Adatbáziskezelés Microsoft Access

Adatbázis létrehozása FÁJL menü/ Új A megjelenő munkaablakból: Üres adatbázis parancs FÁJL menü/ Megnyitás paranccsal: már meglévő adatbázisok megnyitása FÁJL menüből elérjük az utoljára használt adatbázisokat is

Adattábla létrehozása Az adatbázis mentése után megjelenő ablakban kiválaszthatjuk, hogy milyen objektummal kívánunk dolgozni Vagy: Beszúrás menü/ Tábla parancs Válasszuk a tervező nézetet! (itt megadhatjuk a tábla szerkezetét, mezők hosszát) Mezők neve: max 64 karakter, nem tartalmazhat pontot, felkiáltójelet vagy szögletes zárójelet

Tábla szerkezetének módosítása Tervező nézetben! Megváltoztathatjuk a mezőnevet, adattípust, címet, mezők tulajdonságait Néhány módosítás adatvesztéshez vezethet, ilyenkor figyelmeztetést kapunk az adatbázis-kezelőtől

Tábla szerkezetének módosítása Mezők sorrendjének módosítása Új mező beillesztése már meglévő mező fölé Mező törlése Mezőből- elsődleges kulcs

Adattábla importálása Másik adatbázisból ( mdb-Access, dbf-dBase) Excel fájlból (xls-Excel) Szövegfájlokból (txt-táblázatos elrendezés esetén)- varázslók támogatják, megadhatjuk a mezőket határoló karaktereket (szóköz, tabulátor stb.)

Navigálás a rekordok között Aktuális rekord: amire a következő művelet vonatkozik Rekordra pozícionálunk: ha a kijelzőt egy rekordra állítjuk Ha a rekordok azonosításához szükséges mezőket mindig látni szeretnénk: jelöljük ki, majd Formátum/Oszlop rögzítése Navigálás billentyűzettel (Home, End, Tab, Shift+Tab, kurzormozgató billentyűk,Ctrl+Home, Ctrl+End, PageDown, PageUp, Ctrl+PageDown, Ctrl+Pageup )

Rekordok rendezése Egy mező szerinti rendezés: kattintsunk a mező valamelyik cellájára, majd Rekordok/Rendezés Több mező szerinti rendezés: helyezzük egymás mellé a mezőket, majd jelöljük ki őket; majd: Rekordok menü/Rendezés parancs Ha gyakran és többféle mező szerint kell a rekordokat átrendezni, célszerű a megfelelő mezők alapján indexeleni

A tábla szűrése Csak egy megadott feltételnek megfelelő rekordokat jelenítjük meg, a többi rekordot elrejtjük A szűrés módjai: Szűrés kijelöléssel: egy meghatározott értéket tartalmazó rekordokat jelenítünk meg Szűrés kizárással: egy meghatározott értéket nem tartalmazó rekordokat jelenítünk meg Szűrés űrlappal és irányítva: bonyolultabb feltételek esetén Szűrés kikapcsolása: Rekordok menü Szűrés/Rendezés törlése Az utoljára beállított szűrőfeltételeket újra bekapcsolhatjuk: Rekordok menü Szűrés/Rendezés

Egyszerű lekérdezések Összetett lekérdezések

1. Egyszerű lekérdezések

Típusai Választó lekérdezések: már kész táblákból gyűjtenek információkat - rendezhetjük az adatokat, elhagyhatjuk a fölösleges mezőket, kilistázhatunk egyszerű v. összetett feltételeknek megfelelő rekordokat,csoportokat képezhetünk belőlük, különböző összesítéseket számolhatunk ki, több tábla összetartozó értékeit jeleníthetjük meg Pl: listázzuk ki egy osztályban a vidéki tanulók névsorát; számítsuk ki a tanulók jegyeinek átlagát Módosító lekérdezések: műveleteket végeznek táblákkal - új táblákat hoznak létre, megváltoztatják a rekordokat, új rekordokat fűznek egy már meglévő táblához, törölnek adatokat Pl: növeljük meg a raktárkészletben szereplő áruk egységárát 6%-kal; töröljük azoknak az olvasóknak az adatait, akik legalább egy éve nem kölcsönöztek könyvet

