Haladó adatfeldolgozás Excel-ben Oktató: Jámbor István E-mail:istvan.jambor@training360.com

Excel bevezetés

Táblázatkezelés Excel előtt Világ első táblázatkezelője 1970-es években VisiCalc néven Apple II gépeken jelent meg IBM 1982-ben kiadta a Lotus 1-2-3 táblázatkezelőt amely sokáig uralta a piacot Excel sok funkciót átvett Lotus-ból és a Microsoft megjelenik az Excel első verziójával 1985-ben Microsoft és Apple közötti megállapodás értelmében 2 évig kizárólag Macintosh gépeken telepíthető az Excel táblázatkezelő 1987-től Microsoft operációs rendszeren is futhat

Excel verziók Windows op. rendszeren Microsoft Office szoftvercsomag része Táblázatkezelő irodai alkalmazás Első megjelenés 1987: Excel 2 További verziók: Excel 3, 4, 5, 95, 97, 2000, 2002 Excel 2003 sikeres és elterjedt verzió (*.XLS) Új felhasználói felület Excel 2007 (*.XLSX) Excel 2010 (*.XLSX) Excel 2013 (*.XLSX) Excel 2016 (*.XLSX)

Excel 2003

Excel 2007

Excel 2010

Excel 2013

Excel 2016

Excel programablak felépítése, részei

Excel programablak részei Gyorselérési eszköztár (Quick Access Toolbar) Menüszalag (Ribbon) Fájl – háttérműveletek – lap (File tab) Szerkesztőléc (Formula bar) Név mező (Name box) Excel munkafüzet, munkalapok, cellák Munkalap fülek (Tabs) Állapotsor (Status bar)

Excel parancsgomb típusok Egyszerű nyomógomb (simple) Váltógomb (toggle) Egyszerű legördülő gomb (simple drop-down) Osztott gomb (split) Jelölőnégyzet (check box) Görgető gomb (spinner)

Excel 2007-2016 számokban Cellák száma: 17 179 869 184 Oszlopok száma: 16 384 (A-tól XFD-ig) Sorok száma: 1 048 576 Cella karakterek száma: 32 767 Szűrők: 10 000 elem egy szűrőben, 64 szintű rendezés Legnagyobb-legkisebb pozitív számok: 9,9E+307, 1E-307 Visszavonás művelet: utolsó 100 művelet Képlethossz: 8 192 karakter Egymásba ágyazható függvények száma: 64 Munkalapok, munkafüzetek száma: memória függő Excel 2003: Sorok száma: 65 536 Oszlopok száma: 256

Hasznos billentyűkombinációk Nyilak HOME END PgUp/PgDn Önállóan nyomva Cellák közötti lépés Sor eleje Vége mód Lapozás lapon belül CTRL + Adott irányban ugrás a végére Lap eleje Lap vége Lapok közötti váltás SHIFT + Cellánkénti kijelölés Kijelölés sor elejéig --- Lapozva kijelöl lapon belül CTRL + SHIFT + Ugrás és kijelölés Lap kijelölése lap elejéig Lap kijelölése végéig Több lap kijelölése Scroll Lock alkalmazása CTRL+A – összefüggő terület kijelölése Billentyűkombinációk teljes lista a gyakorló fájlban

Képletek és Függvények bevezetés

Képlet alapjai Képletek számítási műveleteket hajtanak végre munkalap adataival vagy más adatokkal Minden képlet egyenlőség jellel (=) és műveleti jeleket tartalmazhat Műveleti jelek: összeadás +, kivonás -, osztás /, szorzás *, hatványozás ^ (ALT Gr + 3) Műveleti jeleken túl egy képlet az alábbi elemeket tartalmazhatja: Konstans: egy állandó értéket adhatunk Cella vagy cellatartomány: adott cellákból veszi az értékeket Zárójel: a műveleti sorrenden tudunk változtatni segítségével Függvények: beépített függvények amelyek adott számítást elvégeznek és visszaadnak egy értéket

