E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS HATÓSÁGI SZOLGÁLTATÁS Bemutató Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezet fejlesztése” ÁROP-1.A.2/A-2008-0105 kódszámú pályázat keretében 2009 1

eForte® 5.0 e-Időpont Modul

e-Forte 5.0 e-Időpont modul fő jellemzői A hivatali ügyintézők oldaláról tervezhetőbbé teszi a feladatok ellátását A hivatali vezetők számára információk gyűjthetők le az ügyfélfogadási idő felhasználásának jellemzőiről Az ügyfél oldaláról csökkenti a bizonytalanságot, jelentősen csökkenti a várakozási időt

e-Forte 5.0 e-Időpont modul felhasználói Ügyfelek Jóváhagyók Ügyintézők Adminisztrátorok

Az időpontfoglalás folyamata Ügyfél Időpontfoglalás Jóváhagyó Jóváhagy/elutasít Ügyintéző Adminisztrátor Ügyfélfogadás Ügyfélfogadás adatainak rögzítése Lekérdezés

Ügyfelek számára elérhető funkciók Regisztráció, aktiválás Bejelentkezés Saját adatok módosítása Időpontfoglalások megtekintése Időpontfoglalás küldése Üzenet küldése Időpontfoglalás lemondása Kilépés

A rendszer elindítása, regisztráció, aktiválás A rendszer indítása után a képernyőn a bejelentkezési oldal jelenik meg, ahol a regisztráció, majd a későbbiekben a bejelentkezés érhető el.

Saját adatok módosítása

Időpontfoglalások megtekintése Az időpontfoglalások listája az alábbi információkkal szolgál : Beérkezés: az időpontfoglalás elküldésének ideje Ügyintéző neve Ügytípus Jóváhagyás: az időpontfoglalás státusza, lehet: jóváhagyott, nem jóváhagyott. Kért időpont

Időpontfoglalás küldése

Időpontfoglalás küldése Időpontfoglalás küldése során ki kell választani az ügytípus csoportot. Az ügytípus mezőben megjelennek a kiválasztott ügytípus csoporthoz tartozó ügytípusok. Ügytípus választás után kiválasztható az ügyintéző. Az időpontfoglalás elküldése előtt kitölthető még az ügyiratszám, az ügy tárgya és az üzenet mező is.

Üzenet küldése Az időpontfoglalás részleteinek megtekintése és üzenet küldése az időpontfoglalás kijelölése után az üzenet gombbal történik Az elküldött üzenet az ügyfélnek, és az ügyintézőnek is megjelenik az időpontfoglalás részleteinél

Időpontfoglalás lemondása Az időpontfoglalás lemondása a töröl gomb segítségével történik

Kilépés A rendszerből történő kilépés a kilépés gombra kattintással lehetséges

Jóváhagyó, ügyintéző és adminisztrátor jogosultsággal rendelkezők esetében azonos módon működő funkciók Belépés A Kolibri e-FORTE® 5.0 e-Időpont Modult internetes böngészőprogram segítségével indítható el Az ügyfelektől eltérően, az ügyintéző, jóváhagyó és adminisztrátor jogosultsággal rendelkező felhasználóknak nem kell regisztrálniuk. Belépéshez a bejelentkezési nevet és a jelszót kell megadni Adataim szerkesztése menüpont személyes adatok módosítására, illetve kiegészítése Kilépés

Jóváhagyók számára elérhető funkciók Időpontfoglalás megtekintése Időpontfoglalások jóváhagyása/elutasítása

Időpontfoglalás megtekintése Keresés az időpontfoglalások között

Időpontfoglalás módosítása: jóváhagyás/elutasítás A módosít gombbal az időpontfoglalás adatlapja jelenik meg: Ügytípus csoport és ügytípus Hivatkozási szám Kezdete Vége Üzenet beérkezése Tárgy

Időpontfoglalás módosítása: jóváhagyás/elutasítás Jóváhagyás esetén lehetőség van az időpontfoglaláshoz ügyintéző hozzárendelése is Elutasítás esetén az „időpontfoglalás elutasítása” jelölőnégyzet bejelölése után megadható az elutasítás dátuma is. A jóváhagyás/elutasítás után a jóváhagyandó időpontok listájából eltűnik az időpont, és az ügyfél értesül a döntésről

Ügyintézők számára elérhető funkciók Időpontfoglalások megtekintése Időpontfoglalás módosítása: Üzenet küldése az ügyfélnek Az időpontfoglalás tényleges adatainak rögzítése

Időpontfoglalások megtekintése Az időpontfoglalások listája az alábbi információkkal szolgál: Beérkezés ideje Ügyfélnév Ügytípus Kért időpont Tárgy Keresés a jóváhagyott ügyek közt ügytípus csoport és ügytípus alapján

