablakának megjelenítését. A hívás fogadásához kattintson duplán a bejövő hívás értesítésére vagy az Accept (Elfogadás) gombra. A hívás elutasításához kattintson a Decline (Elutasítás) gombra. Ha a hangposta be van kapcsolva, a rendszer a hívást a hangpostára irányítja át. Megjegyzés: A hívásértesítés az ismétlődő hívások esetében máshogyan néz ki. A hívást ugyanúgy fogadhatja, mint a normál értesítések esetén: az értesítésre duplán kattintva, vagy az Accept, illetve a Decline gombra kattintva. Bejövő hívás értesítése Hívás elfogadása vagy elutasítása

Hívás fogadása (folytatás) Hívás érkezésekor más műveleteket is elvégezhet igény szerint. Kattintson a jobb gombbal az értesítésre, és válasszon az alábbi parancsok közül: Accept (Elfogadás): A rendszer kapcsolja a hívást. Redirect-Voice mail (Átirányítás-hangposta): A rendszer a hangpostára irányítja a hívást, a hangpostát pedig az Ön e-mail címére küldi. Ignore (Mellőzés): A rendszer a hangpostára irányítja a hívást. Close (Bezárás): A rendszer a hangpostára irányítja a hívást, és bezárja az esetleges aktív csevegési munkameneteket. Do Not Disturb (Ne zavarjanak): A rendszer a hangpostára irányítja a hívást, és az Ön jelenléti állapotát Do Not Disturb (Ne zavarjanak) értékűre állítja. Ha az állapota „ne zavarjanak”, a rendszer automatikusan a hangpostájára irányítja a bejövő hívásokat. Megjegyzés: Ezek a lehetőségek az értesítésben és az Attendant konzol aktív beszélgetést tartalmazó területén is elérhetők.

A hívásvezérlők használata A fogadott hívás az Aktív területen jelenik meg. A hívásvezérlők használatával különféle műveleteket végezhet el, például: Várakoztathatja vagy parkoltathatja a hívást. Átadhatja a hívást. Átadás előtt beszélhet a hívás címzettjével. Meghívhat valaki mást, hogy kapcsolódjon be a hívásba. Befejezheti a hívást (bonthatja a vonalat). Aktív beszélgetés területe Hívásvezérlők Várakoztatás Megbeszélés Befejezés Átadás Meghívás

Jegyzetelés hívás közben Hívás közben jegyzeteket készíthet a beszélgetésről, és elküldheti őket e-mailben. Az aktív beszélgetés területén kattintson a Note (Jegyzet) fülre. Kattintson a Note terület bármely pontjára, és írja meg a jegyzetet. Ha a jegyzetet e-mailben el szeretné küldeni, adja meg a tárgyát a Type a subject for this conversation (Írja be a beszélgetés tárgyát) elemre kattintva, majd kattintson a Send Notes (Jegyzetek elküldése) hivatkozásra. Megnyílik egy e-mail üzenet, amelynek tárgya és törzse már ki van töltve.

Hívás várakoztatása és átadása A beszélgetési ablakban kattintson a Hold (Várakoztatás) ikonra. A hívó a várakoztatás ideje alatt zenét hall, és az időzítő a hívás folytatásáig számlál. A hívás folytatásához kattintson újra a Hold gombra. Hívás átadása A beszélgetési ablakban kattintson a Transfer (Átadás) ikonra. A partnerlistában kattintson duplán annak a személynek a nevére, akinek a hívást át szeretné adni. A hívás eltűnik a beszélgetési ablakból. Ha az átadás nem sikerül, hibaüzenet jelenik meg. Hívás átadása

Megbeszélés a hívás átadása előtt A beszélgetési ablakban kattintson a Consult before transferring or merging calls (Hívások átadása vagy egyesítése előtti megbeszélés) gombra. A rendszer várakoztatni kezdi a hívást. A partnerlistában kattintson a címzett melletti telefon ikonra. (Ha csevegőn keresztül szeretne megbeszélést folytatni, kattintson a csevegő ikonra.) Ha a címzett átveszi a hívást, kattintson a Call this contact (Partner felhívása) gombra. Ha az átadás sikerül, a hívás eltűnik a beszélgetési ablakból. Ha az átadás nem sikerül, hibaüzenet jelenik meg. Ha a címzett nem veszi át a hívást, fejezze be a megbeszélést, és a Hold/Resume call (Hívás várakoztatása/folytatása) gombra kattintva folytassa a beszélgetést a hívóval.

