Kommunikáció írásban In: Pálinkás Jenő: Üzleti kommunikáció. LSI Oktatóközpont, Budapest, 2000. pp.145-165.

Az üzleti kommunikáció írásos megnyilvánulásai Üzleti élet levelei Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció Jelentés Pályázat Belső szabályzatok Vállalat és társadalmi környezete közötti írásos kapcsolatok Vállalatazonosító szignálok

Az üzleti élet levelei Hivatalos levél Értesítés Felszólítás Kifogásolás Engedélyezés Igazolás Határozat Fellebbezés Bejelentés Panaszos levél Feljegyzés Jegyzőkönyv

A hivatalos levél Céges papír Küldő (neve, címe, telefon- és faxszáma) Címzett Hivatkozási szám Ügyintéző (neve, telefonszáma) Tárgy: Megszólítás Üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek

Hivatalos levél Gyakori hibák Címtévesztés A címzett nevének, beosztásának helytelen írása (Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!) Helyesírási és nyelvhelyességi hibák Elválasztás – a számítógép nem tud helyesen elválasztani! Csoportos levélküldés: címzett – tartalom összhangban legyen! Sajátos jelzéssel ellátott levelek („Sajátkezű felbontásra!”) → jelzés tiszteletben tartása!!

Értesítés Valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről biztosító: kárfelmérés – helyszíni szemle Felvételi iroda: állásinterjú időpontja

Felszólítás Udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére Szankciók ismertetése lehetséges Késedelmi kamat felszámolása Szállítás késleltetése Szolgáltatás felfüggesztése Kötbér fizetése

Kifogásolás A megrendelt áru hibásan (gyártási hiba, sérülés) vagy hiányosan (nem megfelelő mennyiség vagy összetétel) érkezik

Engedélyezés Több fajta Munkavállaló számára: Munkarenddel kapcsolatos Vállalat eszközeinek magáncélra történő használata Kötelezettségek alóli felmentés Szervezeti egység számára: Más vállalat számára: Étterem használatának engedélyezése Ideiglenes parkolási engedélyek

Igazolás Pontosan rögzíteni kell: Kinek, milyen célból állították ki Egyértelműen megjelölni a tényt, amiről az igazolás szól (az esemény megtörténte, körülmény, viszony megléte) Aláíró – aláírási jogosultsága legyen!!

Meghatalmazás Hivatali és magánéletben alkalmazott Tartalmi elemei: meghatalmazott neve meghatalmazás tárgya jogosultság meghatalmazás érvényességi ideje kiállítás dátuma meghatalmazó és meghatalmazott adatai aláírás Magánéletben: 2 tanú szükséges

Határozat Hivatalos szervek, testületek döntéseit rögzíti és az illetékesek tudomására hozza Formai elemek: A határozatot hozó szerv megnevezése Szerv, személy megnevezése, akire vonatkozik Határozat azonosító kódja Meghozott döntés és annak indoklása Döntést alátámasztó körülmények, iratok Záró rész: aláírások, bélyegző, dátum, hol készült, kik kapják

Fellebbezés Szervezet, magánszemély írhat Ha a határozat (megváltoztatása) megítélése szerint nem indokolt Indokokkal alátámasztani! Fontos: tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangnem bizonyító erő érvelés módja

Bejelentés Ha valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, tények ismerete Szóban is történhet! Írásban: ha szükséges a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása

Panaszos levél Bejelentéssel rokon Fontos: a tárgyszerűség és a bizonyító erő, azon körülmények rögzítése, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz Névtelen levelekkel nem foglalkoznak

Feljegyzés Gyakori ügyirat Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére Tartalmi jegyek: Kinek Milyen témában Mikor készült Ki készítette Mellékeltek összefüggéseiről tájékoztatni Korábbi események, várható kapcsolódási felületek

Jegyzőkönyv Események, tények, megállapodások írásbeli rögzítése Szó szerinti jegyzőkönyv: Pontosan követi az eseményeket Mi és hogyan történt Kivonatos jegyzőkönyv: Eseményeket tömörítve jeleníti meg Leglényegesebb momentumok kiemelése

Szerződésekkel kapcsolatos kommunikáció Szerződési formák: Munkajogi szerződés Adásvételi szerződés Szállítási szerződés Bérleti szerződés Kölcsönszerződés Lízingszerződés Bizományosi szerződés Vállalkozási szerződés

Munkaszerződés előkészítése Üzenet kibocsátása Érdeklődés Kapcsolatfelvétel kezdeményezése Személyes találkozás Alku

Munkaszerződés előkészítése - Toborzás A szervezet igényeinek megfelelő számú és összetételű munkaerő biztosítása Módszerek: Spontán jelentkezők fogadása Saját adatbank alapján behívások Belső munkatársak ajánlásai Álláshirdetések Munkaközvetítők ajánlatai Állásbörzék Vállalati nyílt napok Pályázatok kiírása Ösztöndíjas rendszer alkalmazása Szakmai szövetségek ajánlásai Vezető-kereső cégek igénybevétele