Feltételek a lekérdezésekben A rekordokat a mezőkre vonatkozó feltételekkel választjuk ki A lekérdezés eredményében azok a rekordok szerepelnek, melyekre teljesül a feltétel A kiválogató feltétel (szűrőfeltétel) – megfogalmazása operátorokkal Operátor: az adatokból újabb adatot képező művelet vagy függvény, eredménye egy logikai érték (Igaz vagy Hamis)

Összehasonlító operátorok =, < (kisebb), > (nagyobb), <= (kisebb vagy egyenlő), >= (nagyobb vagy egyenlő), <> (nem egyenlő) Pl. <=1986; <> „Budapest”; <„L”; >#2001.01.01#; =igen

Lekérdezések létrehozása Beszúrás menü/Lekérdezés parancs Új lekérdezés ablakból válasszuk a Tervező nézetet! A Tábla megjelenítése ablakból adjuk hozzá a szükséges mezőket tartalmazó táblát vagy táblákat Tervező nézet (QBE-rács) rovatai: Tábla Mező Rendezés Megjelenítés Feltétel

A mezők hozzáadhatók a tervezőrácshoz Egérrel történő mozgatással vagy Kettős kattintással A lekérdezésnek megfelelő rekordok megtekinthetőek: Adatlap nézetben (Nézet menüből vagy eszköztárról) Futtatással (választó lekérdezések esetén a futtatás egyenértékű az Adatlap nézettel) Lekérdezés módosítása: Tervező nézetben, felvehetünk vagy törölhetünk mezőket, megváltoztathatjuk a rendezést, módosíthatjuk a feltételeket

Helyettesítő karakterek –szöveg típusú mezőkre vonatkozó feltételek megfogalmazásában- * Bármilyen karakter vagy karakterek ? Egyetlen tetszőleges karakter # Egyetlen tetszőleges számjegy [karakterlista] A listában szereplő egyetlen karakter [!karakterlista] Egyetlen, a listában nem szereplő karakter Helyettesítő karakterek alkalmazásakor: Like kulcsszó használata, az Access esetében nem kötelező beírni, mert automatikusan beilleszti Pl. „L*” – azok a szavak, amelyek L betűvel kezdődnek; „*bor*” – azok a szavak, melyekben előfordul bor karaktersorozat; „[A-EMP ]*”- kiválasztja azokat a szavakat, melyeknek kezdőbetűje A és E közé esik, vagy M, vagy P

További operátorok In () Between… and…. Not Is Null Is Not Null Ha egy mezőnél többféle értéket engedünk meg; pl. In („Budapest”; „London”; „Párizs”) vagy In (1; 2; 5; 9) Between… and…. Egy zárt intervallumot adunk meg; Pl. Between 100000 and 200000 Not Egy feltétel ellentettjét fejezzük ki; Pl. Not In („Budapest”; „London”; „Párizs”) Is Null Is Not Null Üres rekordok kiválasztása Nem üres rekordok kiválasztása

Paraméteres lekérdezések A felhasználó adhatja meg, hogy milyen paraméter szerinti rekordokra kíváncsi, pl. melyik városban lakó személyek adatait szeretné kilistázni Írjuk be a felhasználónak szánt üzenetet a tervezőrács Feltétel sorába szögletes zárójelek között: [Melyik város?] Ha átváltunk Adatlap nézetre, akkor megjelenik egy párbeszédablak, amelybe beírhatjuk a város nevét Pl.<[Felső korlát?]; Like [kezdőbetű?] & „*”

1. Összetett lekérdezések

Egy lekérdezésben több szűrőfeltételt megadhatunk = összetett feltétel Egy vagy több mezőre vonatkozhatnak Logikai operátorokkal kötjük össze a műveletek értéke igaz vagy hamis lehet a lekérdezésben azok a rekordok szerepelnek, melyeknél a feltételek kiértékelése igaz eredményre vezetett

Logikai operátorok And – „és” művelet, eredménye akkor igaz, ha az összekapcsolt feltételek mindegyike igaz Or – „vagy” művelet, eredménye akkor igaz, ha az összekapcsolt feltételek közül legalább az egyik igaz Not – „nem” művelet Sorrend: „nem”, „és”, „vagy”; sorrend megváltoztatása: zárójelek alkalmazásával

