1 AZ E-SZÁMLA JOGI VONATKOZÁSAI Előadó: Dr. Dessewffy Anna ügyvéd

2 TÉMÁIM Az elektronikus számlát (bizonylatot) szabályozó jogszabályok köre, tartalma Az elektronikus bizonylat kötelező tartalma, formája Az elektronikus bizonylat őrzésének módjai a)EDI alapú kibocsátás és őrzés b)Egyéb módszerrel történő kibocsátás és őrzés Papír alapú számla hiteles digitalizálása

3 Az elektronikus számláról Számvitelről szóló évi C. törvény (Szt.) Általános forgalmi adóról szóló évi LXXIV. törvény (ÁFAt.) Az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet (E-számla rendelet) A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet

4 A digitális archiválásról Az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény (Eat.) A digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól szóló 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet (DigAr.) A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet

5 Az Szt. tartalma/ § Bizonylat a számla, a szerződés, a kimutatás és minden, ami több fél közötti gazdasági eseményről szól. (4) Az idegen nyelven kibocsátott, illetve a befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - belső szabályzatban meghatározott módon magyarul is fel kell tüntetni § (5) Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról szóló törvény szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel e törvény előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. (6) Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket.

6 Az Szt. tartalma/ § (1) A bizonylat tartalmi kellékei a következők: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; d) a bizonylat kiállításának időpontja, e) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása, értékbeni adatai; f) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; g) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; i) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; j) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti bizonylathoz egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva csatolja.

7 Őrzési kötelezettség az Szt. szerint 169. § (2) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. (3) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a (2) bekezdés szerinti megőrzési kötelezettség. (5) Az elektronikus formában kiállított bizonylatot - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. (6) Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével - elektronikus formában is megőrizhető, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

8 ÁFAt. tartalma Szintén előírja a számla, továbbá az egyszerűsített számla kötelező tartalmát, a stornózás szabályait 43. § (7) Elektronikus úton kibocsátott számla, egyszerűsített számla esetében az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét, valamint a dokumentum olvashatóságát fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) történő továbbítással kell biztosítani. EDI rendszerben történő számlázásokról az adóalanyoknak havonta papíralapú kiegészítő összesítő dokumentummal kell rendelkezniük. A kiegészítő összesítő dokumentumra a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.

9 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet 2. § (1) Elektronikus számla a) legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában, vagy b) elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában bocsátható ki. (2) Az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával elektronikus számla a felek által e rendelet 1. számú melléklete szerint ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján bocsátható ki. (3) Az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával kibocsátott elektronikus számla esetén a számlát kibocsátó köteles havonta a havi bevallás benyújtására előírt határidőben az e rendelet 2. számú melléklete szerinti tartalommal papír alapú összesítő dokumentumot két példányban kiállítani. (4) Az összesítő dokumentum egyik példányát a számlát kibocsátó a vevő adóalanynak megküldi, a másik példányát pedig megőrzi.

10 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet 5. § Az elektronikus aláírás alkalmazásával kiállított számlák megőrzésének részletszabályait külön jogszabály határozza meg. (a digitális archiválásról szóló IHM rendelet hatályba lépése óta)

11 Digitális archiválás rendelet 2. § Elektronikus dokumentumok tekintetében jogszabály által előírt megőrzési kötelezettség esetén a megőrzési kötelezettséget - a 3-6. §-ok teljesítése esetén - a kötelezett személy maga is elláthatja, vagy annak ellátásával az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott archiválási szolgáltatót bízhat meg. 3. § (1) Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás alkalmazásával, a (3) bekezdésben meghatározott zárt rendszer alkalmazásával, a (4) bekezdés szerinti zárt megőrzéssel, illetőleg az (5) bekezdésben meghatározott esetben elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével teljesíthetők.

