Ajánlhatom a Cafeteria bevezetését extra szolgáltatásokkal és nagy adag szakértelemmel? Magyar Helga projektmenedzser L-SOFT Kft. Personal Hungary kiállítás - Budapest November 19.

A cafeteria fogalma, helye a kompenzációs rendszerben –Cafeteria rendszertipológia –Cafeteria elemgyűjtemény meghatározása, fogyasztói kosár kombinációi A cafeteria rendszer bevezetéshez kapcsolódó dilemmák –Miért éri meg munkáltatói és munkavállalói oldalról is ennek bevezetése és működtetése? –Külső forrás – meglévő juttatási elemek átcsoportosítása –Költséghatékonyság és / vagy munkavállalói elégedettség –Önerőből vagy tanácsadói segítséggel Egy járható működési ösvény a cafeteria csapdák útvesztőjében –Tipikus hibák a rendszer kidolgozása kapcsán –A rendszerrel szemben támasztott előkövetelmények –Alternatív megoldások a szabályozásra Humán informatikai támogatás az adminisztráció működtetésére –Középpontban a PIRAMIS TM Cafeteria modul Előadás áttekintés – tematika vázlat

1992 – L-SOFT megalakulása Tevékenység: humáninformatikai rendszerek fejlesztése, értékesítése, a rendszer bevezetése során hozzá kapcsolódó tanácsadás, szakértői tevékenység ellátása (helyzetelemzés, BPR, implementáció, stb.), továbbá HR adminisztráció outsourcing Termék: PIRAMIS TM integrált humán szakértői rendszer Telephelyek: Nyíregyháza, Budapest, Téglás, Pécs Divíziók: HR informatikai rendszer fejlesztés, bevezetés üzletág, Bérügyviteli és cafeteria outsourcing üzletág, Tanácsadói üzletág Compfair’98 Nemzetközi Vásárdíj 9001:2000 Minőségirányítási rendszer SOX előírásoknak való megfelelés L-SOFT KFT Cégjellemzők

Összegyűjtött tapasztalat eredeztetése közép – és nagyvállalati bevezetés gyakorlat utóbbi 4 év tapasztalata 37 jogi személynél működő cafeteria rendszer több ezer cafeteria jogosult

Mit értünk cafeteria, vagyis választható béren kívüli juttatási rendszer alatt?

Szervezeti juttatások alaptípusai* 1. Nem választható juttatások Törvény által meghatározott juttatások: Minden munkavállalóra azonos mértékben vonatkoznak (Alapbér, pótlékok, természetbeni juttatások, stb.) Meghatározott körre vonatkozó juttatások: Vállalati szintű plusz juttatások – szervezeti gondoskodás kifejezői (Jutalom, prémium, bonusz, emelt pótlékok, juttatások, stb.) Munkakörhöz kapcsolható speciális juttatások: Egészségügyi vizsgálat, számítógép, notebook, mobiltelefon, atipikus foglalkoztatás, stb. Szociális alapon adható támogatás: rászorultság függő segélyek, támogatások 2. Választható juttatások választható béren kívüli juttatások = CAFETERIA Cafeteria helye a kompenzációs rendszerben * Fekete Rita-Magyar Helga: Svédasztalos kínálat: Kafetéria a holnapért?

„A Cafeteria rendszer a vállalat által felkínált béren kívüli elemeket tartalmazó rendszer, amely minden munkavállaló számára biztosítja a különböző juttatási formák közötti szabad választást. A rendszerhez kapcsolódó új szemlélet lényege: mindenki önállóan döntheti el, hogy adott évre milyen elemeket választ, melyek elégítik ki legjobban az egyéni igényeit. Ezzel a szabad választással nagymértékben hozzájárul Társaságunk azok ösztönző erejének fenntartásához.” „VBKJ: Választható Béren Kívüli Juttatások Rendszere. Olyan juttatási rendszer, amelynek összetevőit, kombinációját a munkavállalók saját nyilatkozatukkal, egyénre szabottan alakítják ki. ” „A Cafeteria-rendszer olyan évente - a jövedelempolitikai megállapodások keretében – felülvizsgálásra kerülő csomag, amely a rugalmas juttatási rendszer keretében igénybe vehető, választható szolgáltatási elemeket – elsősorban természetbeni juttatásokból álló ellátást – a munkavállalók meghatározott ismérvek alapján elkülönített csoportjának minden tagja számára egyenlő feltételek mellett elérhető módon, meghatározott keretösszegben, részben választható összetételben biztosítja.” Cafeteria fogalom meghatározás - vállalati gyakorlat „Választható Béren Kívüli juttatás: A munkavállaló a munkáltató által rendelkezésére bocsátott keretösszeget szabadon használhatja fel a vállalat által kínált juttatások között a külső (törvényi) és belső (vállalati) rendelkezéseket figyelembe véve. Vagyis ez által elérhető, hogy a vállalat által biztosított többlet juttatásokból a munkavállaló saját fogyasztói igényeinek megfelelően, a leghatékonyabb módon állítsa össze egyéni éves béren kívüli juttatási kosarát.”

