Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek Projektmenedzsment Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek

A projekt fogalma A latin projectum szóból ered (előre helyezett dolog) Meghatározott cél elérésére irányuló határidő-, költség-, erőforrás- és minőségkorlátokkal rendelkező, adott szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat, amely konkrét célokat valósít meg, és a célok eléréséhez erőforrásokat rendel.

A projekt fogalma (jellemzői) Időben és térben jól körülhatárolt összetett feladat Kijelölt céloknak megfelelő tevékenységek és rendelkezésre álló erőforrások összehangolásával jön létre Van egyértelműen meghatározott kezdete és befejezése Van konkrét, mérhető eredménye Egyedi terméket állít elő Egyszeri tevékenység

A projekt fogalma (ISO) A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési időpontokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – határidő, költség, erőforrás – megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja. (ISO 8402, 1994)

A projekt egyéb ismérvei A projekt élettartamára kialakított, ideiglenes szervezet keretein belül készül A projekt sokszor egy nagyobb projektstruktúra részét képezi A projektcélkitűzéseket és termékjellemzőket folyamatosan lehet meghatározni és elérni a projekt ideje alatt A projekt eredménye lehet egy termék egy, vagy több egységének megteremtése A projekttevékenységek közötti viszony összetett is lehet

A projekt fogalmának gyakorlati korlátozásai Költséghatár (csak X összeg felett) Bonyolultsági szint (csak adott bonyolultsági szint után) Időhatár (csak Y időtartamnál hosszabb) Erőforrásigény (csak Z erőforrásigény felett) Helyi projektszabályzat (nem szerepel a kivételek között)

A projekt korlátai Költség Idő Minőség Célok, teljesítmények

A projekt sikerének titka A kitűzött célok elvárt minőségű, rendelkezésre álló erőforrásokkal és adott időn belül történő elvégzéshez szükség van: alapos tervezésre közbülső eredmények ellenőrzésére és értékelésére teljesítmények folyamatos ellenőrzésére és értékelésére Az idő, költség és minőség tényezők egyensúlya és folyamatos összehangolása a projekt sikerének fő titka.

Task, feladat és tevékenység fogalma magyar fordításban lehet feladat és tevékenység is a magyar nyelvű szakirodalom azonban megkülönbözteti ezt a kettő fogalmat a feladat jelentése általánosabb, a tevékenységhez pedig konkrétabb, meghatározottabb értelmet társít (mit kell tenni pontosan a feladat elvégzéséhez) Feladat: az az elképzelés, amit meg szeretnénk valósítani konkrét ismérvek alapján egy vagy több tevékenységre osztható, melyek további részegységekre bonthatóak

Task, feladat és tevékenység fogalma (folyt.) egy feladat egy vagy több projekt, egy projekt pedig egy vagy több feladat keretében is elvégezhető egy folyamatként fogható fel, mely egy meglevő kezdeti állapottól egy elvárt végállapotba vezet A folyamat konkrét elemei a tevékenységek Tevékenység egy kezdőállapotból egy meghatározott másik állapotba jutáshoz szükséges munka munkaműveletek, melyek időt, pénzt, anyagot, és munkaerőt igényelnek, valamint a megvalósításukat konkrét kezdő és befejező időpont jellemzi

Task, feladat és tevékenység fogalma (folyt.) Projekttervezés szempontjából tevékenységnek tekinthető a folyamat minden olyan eleme, amely: elvégzéséhez erőforrásokra van szükség, és helyszíne meghatározható, de legalábbis időtartama révén kihatással van más tevékenységek időütemezésére (pl.: technológiai várakozási idő) két konkrétan meghatározható időpont (kezdés, befejezés) között kerül elvégzésre, és meghatározhatóak a folytonosságát gátló tényezők

Erőforrások - Resources A tevékenységek végrehajtásában érintett cégek, személyek, gépek, berendezések, eszközök, alap- és segédanyagok, felszerelések, alkatrészek, részegységek típusai (kőműves), csoportjai (kőműves brigád) konkrét előfordulásai (pl.: Kovács István). A tevékenységek erőforrásainak figyelembe vétele segítséget nyújthat az ütemterv kialakításához a túlórák, a költségek, és a pontos dátumok optimális megválasztásához

Erőforrások (folyt.) A projektbe nem veszünk fel minden erőforrást, csak azokat, amelyek az adott terv részletezettségének és adott szempontoknak megfelelnek Szempontok Korlátos-e a hozzáférhetősége? Számít-e a költsége? Irányítható-e?

