Őszintén az archiválásról

Az előadások a következő témára: "Őszintén az archiválásról"— Előadás másolata:

1 Őszintén az archiválásról
2007. május 9. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.

2 Archiválás – a több jelentéssel bíró fogalom
Irattárolás Levéltári tevékenység Szkennelés, digitalizálás Adatmentés Hosszúidejű tárolás Inaktív információ tárolás

3 Dokumentum archiválás
Fizikai alapon irattár levéltár Fotó eljárással mikrofilm mikrofiche Elektronikus formátumban informatikai megoldás

4 Számítógépes dokumentum tárolás
Melyiket válasszuk? ? Fizikai irattárolás Fotó eljárás Számítógépes dokumentum tárolás

5 Választási szempontok
Dokumentumok mennyisége Dokumentumok minősége Dokumentumok fontossága Dokumentumok őrzési ideje Keresési gyakoriság Jogszabályi előírások Gazdaságossági szempontok

6 Fizikai irattárolás Rövid őrzési idejű iratanyagok (maximum 5 év)
Kis mennyiségű iratanyagok Levéltári anyagok Sérülékeny iratanyagok Gazdaságosan nem feldolgozható iratanyagok

7 Fotó eljárás Nagyon hosszú távon megőrzendő dokumentumok
Biztonsági másolatok

8 Elektronikus dokumentum archiválás
Nagy mennyiségű dokumentum Csak elektronikus formátumban lévő dokumentumok Középtávon (2-10 év) megőrzendő dokumentumok Gyakran keresett dokumentumok

9 Az elektronikus dokumentum archiválás problémái
Az informatikai rendszerek rövid életciklusa Adatformátumok különbözősége Adathordozók változása Az adatvesztés magas kockázata Hitelesség biztosítása Jogszabályi változások Magas költségek

10 Hogyan archiváljunk? Út a sikeres archiváláshoz
A dokumentum állomány pontos felmérése Archiválási rendszerterv készítése A dokumentum állomány előselejtezése A dokumentum állomány kategorizálása Az elektronikusan archiválandó papír alapú iratanyagok előkészítése A papír alapú iratanyagok digitalizálása, index adatok hozzárendelése A dokumentumok meghatározott körénél a hitelesítés elvégzése (opcionális) A tovább őrzendő iratanyag csomagolása, irattárba helyezése Az archiválást követően selejtezhető iratanyagok selejtezése

11 Az elektronikus másolat hitelességének biztosítása
Az eredeti papír alapú irat megőrzésével Mikrofilmes másolat készítésével Elektronikus aláírással és időbélyegzővel

12 Őszintén az archiválásról
Köszönöm a figyelmet! Őszintén az archiválásról 2007. május 9. Ács Zoltán Eurodoc 2000 Kft.