Munkaszerződés Munkaviszony létrejötte – munkaszerződéssel Írásos dokumentum!! Csak közös elhatározással módosítható Tartalmi elemei: Személyi adatok Munkakör, besorolás, munkaidő Bérbesorolás Munkavégzés helye Próbaidő, felmentési idő Béren kívüli juttatások

Belső szabályzatok SzMSz: általános működés szabályozása Őrzésvédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzta Minőségvédelmi szabályzat Egyes szakterületek szabályai: Irattározási szabályzat Készletgazdálkodási szabályzat Szállítási szabályzat

A vállalat és társadalmi környezet közötti írásos kapcsolatok Sajtó Napilapok, folyóiratok, szakfolyóiratok Vállalati újság Vállalati életről – szűk körű terjesztés Vállalati kiadványok Cégismertető, termékismertetők, minőségtanúsítás okmányai Könyvek Üzleti célokat szolgál Szakterület fejlődése, technikai színvonala Fogyasztóval való levelezés Hagyományos levelezés Web-kommunikáció

Vállalatazonosító szignálok Belső értékek megjelenítése a külvilág felé Külvilág számára: vállalat azonosítása Egyedi megkülönböztető jegyek Márka és védjegy Design és csomagolás Vállalati arculat

Pályázat Számos terület Külföldi tanulmányút Pénzügyi támogatás rendezvényhez, kutatómunkához, könyvíráshoz Munkakör betöltése Előnyei: Pályázó felkészülhet a feladatvégzésre Követelmények, adottságok, esélyek rendszerszemléletű áttekintése Fontos: pályázó és pályázat kiíró közötti kommunikáció

ÁLLÁSKERESÉS Önéletrajz, motivációs levél, személyes interjú

Egy állás megpályázása Önvizsgálat Önéletrajz megírása Cél: Személyes interjú

Az önéletrajz típusai I. Magyar típusú (hagyományos) - Fogalmazásokhoz hasonló szerkezeti felépítés jellemzi (bevezetés, tárgyalás, befejezés). Amerikai típusú - Rövid, lényegre törő - Áttekinthető - Tagolt, vázlatszerű elrendezés. Kompetencia típusú / Európai Uniós - Amerikai típusú tagolást követ. - Újszerű a kompetenciák és képességek megjelölése. - Nincs hobbi kategória.

Az önéletrajz típusai II. Kronologikus önéletrajz - Elvégzett iskolák, munkakörök fordított időrendben! - Könnyen áttekinthető. Funkcionális önéletrajz - Egyes képességeink, illetve elért eredményeink köré rendeződik. Mikor célszerű? - Ha most végeztünk tanulmányainkkal. - Sokféle munkakörben dolgoztunk.

Önéletrajz formátuma Kézzel írt önéletrajz esetén: - Fehér A/4es lapra kell elkészíteni. Gépelt önéletrajz esetén: - Általánosan elfogadott betűtípusokat használjunk! (Arial, Times New Roman) - Ne vigyük túlzásba a dőlt betű, vastag betű vagy aláhúzás alkalmazását. - Következetes tagolás! A rendezetlen, helyesírási és nyelvhelyességi hibákkal, javításokkal és áthúzásokkal teli önéletrajz nem vet jó fényt a szerzőre!

Önéletrajz elemei Személyes adatok (név, születési hely, idő, cím, telefon, e-mail cím). Iskolai végzettség Tanfolyamok Munkahelyek Egyéb projektek (sikeres munkák) Számítástechnikai ismeretek Nyelvtudás, jogosítvány Hobbi, szabadidős tevékenység

Angol nyelvű önéletrajz Helyesírás Helyes fordítás Mit ne fordítsunk le? Utca helyett NEM kell street Név

Motivációs levél Önéletrajzhoz hasonló karakter (írott vagy nyomtatott forma, azonos betűtípus és nagyság, margók, tagolás, stb.). Átlátható, könnyen olvasható. Egyszerű, tényszerű, rövid. Egyenes, nyílt, célratörő. Cél a figyelemfelkeltés!

Motivációs levél tartalmi elemei Fontos tartalmi elemek: - Cím, megszólítás - Hivatkozás -  Önéletrajz összefoglalása - Motiváció, célok meghatározása - Személyiségének jellemzése - Időpontkérés személyes találkozóra - Aláírás

Felvételi beszélgetés Pontos megérkezés Nyugodt, figyelmet tükröző, udvarias viselkedés Korábbi szakmai sikerek, előnyös tulajdonságok Kérdések: - képzettség - szakmai tapasztalat - képességek, kézségek - motiváció - magánélettel kapcsolatos