A hivatalos levél tartalma és formája

Az előadások a következő témára: "A hivatalos levél tartalma és formája"— Előadás másolata:

1 A hivatalos levél tartalma és formája
Dashdf fhfh! Agdjagjdkagjk dag sh dgfsda hl D fshfh Fg flfjg  

2 A levél stílusa többirányú igazodást is elvár írójától.
Figyelembe kell vegye a: levél tárgyát, a levél írásának célját és azt, hogy ki a címzett a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet. bárki a címzett, kötelező az udvarias forma.

3 Követelmények: Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás,
könnyen áttekinthető kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat természetesen derüljön ki belőle, mi a levél célja, mit vár el, mit ajánl a levél írója. Jelezheti, hogy választ is vár arra.

4 Formai követelményei:
1. levélpapír, A/4 méretű famentes levélpapír, céges fejléc logo, embléma, cég pontos név és cím, levelezési cím, postafiók, netes elérhetőség, telefon és fax boríték: igényes, céges, zárt vagy ablakos

5 A levél részei és kivitelezése:
Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus, tömbforma: magyar szabvány szerint, első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír, levél minden sora a levél margójánál kezdődik, 1-1,5 sortáv A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben.

6 A levél részei és kivitelezése:
francia forma: egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, dátum levél alján , elköszönés és aláírás jobb oldalon, akár 2-es sortáv, .

7 A hivatalos levél formája
Céges papír Küldő (név, cím, tel/fax) Címzett Hivatkozási szám Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telrfon/faxszáma) Tárgy Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek

8

9 Fogalmazási és stílus követelmények:
– röviden fogalmazni – személy szóljon személyhez – az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen – általában ÉN helyett MI – mindig udvariasan – nyelvhelyesség kötelező – magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk – egy gondolat – egy bekezdés – fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek – pozitív kifejezéseket – passzív mondatrészek kerülése – fölösleges szavak kerülése – rövid mondatok – hibás szókapcsolatok kerülése – címzés lényegretörő, megszólítás udvarias legyen

10 Gyakori hibák: a címzéstévesztés, pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál a címzett nevének, beosztásának helytelen írása (pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó, így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony !

11 Gyakori hibák: ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak; (sohase feledjük, a levél hibájáért is az aláíró felel!) vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani; előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

12 Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái a vállalatnál:
Értesítés: valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről. Ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál.

13 Felszólítás: Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. Itt szankciók is megjelenhetnek.

14 Kifogásolás: Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő. Engedélyező: Az engedélyezések számos fajtája létezik. Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

15 Igazolás: Gyakori levélforma az igazolás. Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. Fontos az illetékesség.

16 A meghatalmazás tartalmazza a
A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon. A meghatalmazás tartalmazza a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát, a jogosultságot, a meghatalmazás érvényességi idejét, a kiállítás dátumát, a meghatalmazó és A meghatalmazott adatait.

17 Fellebbezés: Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. A határozat megváltoztatását akkor lehet kémi, ha az indokokkal alátámasztható. Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő.

18 Bejelentés: a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára. Természetesen a bejelentés szóban is történhet. Ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

19 Panasztevő levél: A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. A névtelen levelekkel nem foglalkoznak.

20 Feljegyzés: A feljegyzés gyakori ügyirat. Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette

21 Rögzítő (Jegyzőkönyv):
A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát. Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.