Mások meghívása a hívásba Meghívhat valaki mást, hogy kapcsolódjon be a hívásba Ha egy konferenciahívás közben további partnereket szeretne felvenni, kattintson az Add (Hozzáadás) ikonra. Kattintson duplán a partner nevére, vagy húzza a partnert a partnerlistából a konferenciaterületre.

Több beszélgetés kezelése A beszélgetési területen több bejövő, aktív és függőben lévő beszélgetést kezelhet. Egyszerre több aktív beszélgetést folytathat, de egyidejűleg csak egy audiobeszélgetése lehet. Fogadhat például egy bejövő hívást, miközben két csevegőbeszélgetéssel foglalkozik. Ebben az esetben az a csevegőbeszélgetés, amelyben éppen írt, az aktív területre kerül, és az audiobeszélgetés, bár a képernyőn a függőben lévő beszélgetések területén jelenik meg, továbbra is aktív marad (vörös nyíl jelzi).

Csapathívási csoportok – áttekintés A Team Call (Csapathívás) funkció használatával a bejövő hívásokat meghatározott csoportnak továbbíthatja. Amikor egy csapathívási csoporthoz hívás érkezik, a csoport minden tagjánál kicseng a telefon, és mindannyian láthatják, hogy ki továbbította a hívást. Amikor a csoport egyik tagja fogadja a hívást, a többi tagnál a telefon csengetése megszűnik. A csapathívási funkció azon felhasználóknak hasznos, akik egy bizonyos területért felelős személyek csoportjába tartoznak, például a személyzeti csapat vagy az adminisztrációs csapat tagjai. Beállíthatja a funkciót úgy, hogy az Ön telefonja és a csapathívási csoport többi tagjának telefonja egyszerre csengjen, vagy beállíthat késést, hogy előbb az Ön telefonja csengjen, és csak néhány másodperc múlva a csapat többi tagjáé.

Csapathívási csoport beállítása Csapathívás beállítása: Az eszköztáron kattintson a View or Change call- forwarding settings (Hívásátirányítási beállítások megtekintése és módosítása) gombra. Amikor megnyílik a Call-Forwarding Settings (Hívásátirányítási beállítások) ablak, válassza a Ring me and my team-call group (Csengjen nálam és a csapathívási csoportomnál) elemet a Do the following when I get calls (Hívások beérkezése esetén tegye a következőt) legördülő menüben. Az Add team-call group members to answer calls on your behalf (Adja meg azokat a csapathívási csoporttagokat, akik hívásokat fogadnak az Ön nevében) csoportban kattintson az Add (Hozzáadás) gombra. Írja be annak a partnernek a nevét, aki fogadhatja az Ön hívásait, és kattintson az OK gombra.

Csengetéskésleltetés beállítása Ha engedélyezi a csapathívást, fontos a csengetéskésleltetés beállítása. A csengetéskésleltetés bekapcsolásakor a bejövő hívások először az Ön telefonján csengenek ki, és csak némi késés után a csapathívási csoport többi tagjának telefonján. Csengetéskésleltetés beállítása: Kattintson az egyik partnerre, majd a Ring Delay (Csengetéskésleltetés) gombra. Jelölje be a Turn on ring delay (Csengetéskésleltetés bekapcsolása) jelölőnégyzetet, adja meg a késleltetési időt, és kattintson az OK gombra. Újra az OK gombra kattintva mentse és alkalmazza a beállításokat.

Hívások fogadása válaszcsoport nevében Ha Ön egy válaszcsoport ügynöke, akkor megbízást kapott arra, hogy egy vagy több csoport nevében hívásokat fogadjon. Az Attendant alkalmazás segítségével fogadhatja és kezelheti a csoporthoz érkező telefonhívásokat. Amikor a válaszcsoport-kezelő egy válaszcsoport ügynökévé beállítja Önt, egy értesítés jelenik meg a Lync Attendant alkalmazásban, amelyből megtudhatja, hogy melyik csoportnak lett a tagja. A csoportba bejelentkezve készen áll a hívások fogadására. Ha formális csoportról van szó, egy weblapon kell bejelentkeznie, amelyen látható, hogy mely csoportokhoz tartozik. Informális csoportok esetén az alkalmazásba bejelentkezve automatikusan fogadhat hívásokat. Megjegyzés: Ha az adatvédelmi szabályzat a kiszolgálón van beállítva, a hívások fogadásához meg kell keresnie a válaszcsoportot mint partnert, és fel kell vennie azt a partnerlistájára. A bejövő hívásról tájékoztató értesítésből megállapíthatja, hogy melyik csoportból érkezik az átirányított hívás. A hívás fogadásához kattintson az értesítésre. Értesítés