Cafeteria rendszertipológia – vállalati gyakorlat Nincs választási kényszer, szabad elemválasztást tesz lehetővé. Szabad felhasználású cafeteria: Kötött elemű cafeteria: Bizonyos elemet vagy elemeket kötelező mértékben választania kell az igénylőnek. (pl. önkéntes pénztári munkáltatói hozzájárulást) Csomag elvű cafeteria: A különböző munkavállalói csoportok eltérő cafeteria csomaggal gazdálkodnak, igazodva a csoportra jellemző fogyasztói kosárhoz. Ekvivalencia elvű cafeteria: Munkaerő kölcsönzéshez kapcsolódóan megvalósuló szabályozás. Kombinált megoldású cafeteria: Választási lehetőség az előre összeállított csomag vagy a szabad elem meghatározás között.

A cafeteria juttatások elemei eltérő „vásárlóértéket” képviselnek az adott juttatás adóvonzatainak és egyéb költségeinek függvényében. VÁSÁRLÓÉRTÉK – A megszerezni kívánt szolgáltatás vagy áru tényleges piaci ára. LEKÖTÉSI ÉRTÉK – A keretből ténylegesen levonásra kerülő összeg, amely a vásárlóérték és az arra rakódó egyéb adóterhek, szolgáltatói díjtételek összege. ADÓMENTES juttatási elem vásárlóérték = lekötési érték ADÓKÖTELES juttatási elem vásárlóérték < lekötési érték A cafeteria juttatások ára, árazása

Hidegétkezési támogatás –6.000 Ft/hó (utalvány, számla) Melegétkezési támogatás – Ft/hó (utalvány, számla) Művelődési intézményi szolgáltatás – Ft korlát (utalvány, számla) Beiskolázási támogatás – Ft/gyerek/év (utalvány, számla) Csekély értékű ajándék –3*6.900 Ft/fő/év (utalvány, számla) Üdülési csekk – Ft/fő/év (utalvány) Helyi bérlet támogatás – Ft korlát (számla) Számítógép és otthoni internet használat támogatás – Ft korlát (utalvány, számla) Önkéntes nyugdíjpénztári munkáltatói hozzájárulás – Ft/hó Önkéntes egészségpénztári munkáltatói hozzájárulás – Ft/hó* Önkéntes önsegélyező pénztári munkáltatói hozzájárulás – Ft/hó* Készpénz opció Életbiztosítás Lakáscélú támogatás Ft/fő/5év ÖPT munkáltatói adomány Albérleti támogatás Extra szabadság Cafeteria lehetséges juttatási elemek – 2008-as vásárlóértékekkel

Cafeteria lehetséges juttatási elemek – 2008-as lekötési értékekkel Szolgáltatói díjtételek: 0,5% - 7% Közterhek: 101,66%, ami 3% munkaadói járulék, 54% természetbeni juttatás adója, 29% TB, az adóval növelt összeg 29% TB járuléka, (továbbá 11 % Eüh (kedvezményezett esetében)) Egyéb belső vállalati költségek: pl. postázási, működtetési költség Lekötési érték szorzóval kifejezett intervalluma: 1 – 2,09

