6. Modul Közigazgatási szervezetek működése Kovács Ibolya szociálpolitikus BFKH Rehabilitációs Szakigazgatási Szerv igazgató

A modul célja Fejlessze a köztisztviselők szakmai tudását Betekintést adjon a közigazgatási szervezet belső világában Definiáljuk mi a szervezet, áttekintsük, hogy mi befolyásolja a szervezet felépítését, működését Bemutassa a vezetéssel kapcsolatos legalapvetőbb ismereteket, elméleteket Megértesse a szervezeten belüli és a szervezet egészét átívelő folyamatokat Ismeretet nyújtson a folyamatok informatikai támogatásáról, az e-közigazgatásról

A modul felépítése 1.A közigazgatás szervezetelméleti megközelítése (elméletek, környezeti jellemzők, reformok) 2.Vezetői feladatok a közigazgatásban (célok, szervezés, személyes vezetés, ellenőrzés) 3.A közigazgatási szervezetek működési folyamatai (alapfogalmak, folyamat modellezés, támogató folyamatok, e-közigazgatás) = 3 óra = 3 témakör (3 almodul) 3

1. almodul: A szervezet fogalma,típusai A szervezet definíciója: -elemei: emberek, tárgyak, kapcsolatok -tartós célt követ -formális struktúrával rendelkezik -a tagokat a célok elérésére ösztönzi Típusai: (3 szektor) Közszektor szervezetei: törvényhozó, végrehajtó, igazságszolgáltató, egyéb szolgáltató: oktatás, egészségügy = kollektív igények kielégítése, közcélokért felelős A közigazgatás a közszektor része (végrehajtó hatalomhoz tartozó), Üzleti (a gazdaság szereplői, vállalatok, vállalkozások)= egyéni igények, profitszerzés Non-profit (civil) a magánszférához tartozik, nem osztja szét a profitot, lehet társadalmi cél, többnyire önkéntes alapon szerveződnek Szektorhatárokon elhelyezkedők = közvetítők

Szervezet 5 A szervezet: az emberek valamely cél vagy feladat ellátására létrehozott, tartós jellegű csoportja, amelyben érvényesül a vezetés, munkamegosztás, specializáció és a koordináció. a rugalmasság és a kontrollálhatóság egyensúlyban van, így képes gyorsan reagálni a környezet kihívásaira, teljesítménye kiszámíthatóvá válik, pontosan tudja, hogy mely tevékenysége, szolgáltatása által számíthat az ügyfelek, partnerek, felhasználók elismerésére, világos értékrenddel és tevékenységi körrel rendelkezik. Az optimális szervezetben

Bürokrácia elméletek Idegen szavak szótára: Az ügyintézésben tanúsított merev, az előírásokat minden esetben megtartó, de kicsinyes, szűk látókörű magatartás. Eredete: francia Wikipédia: Hétköznapi értelmében a bürokrácia negatív jelenség, amely (elsősorban az állami) hivatalok működésének negatív vonásaira utal. Így mindenekelőtt az eljárás lassúságára, bonyolultságára, az aktatologatásra, a felelősség elhárítására. A bürokrácia egyben sajátos hatalmi pozíciót is érzékeltet az ügyféllel szemben, aki emiatt kiszolgáltatottnak érzi magát, ami szintén erősíti a negatív érzéseket. A bürokrácia jellemzője még, hogy minden állítás bizonyítását várja el, általában különféle okiratok formájában, ami miatt esetleg az ügyfelet többször is berendelik, "zaklatják". A bürokrácia egyfajta eszköz. Jó vagy rossz volta egyfelől attól függ, hogy alkalmas-e az adott feladat ellátására. A bürokratikus szerveződés alkalmas lehet nagy mennyiségű, sztenderdizált feladat ellátására.

