6. modul SZERVEZETI IGAZGATÁS

Témakörök 1. ÜGYVITELI RENDSZEREK 2. SZABÁLYOZÁS 3. SZERVEZET MŰKÖDÉSI HATÉKONYSÁGA

Ügyvitel Fogalma: a szakmai feladatok ellátásához szükséges személyi, tárgyi, információs, biztonsági és egyéb feltételek összességének biztosítása Fajtái: 1. Papíralapú ügyvitel 2. Elektronikus ügyvitel

Iratkezelési cselekmények a következők: a küldemény (kérelem) átvétele, felbontása és érkeztetése, iktatása, expediálása (iratok továbbítása), irattározása, selejtezése és végül levéltárba adása.

Érdemi cselekmények szignálás, irat- és jogszabály- tanulmányozás, a bizonyítási eljárás lefolytatásával kapcsolatos cselekmények elvégzése (idézés, szakértő kirendelése, szemle lefolytatása, tárgyalás tartása, társhatóságok megkeresése), döntés- tervezet megszerkesztése, valamint a kiadmányozás.

Folyamatok 1. Nyilvántartásba vétel (átvétel, felbontás) 2. Érkeztetés 3. Szerelés, csatolás 4. Szignálás 5. Iktatás 6. Érdemi ügyintézés  II. Érdemi szakasz 7. Archiválás  III. Archív szakasz I. Nyilván- tartásba vételi szakasz

Folyamatok 1. Nyilvántartásba vétel: Küldemények átvétele (ellenőrzés) Papíralapú küldemény (pl. kézbesítő, tértivevény) Elektronikus irat átvétele (átvételi nyugta) Küldemények felbontása Elektronikus irat felbontása (3 nap vizsgálat) Papíralapú iratok felbontása (Tilos felbontani: sk. jelű vagy a jogosult elrendelte)

Folyamatok 2. Érkeztetés Elektronikus – automatikus Egyéb – érkeztető bélyegző, érkeztető füzet 3. Küldemények szerelése, csatolása Előzmény – iktatás előtt, ha van…. 4. Szignálás Ügyintéző kijelölése - vezetői feladat Nyomon követés (átadókönyv)

Folyamatok 5. Iktatás Legfontosabb mozzanat! Célja: Beérkezés pontos ideje, ügyintéző neve, irat tárgya, elintézés módja, kezelési feljegyzések, irat holléte  megállapítható legyen Az iktatókönyv tartalmazza: Iktatószám, iktatás ideje, küldemény érkezése, módja, küldő neve, címe, azonosító adata, ügyintéző neve, ügyintézési határidő, irattári jel

Folyamatok 6. Érdemi ügyintézés Ügyiratkészítés, kiadmányozás Iratok sokszorosítása Iratok továbbítása – expediálás Iratok határidő-nyilvántartása 7. Archiválás Irattári terv – tárgyi alapú besorolás Irattár (fizikai vagy elektronikus tároló hely) Irattárba helyezés (biztonságos őrzés, kezelés) Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás

Mit tartalmaz az iktatási szám? Hogyan történik az iratok selejtezése? Ki a felelős az ügyintéző által készített tervezetért? Kiadmány tervezetét szignóval kell ellátni?I Mit jelent a kiadmányozás?

Ki határozza meg az irattári tételszámot irattározáskor? Ügyintéző Ki bonthatja fel a küldeményt? - címzett Központi iratkezelési felügyelő által felhatalmazott SZMSZ-ben meghat. munkatárs

Érkeztetés azonos az iktatással? Hmi az útóirat? Mi az előirat? Iratkezelési cselekmények: a szignálás? H I-átvétel,levéltárba adás, felbontás, érkeztetés

Szignálással mire utasít? -az elintézés módjára I -az ügyintéző személyének kijelöléséreH -az ügyintézés határidejéreH

Iktató könyv az iratról az iktatás helyét nem kell, hogy tartalmazza! Mely dokumentumokat elég csak nyilván tartani- nem –iktatni? Meghívók Munkaügyi nyilvántartások Elektronikus visszaigazolások Visszaérkezett tértik

2. Szabályozás Költségvetési szervek alapdokumentumai: Alapító okirat – alapító szerv Áht. szerint Szervezeti és működési szabályzat – szervezeti felépítés, feladatellátás rendje Ügyrend – szervezeti egységek munkafolyamatai Egyéb szabályzatok (pl.)

Költségvetési szerv alapdokumentuma az alapszabály? H SZMSZ ki hagyja jóvá? irányító szerveI Költségvetési szerv H

2. Szabályozás Szervezetrendszeri igazgatási alaptevékenységek: A vezetés Az irányítás Az egyes irányítási típusok  Teljes irányítási jogkör  Megosztott irányítási jogkör  Államigazgatási szervi felügyelet = irányítási részjogkörök összessége

A vezetés Szerven BELÜL megvalósuló igazgatási tevékenység A vezetést végző és a vezetés tárgya egy szervezeten belül találhatók Hierarchikus, hatalmi viszony

Az irányítás Két különböző szerv között megvalósuló igazgatási tevékenység Az irányító és az irányítás tárgya elkülönült jogalany Hierarchikus, hatalmi viszony: az irányított szerv lényeges viszonyaira meghatározó befolyást gyakorol Az irányított szerv vezetésére hat Szervi és/vagy szakmai irányítás