A rendszer bevezetéséhez kapcsolódó dilemmák gondolatébresztés

Meg lehet oldani belső erőforrás átcsoportosítással, vagy minden esetben szükséges a külső forrás bevonása? Minden munkavállalónak azonos keretösszeggel kell rendelkeznie, vagy van lehetőség differenciálásra? A fluktuáció kezelését lehet –e a szabályzatban rögzíteni? Hogyan lehet tervezni a rendszer egyenletes költségeloszlását? Hogyan kezelhető az esetleges időarányos keretösszeg túllépés? Minden munkavállalóra egységesen ki kell terjeszteni a rendszerhez való jogosultságot, vagy lehetőség van egy – egy munkavállalói csoportot kizárni a juttatásból? A jogosultság köthető –e a vállalatnál eltöltött időhöz, munkaviszonyhoz? Bizonyos, nem aktív munkaidő esetében felfüggeszthető a jogosultság? Mit tekint a vállalat dolgozói időszaknak? Cafeteria szempontjából mi az irányadó időszak? Hogyan kell meghatározni és milyen szempontok alapján kell felépíteni a nyilatkoztatás idejét, folyamatát? Egy egységes csomagot biztosít a vállalat minden munkavállalóra, vagy különbözői munkavállalói csoportok különbözői cafeteria csomagból részesednek? Hány juttatási elemet célszerű egy adott csomagba tenni? Alapvető kérdések a cafeteria rendszer tervezésekor

Miért jó és miért kedvelt ez a rendszer munkáltatói oldalról? hosszabb távon tervezhető költségkiáramlás HR kontrolling szemlélet meghonosítása / erősödése motiváció egyfajta eszköze átláthatóbb kompenzációs rendszer megvalósítása, működtetése munkavállalói elégedettség és elkötelezettség növelése elvándorlás csökkentése a munkavállaló vállalati értékének visszatükrözése munkaerőpiaci versenyképesség erősítése „vonzó munkahely” Dolgozó egyéni szükségletének kielégítése, a juttatások közötti egyéni választási szabadság lehetősége meghatározó jellemzőként épülnek be a kompenzációs rendszerek továbbfejlesztett változataiba.

döntési szabadság egyéni választás: az adott időbeli szükségleteknek legmegfelelőbb „fogyasztói csomag” összeállítása rugalmasság tudatosság költséghatékonyság nettó jövedelemérzet javítása Miért jó és miért kedvelt ez a rendszer munkavállalói oldalról? DE… nem része a táppénzalapnak nem része a nyugdíjalapnak nem képezi alapját a következő évi béremelésnek

Belső kolléga pro – kontra: vállalati sajátosságok ismerete (+) kompenzációs rendszer ismerete (+) rálátása más vállalati megoldásokra (-) rendelkezésre álló ilyen irányú tapasztalat (-) Külső tanácsadó pro – kontra: összegyűjtött rendszer kidolgozási és bevezetési tapasztalat (+) szabályzatírási rutin (+) adott vállalati igények ismerete (-) belső céges összefüggések, sajátosságok ismerete (-) Önerőből vagy külső segítséggel? Belső kolléga vs tanácsadó

1.A cafeteria illesztése a szervezet humánstratégiai rendszerébe Mi a célja? Milyen eredményt vár a vezetés? Milyen változások várhatóak? 2.Helyzetfeltárás, igény meghatározás Meglévő juttatások feltérképezése, elemzése. Törvényi, szabályozási háttér feltárása. Költségelemzés. 3.Bevonás A rendszer szereplőinek bevonása a kialakítás és bevezetés folyamatába. 4.Javaslattétel a rendszerkialakításhoz Alternatívák felépítése, szervezet számára történő értelmezés. A cafeteria rendszer kialakításának főbb lépései 1.

5. Döntés A vállalat vezetésének választása. 6. Előkészítés Szervezeti szintű szabályozás, dokumentumháttér megteremtése. Tárgyi és személyi feltételek meghatározása. 7. Bevezetés Szervezeti kommunikáció, céges bevonás. Feltételek megteremtése. Feladatok és erőforrás elosztás ütemezése. 8. Működtetés Adminisztrációs háttér folyamatos biztosítása. Nyomon követés. Rendszer felülvizsgálat, tovább fejlesztés. A cafeteria rendszer kialakításának főbb lépései 2.

6. Előkészítés lépés - A cafeteria szabályozás logikai felépítése Rendszerkialakítás, - működtetés vállalati célja Rendszer adminisztráció működtetője, felelősségi kör meghatározása Dolgozói keretképzés meghatározása Jogosultság felépítése Juttatási elemek definiálása, Igénylés feltételeinek meghatározása, elszámolásrendszer megteremtése Nyilatkoztatás folyamata, időbeli feladatai Változáskezelés, nyomonkövetés, rendszer felülvizsgálat

Kikerülhető csapdák… Mire kell figyelni egy gyakorlatorientált szabályzat és rendszer kidolgozás során?