Max Weber ( német közgazdász, szociológus) A bürokrácia, mint szervezeti jelenség leírása nevéhez köthető. Jellemzője: a)A személytelenség arra utal, hogy a hivatalnok egyéni érzelmei, egyéni értékrendje figyelmen kívül hagyásával látja el munkáját. A szabályokban foglaltak és utasítások szerint végrehajtja a rábízott feladatot, akár egyetért annak céljával, akár nem. b)A hierarchia elve alatt a szigorú alá- és fölérendeltségi viszonyokat értette. Azt, hogy a hivatalnok felettesének utasításait köteles végrehajtani, beosztottjának pedig utasítást adhat. Az igazgatás feladata a végrehajtásról való gondoskodás, a stratégiai döntések megvalósításának szervezése c)A szakosodás, a hatáskörökbe foglalt munkamegosztást és a szakszerűséget jelenti. d)A hivatali szervezet munkájának beszabályozottsága nagy hangsúlyt kap. Érvényesül ez a szervezeten belül (belső szabályok), de a szervezet- környezet viszonyban is. Jellemzői: személytelen (egyenlő bánásmód ), szakképzett hivatalnokok látják el, munkamegosztás, specializáció, írásbeliség, ügyiraton alapuló igazgatás, aktaszerűség jellemzi, kiszámítható működés, előírásoknak normáknak megfelelő

A közigazgatás főbb környezeti jellemzői = külső hatások Milyen érdekeknek és elvárásoknak kell megfelelni? Piaci környezet: vevők, a szolgáltatások haszonélvezői, alanyai. A közigazgatásban a vevői szerepek elkülönülnek (pl. BV intézet). Munkaerőpiac: humánerőforrás Pénzpiac: állami, uniós támogatások Tudományos-technikai környezet (információtechnológia) Nemzetgazdaság Verseny megjelenése (monopolhelyzet) Politikai környezet Jogi környezet Intézményi hálózat (alá,- fölé,- mellérendeltségi kapcsolatok) Vállalkozói környezet Non-porfit szervezetek = közigazgatási szervezetek környezete komplex, sokféle értéket, és magatartásmintát közvetítenek = hatással vannak a belső működésre.

Közigazgatás megújítása = Reformok 1. 9 Public choice = a „közösségi választás elve” (1960-as évek) Általános jellemzői: a közigazgatás lassú, korlátolt, gazdaságtalan a hivatal a saját érdekével van elfoglalva a köz érdeke helyett Megoldások: versenyhelyzet kialakítása, a közigazgatási szervezetek kisebb egységre bontása közszolgáltatások versengjenek egymással a közérdek megvalósításában az ügyfelek választása döntsön arról, hogy melyik közszolgáltatás végzi jobban a feladatát = bürokrácia ellenes közigazgatás

Reformok A New Public Administration „Új közigazgatás” általános jellemzői (1980-as évek): fő funkciója, érvényre jussanak az egyének, csoportok, társadalmak értékei, az állam a társadalom kontrollja alatt áll hatékonyság, eredményesség, gazdaságosság érvényesüljön fontos: milyen csoportok számára lesz a közigazgatási beavatkozás eredményes Megoldások: demokratikus működési elvű munkacsoportok kialakítása véleményeltérések kihasználása, jó javaslatok jutalmazása a külső környezethez rugalmas alkalmazkodás közigazgatási képzést nem kell elvinni se politikai, se jogi irányba, hanem a valós problémák megoldására kell összpontosítani (szakágazati képzések, pl. szociálpolitika)

Reformok New Public Management NPM „Új Közmenedzsment” (1980-as, 90-es évek) általános jellemzők: az állam szerepének visszaszorítása a teljesítményelv előtérbe helyezése az állami szféra hatékonyságának, minőségének növelése Megoldások: a piaci mechanizmusok alkalmazása, versenyhelyzet a piaci szereplők részvétele a közszolgáltatásokban közszolgáltatási tevékenységek kiszerződése új menedzsment-technikák alkalmazása szervezeti és döntési decentralizáció fogyasztó- és ügyfél-orientáció minőségbiztosítási rendszerek

