Pénzügyi projekt előrehaladási jelentés összeállítása és a támogatás folyósítása Budapest, 2014. március 5.

Előadás tartalma Jelentési kötelezettség, háttéranyagok Pénzügyi jelentés készítése, felépítése Pénzügyi mellékletekre (bizonylatokra) vonatkozó alapvető követelmények Egyes költségtípusok elszámolási sajátosságai Pénzügyi monitoring és pénzügyi hiánypótlás menete Finanszírozás módja Elkülönített könyvelés, adóigazolás

Jelentési kötelezettség Szakmai és pénzügyi projekt előrehaladási jelentés (PEJ) - kéthavonta (KHA projekteknél ettől eltérő lehet) minden második hónapot követő hó 10. napjáig, költségek rögzítése a SOLID rendszerben a jelentési időszak utolsó hónapjára - első PEJ beadás TSZ 6. pontja szerint - utolsó hónapról kötelező jelentést benyújtani! Időközi összefoglaló jelentés: 30 naptári napon belül. Projekt zárójelentés: utolsó PEJ-ről az FH által készített monitoring jelentés kézhezvételétől számított 15. naptári napig, de legkésőbb az utolsó monitoring jelentés kísérő levelében megadott időpontig. Kifizetéseket a zárójelentés beadásáig lehet teljesíteni.

Pénzügyi PEJ összeállítását segítő háttéranyagok Uniós jogszabályok/szabályzók: módosított végrehajtási határozatok XI. melléklete Hazai jogszabályok/szabályzók: támogatási szerződés (TSZ) + ÁSZF, 23/2012. (IV.26.) BM rendelet, segédlet pénzügyi PEJ összeállításához, hazai jogszabályok (pl.: ÁFA, SZJA, számviteli tv. stb.), Kedvezményezett saját szabályzói (pl.: pénzkezelési szabályzat, külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárásrend, gépjármű kezelési szabályzat) konferenciák előadás anyagai. Elérhetőség: www.solidalapok.hu FH által készített elszámolási segédlet, mely tételesen tartalmazza, hogy az egyes költségtípusok esetén milyen dokumentum csatolása szükséges a költség elszámolhatóságának igazolásához. Jelen előadás a dokumentumok tételes felsorolását nem tartalmazza. A költségek felmerülésekor figyelemmel kell lenni a vonatkozó hazai jogszabályokra és a Kedvezményezett saját belső szabályzóira, mert a projektfelügyelők az azoknak való megfelelést is ellenőrzik. Így kérnénk, hogy az első PEJ benyújtásakor szíveskedjenek feltölteni a SOLID MIR-be a szervezettnél alkalmazott, és a projekt szempontjából releváns szabályzókat (pl.: pénzkezelési szabályzat, számviteli politika, kiküldetésre vagy gépjárműhasználatra vonatkozó eljárásrend stb.) Első PEJ sajátossága a vonatkozó szabályzatok csatolása (pl.: pénzkezelési szabályzat, kiküldetési szabályzat, számviteli politika stb.)

Jelentésre vonatkozó általános pénzügyi szabályok Elszámolható költségeket tartalmaz (végrehajtási határozatok XI. számú mellékletei szerint). Kulcsszavak: a projekt időszakban ténylegesen felmerült, költségvetésben jóváhagyott, hozzáadott értéket tartalmazó, ésszerű, megfelel a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének, különös tekintettel a gazdaságosságra és a költséghatékonyság elvére A PEJ pénzforgalmi szemléletű. A pénzügyi elszámolások forintban történnek. Devizás költségek forintba történő megadásakor, az árfolyam megállapítása belső szabályozó, v. a teljesítés időpontjában érvényes MNB közép árfolyam alapján történik. A jelentés nyelve magyar. Amennyiben a benyújtott pénzügyi bizonylatok nem magyar nyelvűek, akkor angol nyelvű bizonylatok kivételével mellékelni kell cégszerűen aláírt nyilatkozatot (nem hiteles fordítást) a bizonylat tartalmáról.

Papíralapú PEJ összeállítása Papíralapú PEJ dokumentáció lefűzésének logikai sorrendje: Szakmai projekt előrehaladási jelentés SOLID rendszerből kinyomtatott havi pénzügyi jelentés összefoglaló táblázata cégszerű aláírással ellátva, tételes költséglista, SOLID rendszerből kinyomtatva. A listával megegyező sorrendben (kivéve hiánypótlás) az elszámolási időszakra vonatkozó költségeket alátámasztó pénzügyi bizonylatok hitelesített másolata. Szakmai mellékletek (pl.: létszámjelentés, formanyomtatványok, előadások anyaga stb.) A PEJ-t lefűzve, összetartozó pénzügyi bizonylatokat összetűzve, első oldalt SOLID rendszer által generált sorszámmal és költségkóddal (pl. 28/A1.1.) ellátva kell benyújtani. A PEJ mellékleteit oldalszámozni kell!