Hívás parkoltatása A hívásokat várakoztatás helyett várakozási sorba helyezve parkoltathatja. Hívás parkoltatása Kattintson a Hold (Várakoztatás) menüre. Kattintson a Park call (Hívás parkoltatása) parancsra. Ha a hívás parkoltatása sikerül, értesítést kap, amelyben megtalálhatja a visszavételi számot. Közölje a visszavételi számot azzal a személlyel vagy részleggel, akinek vagy amelynek a hívást átadja. Hívás visszavétele A hívás visszavételéhez írja be a visszavételi számot a keresőmezőbe. A rendszer értesítést küld Önnek, és visszaveheti a hívást. 1 2 Visszavételi szám Hívás parkoltatása

Hívások fogadása másvalaki nevében Asszisztensek például hívásokat fogadhatnak feletteseik nevében az Attendant konzol használatával. A meghatalmazott kijelöléséhez a felettesnek el kell végeznie az alábbi lépéseket: Nyissa meg a Lync alkalmazást, kattintson a Beállítások gombra az eszköztáron, majd válassza a Hívásátirányítás parancsot. Kattintson a Meghatalmazotti tagjaim módosítása hivatkozásra, majd a meghatalmazott kiválasztásához a Hozzáadás gombra. A Hívásátirányítás csoportban kattintson a Meghatalmazottaim elemre. Hívások átirányítása a meghatalmazottakhoz Meghatalmazottak szerkesztése Meghatalmazottak hozzáadása Megjegyzés: Az összes bejövő hívás a megadott meghatalmazottnál cseng ki.

A hívásmeghatalmazás működése A meghatalmazott értesítést kap a bejövő hívásról a Lync Attendant alkalmazásban, és fogadja a hívást. A rendszer e-mail üzenetet küld annak a személynek, aki a hívásait a meghatalmazottra bízta, és tájékoztatja őt a hívásról.

A hangposta ellenőrzése Az új hangpostaüzenetekről értesítést kap. A hangposta ellenőrzése: Az eszköztáron kattintson a Voice Mail (Hangposta) menüre. A hangposta megtekintése az Outlook alkalmazásban: Kattintson a View Voice Mail (Hangposta megtekintése) parancsra. A hangposta előnézete megjelenik egy Outlook-üzenetben. A hangposta meghallgatása: Kattintson a Call Voice Mail (Hangposta hívása) parancsra. A rendszer kapcsolja a hangpostát, és közli, hogy milyen lehetőségei vannak az üzenetek meghallgatására, törlésére és továbbítására.

A Lync 2010 Attendant beállításai Az Attendant beállításainak módosítása: Az eszköztáron kattintson az Options (Beállítások) gombra, majd az Options parancsra. Az Options ablakban testre szabhatja a beállításokat, például a jelenléti állapotot, az előzményeket, az értesítéseket, a telefonszámokat, az alkalmazásbeállításokat, a hangot és így tovább.

Ismétlő feladatok Végezze el az alábbi műveleteket: A partnerlista használatával keressen meg egy partnert. Kezdeményezzen egy hívást. Készítsen jegyzeteket a hívásról. A hívásvezérlők használatával várakoztasson egy hívást. Folytasson megbeszélést valakivel, és kapcsolja át neki a hívást. Adjon át egy hívást. Vegyen fel valakit egy csapathívási csoportba.

Áttekintés A tanfolyam a Lync Attendant alábbi funkcióit tárgyalta: A partnerlista használata A hívásvezérlők ismertetése Hívások indítása és fogadása Több beszélgetés kezelése Csapathívási csoportok beállítása Hívások parkoltatása és visszavétele

© 2010 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva © 2010 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. A Microsoft, az Exchange ActiveSync, az Excel, a Lync, az Outlook, a PowerPoint, a SharePoint, az SQL Server, a Windows, a Windows Live, a Windows Mobile, a Windows Server és más terméknevek bejegyzett védjegyek, illetve védjegyek (lehetnek) az Amerikai Egyesült Államokban és/vagy más országokban, illetve régiókban. Jelen információk kizárólag a tájékozódást szolgálják, és a Microsoft Corporation cégnek a bemutató készítésekor aktuális álláspontját tükrözik. Mivel a Microsoftnak reagálnia kell a változó piaci feltételekre, nem vonható le az a következtetés, hogy ezek mellett az információk mellett a Microsoft elkötelezte magát, és a Microsoft nem tudja szavatolni a biztosított információk pontosságát a bemutató dátuma után. A MICROSOFT NEM VÁLLAL KIFEJEZETT, VÉLELMEZETT VAGY TÖRVÉNYI GARANCIÁT A BEMUTATÓBAN KÖZÖLT INFORMÁCIÓKÉRT. Vissza a „Célok” diára