Műveleti sorrend Műveleti sorrend kezdve a legmagasabb rangú művelettel (top down order of precedence) magyar-angol: Zárójel – Parentheses: ( ) Hatványozás – Exponentiation: ^ Szorzás – Multiplication: * ; Osztás – Division: / Összeadás – Addition: + ; Kivonás – Subtraction: - Összevonás – Concatenation: & Egyenlőség – Equal to: = Kisebb – Less than: < Nagyobb – Greater than: > Nem egyenlő – Not equal: <> Azonos rangú műveletek esetén balról jobbra hajtódik végre

Cellahivatkozások Cellahivatkozások egy adott cellát vagy tartományt jelölnek Hivatkozni lehet a munkalapban lévő adott cellára, tartományra vagy külső adatokra is Excel 4 féle hivatkozást használ: Relatív hivatkozás, például A1, C5 vagy tartomány B2:D20 Abszolút hivatkozás, például $A$1 vagy $A$1:$D$20 Vegyes hivatkozás, például A$1 vagy $A1 3-D: konszolidálja az adatokat különböző munkalapokról Ha sor/oszlop érték előtt $ jel van rögzített hivatkozás

Hivatkozás munkalapra, munkafüzetre MunkalapNeve!CellaCíme Munkafüzetre: [MunkafüzetNeve] MunkalapNeve!CellaCíme Példák a ’ jel használatára Példák: =A1*’[Munka füzet1.xlsx]Munka1’!A1 =A1*’C:\MyDocs\[Munkafüzet1.xlsx]Munka1’!A1 =’\\DataServer\Files\[Munkafüzet1.xlsx]Munka1’!A1

Függvények használata Függvény szerkezete: Egyenlőségjel Függvénynév Az argumentumokat elkülönítő zárójelek Argumentumok Az argumentumokat elkülönítő vesszők (EN) vagy pontosvesszők (HU) Függvény beillesztése, szerkesztése

Excel hibaüzenetek jelentése Magyar Angol Jelentése ######### Az oszlop nem elég széles vagy negatív dátum #ZÉRÓOSZTÓ #DIV/0! Nullával való osztás (azaz a nevező értéke 0) #NÉV? #NAME? Nem ismert szöveg van a képletben (általában elírás) #ÉRTÉK #VALUE! Nem megfelelő típusú argumentum #HIV! #REF! Érvénytelen cellahivatkozás #HIÁNYZIK #N/A A keresett érték nem található #SZÁM! #NUM! A képletben érvénytelen számérték szerepel #NULLA! #NULL! Ha a megadott két tartománynak nincs metszete

Bevezető Függvények adatelemzéshez

Matematikai függvények SZUM – SUM ABS – ABS MARADÉK – MOD VÉL – RAND; VÉLETLEN.KÖZÖTT - RANDBETWEEN KEREKÍTÉS – ROUND KEREK.LE – ROUNDDOWN KEREK.FEL – ROUNDUP RÉSZÖSSZEG – SUBTOTAL SZORZATÖSSZEG – SUMPRODUCT

Alapvető statisztikai függvények ÁTLAG – AVERAGE; ÁTLAGA – AVERAGEA DARAB – COUNT; DARAB2 – COUNTA MIN – MIN; MIN2 – MINA MAX – MAX; MAX2 – MAXA KICSI – SMALL NAGY – LARGE RÉSZÁTLAG – TRIMMEAN

Definiált nevek és tartományok alkalmazása Excel-ben

Definiált nevek használata Excel engedi hogy adott cellát vagy cellatartományt névvel lássunk el Ezek a nevek használhatók képletekben További előnyük hogy az olvashatóságot segítik A nevek a teljes munkalapon elérhetőek, de változtatható a hatáskörük A tartomány név nem kezdődhet számmal, nem tartalmazhat szóközt és speciális karaktert Nevet használva úgy is beállíthatunk egy változót hogy az sehol sem jelenik meg a munkalapon

