Pályázatok pénzügyi tervezése Puskás Hajnalka Kecskemét, 2010. február 2.

A pályázati pénzügyi tervezés alapjai A pályázat/projekt költségvetésével szemben támasztott követelmények A projekt szakmai tartalmához igazodjon. A támogató által meghatározott maximális összeget ne haladja meg. A pályázati kiírásban/útmutatóban meghatározott elszámolható költségeket tartalmazza. Legyen jól átgondolt, precízen kiszámolt és következetes, az egyes pontok legyenek összhangban. Vegye figyelembe a szervezet likviditási korlátait.

A pályázati pénzügyi tervezés alapjai Érdemes (szakmailag is) átgondolni, hogy mely költségtételek indokolása felel meg a pályázati kiírás filozófiájának. (pl. célcsoport támogatása vagy a menedzsment díjazása) Bizonyos költségek a kiíró által meghatározott limitált kereten belül maradjanak. (Pl. humánerőforrás-fejlesztési projekteknél általában max. 12% lehet a menedzsment költség, max. 30% fordítható beruházásokra és max. 5% tartalékolható.) Ezek be nem tartása a pályázat elutasítását vonhatja maga után.

A pályázati pénzügyi tervezés alapjai A betervezett költségek a reális piaci árakat tükrözzék. Költséghatékony módszerek/beruházások/beszerzések preferálása. Olyan tételeket tervezzünk be, melyekről számlát is kapunk. A tervezés időszaka alatt ajánlatos gyakran látogatni a támogató honlapját, ahol a gyakran ismételt kérdésekből (GYIK) is hasznos információkhoz juthatunk. Újabb kérdések felmerülése esetén forduljunk a támogatást kezelő közreműködő szervezethez telefonon vagy e-mailben.

Elszámolható költségek – ESZA típusú projektek Személyi jellegű költségek Bruttó munkabér Bruttó megbízási díj Munkábajárás (bérlet számlával, vagy saját gk.: 9 Ft/km) Étkezési hozzájárulás (meleg étk. 18.000 Ft-ig 25% SZJA) Munkáltatói járulékok (27 % TB) Kiküldetés (Kiküldetési rendelvény, jegy, számla, vagy gk. APEH norma szerint)

Elszámolható költségek - ESZA típusú projektek Célcsoport részére nyújtott támogatások Képzési támogatás Szociális támogatás Étkezés (pl. naponta max. 4.000 Ft) Szállás (max. ***-os szálloda) Utazás (költséghatékonyan)

Elszámolható költségek - ESZA típusú projektek Beruházások/Beszerzések – max. 30 % Építés (felújítás) Eszközbeszerzés Számítástechnikai és irodatechnikai eszközök (nagyértékűek) Szakmai szolgáltatások Oktatók Szakértők díja Tananyagfejlesztés Rendezvényszervezés Projektmenedzsment számlás vállalkozói díjai

Elszámolható költségek - ESZA típusú projektek Kisértékű/Egyéb beszerzések Eszközbeszerzés Menedzsment Megvalósítók Célcsoport részére Egyéb szolgáltatások igénybevétele Nyilvánosság és tájékoztatás biztosítása Posta és telekommunikációs szolgáltatások Irodabérlet Szerviz költségek

Elszámolható költségek - ESZA típusú projektek Adminisztrációs költségek Könyvelő Jogi tanácsadás Rezsi költségek – program pályázatoknál általában nem számolható el Víz, gáz, villany, szemétszállítás, csatornadíj, őrző-védő szolgáltatás Tartalék (max. 5%) Felhasználása nehézkes, csak jogszabályi változás esetén lehet átcsoportosítani – külön engedéllyel.

Az elszámolás feltételei Határidőre benyújtott elszámolás. A szakmai teljesítéshez kapcsolódó számlák. Az adott elszámolási időszakban lezajlott szakmai és pénzügyi teljesítés (vagy a kettő közül az utolsó az adott időszakra esik). Az előírt formanyomtatványok használata. A számlák és számviteli bizonylatok formai és tartalmi követelményeknek való megfelelősége. Megfelelően rendszerezett, átlátható beszámoló.

Az elszámolás feltételei Számlák A támogatási szerződéssel és az egyes vállalkozói szerződésekkel összhangban kerüljenek kiállításra. A számlán vevőként a Kedvezményezett neve és címe szerepeljen. Részben önálló szervezeteknél a fenntartó neve mellett a támogatás kedvezményezettje is legyen feltüntetve. A számlán a vevő címe a támogatási szerződésben megadott cím legyen. A projekt kezdete után keletkezett számlák fogadhatók be. A számlák kiegyenlítése az adott elszámolási időszakban történjen (ettől eltérő lehet: előfizetések).

Az elszámolás feltételei A számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatok Kiadási pénztárbizonylat – pénztári kifizetéseknél Bankszámlakivonat – átutalás esetén Ezeknek egyértelműen kapcsolódniuk kell a számlákhoz. Szerződések, megrendelők Teljesítésigazolás A költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolg.) Átvételi igazolás (beszerzés esetén) Műszaki ellenőri igazolás (építésnél)

Az elszámolás feltételei Teljesítést igazoló dokumentumok különösen: Szállítólevél Átadás-átvételi jegyzőkönyv Műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat Teljesítményigazolás (szolg.) Jelentés Üzembe helyezési okmányok Jelenléti ív Jegyzőkönyv Emlékeztető A feladat eredményeként elkészült produktum

Az elszámolás feltételei Bérek, megbízási díjak Munkaszerződés/megbízási szerződés (benne hiv. a projektre) Munkaköri leírás Bérjegyzék/fizetési jegyzék Munkaidő nyilvántartás A szervezet havi/negyedéves/éves adóbevallása Kifizetés bizonylatai a nettó bér kifizetéséről és a járulékok átutalásáról Összevont utalás esetén nyilatkozat, hogy az összevont tétel milyen az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz. Nettó finanszírozású intézmények esetén az „információs táblák” és egy nyilatkozat az elszámolni kívánt összegről.

Az elszámolás feltételei Étkezési hozzájárulás Számla Átadás-átvételi igazolás (munkavállaló részére) Kifizetés bizonylata Hivatali gépjármű használata Útnyilvántartás/menetlevél A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje. Forgalmi engedély, biztosítási kötvény Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között a hivatali gépjármű használatára vonatkozóan. Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás.

Az elszámolás feltételei Saját tulajdonú gépkocsi használata A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje vagy Megállapodás a munkavállaló és munkáltató között Forgalmi engedély, biztosítási kötvény Útnyilvántartás Kiküldetési rendelvény Kifizetés bizonylata Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás, vagy APEH norma szerint. Járművenként külön elszámolást kell készíteni.

Az elszámolás feltételei A támogatás fogadására külön bankszámlát/alszámlát kell nyitni. A konzorcium tagjai között a pénzmozgás (átszámlázás) szigorúan tilos! Mindegyik partner a saját költségvetésével gazdálkodik.

Pályázatok pénzügyi tervezése Köszönöm a figyelmüket! Puskás Hajnalka Kecskemét, Kápolna u. 24. 76/505-988 civilcenter@t-online.hu www.civil-kozpont.hu