Nem kell erőforrásnak felvenni Ha egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt, illetve a vállalat igényeihez képest, és költsége nem számít Sokszor azonban az ilyen erőforrások vagy az elérhetőséget biztosító tevékenység, vagy a hozzáférhetőséget lehetővé tevő erőforrás képében újra jelentkeznek

Igénybevételt biztosító tevékenységet kell felvenni A projekttervben nem rögzítendő erőforrások biztosítására kell-e olyan tevékenységet felvenni, mely révén az adott erőforrás igénybevétele biztosítható? Pl.: légcserélő bekapcsolása a levegő biztosítására

Hozzáférést biztosító erőforrás felvétele A projekttervben nem rögzítendő erőforrások hozzáférhetősége érdekében kell-e más erőforrást felvenni, amelyen keresztül ezt biztosíthatjuk? Pl.: kevés vízre, de gyakran van szükség. A víz költsége elhanyagolható, de a csap, amin hozzá lehet jutni korlátos mennyiségű, mások is használják. Ekkor ez utóbbit kell helyette felvenni erőforrásként

Erőforrások típusai Anyag típusú (Material) erőforrás: egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt és a cég igényeihez képest, de a költsége számít ügyelni kell arra, hogy ugyanazt az anyagot csak egyszer vegyük fel, még ha átalakult, akkor is Munka típusú (Work) erőforrás: a projekt szempontjából korlátos egy erőforrás (időbeli) elérhetősége, hozzáférhetősége Költség típusú (Cost) erőforrás: egy egyébként Anyag csoportba sorolható erőforrás költsége csak más erőforrások költségével együttesen ér el olyan szintet, amely a projektben számottevőnek mondható

Általános erőforrások Az erőforrásokat két csoportba osztjuk aszerint, hogy tudjuk-e pontosan kiről, vagy melyik erőforrásról van szó. Tervezéskor többnyire általános (generic) erőforrásokat használunk Később, amikor már tudni lehet, ki lesz a konkrét személy, vagy melyik gépet használjuk, lecseréljük az általános erőforrásokat konkrétra.

RBS kód Az erőforrásokat RBS (Resource Breakdown System – Erőforrás Lebontási Szerkezet) kóddal strukturáljuk. A struktúra alapja lehet a szervezeti felépítés, illetve a szakképzettség is Az RBS kódrendszer kezelése központi Előzetesen kell kialakítani

A projektek csoportosítása I. Téma ill. tartalom alapján: Építési projektek Fejlesztési projektek (termék-, szervezetfejlesztési) IT projektek Logisztikai projektek Környezetvédelmi projektek Marketingprojektek stb.

A projektek csoportosítása II. Komplexitás szerint: Egyszerű projektek Komplex, összetett projektek Több projektből álló programok Mega- vagy gigaprojektek Részvétel ill. kezdeményező szervezet alapján: Belső projektek Külső projektek Részlegen belüli projektek Részlegek közötti projektek

A projektek csoportosítása III. Időtáv szerint: Rövid távú Középtávú Hosszú távú A projekt tervezése és kivitelezése a mérettől függetlenül, azonos elvek alapján történik.

A projekt életciklusa 0. Kezdeményezési fázis 1. Projektdefiniálási (célmeghatározási) fázis 2. Tervezési fázis 3. Végrehajtási, nyomon követési fázis 4. Lezárási, kiértékelési fázis

Kezdeményezési fázis Sok esetben elmarad, vagy korlátozottan az első szakaszhoz kapcsolódik olyan projektek esetében általános, amelyek létüket általánosabb szükségszerűségnek köszönhetik (pl.: termelékenység növelése) a lehetséges projektötletek közül kell kiválasztani a legéletképesebbeket

Projektdefiniálási fázis Célok visszaellenőrzése, pontosítása, mérhetővé tétele (sikerkritériumok). Termékek meghatározása Projekt határainak kijelölése (mi része és mi nem része a projektnek).

Feladatok ebben a fázisban a projekt stratégiai céljának meghatározása; a projekttel szemben támasztott megrendelői és vállalati elvárások pontosítása; megoldási ötletek összegyűjtése; megvalósíthatósági tanulmány elkészítése; projekttartalom körülhatárolása; igények pontosítása; célok megállapítása, műszaki, szakmai specifikálása, a célrendszer kialakítása;

Feladatok ebben a fázisban (folyt.) a tágabb értelemben vett technológia kiválasztása; az egyes célokhoz és elvárásokhoz sikerkritériumok kitűzése; főbb tényezők és igények (idő, költség, erőforrás) meghatározása; főbb feladatok csoportosítása (fázisterv); erőforrásigény becslése, a munkacsapat összeállítása.

