Nagy Bálint vezető tanácsadó Microsoft Magyarország Kockázatkezelés Nagy Bálint vezető tanácsadó Microsoft Magyarország

Kinek szól ez a beszámoló? Projektvezetőknek Vállalkozók projektvezetőinek, Cégek belső (informatikai) projektjeinek vezetőinek … … hogy tudják mit teljesítsenek Megrendelőknek … hogy tudják mit követeljenek

Tipikus ellenérv „A kockázatelemzés időrabló és unalmas feladat” de mit nem adnánk, ha a „jövőbe láthatnánk” rengeteg problémától megkímél (hiszen felkészülhetek rájuk) végső soron hatalmat ad az események fölött

Tapasztalatok – mire jó… … a projektvezetőnek? Önvédelemre (fenéktakargatásra) Projekt feladatok priorizálására Az ügyfél „kormányzására” az ügyfél „jól fordul”, ha nem csak a tennivalót, hanem az elhárítandó veszélyt is látja Hitelem növelésére… … amikor az ügyfél rádöbben, hogy valami miatt már hetek óta rágom a fülét, és most tessék

Tapasztalatok – mire jó… … a megrendelőnek? Felkészülhetek, előre láthatom a problémákat Nem érnek meglepetések A projektjeim kereteken belül végződnek Meg kell követelnem hogy tudjam, hogy a vállalkozó is foglalkozik vele

Szempontok Kockázatok tulajdonságai Azonosítás, értékelés, rangsorolás A kezelés módjai A kockázatok hatása a projekt életciklusára

Kockázatok tulajdonságai Önmagában nem jó és nem rossz dolog Nem félni kell tőle, hanem kezelni Minden projektben jelen van

A kockázatkezelés folyamata Azono- sítás (Identification) Azonosítás a probléma felszínre hozása Értékelés a kockázat információvá alakítása Tervezés a lehetőségek felmérése, a szükséges döntések előkészítése Követés a kockázat és a kezelésére hozott intézkedések követése Felügyelet a napi projektmenedzsment feladattá tétel biztosítja annak elfogadottságát Nyugdíjazás az aktualitását vesztett kockázatok „kivonása a forgalomból” Értékelés (Analysis) Nyug- díjazás (Retire) Fel- ügyelet (Control) Tervezés (Planning) Követés (Tracking)

Ráfordítás Steve McConnell: Project Survival Guide

Ráfordítás A projekt mérete alapján: Elég-e, ha a projektvezető végzi? 2 hetes időtartam alatt a projekt kezdetén gondolkodj el a kockázatokon 2 hét – 1 hónap között menj végig a vonatkozó kockázatlistán egy alkalommal csinálj formális kockázatelemzést Nagyobbnál a teljes csapat bevonásával korábbi tapasztalatok értékelése (kockázatlista) formális kockázatelemzés folyamatos követés Elég-e, ha a projektvezető végzi? Igen, ha a csapat kicsi, a kapcsolat állandó és közvetlen, baráti, ha egyetlen csapat dolgozik. Egyébként a csapat csinálja közösen

Hogyan csináljam? Brainstorming Céltudatosan Időtakarékosan Csak azzal foglalkozz, ami fontos Nekem hetente kb. 20 percet vesz igénybe Időtakarékosan Az előző heti legyen felhasználható a következőhöz Egyszerűen, világosan, szemléletesen Legyen a heti jelentés része – ezzel magadat kényszeríted, hogy valóban elkészüljön A kockázatok értékelése legyen érthető Mindig lehessen látni, hogy mivel foglalkoztunk, mit tettünk, hol értünk el eredményt Úgy, hogy tanulj belőle A fontosabb kockázatokat emeld át a kockázatlistába Készítsd el a projekt kockázati profilját

Kockázatok azonosítása 1. Közösen A projekt indulásakor a teljes csapat együtt ötletel Frissítés A státuszmegbeszélésen senki sem tölti szívesen az idejét ezzel, tehát előre fel kell készülni belőle. Ha valaki panaszkodik, keressünk benne kockázatot Használjunk előregyártott kockázatlistát Az összes lehetséges forrást megvizsgálva Két irányból: a problémák illetve a lehetséges következmények felől is „Mi történik, ha az alvállalkozóm határideje csúszik?” „Mi mindenen csúszhat el az én határidőm?”