Összetett feltételek a tervezőrácsban Gyakran nem kell kiírni a logikai műveleteket A mezők neve alatt egy sorban levő feltételeket „és” köti össze Az egymás alatti sorokban levő feltételeket „vagy” köti össze Vigyázat! Értelmezzük át a hétköznapi megfogalmazást: pl. „a budapesti és pécsi lakosok” = Budapest Vagy Pécs

Számított mezők

Kifejezések a lekérdezésekben A számított mezők kifejezéseket tartalmaznak A kifejezésekben szerepelnek: konstansok (konkrét számok, szövegek, dátumok), mezőnevek, műveleti jelek (operátorok) és függvények Pl. [Egységár]*1,2; #2001.01.01.# - [születési dátum]; [Város] &”,” & [Utca]

Számított mező létrehozása Kifejezést írunk a tervezőrács mezőnév sorába A kifejezésben azokra a mezőkre hivatkozhatunk, melyek szerepelnek a lekérdezésbe felvett táblák között Az adatbázis-kezelő a kifejezés elé illeszti a „Kif1” karaktersorozatot, ezt jeleníti meg Adatlap nézetben a mezőnév helyén A kifejezéseket szerkeszthetjük a Kifejezésszerkesztő ablakban

Függvények a lekérdezésekben Szövegkezelő függvények: Left(szöveg;n): a szöveg első n karakterét adja vissza Right(szöveg;n): a szöveg utolsó n karakterét adja vissza Mid(szöveg;kezdőpozíció;karakterszám): a szövegből a kezdőpozíciótól kezdve karakterszám darab karaktert emel ki Len(szöveg): a szöveg karakterszámainak számát határozza meg Dátumfüggvények: Date(): az aktuális dátumot adja meg Now(): az aktuális dátumot és időt adja meg Year(dátum): kiemeli a dátumból az évet Month(dátum): kiemeli a dátumból az évet Day(dátum): kiemeli a dátumból az évet Matematikai függvények: Kerek(szám; tizedesjegy): a számot a megadott tizedesjegyre kerekíti Abs(szám): egy szám abszolút értékét adja meg Sqr(szám): egy szám négyzetgyökét adja meg

Kifejezések a szűrőfeltételekben A kifejezéseket nemcsak a számított mezők létrehozásához, hanem a lekérdezés feltételeinek megadásához is felhasználhatjuk A tervezőrácson a feltétel sorba kell beírni PL. Left([Előadó];2)="Al"

Összesítés és csoportosítás Mire vonatkozhat: Összes rekordra vagy Rekordok egy csoportjára Összesítő lekérdezés létrehozása: Nézet menü/Összesítés vagy Összesítés ikon: A tervezőrács kibővül az Összesítés sorral, melynek legördülő listájából a következő függvényeket választhatjuk ki:

Aggregáló függvények Sum: összeadja a mezőben található értékek Avg: átlagoljaa mező adatait, csak a nem üres mezőket veszi figyelembe Min: kiválasztja a mezőben előforduló legkisebb értéket Max: megadja a mezőben előforduló legnagyobb értéket Count: megszámlálja, hogy a mező hány rekordnál tartalmaz valamilyen értéket. Az üres mezőket nem veszi figyelembe.

Rekordok csoportosítása Azonos értékű mezőket tartalmazó rekordokból =>csoportok –összesítő lekérdezéssel Összesítés sorában kiválasztani: Group by Feltételek a csoportosításban: mezők csoportosításában is megadhatunk szűrőfeltételeket a lekérdezésekben: A megjelenítésre vonatkozó feltételek: a Feltétel sorokba írt kifejezések határozzák meg, hogy a csoportok közül melyek jelennek meg az eredménytáblában A rekordokra vonatkozó feltételek: mely rekordok vegyenek részt a csoportosításban – Összesítés sorban kiválasztani: WHERE; Feltétel sorban: tetszőleges feltétel megadható