Projektdefiniálási fázis (folyt.) E szakasz végén készül el a Projekt Definíciós Dokumentum (Project Charter) amely tartalmazza: Általános szinten a probléma illetve feladat meghatározását a funkcionális ill. technikai célkitűzések definiálását kijelöli a projekt hatókörét bemutatja a várható gazdasági ill. hatékonysági eredményeket leírja a minőségi követelményeket és paramétereket Opcionálisan tartalmazhatja a feltételezéseket ill. kiindulási pontokat, erőforrásigényeket és korlátokat, kockázati tényezőket és kezelésüket, valamint a projekt nagyvonalú ütemezését és szervezetét.

Tervezési fázis Feladatai: szervezeti keretek, felelősök meghatározása dokumentálás, dokumentálási szabályok kialakítása; fel kell mérni a vezetési szintek információigényét, és meg kell tervezni a kommunikáció formáit; a tevékenységfelbontási struktúra rögzítése; meg kell határozni a projekt fontosabb mérföldköveit; előzetes kockázatkezelést kell végezni a kész projekttervet alaptervnek hívják, és ez lesz a következő fázis kiindulási pontja

A tervezés során ellenőrizni kell: fel van-e véve minden szükséges erőforrás az összes erőforrásnál megfelelően be vannak-e állítva a költségadatok amennyiben programot használunk, a nyomon követés miatt minden erőforrás Alapdíj (Standard Rate) mezőjében legyen legalább 1 Ft jelképes költség

Elvárások a projekttervvel kapcsolatban A projektterv egy modell, nem csupán egy egyszerű rajz! Az általunk megadott összefüggések révén előre jelzi, szimulálja a valóságos projekt reakcióit! A helyes modellben jól elkülöníthetőek a különféle típusba tartozó bemenő paraméterek (pl.: erőforrás mennyiség, határidő, stb.) ezek alapján számolhatóak ki a projekt fontosabb értékei különféle belső számítások eredményeként

Végrehajtási, nyomon követési szakasz A projekttervnek kettős rendeltetése van modell, amely naprakészen nyilvántartja a tevékenységeket, erőforrásokat és az időfelhasználást ütemterv, mely a teljes projekt és a résztevékenységek kezdetének és végének időpontját is tartalmazza A projekt elindulása után folyamatosan ellenőrizni kell az egyes tevékenységek végrehajtását az összefüggések miatt

Végrehajtási, nyomon követési szakasz (folyt.) Célja: a rendszer működtetése, a tevékenységek előrehaladásának, az erőforrás-felhasználá-soknak nyomon követése a visszacsatolás megteremtése Jól összehangoltnak kell lennie a tervezési, szervezési, irányítási és ellenőrzési munkáknak (kontrolling és monitoring) A hangsúly a változások követésén, a várható hatások előrejelzésén és a megfelelő intézkedéseken van

Teendők a projekt végrehajtása során vezessük folyamatosan a tevékenységek előrehaladását és alakulását kövessük nyomon a költségek alakulását vigyük gépre a tényleges és várható erőforrás-felhasználási adatokat készítsünk rendszeresen helyzetelemzéseket ha szükséges, tervezzük át a még el nem készült tevékenységek ütemtervét, erőforrás-felhasználását hasonlítsuk össze a módosításokat a bázistervvel

Lezárási, kiértékelési szakasz A célok legkonkrétabb kitűzése, a leggondosabb tervezés, és a legpontosabb kivitelezés esetén is megfigyelhető bizonyos eltérés az elképzelés és a megvalósult állapot között. A projekt utolsó momentuma: a folyamat elemzése a következő feladat kapcsán azon a hibák kiküszöbölése, melyeket ezen projekt alatt vétettünk

Lezárási, kiértékelési szakasz (folyt.) készítsük el a szükséges lezáró dokumentumokat többek közt a Projekt Jegyzőkönyvet adjuk át a projekt eredményét reintegráljuk az erőforrásokat végezzünk utókalkulációkat analizáljuk a projekt lefolyását tartsunk projektzáró értekezletet

Lezárási, kiértékelési szakasz (folyt.) rögzítsük a tapasztalatokat tájékoztassuk az érintetteket kövessük nyomon a projekt utóéletét, tartsuk nyilván az esetleges karbantartási, hibajavítási eseményeket, tapasztalatokat A gyakorlatban ez a szakasz a legelhanyagoltabb területe a projektmenedzsmentnek, pedig ezzel lehetne „önállóvá” tenni a projektirányítási rendszerünket

Projektterv készítésének szakaszai Négy elvet kell betartani a helyes projektterv készítése érdekében: az eszközválasztás elve; a szabadság elve; a pontosság elve; a fokozatosság elve.

