Projektszervezés - gyakorlat Összeállította: Dr. Juhász Erika

Pályázat beadása utáni teendők Befogadás (benyújtástól számítva 4-8 hét) Esetleges hiánypótlás – max. 1 alkalommal!! Esetlegesen értelmező kérdések a döntés előtt Értesítés a döntésről (befogadástól számítva 3-4 hónap) Elutasítás – fellebezés benyújtása Támogatás csökkentett költségekkel és egyéb esetleges korrekciókkal – a projekt átgondolása, esetleges fellebezés vagy visszalépés vagy elfogadás Támogatás Támogatási szerződés megkötése (1-2 hónap): új feltételek, indikátorok, költségvetés, saját erő, biztosítékadás, előleg Előleg lehívása – pályázattól függő mértékben

Szakmai megvalósítás: tulajdonképpen a projekttermék létrehozása erőforrások feladatokhoz hangolása, feladatok végrehajtása változások kezelése kommunikáció (Megbízó, projekt környezet és felelősök tájékoztatása az elvégzendőkről, a dokumentációról, a tanulságokról, a korrekciókról) folyamatos kontroll mind szakmailag, mind pénzügyileg! Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás) Beszámolók (PEJ, ZPEJ) benyújtása Pénzügyi elszámolások és előlegigénylések Projekt zárása, fenntartás

A szakmai megvalósítás kiemelt általános elemei Részletes tervezés, újratervezés (feladatok, idő, személyek, infrastruktúra, egyéb feltételek…) – részletes Gantt-diagramok készítése (bemutatás) Szerepek a projektben – Belbin-szerepek kiscsoportos elemzése – egyéni Belbin teszt – csapatépítés fontossága Információáramlás, folyamatos kommunikáció a projektben – kiscsoportos módszertani kidolgozás

Belbin-féle szerepek a csoporton belül (személyiségbeli)

ELNÖK (Chairman) Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokon Nyugodt, fegyelmezett Elkötelezettje a kitűzött céloknak Átlátja a dolgokat és tiszteli az embereket Általában intelligens, de nem feltétlenül kreatív Tisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaival Ha nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait Gondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel, összegez.

ÖTLETEMBER (Plant) Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgel Néha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággal Nagy vonalakban gondolkodik Részletkérdésekben könnyen hibázhat Rosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit éri Gyakran magányos Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.

ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator) Az egyéni munka untatja Jó érzéke van az üzlethez Könnyű elterelni a figyelmét a feladatról Nyomás alatt nyújtja a legtöbbet Ha nincs sok munka, könnyű életet él Szerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért „Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.” Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedése Jókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi ember Új ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.

ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator) Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens ember Lassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedés Nem érdekli a körítés, csak a tények Hűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedését Népszerűtlenné válthat A hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.

FORMÁLÓ (Shaper) Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékony Élvezi a kihívást Hamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajta Hajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek ellene Csak a kézzel fogható eredmények érdeklik Nekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek. Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.

SZERVEZŐ (Company Worker) Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületes Erős jellem Inkább a vállalatért dolgozik, mint magáért Olyat is elvégez, amit senki más nem vállalna Teamen belüli pozícióját féltékenyen őrzi Gyakran kritizál más munkastílusú embereket Világos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szüksége Bosszantja, ha a célok menet közben megváltoznak A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus tevékenységre ösztökéli.

TEAMMUNKÁS (Team Worker) Élénken érdeklődik más emberek iránt Jó a kommunikációs készsége Könnyen együtt tud működni másokkal Kedves, barátságos Kezelni tudja a nehéz embereket Képes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokat Harmóniát teremt a teamben Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket. Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.

HAJRÁZÓ (Completer – Finisher) Inkább befelé, mint kifelé forduló alkat Fegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókban Hajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókat Irgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhat Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem kerülheti el a figyelmét.

Összeállította: Dr. Juhász Erika Projektmonitoring Összeállította: Dr. Juhász Erika

Monitoring, ellenőrzés, értékelés Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenységek hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság) Relevancia: el akarok-e menni A-ból B-be? Eredményesség: eljutok-e? Hatékonyság: milyen áron?

Input, output, eredmény, hatás Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok) Élő- és holtmunka

A három tevékenység viszonya Input Output Eredmény Hatás Jogi és adminisztratív Ellenőrzés előírások Eredményesség Monitoring Társadalmi elvárások, Értékelés problémamegoldás

Ellenőrzés, monitoring, értékelés Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés Cél A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtás során Pontszerű, előzetes és utólagos A tevé-kenység végzője szerint Külső vagy belső Belső (kívülről támogatható) Külső A tevé-kenység jellege Operatív Elemző-tudományos A vissza-csatolás módja Szankció Kiigazítás az eredményesség érdekében Tanulási folyamat

Projektmonitoring

A monitoring definíciója Általánosságban: folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítás a döntés(ek) előkészítése érdekében. Szűkebb értelemben: egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munka- és ütemterv, a pénzügyi terv stb. szerint).