Műveletek definiált nevekkel Tartománynevek definiálása Tartományok metszete Konstansok elnevezése Tartománynevek képletekben Tartománynevek kezelése a Névkezelővel Cellahivatkozások helyettesítése névvel Nevek listája a munkafüzetben

Logikai függvények

Logikai függvények HA – IF (logikai vizsgálat;igaz;hamis) HAHIBA – IFERROR (érték; érték hiba esetén) ÉS – AND függvény VAGY – OR függvény NEM – NOT függvény HAMIS – FALSE függvény IGAZ – TRUE függvény

Logikai operátorok AND/ÉS függvény Értéke igaz, ha valamennyi argumentuma igaz Formája: AND (logikai1;logikai2;..) OR/VAGY függvény Értéke igaz, ha egyik argumentuma igaz Formája: OR (logikai1;logikai2;..)

Összegző függvények

Összegző és darab függvények SZUM – SUM SZUMHA – SUMIF SZUMHATÖBB – SUMIFS DARAB – COUNT DARAB2 – COUNTA DARABTELI – COUNTIF DARABHATÖBB – COUNTIFS

Helyettesítő karakterek ? egy karakter * egy szövegrész Példák: S* : minden s betűvel kezdődő S???? : s-el kezdődik és 5 betű S*K : s-el kezdődik és K a vége

Kereső és hivatkozás függvények

Kereső és hivatkozás függvények FKERES – VLOOKUP függvény VKERES – HLOOKUP függvény KERES – LOOKUP függvény HOL.VAN – MATCH függvény INDEX – INDEX függvény INDIREKT – INDIRECT függvény VÁLASZT – CHOOSE függvény

FKERES függvény FKERES(keresett érték;táblázat;oszlopszám[;egyezés]) keresett érték: amit keresünk egy idegen táblázatban (helyettesítő karakterek használhatóak) táblázat: a megadott táblázat balról a legelső oszlopában függőlegesen lefelé haladva keresi az értéket oszlopszám: egy nullától nagyobb egész szám, amely megadja hogy az eredményt melyik oszlopban találjuk egyezés: IGAZ/HAMIS értéket vehet fel ez az argumentum, de nem kötelező megadni IGAZ (1) érték vagy ha nem adjuk meg: közelítő egyezéssel keres HAMIS (0) érték: pontos egyezéssel keres

ADATBÁZIS FÜGGVÉNYEK

Adatbázis függvények AB.ÁTLAG – DAVERAGE AB.DARAB – DCOUNT AB.DARAB2 – DCOUNTA AB.MEZŐ – DGET AB.MAX – DMAX AB.MIN – DMIN AB.SZUM – DSUM AB.SZORZAT – DPRODUCT

Adatbázis függvények DCOUNT/AB.DARAB (db, field, criteria) Megszámolja a cellákat – vigyázat, csak számokat! DCOUNTA a 'mindenes'! DSUM/AB.SZUM (db, field, criteria) Feltételes összeadás Van még: dget, dmax, dmin, daverage stb.

tömbfüggvények

Tömbfüggvények Tömb és vektor fogalma Másik név: CSE függvények ( CTRL+SHIFT+ENTER) Tömbök létrehozása avagy táblázat egyetlen cellában (kijelöljük a cellatartományt majd F9) Egydimenziós sor: {1\2\3\4} Egydimenziós oszlop: {1;2;3;4} Mátrix: {1\2\3\4;5\6\7\8;9\10\11\12} Angol verzió esetén \ helyett , jel a választó Tömbfüggvény feladatok

Adatbeviteli technikák Excel-ben

Adatbevitel Tartomány feltöltése: azonos adatok számtani sorok egyéni listák villámkitöltés (Excel 2013-tól) Adatok importálása (TXT-ből, access fájlból és Internetről) Kapcsolatok létrehozása Kapcsolatok karbantartása, törlése

