Üzleti kommunikáció A vállalat bármely tevékenysége a kommunikáció közvetítésével valósul meg. Emberi lények közti alapvető kölcsönhatási folyamata. Célja: változás végrehajtása, egy cselekvés befolyásolása. (cselekvések kenőanyaga) Magatartás /érzelmek /viselkedés /vélemény befolyásolása-megváltoztatása A kommunikáció egy (a legfőbb) eszköz ennek elérésében.

Bürotika 2. előadás Üzleti kommunikáció

A vezetés és a kommunikáció viszonya

Egy vezetőnek miért fontos kommunikatívnak lenni? Mert meg kell értetnie magát azokkal, akikkel kapcsolatba kerül. E nélkül nem lenne megfelelő hatékonyságú a munkája. Ezért a hibás kommunikáció minden más hiányosságnál jobban érinti a vezetői eredményességet. A vezetőnek közölnie kell a többiekkel mindent, amit szükséges ismerniük, gondolniuk, vagy cselekedniük az együttműködés során. De kölcsönösen meg kell ismernie a többiek gondolatmeneteit is… Időnként a vezetőnek kell elindítania a folyamatot, elébe menni a kommunikációnak.

A vezetés célja a kommunikációval információszerzés célok folyamatok utasítás tájékoztatás motiválás

A vállalati kommunikáció mindig egységes legyen. Ez csak integrált kommunikációval valósítható meg (mind tartalmi, mind szervezeti értelemben).

Hogyan készítsünk kommunikációs tervet? Tartalmi elemek (1): Az alaphelyzet leírása (a kommunikációs probléma megfogalmazása) A célcsoportok meghatározása A kommunikációs célok és az alapelvek meghatározása

Hogyan készítsünk kommunikációs tervet? Tartalmi elemek (2): Az üzenetek (elsődleges, másodlagos stb.) megfogalmazása A kommunikációs eszközök (pl. médiamegjelenések, webkommunikáció, hirdetések, közvetlen elérés stb.) meghatározása célcsoportonként Az erőforrásigény és a várható költségek meghatározása

Szabályok és javaslatok „Először tisztázd magadban, amit mondani fogsz vagy tenni akarsz. Ne beszélj és ne cselekedj a pillanat hatására vagy a gondolatot, tisztánlátást és tettet megzavaró erős érzelmek hatására” Ismerni kell a befogadót, így tudni fogjuk, hogyan kell hozzájuk szólni… Az embereket jobban foglalkoztatja a jelen, mint a jövő. Azonnali nyereség orientáltak az emberek.   mit akarunk mondani érdeklődés felkeltése megfelelő megértés elősegítése (megfelelő és minőségű információ, megfelelő megfogalmazás) ismétlés, ha szükséges visszacsatolás (megfelelő kérdésekkel) végrehajt(at)ás

A vállalati kommunikáció célcsoportjai dolgozók tulajdonos(ok), befektető(k) ügyfelek média kormányzat szakmai-társadalmi szervezetek piaci szereplők (versenytársak, partnerek)

Hogyan kommunikáljunk a dolgozókkal? Vezető-beosztott személyes kapcsolata: A vezetőnek kell kezdeményezni a kommunikációt, dinamikusnak kell lennie. A többieket tájékoztatni kell , konzultálni kell velük a munka/feladat hatékony elvégzése érdekében. Meg kell hallgatnia a beosztottjait. Meghallgatni és pontosan megérteni éppoly fontos, mint beszélni és megértetni magát. 4. Meg kell fejteni az emberek szándékát, indítékait, hogy mit miért mondtak, tettek.

Kommunikáció a dolgozókkal vállalati újság közlemények rendezvények intranet stb.

Kommunikáció a tulajdonosokkal, befektetőkkel negyedéves jelentések éves jelentések közgyűlés befektetői közlemények stb.

Kommunikáció az ügyfelekkel reklámok vásárlásösztönzés ügyfélkapcsolati kommunikáció személyes eladás webkommunikáció arculat stb.

Kommunikáció a médiával sajtótájékoztatók, háttérbeszélgetések sajtóközlemények interjúk stb.

A vállalati kommunikáció tipikus belső területei Alkotó technikák Értekezletek Prezentációk

Alkotó technikák brainstorming brainwriting fordított brainstorming Delphi módszer 635 módszer NCM …

Értekezletek, konferenciák lebonyolítása előzetes tervezés követelmények az értekezlettel szemben lebonyolítás bejelentkezés találkozóra segítők jegyzőkönyvek, emlékeztetők, levelek értékelés

Előzetes tervezés kezdés és befejezés a résztvevők száma teremigény időbeosztás szállásigény étkezés (reggeli, ebéd, vacsora, svédasztal, büfé, bankett) különleges berendezések (írásvetítő, diavetítő, video-kivetítő, LCD kivetítő, episzkóp, hangosítás, tolmácskészülék, magnetofon, flipchart, filmvetítő, tv- és videokészülék, személyi számítógép, tábla, stb.) a résztvevők adatai

Az értekezlet célja előre meg kell határozni problémafeltárás, meghallgatás problémamegoldás, ötletgyűjtés döntés-előkészítés döntés információszerzés, informálás informálás

Az értekezlet menete cél, napirend felkészülés informálás rendszerezés, levezetés összegzés jegyzőkönyv visszacsatolás, emlékeztetés

A hallgatóság figyelmének fenntartása iktassunk be szünetet jelezzük előre a szünetet tevékenység, aktivizálás engedjünk be levegőt retorikai kérdések rövid mondatok csapjunk zajt szemkontaktus az alvó (szomszédja) felszólítása

Kérdések konkrét állító pontosító nyomatékosító, felszólító kételkedő retorikai általános személyhez intézett közbekérdezés visszakérdezés

Prezentáció készítése Bevezető – témák – összegzés (ill. ezek ismétlése a témákon belül) Használjuk ki a vizuális hatás fontosságát, hiszen 1 kép felér 1000 szóval ~-hoz adjunk ki emlékeztetőket a hallgatóságnak (előadás vázlata, ábra/kép másolata) ismétlés mindig legyen a mondandónkban a leglényegesebb dolgot hagyjuk a végére. Tervezzünk 20-40 percre A hallgatóságot biztassuk, hogy tegyenek fel kérdéseket (szóban vagy írásban) (esetleg beépített emberekkel) Ismételjük meg a kérdést a hallhatóság miatt Kérdőív-visszacsatolás

Informális kommunikáció Fontos: szemkontaktus megfelelő „póz” felvétele megfelelő távolság felvétele megfelelő gesztusok használata természetes viselkedés nyugodtság magabiztosság