A monitoring céljai alapvető célja az információszolgáltatás a projekt előrehaladásáról, fejleményeiről, eredményeiről, és egyes kötelezettségek teljesítéséről; ehhez kapcsolódóan feltárja az eltéréseket az eredeti projekttervhez, ütemezéshez képest, és bemutatja az eltérések hátterét, magyarázatát, a felmerült problémákat; végül – bár ez nem tekinthető monitoring funkciónak – a támogatás folyósításának alátámasztására is szolgál.

A monitoring főbb jellemzői Hatékony eszköz a menedzsment kezében Folyamat, nem egyszeri tevékenység Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításról, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre Lehetővé teszi a menedzsment számára a beavatkozást.

Kinek és miért van szüksége a monitoringra? Menedzsmentnek, mert szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.

Finanszírozóknak, mert a monitoring révén már a megvalósítás során hozzájut a projekttel kapcsolatos információkhoz; szükség esetén időben be tud avatkozni; képet kap arról, hogy a támogatott projekt mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; a támogatás folyósítását szorosabban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez; kikényszerítheti a támogatás hatékony felhasználását.

Monitoring tervezése A projekt előrehaladtával a részletes tervezés szakaszról-szakaszra elvégezhető, mindig a belátható időhorizonton belül maradva, hogy olyan döntési, ellenőrzési pontok épüljenek be a projekttervbe, amelyeknél megvizsgálható az addigi előrehaladás, és ennek függvényében lehet dönteni a folytatásról, de akár a projekt leállításáról is. Ezeket a döntési, ellenőrzési pontokat nevezik mérföldkőnek A mérföldkő legfontosabb jellemzői: a projekt szempontjából fontos esemény, ami szükséges a következő lépés elkezdéséhez, segítségével szakaszolható a projekt, vezetői szintű információszolgáltatáshoz fontos.

A projekt monitoring beszámolási rendszere

Monitoring Végig kíséri a projekt életciklusát tervezés megvalósítás működtetés

A monitoring rendszer alapja – a projekttervezés Logframe

A jó monitoring rendszer ismérvei Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban, ahhoz szorosan kapcsolódik. Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését. Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására. Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé.

A monitoring beszámoló jellemzői Általában negyedévente vagy félévente kell benyújtani. Mérföldkövek. Kifizetésekhez is kötődik. Célja: Információszolgáltatás, kifizetési kérelmek alátámasztása, eltérések indoklása. Projekt típusa és mérete szerint jelentősen eltérhet tartalmában, formájában.

A beszámoló tartalma a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!); a céloktól, tervektől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése); beszámoló a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint; információk a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).

Csatolandó dokumentumok A beszámoló tartalma Csatolandó dokumentumok az előrehaladást igazoló dokumentumok; a közbeszerzési eljárások dokumentumai; a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok; eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.

A monitoring információ hasznosulása A projektszervezeten belül (belső monitoring) A Strukturális Alapok intézményrendszerében (külső monitoring)

A működtetési időszak monitoringja a támogatási szerződésben meghatározott (PEJ); a projekt záró monitoringja (ZPEJ). bizonyos időközönként adatszolgáltatás biztosítása a projekt fenntartási időszak végéig (projekt fenntartási jelentés – PFJ).

A monitoring szintjei KTK Irányító Hatóság Program monitoring KözösségiTámogatásiKeret Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság Program monitoring OP Monitoring Bizottság OP Irányító Hatóság Közreműködő szervezet Projekt monitoring Címzett (pályázó)

A közreműködő szervezetek által végzett monitoring Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja projektadatok összesítése, intézkedés-szintű adatok generálása jelentés az Irányító Hatóság felé számítógépes rendszer (EMIR). Projekt-monitoring az egyes projektek megvalósulásának nyomonkövetése a projekt teljesítményének összhangja a pályázatban leírtakkal szükség esetén közbelépés, beavatkozás. Last bullet: To ensure that the implementation follows the relevant rules and regulations of the EU and the Member State

Előzetes ismeretek A strukturális és kohéziós politika célkitűzései Az egyes alapok rendeltetése, szabályozása Projektciklus menedzsment, logikai módszerek Partnerség

Követelmények Intézményi keretek és szabályozások ismerete Indikátorok kiválasztása és alkalmazása Adatgyűjtés megszervezése, adatbázisok kialakítása Jelentések tervezése és megírása Tapasztalatok következtetések visszacsatolása

A monitoring tartalmi elemei (1) Ki (felelős intézmények) Mit (feladatok) Hogyan (adatgyűjtés és információáramlás) Kinek (menedzsment és donorszervezetek) Mikor (PCM) Miért (aktuális teljesítmény vs. kitűzött célok)