Mire érdemes figyelni a szabályzat kidolgozása során? – formai követelmények Használható, gyakorlatorientált kézikönyv szerkesztés legyen a cél, ne pedig egy rendelkezési gyűjtemény. Hathatós segítséget nyújtson a rendszer megértéséhez és elsajátításához. (mintapéldák, nyilatkozati sablonok, stb.) A kevesebb néha több, még az informáltság területén is! A munkavállalónak íródjon, a munkavállaló nyelvén. Gyakorlatorientált működtetés

Mire érdemes figyelni a szabályzat kidolgozása során? – tartalmi követelmények A szabályozás és működtetés felelősének meghatározása. Alapelvek definiálása, melyek mentén szerveződött a rendszer. Cafeteria fogalom meghatározás, keretösszeg definiálás, jogosultság kidolgozás, időszak megfogalmazása, rendelkezés a jogosultság korlátozásról, a be/kilépés elszámolásról. Juttatási elemek felsorolása, a felhasználáshoz kapcsolódó információk közlése, ide vonatkozó törvényi és vállalati rendelkezések közzé tétele. Nyilatkozattétel lépései, szabályozása. Mellékletek! Gyakorlatorientált működtetés

Mire érdemes figyelni a rendszer kidolgozása során? Kommunikáció - kommunikáció - kommunikáció Dolgozói és érdekképviseleti bevonás Vezetői elkötelezettség, ez nem csak a HR rendszere! Gyakorlatorientált megközelítés Egyszerű kezelhetőség és működtetés Rugalmas szabályozási keretek Átlátható folyamatszabályozás A vállalati sajátosságokhoz leginkább igazodó típus kiválasztása Személyre szabott juttatásrendszer kidolgozása Évente történő felülvizsgálati lehetőség és kötelesség Gyakorlatorientált működtetés

A cafeteria rendszer működésének illesztése a vállalat többi rendszeréhez (KSZ, belső utasítások, stb.). Részmunkaidős – teljes munkaidős évközi változások. Önkéntes pénztári tagság – jogosultság korlátozás. Önkéntes pénztári munkáltatói hozzájárulás - cafeteria jogosultság megszüntetés. Dolgozói keretösszeg felhasználás módja - keretgazdálkodás. Közeli hozzátartozó, kedvezményezett meghatározása – 3 elem 3 eltérő törvényi rendelkezés. Utalványos elemek osztószáma. Igénylési feltételek, igénylési módok rögzítése. Az „eddig megszokott (vállalati belső) gyakorlat” meghatározása. Évközi jogszabály változások hatása. Határozott idős szerződés meghosszabbításának cafe oldalú kezelése. Számlás juttatás formai és tartalmi követelményei. Számlabefogadás ideje, módja. Esetleges cafe jogosultság szünetelés következményei. Elkerülhető csapdák… a teljesség igénye nélkül…

L-SOFT KFT Cafeteria bevezetéshez kapcsolódó szolgáltatási portfoliója Rendszer előkészítési fázis: Szakértői közreműködés a cafeteria rendszer működési jellemzőinek meghatározásában, egyeztetések szakszervezettel, vállalatvezetéssel Szakértői közreműködés a vállalati Cafeteria dokumentumrendszerének megteremtésében Cafeteria munkavállalói prezentáció elkészítése ppt és összefoglaló word formátumban Cafeteria helyszíni munkavállalói prezentáció megtartása Közreműködés a dolgozói nyilatkoztatás folyamatában Közreműködés a dolgozói nyilatkozatok feldolgozásában Közreműködés az Önkéntes Pénztári beléptetések folyamatában és a hozzá kapcsolódó adatfeldolgozásban

PIRAMIS Integrált Humán Szakértői rendszer - Cafeteria modul előkészítési fázis: Helyzet – és igényfelmérés Implementációs dokumentum készítése Szükséges testreszabás elvégzése Felhasználói oktatás (cafe alapok és számlakezelés) Tesztelés Paraméterezés, adatfeldolgozás L-SOFT KFT Cafeteria bevezetéshez kapcsolódó szolgáltatási portfoliója

PIRAMIS TM Cafeteria modul Modul ismertetés és további bővebb tájékoztatás: L-SOFT KFT C04 stand

Köszönöm figyelmüket! Magyar Helga projektmenedzser L-SOFT Kft. PIRAMIS TM humán szakértői rendszer