Jelentések Munkakezdő jelentések Időközi jelentések Támogatási szerződés által meghatározott időpontokban és/vagy mérföldkövenként Tartalma: az adott időszak alatt elért eredmények részletes bemutatása, a pályázatban használt eredménymutatók alkalmazásával, esetleges eltérések leírása, részletes indoklása
Kötelezően csatolandó dokumentumok: Építési beruházás esetén építési napló összhangban az alvállalkozói szerződésekkel, Eszközbeszerzés esetén megrendelés visszaigazolása, szállítólevél, megfelelőségi nyilatkozatok, átadás-átvételi jegyzőkönyv, üzembe helyezés dokumentumai Szolgáltatások esetén az elkészült tanulmányok, felmérések, a támogató által kért formában Humánerőforrás fejlesztő projektek esetén a tananyagok, jelenléti ívek, vizsgaeredmények
Az adott időszakra vonatkozó pénzügyi beszámoló a szakmai teljesítéssel összhangban Esélyegyenlőség igazolását bemutató dokumentáció Foglalkoztatási adatok, kiemelve a hátrányos helyzetű csoportok részvételi arányát Fenntarthatóság elvének megvalósulásának igazolása Környezettudatos magatartás a projekt teljes időszaka alatt
Zárójelentés + A projekt rövid összefoglalása mérföldkövenkénti eredmények bemutatása + eredményindikátorok megvalósulása, összevetése a pályázatban tervezett eredményekkel + A projekt hatása a szervezet versenyképességére
+ továbbfejlesztés lehetőségei + vertikális + horizontális irányban + eredmények közzétételének módja, eddigi visszhangok + a rendelkezésre bocsátott források optimális felhasználásának igazolása
Utánkövetési időszak jelentései A támogatási szerződésben meghatározott időszakonként készítendő A létrejött multiplikátor hatás bemutatása A tervezett fejlődési irányok és ütemük megvalósulásának bemutatása A horizontális elvek folyamatos érvényesülése
Szerződésmódosítás Minden szerződésnél lehetőség van szerződésmódosításra!!! Az egyedi támogatási szerződésben meghatározott feltételek mellett!
Tipikus esetek - Pontatlan költségkalkuláció - Tényleges bekerülési költség magasabb - Tényleges bekerülési költség alacsonyabb - Alvállalkozók változása - Alvállalkozó szerződést bont - Alvállalkozó elhalálozik - Alvállalkozó nem megfelelően teljesít
- Szállító változása - Szállító szerződést bont - Szállító kivonul a piacról - Szállító értékesítési jogosítványát megvonják - A támogatott nagyságrendekkel jobb ajánlatot kap - Technológia változása - Korszerűbb technológia piacra kerülése - Technológia betiltása (környezetvédelem) - A támogatott lényegesen jobb ajánlatot kap
- Támogatott jogi státusza változik - Összeolvadás - Átalakulás - Tulajdonos váltás - Jogszabályi változások - Pl: EU csatlakozás hatása egyes szervezetek tevékenységi körére
Bejelentési kötelezettség A projekt menetét befolyásoló összes és jelentős változást be kell jelenteni!! Szervezeti változások Aláírási jog változása Számszaki eltérések Foglalkoztatottak mennyiségi és minőségi változása Határidők módosulása
Bejelentkezési kötelezettség alá nem eső változások Elszámolási időszakon belüli munkafázisok átcsoportosítása ha a projekt megvalósulását nem gátolja A támogatási szerződésben nem szabályozott részletekben történő eltérés (pl: kék helyett zöld ajtó)
A szerződésmódosítás folyamata A módosítás szükségességének felismerése A módosítás tárgyának meghatározása Módosítási szándék jelzése a támogatónak Módosításnak a támogató által kért formába öntése Módosítási kérelem benyújtása Módosítási kérelem hiánypótlása
Általában a kapcsolódó pénzügyi módosítások előkészítése Indikátorok módosítása Módosítás elfogadása, vagy elutasítása Elutasítás esetén a módosítás újragondolása A támogatási módosítása A projekt módosított folytatása
A szerződésmódosítás következményei A projekt megvalósítási módjának újragondolása Növekszik a támogató ellenőrzésének gyakorisága Tágul az ellenőrző szervek köre
Dokumentálás Módja: Az összes kapcsolódó szakmai és pénzügyi dokumentum egy példányát elkülönítetten kell kezelni és tárolni Ideje: Általában a zárást követő 5 év, de jogszabály másképp is rendelkezhet Helye: A szervezet székhelyén, vagy a bejelentett iratőrzés helyén