Időpontfoglalás módosítása Üzenet küldése az ügyfélnek

Időpontfoglalás módosítása Ügyintézéshez szükséges idő dokumentálása Ha az ügyfél megjelent a lefoglalt időpontban, akkor az ügyintézéshez szükséges idő az alábbi mezők segítségével rögzíthető: Tényleges kezdés időpontja Tényleges befejezés időpontja „Az ügyfél megjelent” jelölőnégyzetet

Adminisztrátorok számára elérhető funkciók Vezetői információk Szervezeti egységek Eseti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás Ügytípusok Adatbázis frissítés Felhasználók/Felhasználó csoportok Naptár

Vezetői információk Az ügyfélfogadás jellemző adatiról, szervezeti egységenként és időszakonként (továbbá ügyintézőnként és ügytípusonként) jelentés generálható A kész jelentés xls és pdf állományba exportálható Kimutatás készíthető az ügyfelek számáról, összmunkaidőről továbbá a munkaidő átlagáról

Szervezeti egységek listája

Szervezeti egység adatlapja Szervezeti egységek Szervezeti egység adatlapja

Eseti ügyfélfogadás Létrehozható olyan időszak, amiben van ügyfélfogadás Ilyen esetben adjuk meg az eseti ügyfélfogadás kezdő és végdátumát, és idejét nincs ügyfélfogadás Ilyen esetben adjuk meg az eseti ügyfélfogadás kezdő és végdátumát, és idejét, valamint jelöljük be a tiltás jelölőnégyzetet

Heti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás szervezeti egységekhez állítható be Hetente ismétlődik Naponként állítható be Egy napra több időtartam is megadható Módosítható Törölhető

Heti ügyfélfogadások listája

Heti ügyfélfogadás létrehozása

Ügytípusok Ügytípusok listája

Új ügytípus létrehozása Ügytípusok Új ügytípus létrehozása

Új ügytípus létrehozása: Ügytípusok Új ügytípus létrehozása: Az ügytípus ügycsoportokhoz rendelhető Az ügyintézési idő mezőben megadott időtartam alapján kerül felosztásra az ügyfélfogadási idő. A megjegyzés rovatba az adott ügytípushoz megadott információ tájékoztatásul megjelenik az ügyfélnél az időpontfoglalás menüpontban Az ügytípusok a későbbiekben módosíthatók illetve törölhetők

Adatbázis frissítés Az aktuális adatbázisok listája az alábbi információkkal szolgál: Adatbázis csoport Modul Adatbázis típus Adatbázis kapcsolat Major verziószám Minor verziószám

Adatbázis frissítés Biztonsági mentés készítése az Eforte50 és a ForteService50 könyvtárakról, valamint az adatbázisról Az InterMap Kft-től megkapott állományt bemásolása a ForteService50 könyvtárba. Web.config állomány módosítása úgy, hogy a régi verziószámot az InterMap Kft-től megkapott verziószámra módosítjuk Az admin modul/adatbázis frissítése menüpontban indítás gomb

Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználók/felhasználó csoportok létrehozása Felhasználók/felhasználó csoportok törlése Felhasználók/felhasználó csoportok módosítása

Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználó létrehozása során megadható adatok: Felhasználó név (kötelező) Jelszó (kötelező) Jelszó meg egyszer (kötelező) E-mail cím Név Leírás Csoportok Felhasználó típusok Szervezeti egységek Alszámtípusok

Felhasználók/Felhasználó csoportok e-Időpont felhasználó létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont felhasználó nevű csoportot. (A Felhasználó típus, Szervezeti egység és Alszámtípus mezőkben nem kell semmit kiválasztani.) Ügyintéző létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont ügyintéző csoportot, majd adjuk meg a szervezeti egységet, és az alszámtípust Jóváhagyó létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont jóváhagyó csoportot, majd a felhasználó típusa mezőben válasszuk ki az e-Időpont jóváhagyó típust.

Felhasználók/Felhasználó csoportok Felhasználók listája

Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználói csoport létrehozása során megadható adatok: Csoport neve Jogok Szabályok

Felhasználók/Felhasználó csoportok Felhasználó csoportok listája

A naptár a munkaszüneti napokat beállítására szolgál Munkaszüneti nap beállításához jelöljük ki az érintett napot, vagy írjuk be a dátumát a kiválasztott dátum mezőbe, majd kattintsunk a rögzít gombra Ha egy munkaszüneti napot vissza akarunk állítani munkanapnak, akkor jelöljük kimajd kattintsunk a töröl gombra

Naptár

Köszönjük figyelmüket! InterMap Kft. 1037 Bp., Viharhegyi út 19/c. Tel.: 212-2070 Web: www.intermap.hu