Reformok Új Weberizmus (2000-es évek) általános jellemzők: Az új és a régi elemek keverése, Weberi elemek: az állam megerősítése a képviseleti demokrácia, a közigazgatási jog megerősítése szakmai szempontok alapján szervezett közigazgatási kar Új elemek: az állampolgárok szükségleteinek, igényeinek kiszolgálása Az állampolgárok bevonása döntésekbe a közpénzek felhasználása során eredmények elérése = legfontosabb cél az eredményesség az egyén képes legyen a szűk szakterületénél tágabb összefüggésben döntéseket hozni

Reformok Good Governance „Jó kormányzás” (2000-es évek) általános jellemzők: fő fejlesztési irány: a társadalmi szereplők, civil szervezetek, közösségek közfeladatokba való bevonása nincs szükség formalizált eljárásokra, belső folyamatokra ha nő a társadalmi részvétel, a közigazgatás leépíthető Megoldások: a társadalmi partnereket közfeladat ellátására használni mellérendeltségi viszonyokon alapuló döntések a kormányzatot kvázi „független ügynökségek” képviselik a döntéshozatal konszenzus teremtéssel = az önmagát megszervezni képes civil társadalom folyamatos befolyással van a közpolitika alakulására

A reformok célja a közigazgatás megújítása Keresni az állampolgárok igényeit jobban kielégítő és hatékonyabb működést = több megoldásban

2. almodul: Vezetői feladatok a közigazgatásban Vezetés = átfogó tevékenység, amelynek során a vezető eredményesen megvalósíttat dolgokat a többi ember által, illetve velük együtt. Komplex tevékenység, több szempontból elemezhető. Vezetési szintek: a hierarchia különböző szintjein lévő vezetők eltérő feladat-és hatáskörrel rendelkeznek: Felsővezetők Középvezetők Közvetlen irányítók Vezetői szerepek fontossága: felmérni, elemezni, értelmezni az adott szervezet szempontjából fontos környezeti tényezőket, jó képességű és elkötelezett munkatársak kiválasztása Vezetési funkciók = a vezetési munka tartalma

Vezetési funkciók = a vezetési munka tartalma 1. A stratégia a célállapot elérésének átfogó terve, a szervezet hosszú távú céljainak elérését segítő út leírása. S tratégia alkotás folyamata: -külső környezet elemzése, -belső adottságok vizsgálata = küldetés, jövőkép megfogalmazása -stratégiai célok kialakítása -stratégiai akciók, programok megfogalmazása Általában 2-4 évre előretekintő tervek 16 1.Célkijelölés, stratégiai tervezés Tervezési funkció: a jövőre vonatkozó tevékenységek átgondolása, a szervezeti célok meghatározása, a célok megvalósításához vezető út kijelölése (hosszú, közép, rövid táv). Fő feladatok: Alapító Okiratban

KSIR Kormányzati Stratégiai Irányítási Rendszer egységes keretbe foglalja és összehangolja a stratégia alkotás: -országos szintjét (hosszú távú jövőkép, előrejelzés) ország-előrejelzés, nemzeti középtávú stratégia -ágazati/szakpolitikai szintjét: szakpolitikai stratégiák, miniszteri programok készülnek intézményi szintjét (intézményi programok a felettes szintek céljainak és programjainak figyelembevételével) 38/2012. (III. 12.) Korm. Rendelet a kormányzati stratégiai irányításról Fehér könyv egy szakpolitikai területről készített átfogó, más stratégiai tervdokumentum megalapozását szolgáló rövid- vagy középtávú stratégiai tervdokumentum, Zöld könyv valamely más stratégiai tervdokumentum előkészítése érdekében készített vitaindító, kötetlen struktúrájú és tartalmi elemeket tartalmazó, középtávú stratégiai tervdokumentum

Vezetési funkciók = a vezetési munka tartalma 2. S zervezés főbb területei : -Szervezettervezés = a szervezeti struktúrák kialakítása, megváltoztatása, -Folyamatszervezés: szervezeti folyamatok összehangolása -Munkaszervezés: a munkavégzés rendjének megtervezése, munkakörök létrehozása -stratégiai akciók, programok megfogalmazása Általában 2-4 évre előretekintő tervek Szervezés Funkciója: a szervezet különböző erőforrásainak összehangolása, optimális kombinációja, hogy a kijelölt célok megvalósuljanak.