Módosító lekérdezések Frissítő Törlő Hozzáfűző Táblakészítő

1. Frissítő lekérdezések Egy tábla meglévő rekordjait módosítjuk Pl. Ár növelése 10%-kal: Létrehozunk egy választó lekérdezést majd a Lekérdezés menü/ Frissítő lekérdezés parancsával átalakítjuk a típusát Módosítás sorba beírni az új adatot meghatározó kifejezést Alkalmazhatunk szűrőfeltételeket: Feltétel sorban

2. Törlő lekérdezés A feltételeknek megfelelő rekordokat törli az adattáblából Lekérdezés létrehozása, majd Lekérdezés menü/ Törlő lekérdezés

3. Hozzáfűző lekérdezés Egy meglévő táblához adunk újabb rekordokat, az új rekordok forrása egy másik tábla lehet Lekérdezés menü/Hozzáfűző lekérdezés Megadhatunk szűrőfeltételeket is

4. Táblakészítő lekérdezés Ha új táblát hozunk létre és töltünk fel rekordokkal. Az új tábla létrehozásának célja: Biztonsági másolat készítése Importált tábla normalizálása Régi rekordok archiválása, pl. törlés előtt Gyakran változó adatok egy bizonyos időpontban fennálló értékének mentése Elkészítésének módja: Vegyük fel a rekordforrásként szolgáló táblát a lekérdezésbe Válasszuk a Lekérdezés menü/Táblakészítő lekérdezés A megjelenő párbeszédablakba írjuk be az új tábla nevét Jelöljük meg a tervezőrácsban az új táblába kerülő mezőket Szűrőfeltételt is megadhatunk

Jelentések

Jelentés: A tábla vagy lekérdezés nyomtatásra alkalmas formában történő megjelenítése. Lehetőségek: Oldalak számozása Élőfejek, élőlábak Csoportosítás és összesítés

A jelentés típusai: A jelentés nézetei: Oszlopos: a rekordok egymás alatt, gyakran: egy oldalon csak egy rekord Táblázatos: az adatokat táblázatos formában jeleníti meg, a táblázat egy sora felel meg egy rekordnak A jelentés nézetei: Tervező: a jelentés összetevőit mutatja. Itt végezzük el a tulajdonságok módosítását Nyomtatási kép: a kinyomtatásra kerülő formában mutatja a rekordokat Elrendezés: nyomtatási képhez hasonló, de csak néhány rekordot jelenít meg; nagyméretű táblák esetén használjuk

Jelentés létrehozása Beszúrás menü/ Jelentés parancs vagy adatbázis ablak/Jelentések objektum/Új ikon Autojelentés: automatikusan hoz létre nyomtatási tervet Varázslóval: legcélszerűbb; utólag Tervező nézetben módosítható

A jelentés Tervező nézete A jelentés szakaszai: Jelentésfej: a jelentés elején megjelenő felirat Oldalfej: az oldalak tetején olvasható információ Törzs: a jelentésben szereplő mezőket tartalmazza Oldalláb: minden oldal alján megjelenő információk Jelentésláb: a jelentés végén nyomtatásra kerülő adatok Csoportfej: csoportosítás esetén, a csoportok elején Csoportláb: csoportok végén

Vezérlőelemek a jelentésben (az Eszközkészlet – megnyitni Nézet menüből) Aa Felirat: Szöveget írhatunk a jelentésbe (állandó) ab| Beviteli mező: Mező tartalmának megjelenítéséhez vagy számított mező létrehozásához Kép: Képet illeszthetünk a jelentésbe Oldaltörés: Oldaltörést írhatunk elő a jelentésbe Vonal: Egyenes vonalat rajzolhatunk a jelentésbe Téglalap: A jelentés egyes részeit keretezhetjük be

A jelentés módosítása (Tervező nézetben) Új mező felvétele: Nézet menü/Mezőlista Számított mező létrehozása: Beviteli mezőbe írjuk a kifejezést, elé „=” jelet teszünk Kijelölt vezérlőelem vagy szakasz tulajdonságainak módosítása: Nézet menü/Tulajdonságok Egész jelentés kijelölése: katt. az ablak bal felső sarkában lévő négyzetre Lap beállításai (margók, lapméret, tájolás): Fájl menü/oldalbeállítás