12 Fokozott biztonságú elektronikus aláírásos számla őrzése 3. § (3) A megőrzési kötelezettség hardver- és szoftvereszközök olyan zárt rendszerének alkalmazásával is teljesíthető, amelyek rendelkeznek külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott, az (1) bekezdésben foglalt követelményeknek történő megfelelésre vonatkozó igazolással. (4) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesíthetők az elektronikus dokumentumot tartalmazó adathordozó olyan zárt, roncsolásmentesen nem bontható csomagolásban történő, elektromágneses behatásoktól védett, elektronikus kommunikációtól elzárt tárolásával, amely esetben a csomagolás e jellemzőit lezáráskor közjegyző tanúsítja. 5. § (2) Saját őrzés esetén a megőrzésre kötelezett személy köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd az Eat. 18. §-a alapján a Nemzeti Hírközlési Hatóság által határozatban közzétett biztonságos kriptográfiai algoritmussal ellátott - időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán olyan szolgáltatóval, amely e szolgáltatást minősített szolgáltatóként nyújtja. 10 évnél hosszabb időre történő őrzés esetén további kötelezettségek.

13 Fokozott biztonságú elektronikus aláírásos számla utólagos bemutatása (1) Az elektronikus másolatnak az eredeti dokumentummal történő egyezése biztosítható a) olyan másolatkészítő szoftverrel, amely rendelkezik a külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással, vagy b) két független ellenőrzési algoritmust alkalmazó szoftverrel lefolytatott ellenőrzéssel, ha az ellenőrzés eredménye igazolja az elektronikus dokumentumok teljes egyezőségét. (2) A 3. § (4) bekezdésében meghatározott esetben a hozzáférés biztosítása során a közjegyző tanúsítja a csomagolás sértetlenségét. Ezt követően az ellenőrzést, illetve másolatkészítést közjegyzői felügyelettel az (1) bekezdés előírásai szerint kell elvégezni, majd az adathordozó ismét elzárandó a 3. § (4) bekezdése szerint, és amennyiben szükséges, a hiteles másolatot lehet más archiválási rendszerbe átvinni.

14 További kötelezettségek saját őrzés esetén 6. § Amennyiben a megőrzési kötelezettséget a kötelezett személy maga látja el, a kötelezett: a) biztosítja a jogszabályoknak és szabályzatoknak megfelelő és naprakész belső irányítási és ellenőrzési eljárásrend és a kapcsolódó felelősségi rendszer folyamatos működtetését; a rendszer megfelelő működését a belső ellenőrzés tevékenysége biztosítja; b) biztosítja, hogy az elektronikus archiválással kapcsolatos munkakört csak olyan személyek tölthetnek be, akiknek a munkakör betöltéséhez szükséges befolyásmentességét és szakértelmét a minősített szolgáltató hatósági erkölcsi bizonyítvánnyal, szakmai gyakorlattal, végzettséggel és szakképesítéssel igazolni tudja; c) biztosítja azt, hogy a belső ellenőrzéssel és az archiválással kapcsolatos munkaköröket betöltő személyek egymástól függetlenek; d) biztosítja az archivált adatok tárolására szolgáló helyiségek fizikai védelmét a jogosulatlan hozzáféréstől, a jogosulatlan személyek bejutását kizárva; a belépésre jogosultak belépésének időpontját, időtartamát, kilépésének időpontját naplóban kell rögzíteni; e) biztosítja a fizikai és környezeti biztonság komplex kezelését, amely magába foglalja az élet- és vagyonvédelem alábbi területeit is: tűz, árvíz, elárasztás, fizikai behatolás, sugárzás, áramellátás-kimaradás elleni megfelelő szintű védelem; f) köteles az üzemmenet folytonossága és az adatvesztés elkerülése végett mentéseket végezni, és biztosítani, hogy szükség esetén az informatikai rendszer egésze helyreállítható legyen; a mentéseket védenie kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, törlés vagy megsemmisítés ellen; g) köteles biztosítani az adatvédelem és az adatbiztonság területén a jogszabályoknak megfelelő működést, a jogok, kötelezettségek, felelősségi körök meghatározását.

15 Papír dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése Sajátos szabályok a bizonylatról történő másolat-készítés esetén 7. § (2) A papíralapú számviteli bizonylatról az azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervezet által készített elektronikus másolat esetén biztosítani kell a papíralapú dokumentumnak történő képi megfelelést. Másolatkészítő az elektronikus másolatot olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírásával látja el, amelyre vonatkozóan a hitelesítésszolgáltató kizárja az álnév használatát, és az álnév használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név. Továbbá az elektronikus másolaton arra időbélyegzőt kell elhelyeztetni olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.

16 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! DR. DESSEWFFY ANNA