Eszközválasztás elve Ezen elv lényege, hogy minden összefüggést a maga eszközével ábrázoljunk! időtől való függést naptárakkal, mérföldkőhöz rendelt korlátokkal logikai függőségeket kapcsolatokkal, kapcsolati időkkel erőforrásokból eredő függőségeket erőforrás-kezelési lehetőségekkel

Szabadság elve Ez az elv azt mondja ki, hogy kerülni kell a tervben az indokolatlan kötöttségeket!

Pontosság elve A tervnek a legjobb tudásunk szerinti várható állapotot kell tükröznie, és nem az elvárásokat! az elvárásokat fel kell tüntetni, és törekedni kell az elérésükre, de semmiképpen nem torzíthatják el a tervet

Fokozatosság elve a tervezés során az általánostól a konkrét, a korlátok figyelmen kívül hagyásától a korlátok figyelembe vétele felé haladunk.

A tervezés általános menete Fiktív kezdési dátum mellett nem számolunk semmilyen korláttal, csak a tevékenységek elvi összefüggéseivel foglalkozunk. Addig dolgozunk így, amíg össze nem áll a projekt „gerince”. Átütemezzük a projektet egy elfogadható kezdésre, befejezésre. Figyelembe vesszük a korlátainkat idő, erőforrás illetve költségszinten

Lépések a korlátok figyelembe vétele nélkül Naptárak meghatározása A főbb tevékenységek felvétele, elkülönítése, illetve felbontása Mérföldkőtervezés A logikai függőségek meghatározása A projekt átütemezése valós kezdésre Ha nem megfelelő a projekt átfutási ideje, pontosítunk a kapcsolatokon, vagy más technológiát választunk Hozzárendeljük a szükséges erőforrástípusokat

Lépések a korlátok figyelembe vételével Határidők kezelése Erőforráskorlátok figyelembevétele Költségkorlátokkal való számolás A túlterhelések megszüntetése ha egy erőforrást nagyobb mértékben veszünk igénybe, mint amilyen mértékben rendelkezésünkre áll, akkor ezt túlterhelésnek nevezzük. Szükség esetén átütemezzük a projektet, vagy egyes helyeken más technológiát választunk

A tervezés folyamata Időtervezés Feladattervezés Erőforrás-tervezés Költségtervezés

Időtervezés Főbb problémák: Nem tudjuk határidőre befejezni a projektünket. Bizonyos határidők nem tarthatók. Bizonyos időintervallumokban nem áll rendelkezésünkre megfelelő mennyiségű erőforrás Az erőforrások felhasználása nem egyenletes Túlzottan szét vannak forgácsolva az egyes erőforrások munkái Az adott projektlépcsőhöz nem áll az adott időpontban megfelelő összeg rendelkezésre

Feladattervezés A feladattervezés adja a későbbi időtervezés gerincét. A feladattervezés elején nem veszünk figyelembe semmilyen idő- és erőforráskorlátot. Úgy kell gondolkodnunk a tervvázlat összeállítása során, mintha korlátlanul állnának rendelkezésünkre az erőforrások, és nem is volnának határidők. Egyetlen korlát a választott technológia. A megadott időtartamokhoz erőforrásigény (nem készlet) is tartozik!

Erőforrás-tervezés Az erőforrás-tervezés, erőforrás-gazdálkodás központi problémája a meglevő erőforrások optimális felhasználása, az esetleges túlterhelések elkerülése, elhárítása. A túlterhelés nem egyenlő a túlórával!!! a túlóra munkaszervezési módszer a túlterhelés tervezési hiba, ki kell javítani!

Költségtervezés A költségtervezés során különféle vizsgálati módszerek segítségével tervezzük, illetve figyeljük a projekt költségeit. Program használata esetén kétféle költségtervezési, költségkezelési módszerrel, illetve ezek kombinációival számolhatunk. beépített költségkezelési képességek egyéni és számolt mezők felhasználása

Projektben érdekelt szereplők Stakeholder (projekt érdekeltje) Projektmenedzser (PM) Projektmunkacsapat (team) Menedzsment Szponzor, projektfelügyelő Megrendelő

Stakeholder Az a személy vagy embercsoport, akinek valamilyen érdekeltsége fűződik a projekthez: aki befolyásolja a projekt megvalósulását akire a projekt hatással van Típusai: Külső (vevő, beszállító, alvállalkozó) Részben belső (menedzserek, különböző funkcionális egységek) Belső (projektmenedzser, projekttagok)