Szervezetmenedzselés 1. típus 19 Vezető Lineáris (ágazati) szervezeti struktúra Jellemzője: a parancsolás egysége, a beosztott csak a közvetlen vezetőjétől kaphat utasítást, érvényesül a szolgálati út elve. A függelmi és szakmai irányítás nem különül el.

Szervezetmenedzselés 2. típus A többvonalas szervezet 20 VEZETŐ Jellemzője: egy szervezeti egység vezetője, vagy munkatársa több felettes vezetőtől kaphat utasítást. Függelmi (munkáltatói) és szakmai kapcsolat részlegesen elkülönül, vagy szétválik.

Koordinációs eszközök A feladatok szétosztásával differenciált tevékenység jellemzi a szervezeteket, ezt össze kell hangolni Koordinációs eszközök jellemzői: -Technokratikus koordináció: írásbeli szabályozás, formalizált útmutatók SZMSZ, munkaköri leírások -Strukturális koordináció: pótlólagos szervezeti megoldások, pl. bizottságok, teamek, projektek -Személyorientált koordináció: szervezeti célokkal való azonosulás: belső képzések, vezető-kiválasztás,

Vezetési funkciók = a vezetési munka tartalma 3. Fontos Motiváció: szervezeti célok elérése érdekében tett erőfeszítés függ attól is, hogy az mennyire közelít saját céljaihoz. -A vezető feladata összehangolni a szervezeti célokat és az egyéni célokat. -Maslow szükségletekre alapozott motiváció elmélete Kommunikáció: az a folyamat, amelynek során két, vagy több ember információt cserél és értelmez, valamilyen szándékkal. Az információáramlás lehet formális és informális, lefelé- felfelé irányuló, horizontális Személyes vezetés (leadership) Jelentése: a szervezeti célok elérése érdekében a beosztottakra gyakorolt befolyás, amely a vezető – beosztott kapcsolat személyes, összefogó – mozgósító tevékenységére fókuszál.

Vezetési funkciók = a vezetési munka tartalma 4. Beavatkozás bárhol lehetséges a folyamatba Mérése: a standardoknak való megfelelés vizsgálata Fontos: mi a mérés tárgya? A teljesítmény mérése célorientált folyamat, elemei: -gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség, méltányosság Magyary Program HATÉKONYSÁG fogalma Kontroll A szervezeti célok elérését segítő, visszacsatoláson alapuló folyamat. A kontrollfolyamat elemei: Szervezeti célok – standardok – tényértékek mérése- összehasonlítás

3. almodul: Működési folyamatok 1. 6 résztémát ölel fel ez a fejezet 1.) Alapfogalmak Folyamatszervezés – a szervezeti tevékenységek egymással összefüggő láncolata = a tevékenységek logikus kapcsolódásának kialakítása Értéklánc modell: elsődleges tevékenységek, támogató tevékenységek = mindezek működését aszerint kell értékelni, hogy mennyire járulnak hozzá a vállalat alapvető céljához: a fogyasztói igények nyereséges kielégítéséhez (1980) Közszolgálati környezetben: milyen csoportot érintő, politikai, társadalmi, környezeti értéket teremt. Folyamat struktúra: ahogy a szervezet értéket teremt Benchmarking: saját folyamataink és teljesítményünk összevetése más szervezetekkel, és ezáltal a fejlesztési irányok azonosítása Egy folyamat akkor jól definiált, ha meghatározzuk a kezdő és végpontját, lépéseit, döntési pontokat, az egyes lépések felelőseit