Papíralapú PEJ összeállítása Egy költségtétel elszámolásához szükséges dokumentumok lefűzési sorrendje: Alapbizonylat (pl.: számla, bérjegyzék, egyéb szigorú számadású bizonylat stb.) hitelesített másolata. Az eredeti példányt el kell látni az Arculati Kézikönyvnek megfelelő pecséttel. Kifizetést igazoló bankszámlakivonat vagy kiadási pénztárbizonylat hitelesített másolata. Kötelezettségvállalás dokumentuma (pl.: kinevezés, szerződés, megrendelő stb.) és esetleges módosításának hitelesített másolata. Teljesítés igazolására szolgáló dokumentum hitelesített másolata (pl.: teljesítésigazolás, szállítólevél, kiosztási jegyzék, jelenléti ív, munkaidő-kimutatás stb.) Egyéb kapcsolódó bizonylatok hitelesített másolata (pl.: ajánlatkérés, árajánlat, állományba vételi bizonylat, szabályzat stb.) 1. Az eredeti példányt az Arculati Kézikönyvnek megfelelő pecséttel ellátni (zárt ÁSZF 9.1. pontja, nyílt ÁSZF 10.1. pontja). Amennyiben az alapbizonylatra nem lehet rányomni a pecsétet, pl. mert a bizonylat mérete túl kicsi, akkor a kifizetési bizonylatra kell rányomni a pecsétet, vagy nincs szigorú számadású bizonylat, akkor a kifizetési bizonylatra kell pecsétet tenni. Ha nem fér rá, mert több is kell rá, akkor a hátoldalára is lehet rakni. 3. Rendszeresen felmerülő szolgáltatás igénybevételénél egyszer, a legelsőhöz kell beküldeni. 4. Költségtípusonként más-más bizonylatot jelent.

Az alapbizonylatokkal szemben támasztott alapvető követelmények A számlát vagy egyéb alapbizonylatot a hatályos jogszabályoknak (Áfa tv., számviteli tv.) megfelelően hiánytalanul kell kitölteni. A számlán a vevő neve és címe meg kell egyezzen a TSZ-ben szereplő Kedvezményezettel, vagy partnerrel (amennyiben azt a partnerségi megállapodás lehetővé teszi). Egyértelműen beazonosítható legyen a beszerzés tárgya. A teljesítés ideje a TSZ-ben meghatározott projekt megvalósítás időszakára essen. Az alapbizonylaton, a számlatesten szerepelnie kell az Arculati Kézikönyv által előírt pecsétnek. Ha a számla összege csak részben kerül a projekt terhére elszámolásra, az elszámolni kívánt összeget rá kell vezetni a bizonylatra (lehetőleg az igazoló pecsét mellett). Ha a megosztást kalkuláció támasztja alá, kérjük az aláírt kalkuláció benyújtását. Pl.: számla kötelező tartalmi elemei az áfa tv 169. §-a szerint, megfelelő-e az adó százaléka, elektronikus úton kiállított számlát kézzel javítani nem lehet az apeh irányelvek alapján. Felmerült a kérdés a tartós kiküldetés esetében, ha a számla a kiküldött nevére szól, akkor elfogadjuk-e. Természetesen igen, ha a kinti szolgáltató, csak a kiküldöttel hajlandó megkötni a szerződést. Megvalósítási időszak a TSZ 4. pontjában van rögzítve (kivéve folyamatos teljesítésű számlák). Kifizetni a projektidőszakon túl is lehet, egészen a zárójelentés benyújtásáig. Másolatban kell rajt lennie a pecsétnek, tehát ez azt jelenti, hogy az eredeti bizonylatokat kell lepecsételni, és azokat lefénymásolni. Amennyiben a másolati példányon lesz rajt a pecsét, akkor a számlát nem tudjuk elfogadni. Helyszíni ellenőrzéskor ellenőrizzük az eredeti számlán a pecsétet. Ha eredeti példányt küldenek be, akkor lehet rajta csak eredeti pecsét, ilyenkor hitelesítő pecsét nem kell. Amennyiben a számlára nem fér rá a pecsét, a kifizetési bizonylaton kérjük elhelyezni, amennyiben a számla hátoldalára teszik a pecsétet, akkor a számla hátoldalát is kérjük lefénymásolni.