Irányítási részjogkörök Államigazgatási szervi felügyelet esetében 1.Alapítás, átszervezés, megszüntetés 2.Vezető kinevezése, felmentése 3.Ellenőrzés (jogszerűségi, szakszerűségi, hatékonysági, pénzügyi ) 4.SZMSZ jóváhagyása 5.Jogszabálysértő döntések megsemmisítése 6.Jelentés tétételre vagy beszámolóra kötelezés

Irányítási részjogkörök Államigazgatási szervi felügyelet esetében nem illetik meg a felügyeleti szervet: 1.Költségvetési előirányzatok és létszámkeret meghatározása 2.Államigazgatási szerv döntéseinek előzetes vagy utólagos jóváhagyása 3.Feladat elvégzésére vagy mulasztás pótlására irányuló egyedi utasítás kiadása

Felügyelet Mindig kevesebb mint az irányítás A felügyelt szerv folyamatos figyelemmel kísérése Jogszabályban rögzített beavatkozási lehetőség

Ellenőrzés mint a felügyelet és irányítás része Olyan tevékenység, melynek célja mindig ténymegállapítás, információk szerzése, abból következtetés levonása, mind az okokra, mind a jövőbeni teendőkre nézve. A felügyeletnek és az irányításnak része De kevesebb, mint a felügyelet és az irányítás Fokozatok felállítása – jogszabályi felhatalmazás Mindig folyamat- vagy eseménykövető (összehasonlítás)

Irányítás Hatósági tevékenység irányítása Szervezetrendszeri tevékenységi eszközök gyűjtőfogalma Felügyeleti szervek jogköre – másodfok, fellebbezések elbírálása, tevékenység ellenőrzése Nem teljes szervezeti alá-fölérendeltséget jelent

3. A szervezet működési hatékonysága 1. Teljesítménymérés 2. Elektronikus igazgatásszervezés a szervezeti hatékonyság szolgálatában 3. A szervezeti hatékonyság A „Jó Állam” A szervezeti hatékonyság fogalma (eredményes, gazdaságos, hatásos, biztonságos, felügyelhető, alkalmazkodó)

3. A szervezet működési hatékonysága Hatékonyság: a szervezet a működése során a céloknak megfelelően használja fel erőforrásait Eredményesség: a nyújtott szolgáltatások valós társadalmi igények, szükségletek kielégítését szolgálják

Teljesítménymérés Teljesítménymérés során nyert információk céljuk szerint: Tanulás a szervezet számára Irányítás és ellenőrzés számára információt nyújt Elszámoltathatóság: kifele irányuló információ nyújtás, legitimáció

Teljesítménymérés A teljesítőképes közigazgatás ismérvei: az eredményorientált kormányzati intézkedések, a reformfolyamatok nyomon követése és értékelése, a közszolgáltatás-szervezés optimalizálása, a kompetencia-központú humánerőforrás- menedzsment bevezetése.

Performance of Governance PERF Kormányzás teljesítménye (7 tömb) és 53 komponens alapján 1.Összkormányzati teljesítmény 2.Közpolitikai kapacitás 3.Átláthatóság és integritás 4.Humánerőforrás 5.Költségvetés 6.Szolgáltatásnyújtás 7.Modernizáció  Indikátorgyűjtemény (tényleges mérés, adatgyűjtés még nincs)

Elektronikus igazgatásszervezés Elektronikus igazgatásszervezés - Hármas problémacsoport: Finanszírozás Ügyféloldali várakozás EU tagságból fakadó elvárások – interoperabilitás és interkonnektivitás az Európai Közigazgatási Térben

Elektronikus igazgatásszervezés Mely területeken segíthet az e-közigazgatás? Ügyfélszolgálat javítása (back-office,front-office) Ügysegédlet Tudásmenedzsment (döntés támogatás eszköze) Minőségmenedzsment megoldások (hibás döntések csökkentése, nyomon követhetőség stb.) Állam feladatai tisztulnak (dereguláció) Ügyviteli rendszerek (küldés-fogadás, gyorsaság) Ügyfelekkel megfelelő kommunikáció – front office

A „Jó Állam”  Jogszerű és méltányos egyensúlyt teremt az érdekek és igények között – igényérvényesítés és védelem  Örökölt természeti, kulturális javak védelme, továbbörökítése iránti felelősség  Hatékony joguralom megteremtése: intézményi működés, egyéni,közösségi jogok tiszteletben tartása  Versenyképesség Az, amely azt a meggyőződést kelti az emberekben, hogy az állam „erős és az övék”.

A szervezeti hatékonyság A Kormány igazgatási programja: Igazságügyi reform Önkormányzati reform Magyary Program (Források: ÁROP, EKOP)

A szervezeti hatékonyság Szervezeti hatékonyság fogalma (a Magyary Program szerint) Eredményes – feladatok megfelelően teljesülnek Gazdaságos – eredmények a ráfordításokkal arányban Hatásos - + hatás más területre is Biztonságos – rugalmas, tervezhető Felügyelhető – átlátható, befolyásolható Alkalmazkodó – fejlődés a visszacsatolások alapján

A képzés felépítése Modulok 1. Jogi alapismeretek 2. Közigazgatási alapismeretek 3. Európai Uniós alapismeretek 4. Gazdálkodási és pénzügyi alapismeretek 5. Információbiztonsági és adatvédelmi ismeretek 6. Szervezeti igazgatás

MINDEN EGYSZERŰ ÉS VILÁGOS