Kockázatlista minta Kockázati tényezőket tartalmaz „Előminősítés” Gondoljuk végig, hogy érint-e egyáltalán az adott tényező Ami nem érint, azzal ne foglalkozzunk tovább

Kockázatok azonosítása 2. Öntsük formalizált mondatokba „Ha a hardvert nem szállítják időben, akkor a pilotot nem tudjuk a tervezett időben elkezdeni.” Legyen meg az ok-okozati kapcsolat Nem jó: „Ha a hardvert nem szállítják időben, akkor csúszik a projekt lezárása.” Ha távolabbi következmények is vannak, azonosítsuk a lánc minden elemét „Ha a hardvert nem szállítják le időben, akkor csúszik a pilot kezdete.” „Ha a pilot nincs meg időben, akkor tapasztalatok híján nem kezdhetjük meg az országos bevezetést.” „Ha késve kezdődik az országos bevezetés, akkor csúszik a projekt lezárása.”

Kockázatok értékelése Egy kockázat kezelése költséges a legsúlyosabbakkal érdemes foglalkozni, azokkal, melyek végül a projekt költségét csökkentik Számítsuk ki a kockázat súlyosságát Becsüljük meg a bekövetkezés valószínűségét Becsüljük meg a bekövetkezés költségét valószínűség * hatás = súlyosság

Kockázatok értékelése A legegyszerűbb módszer Valószínűség: 1- alacsony, 2-közepes, 3-magas Hatás: 1-kicsi, 2-közepes, 3-súlyos Annak, hogy az alvállalkozóm késik, közepes (2) a valószínűsége Ha ez megtörténik, két emberem 10 napot áll, ez közepesen súlyos következmény (2) E kockázat súlya tehát 2 * 2 = 4

Kockázatok értékelése Valószínűség és pénzösszeg Valószínűség: százalékokban kifejezve Hatás: pénzösszegben kifejezve Annak, hogy az alvállalkozóm késik, kb. 40% a valószínűsége Ha ez megtörténik, két emberem 10 napot áll, ez (12,500Ft-os óradíjjal számítva) kb. 12,500*8*10*2 = 2mFt E kockázat súlya tehát 40% * 2mFt = 800,000Ft

Kockázat értékelési táblázat

Tervezés – a kockázat kezelése Legyünk „proaktívak” számítsunk a kockázatokra a forrását kezeljük, ne a tüneteit használjunk formalizált procedúrát Mit tehetünk egy bizonyos kockázattal? csökkenthetjük a valószínűségét mérsékelhetjük a hatását átháríthatjuk (pl. alvállalkozóra, biztosítóra) elkerülhetjük (pl. nem vállaljuk a munkát, nem alkalmazunk ismeretlen technológiát)

Tervezés – a kockázat kezelése A tíz legfontosabbat (ne többet) Ezeket értékeljük a többinél részletesebben Tudunk-e róla eleget? Elfogadjuk-e? … anélkül, hogy foglalkoznunk kéne vele El tudjuk-e kerülni? Kezelhető-e? Tudjuk-e csökkenteni a valószínűségét? Fel tudunk-e készülni a bekövetkezésére? Honnan tudjuk, hogy bekövetkezett?

Kockázat kezelési táblázat – kiegészítve

Tervezés Kockázat alapú projekt-tervezés A kockázatos részeket hagyjuk el Kockázatos tevékenységeket végezzük el először

Kockázatok követése

Kockázatok követése

Kockázati profil – minta

Tapasztalatok Az ügyfél általában nem kéri, mert … … pénzbe kerül … „erre most nincs idő” ... nem érti, mert … … idegenek a fogalmak … még nem látott ilyet Meg kell vele értetni, hogy miért fontos Az eredményeket fel kell használni a tennivalók összeállításához

További információ Microsoft Solution Framework tananyag Könyv Principles of Application Development Course Number 1516A Könyv Steve McConnell: Rapid Development (ISBN 1-55615-900-5) Steve McConnell: Software Project Survival Guide (ISBN 1-57231-621-7)