Projektmenedzser (PM) felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért és a kitűzött célok eléréséért irányítja, ellenőrzi és értékeli az egyes csapatok munkáját rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyelőt előrehaladásról pillanatnyi állapotról döntést igénylő kérdésekről elsősorban ő tartja kézben a projektfolyamatot jártas a projektteam vezetésében

A jó PM ismérvei Pozitív gondolkodás Jó általános vezetői kézség Megfelelő szervezői kézség Kitűnő kommunikációs kézség Széleskörű szakmai ismeretek Ismeri a tervezési, ellenőrzési és dokumentációs módszereket Vállalat megfelelő ismerete Feladatátruházás és hatáskörmegosztás képessége Képesség teammunka vezetésére

A jó PM ismérvei II. Készség tények összekapcsolására, elemzésére, csoportosítására és következtetések levonására Lényeges és lényegtelen megkülönböztetésének képessége Képesség a távlati célok szem előtt tartására Stratégiai problémák gyors felismerése Konfliktusoknál szembenéző magatartás Emberismeret és szakértelem a személyi kérdésekben

PM feladatai Kommunikáció biztosítása projektszereplők között Felelősségek, hatáskörök meghatározása Megfelelő munkalégkör kialakítása Konfliktuskezelés Munkavégzéshez személyi és tárgyi feltételek megteremtése A csapat munkájának irányítása

PM feladatai II. Részvétel a projekt tervezésében célmeghatározás feladatfelbontás (WBS) erőforrás és határidő meghatározása Jelentés készítése a projekt eredményeiről Projekt végrehajtásának ellenőrzése Nyomon követés Dokumentálás

Projektmunkacsapat (team) A munkacsapat összetétele nagymértékben befolyásolja a projekt sikerét Akkor produktív, ha többféle munkastílusú tag van benne, azaz vannak: szakmailag naprakész gyakorlatias kreatív precíz nyitott kritikus egyéniségek.

Projektmunkacsapat (team) II. A komplett projektterv elfogadásával válik véglegessé A tagok az általuk végzendő tevékenységek időtartamától függően máskor vesznek részt a munkában Lehet külső (nem vállalatnál dolgozó) személy is pl.: beszállító vagy ügyfél Ideiglenesen jönnek létre  meg kell tanulni együtt dolgozni és kommunikálni

Projektcsapat időbeli felépítése alakulás ütközés normalizálódás teljesítés lezárás

Team feladatai Rábízott tevékenységek, feladatok végrehajtása határidőre (adott költségkereten belül, rendelkezésre álló erőforrásokkal, előírt minőségben) Feladathoz szükséges input-elvárások pontos meghatározása Információ átadása a felmerülő változásokról a követő tevékenység felelősének Tevékenységek, feladatok végtermékének átadása Beszámoló a PM-nek (kommunikációs terv alapján)

Team hatásköre Javaslatot tehet a projektterv módosítására (megfelelő indoklással) A rábízott tevékenységek, feladatok keretein belül önállóan dönt azok végrehajtásáról

Menedzsment Csoportvezetők, helyettesek tartoznak ide Funkcionális szerepük nagyban befolyásolja a projekt sikerét Meghatározza a projekt célját (PM ez alapján készíti el a tevékenységfelelős mátrixot  melyik részleg mit csinál, ki a felelős) Segít a személyzettel és teljesítménnyel kapcsolatos feladatok megoldásában PM-mel szoros kapcsolat, folyamatos kommunikáció PM beszámolókat készít a menedzsmentnek

Szponzor, projektfelügyelő Megrendelő képviselője felelőssége a megfelelő hatáskör biztosítása a projektirányító bizottságnak és a projektvezetőnek (a cél megvalósításához) A projektfelügyelő azon területek felelős vezetője, melyek a projekt célkitűzései leginkább érintenek pl.: ágazati igazgató, igazgató Egy személy egyidejűleg több projektet is felügyelhet

Feladatai Részvétel a tevékenységfelelős mátrix elkészítésében Kapcsolattartás a funkcionális menedzsmenttel a projekt maradéktalan megvalósításáért Projekt érdekeinek megvédése Felmerülő problémák megoldása PM-mel közösen

Megrendelő Az a személy, aki dönt a projekt indításáról akinek a költségvetéséből fedezik a projektet akinek a legnagyobb befolyása van a különböző dolgok megvalósítására pl.: vezérigazgató, ágazati igazgató, vezetői értekezlet, egy részvénytársaság operatív irányító testülete