Csoportosítás és összesítés a jelentésben Jelentés létrehozása során Utólag: Nézet menü/Rendezés és csoportosítás Csoportosítás törlése: a Rendezés és csoportosításban kijelölni a megfelelő sort, majd Delete

Diagramok készítése Beszúrás menü/Jelentés- diagram varázsló Az elkészült diagramot Tervező nézetben módosítjuk

Űrlapok

A rekordok áttekinthető megjelenését és kényelmes kezelését biztosító ablak Az űrlapon megjelenő rekordokkal ugyanolyan műveleteket végezhetünk, mint az adattábla esetén: módosíthatjuk a mezők tartalmát, törölhetünk egy meglévő rekordot vagy felvehetünk egy újat

Az űrlapok típusai: Oszlopos: az ablakban egyetlen rekord Táblázatos: több rekord-táblázatos formában Adatlap: u.a, mint a Táblák adatlap nézete Kimutatás: az adatok különböző szempontok szerinti elemzéséhez Diagram Az űrlap nézetei: Tervező: elemek elrendezéséhez, tulajdonságok módosításához Űrlap

Űrlap létrehozása és módosítása Létrehozás: Beszúrás menü/Űrlap parancs, vagy adatbázis ablak/Űrlap objektum/ Új ikon Válasszuk az Űrlap varázslót vagy Autoűrlapot (utóbbit csak akkor, ha az űrlapon minden mezőnek szerepelnie kell) Űrlap utólagos módosítása: Tervező nézetben

Az adatbevitel ellenőrzése Alapértelmezett érték Érvényességi szabály Beviteli maszk

Az alapértelmezett érték: új rekord esetén az adatbázis-kezelő beírja a mezőbe az alapértelmezett értéket, a felhasználó ezt módosíthatja Az érvényességi szabály: ha a begépelt érték ennek nem felel meg, hibaüzenetet kapunk. A hibaüzenet szövegét az Érvényesítési szöveg adattulajdonságnál adjuk meg. Pl. In („Pécs”; „Győr”) A beviteli maszk: a mezőbe írható karaktereket korlátozza, szerkesztését varázsló segíti

A beviteli maszk legfontosabb karakterei Beírható karakter Kötelező Nem kötelező Számjegy 9 Számjegy, szóköz, előjel # Betű ? L Betű vagy számjegy A a Bármilyen karakter & C Pl. Postai irányítószám: 0000; autók rendszáma: LLL-000

Többtáblás adatbázisok

Kapcsolatok kialakítása Két tábla összekapcsolásához: közös mező (kapcsolómező), mely az egyedek egyazon tulajdonságait tartalmazzák Egy-több fokú kapcsolat: fölérendelt-alárendelt tábla; fölérendelt táblában: kapcsolómezőt indexelni kell, és nem tartalmazhat azonos értékeket a különböző rekordoknál (ilyen a tábla kulcsa) Egy-egy fokú kapcsolat: ha a kapcsolómező az alárendelt táblában szintén egyedi indexszel rendelkezik

Táblák összekapcsolása: Eszközök menü/Kapcsolatok vagy az eszköztárról a Kapcsolatok ikon Új tábla hozzáadása: Kapcsolatok/Tábla hozzáadása vagy helyi menü/Tábla hozzáadása Tábla törlése a Kapcsolatok ablakból: Delete gombbal Kapcsolat kialakítása: fogjuk meg az egérrel az egyik tábla kapcsolómezőjét, és húzzuk rá a másik tábla megfelelő mezőjére Megjelenik a Kapcsolatok szerkesztése ablak, itt módosíthatunk Kapcsolat törlése: kattintsunk az összekötő vonalra, majd nyomjuk le a Delete billentyűt

A hivatkozási integritás: a közös mezők miatt az összekapcsolt táblák adatai nem módosíthatók egymástól függetlenül Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése: engedélyezi a mező módosítását a fölérendelt táblában, és azonos módon megváltoztatja az alárendelt táblában is a a mező tartalmát Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése: engedélyezi a fölérendelt táblából rekord törlését, és törli az alárendelt táblákból is a kapcsolódó rekordokat

Végre vége!!! 

Folytatása következik nemsokára…  