Működési folyamatok 2. 2.) A folyamatmodellezés módszertana Folyamatmodellek: irányítási folyamatok, alapfolyamatok, támogató folyamatok, szervezeten átívelő folyamatok FOLYAMATTÉRKÉP, FOLYAMATÁBRÁK Folyamatszemlélet- ügyfélkiszolgálás 3.) Tipikus alapfolyamatok megszervezése A közigazgatás kettős rendeltetése (közhatalmi, közvetlen igazgatási tevékenység), Az adminisztratív terhek csökkentése – hatásvizsgálat, adatszolgáltatási kötelezettségek felülvizsgálata Standard költségmodell, ha csökkenteni szeretnénk az adminisztrációs terheket – idő, számosság, gyakoriság, közvetlen költségek felmérése

Működési folyamatok 3. 4.) Támogató folyamatok: tipikus támogató tevékenységek, Gazdasági adminisztráció pl. kötelezettségvállalás, Humán adminisztráció, Infrastruktúra, üzemeltetés Egyéb ügyvitel (pl. postázó) 5.) Szervezeteken átívelő folyamatok A szervezet bekapcsolódik az ágazati hálózatokba: informatikai rendszerekhez, adathálózathoz történő kapcsolódást Informatikai rendszerek: törzsadat (alapvetően fontos adatok) Jogszabályok előkészítése, egyeztetése – jogalkotás alapvető követelményei Hatásvizsgálatok- olyan információgyűjtő – elemző folyamat, amelynek célja a szabályozás hatékonyságának növelése, a szabályozás várható következményeinek megvizsgálása, az eredmények összegzése, a döntéshozatal elősegítése.

Működési folyamatok 4. 6.) A folyamatok informatikai támogatása Közigazgatási informatikai rendszerek: Közszolgálati információtechnológia IT: egy, vagy több közszolgálati szervezet tevékenységét támogató, meghatározott feladatok elvégzésre alkalmas hardver és szoftver, adatbázis és dokumentációs elemekből álló konfiguráció. Elsődleges funkciók szerinti kategóriák: regiszterek, Ügymenetek Irodai és kommunikációs alkalmazások, Szervezeti erőforrás gazdálkodást támogatók (könnyvitel) E-közigazgatás A közigazgatás kettős rendeltetése (közhatalmi, közvetlen igazgatási tevékenység), Az adminisztratív terhek csökkentése – hatásvizsgálat, adatszolgáltatási kötelezettségek felülvizsgálata Standard költségmodell – idő, számosság, gyakoriság, közvetlen költségek felmérése

E-közigazgatás = információs társadalom követelményei Az e-kormányzat az információtechnológia, szervezeti változások és új képességek kombinációjának felhasználását jelenti a közigazgatásban. Célja: javítani a közszolgáltatások színvonalán, megerősíteni a demokratikus folyamatokat és támogatni a közösségi célkitűzéseket. Elektronikus közigazgatás: közszektor kapcsolatrendszerének tudásalapú átalakulását, racionalizált, szolgáltató jellegű újraszervezését jelenti Infokommunikációs technológiák alkalmazása –az internet nyújtotta lehetőségek, technikai megoldások felhasználásával. 3 fő pillér: 1.Kapcsolatrendszer tudásalapú átalakítása – tudásmenedzsment 2.Racionalizált, szolgáltatás jellegű újraszervezés – komplex szolgáltatás együttes, amely átlátható rendszert biztosít az állampolgárok számára (online közigazgatás, interaktív közigazgatás, integrált közigazgatás, szolgáltató állam 3.Infokommunikációs technikák (IKT) alkalmazása =online közigazgatás 28

A működés folyamatai Előnyei növekvő hatékonyság az információ megosztása miatt Ügyfélorientált szolgáltatások Gyorsuló közigazgatási reform Az állam és az állampolgárok kapcsolatának javulása Nyitottabb helyi igazgatás átlátható kormányzatHátrányai nehéz az információkat megtalálni elvész az ügyfél és az ügyintéző közötti személyes kapcsolat Magyary Program értelmezésében az e-közigazgatás az informatika által kínált legalkalmasabb megoldások alkalmazása 29

Köszönöm a figyelmet, és sikeres vizsgát kívánok!