Adatformátumok kezelése Excel beépített adatformátumok Egyéni formátumok Szövegek Számértékek alkalmazása Dátumok Feltételes formázás egyéni adatformátumokkal

Adatbevitel érvényesítéssel Cél hogy megfelelő adatok kerüljenek be az Excel munkafüzetbe Érvényesítés használatával meghatározható hogy adott cellákba milyen értéket engedünk bevinni Gyakran alkalmazott technika űrlapkészítéskor Lapvédelem, füzetvédelem

Excel Adattisztítási eszközök

Szövegfüggvények Szövegkódok: CODE – KÓD CHAR – KARAKTER (1-255) Szövegek hasonlítása, összefűzése, átalakítása: EXACT – AZONOS (kis- és nagybetű számít) CONCATENATE – ÖSSZEFŰZ (& jel) TEXT – SZÖVEG (számot szöveggé) DOLLAR – FORINT (számot pénznem szöveggé)

Szövegfüggvények Felesleges karakterek eltávolítása TRIM – KIMETSZ (felesleges szóközök eltávolítása) CLEAN – TISZTÍT (nem nyomtathatóak eltávolítása) Szöveghossz meghatározása LEN – HOSSZ Szöveg ismétlése REPT – SOKSZOR

Szövegfüggvények Kis- és nagybetűk UPPER – NAGYBETŰS LOWER – KISBETŰ PROPER - TNÉV Szövegrészek kivágása egy másik szövegből LEFT – BAL RIGHT – JOBB MID – KÖZÉP

Függvények szöveg keresésre/cserére Szöveg csere egy másik szövegre SUBSTITUTE – HELYETTE (ha a karaktert tudjuk) REPLACE – CSERE (ha a pozíciót tudjuk) Szövegben való keresés (első hely pozícióját adja vissza) FIND – SZÖVEG.TALÁL (kis- és nagybetű számít és nem használható helyettesítő karakter) SEARCH – SZÖVEG.KERES

Adattisztítás egyéb eszközei Excel-ben Ismétlődések eltávolítása Információs függvények Hibakereső használata Körkörös hivatkozás Képletek és a csere funkció Képletkiértékelő

Adatelemzési technikák excel-ben

Adatok rendezése, szűrése Rendezési lehetőségek Speciális (irányított) szűrő alkalmazása Szűrőtartomány fogalma ÉS, VAGY kapcsolatok a szűrésekben Egyedi értékek szűrése Képletek a szűrési feltételben

Szűrő/Irányított szűrő Szűrő gombokkal lehetséges az adatok szűrése Oszlopszűrők között ÉS kapcsolat van Egy oszlopon belül VAGY kapcsolat

Táblázatok Sorok/oszlopok beszúrása Strukturált hivatkozás a táblázat elemeire Egyszerűbb rendezés és szűrési funkciók Ha egy oszlopba képletet írunk Excel az egész oszlopba bemásolja automatikusan Duplikált adatok egyszerűen eltávolíthatóak Kényelmes formázás stílusokkal

Táblázatok kezelése Táblázat létrehozása Kijelölés a táblázatban Adatbevitel egyszerűsítése Táblázat szerkesztése Összegsor Duplikált sorok eltávolítása RÉSZÖSSZEG függvény – SUBTOTAL

Adatműveletek táblázatokkal Excel automatikusan nevet ad a táblázatnak, melyre képletben hivatkozni lehet és bármikor átnevezhető Oszlop jelölése: [Oszlopnév] Aktuális sor jelölése: @ Szeletelő használata (Excel 2013-tól)

Csoportosítás Adatok csoportosítása táblázatokban Csoportosítás eszközök Csoportbontás RÉSZÖSSZEG függvény

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET ÉS AZ ÉRTÉKELŐLAP KITÖLTÉSÉT!