A monitoring tartalmi elemei (2) Problémafeltárás és korrekció Célok és mérföldkövek Partnerek azonosítása Adatgyűjtés és elemzés Információs rendszerek (EMIR, OTMR) Átláthatóbb végrehajtás

A monitoringra és értékelésre vonatkozó szabályok A monitoring intézményrendszere a KTK alapján A Strukturális Alapok intézményeinek monitoring feladatai Irányító Hatóság Monitoring Bizottság Közreműködő Szervezetek Jelentéstételi kötelezettségek éves végrehajtási jelentés monitoring jelentések értékelő jelentések

Monitoring információs rendszerek Standardizált adatbeviteli mechanizmus számítógépes rendszerek alkalmazása egységes megközelítés Strukturális Alapok Közös Adatbázisa(SFC) hozzáférési módok kialakítása felhasználói kör meghatározása Monitoring információs rendszerek Magyarországon EgységesMonitoringInformációsRendszer OrszágosTámogatásMonitoringRendszer

A projekt monitoring terv Elkészítés: már a projekt tervezésének időszakában Adatgyűjtések megtervezése Program dokumentumok, a pályázati kiírás, a támogatási szerződés alapján A külső és a belső monitoring

A projekt monitoring folyamata (1) A projekt monitoring terv kialakítása a tervezés során a pályázat benyújtását követően A szerződéskötést megelőző időszak tájékoztatás és kommunikáció kiinduló adatok felvétele előzetes helyszíni szemle

A projekt monitoring folyamata (2) A projekt megvalósításának időszaka mérföldkövek helyszíni ellenőrzés előrehaladási jelentés A projekt működtetésének időszaka éves beszámolók monitoring látogatások rendkívüli helyszíni ellenőrzés összegző jelentés

A monitoring és a projekt SZMSZ Időbeli ütemezés Feladatmegoszlás Döntési mechanizmusok Felelősségi rendszer Hatásköri rendszer Belső kommunikáció Önellenőrzési formák

Monitoring és a támogatás lehívásának összefüggése A támogatások folyósítása az egyes támogatási rendszerekben alapvetően a következő három eljárás egyike szerint történhet: a kedvezményezett által kifizetett számlák alapján, a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalással, a szállító által benyújtott, de a kedvezményezett által még ki nem fizetett számlák alapján, közvetlenül a szállító bankszámlájára történő utalással, előlegfizetés formájában.

A monitoring adatok felhasználása Személyi átfedések kiküszöbölése Visszacsatolás a pályázók felé Tájékoztatás a pályázatkiírók számára Alapadatok szolgáltatása az értékelésekhez Nyilvánosság és átláthatóság biztosítása Hibalehetőségek azonosítása

A jelentések célja Külső vs. belső monitoring „Brüsszel monitoringja” Belső monitoring szükségessége Monitoring szervezet felépítése

A jelentések tartalma Szakmai jelentések Pénzügyi jelentések Csatolandó dokumentumok Kik olvassák a jelentéseket?

Szakmai beszámoló felépítése Szakmai beszámoló célja Szakmai beszámoló és a megvalósítás közötti kapcsolat Eredmények és tevékenységek

Pénzügyi beszámoló és a csatolandó dokumentumok Fizetési kérelem Számlák jogossága és benyújtása Pénzügyi jelentések ellenőrzése

Jelentések időbeli elhatárolása Előzetes Időszaki Záró Fenntartási

Előzetes jelentés Célja Elkészítésének alapjai Lehetőségei Projekt módosítás Támogatási szerződés módosítás

Időszaki/előrehaladási jelentés Célja Tartalma Nem egyszer van! Előrehaladáshoz kötött vs. negyedévente

Záró jelentés Célja Tartalma Fontos a jó időzítés! Mi következik ez után?

Fenntartási jelentés Célja Tartalma Időszaka – ált. 5 év Előre tervezett!!

EPEJ PEJ ZPEJ PFJ ………. OTMR EMIR

ELLENŐRZÉS

Ki ellenőrizhet? Két ellenőr, „négy szem” elve Pénzügyi – szakmai ellenőrzés Ellenőrzést végző szervek

Helyszíni látogatások típusai Előzetes = szemle Időközi Rendkívüli Záró Fenntartást ellenőrző

Miért? Helyszíni ellenőrzések célja Ellenőrzések eredménye Visszacsatolás

Mit kell csinálni ellenőrzéskor? Felkészülés az ellenőrzésre Ellenőrünk fogadása - együttműködés Ellenőrök jogai Dokumentumok kiadása

Előzetes ellenőrzés Inkább a „szemle” fogalmat használjuk Döntés előkészít Pályázatnak megfelelő állapot Fontos a pozitív összkép!

Záró ellenőrzés Utolsó számla Pályázatban leírtak megvalósulása Mi következik ez után?