A MÚLT. VERBA VOLANT, SCRIPTA MANENT…A SZÓ ELSZÁLL, AZ ÍRÁS MEGMARAD…DE MEDDIG? EGYSÉGES IRATKEZELÉS. A JÖVŐ. KÖZIGAZGATÁSI SZERVEK EGYSÉGES IRATKEZELÉSÉNEK SZABÁLYOZÁSA KEIR projekt ismertetése  

ELŐADÓ DR. BENCZÉNÉ DR. NAGY ESZTER KEIR projekt szakmai bizottságának vezetője 2004. március 30.

A KEIR projekt célja: A kormányhatározat teljesítése A 2205/2003. (IX. 4.) Korm. határozat döntött a közigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályozásának koncepciójáról elrendeli a szabályozási koncepció alapján az iratkezelés egységességéhez szükséges jogszabályok kialakítását Felelős: MEH,BM,IHM,NKÖM,IM,HM Határidő: 2004. június 30. elrendeli az információs társadalom kialakításával kapcsolatos kormányzati feladatok körében a koncepcióhoz illeszkedve az elektronikus levéltári iratkezelés személyi, tárgyi és technikai feltételeinek megteremtéséhez szükséges program kidolgozását. Felelős: IHM,NKÖM, MEH,PM Határidő: 2004. március 31. A KEIR projekt a 2. pont teljesítését tűzte ki célul elsődlegesen.  

A koncepció lényege Az elektronikus ügyintézés lehetőségének megalapozás Az ügyintézés szakszerűségének, gyorsaságának, hatékonyságának a növelése A maradandó értékű információ fennmaradásának és megfelelő megőrzésének biztosítása. A hagyományos és az elektronikus iratok kezelésére egyaránt érvényes szabályozás kialakítása, mely: az európai gyakorlatnak megfelelő és ahhoz illeszkedő a folyamatosan fejlődő informatikai technológia fogadására képes és az elektronikus levéltár kialakításához alapot ad

A projekt célja, kitűzött célfeladatok a szabályozásról szóló kormány előterjesztés, vagy törvénymódosító indítvány elkészítése a szabványos informatikai eszközállomány beszerzését előkészítő előminősítési eljárások kidolgozása

A projekt főbb termékei Egységes iratkezelési modell és a szabályozási alapelvek Egységes iratkezelési koncepció Az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó szabályozás - Az elektronikus és hagyományos iratkezelés egységes jogszabályi feltételei. Számítógépes ügyviteli rendszerek platform független műszaki követelményrendszerének és minőségbiztosításának koncepciója A számítógépes és elektronikus iratok kezelésében alkalmazható eszközök főbb paraméterei, műszaki és funkcionális követelményrendszere -> előminősítési eljárások feltételei, szabályai Szabályozási előterjesztés - kormányrendelet

A projekt eddigi eredményei 2003 12.15 Vitaindító konferencia (280 résztvevő, 78 kitöltött információs lap) Projekt szervezetek megalakulása Helyzetfelmérés, interjúk, elemzések Szabályozási alapelvek kidolgozása Egységesítési kritériumok kidolgozása

Az iratkezelés szabályozásának alapelvei 1. Az Információs Társadalom és az elektronikus kormányzás kialakításához nélkülözhetetlen az alapvető folyamatok, eljárások, és a hozzá tartozó iratkezelési rend egységesítése, szabványosítása. Ez a szabályozási folyamat csak akkor lehet sikeres, ha: A szabályozás alá eső szervek körét sikerül racionálisan a lehető legszélesebb körre kiterjeszteni, ahol állampolgári ügyintézés folyhat. A szabályozás nem valósítható meg sem önmagában sem öncélúan, össze kell hangolni a különböző ágazatoknál folyó szabályozási munkákat és a nemzetközi előírásokat A technológia feljődésével a papír dokumentum és az elektronikus dokumentum egyenrangú szerephez jut.

Az iratkezelés szabályozásának alapelvei 2. A projekt az iratkezeléssel; és nem ügyintézéssel, a számviteli szabályok körébe tartozó dokumentumokkal, titokvédelemmel, levéltári anyagok kezelésével foglalkozik. Rugalmas csatlakozó felületet kell képezni a szabályozásban, a technikai fejlődés által kínált lehetőségek alkalmazásának is. Figyelembe kell venni a vonatkozó jogszabályokat Ügyelni kell arra, hogy az ügyirat-kezelési szabályzatok ne akadályozzák az ügyintézést. A szabályozás célja, az állampolgár ügyeinek gyorsabb és rugalmasabb, nyomon követhető elintézése. Az állampolgár áll a központban!

A köziratok kezelésének hatásköri kérdései 1. A szabályozás kötelezően kiterjed a közigazgatási szervekre, de szükséges kiegészíteni a közfeladatot ellátó szervekre, a lehető legnagyobb körben a racionális végrehajthatóság keretein belül. Az állampolgárok érdekei és az irat útjának követhetősége az alapkövetelmény. A szabályozás a lehetőségek szerint kiterjed mindazon helyekre, ahol az állampolgár az ügyeit intézheti. Szükséges az önkormányzati szövetségekkel való egyeztetés, egyetértés is.

A köziratok kezelésének hatásköri kérdései 2. A folyamatos hatósági feladatkör ellátására és koordinálására szükség van. Az irányítás szervezeti kereteinek meghatározása kiemelten fontos. Enélkül soha sem lesz egységes iratkezelés. A szervezeti keretek meghatározása alapfeltétel. Európai megoldás: Records management (Javaslat előkészítése folyamatban)

A köziratok kezelésének hatásköri kérdései 3. Nem egyetlen egységes törvénnyel, hanem konzisztens kormányrendelettel kell szabályozni, a szükséges módosító törvényi intézkedésekkel együtt. (előkészítésük folyamatban). Minősített iratok kezelése Adatvédelem, adatbiztonság.

Egységesítési kritériumok Jelenlegi hatályos jogszabályok elemzésével, az EU és nemzetközi normák figyelembevételével (MOREQ) folyamatban van az iratkezelésre vonatkozó egységes követelményrendszer és egységes fogalomtár kialakítása.

Következő lépések Egységes szabályozási kritériumrendszer összegzése Részfeladatok megoldása – szabályzatok egységesítése Elektronikus iratkezelés szabályozása Hatásköri kérdések tisztázása Normaszövegek előkészítése Műszaki követelményrendszer alapelveinek az előkészítése Szabályozási előterjesztés – kormányrendelet.

keir@logister.hu, info@logister.hu Köszönöm figyelmüket! Dr. Benczéné dr. Nagy Eszter benczene@bm.gov.hu LogiSter Kft - KEIR projektmenedzsment keir@logister.hu, info@logister.hu www.logister.hu Köszönöm Kakukk Ilona projektmenedzser asszonynak a rendelkezésemre bocsájtott anyagokat