Az alapbizonylatokkal szemben támasztott alapvető követelmények Dokumentumoknak hiteles másolatnak kell lenniük: szerepeljen rajtuk az „eredetivel mindenben megegyező másolat” tartalmú szöveg, valamint a képviseletre jogosult szignója. Ha nem a képviseletre jogosult szignál, meghatalmazás csatolása szükséges. A benyújtott bizonylaton (lehetőleg a jobb felső sarokban) kérjük megjelölni a SOLID informatikai rendszer által generált sorszámot és a költségsor költségvetési kódját pl.: 85/E6.1. Adott tárgyidőszaki PEJ-ben főszabályként a kifizetés dátumának a tárgyidőszakon belül kell lennie. Az időszak vége és a PEJ benyújtása közötti időszakban felmerült kifizetéseket a következő jelentési időszakban lehet elszámolni. Adatainak meg kell egyezniük a SOLID informatikai rendszerbe rögzített adatokkal. Hiteles másolat másolata nem hiteles másolat. Ha nem a képviseletre jogosult személy szignálja, akkor meghatalmazás szükséges. Alapszabályként a tárgyhónapban kifizetett tételek szerepelhetnek a jelentésben. Ha admin. hiba miatt egy-két tétel kimaradt, és csak a későbbi PEJ-ekben veszi észre a Kedvezményezett, akkor azt nyugodtan beleteheti az elszámolásba, azért nem lesz elutasítva. Viszont, ha a teljes elszámolás hónapokat csúszik a tényleges megvalósításhoz képest, akkor azt a PEJ-ben kérjük jelezni (pl.: külföldi képzés volt az időszakban, de a bizonylatok külföldről csak a következő jelentésig érkeznek csak be).

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Bankszámlakivonat átutalás vagy bankkártyás fizetés esetén: A közlemény rovatban: számlaszám vagy a tétel azonosítását szolgáló, egyéb szöveg feltüntetése kötelező. Több tétel esetén egyértelműen beazonosíthatónak kell lennie a kiegyenlített tételeknek. Mind az elektronikus bankkivonat, mind a bank által nyomdai úton előállított bankkivonat hiteles másolata elfogadott. A bizonylat fejlécének látszania kell (számlatulajdonos adatai, bankszámlaszám, kivonat sorszáma és dátuma). Csoportos átutalás esetén csatolni kell a GIRO listát. Járulék elszámolása esetén (munkavállalótól levont és munkáltatót terhelő) az eredeti bankszámlakivonatra rá kell vezetni a projekt pecsét vagy a projektre történő hivatkozás mellett a projekt keretében elszámolni kívánt adó- és járulék összegeket adónemenként és járuléktípusonként összesítve (javaslat excel táblázat készítése, megbízási díjak, cafeteria adóvonzata is!)

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Kiadási pénztárbizonylat készpénzes kifizetés esetén: A Kedvezményezett vagy a Partner által került kiállításra, a kiállító egyértelműen beazonosítható. Csak a hiánytalanul kitöltött pénztárbizonylat fogadható el. A kiegyenlített alapbizonylatra történő hivatkozásnak (alapbizonylat száma, tárgya, összege) szerepelnie kell rajta, Mind a kiállító, mind a készpénz felvevője írja alá a bizonylatot. A SOLID MIR-ben a kiadási pénztárbizonylat kiállítási dátuma tekintendő a kifizetés dátumának. Teljesítés és kifizetés dátuma eltérhet egymástól. Készpénz visszafizetés igazolása esetén a bevételi pénztárbizonylatra is a fenti előírások érvényesek. Egyéb készpénzes kifizetési bizonylatok (pl. pénztárjelentés) a pénzkezelési szabályzat szerint

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Szerződés (munka, megbízási, alvállalkozói, szolgáltatói), keretszerződés, megrendelő, kinevezés: Szövegének tartalmaznia kell az adott projektre való egyértelmű utalást: projekt cím, TSZ szám. Alvállalkozói költségként elszámolt szállítói/vállalkozói szerződésekben kitérni az ÁSZF 7.4.f. pontja szerint: ellenőrzéstűrési kötelezettségre, dokumentum megőrzési kötelezettségre (10 év) szerződést biztosító, a teljesítési készséget fokozó mellékkötelezettségek alkalmazásáról Munkaszerződéshez, kinevezéshez munkaköri leírást és módosításait mellékelni kell. Egyértelműen meg kell határozni a projektben végzett munka mennyiségét és a rá vonatkozó bérösszeget. Rendszeresen felmerülő/több részletben fizetendő szolgáltatás esetén csak az első számlához kell csatolni. Módosításokat is szükséges benyújtani. 1. Amennyiben a szerződést a (K)TSZ megkötését megelőzően kötötték, és nem ismert a (K)TSZ azonosító száma, akkor vagy a pályázati felhívás számára, vagy az alap nevére, az allokáció évére, valamint a projektcímre kell hivatkozni. Az előkészítéssel kapcsolatos szerződésekben elegendő meghivatkozni a pályázati felhívás számát. Ha nincs benne, akkor a szerződés kiegészítése kell. 2. Tájékoztatási és nyilvánossági követelmények: ÁSZF 11. (nyílt rendszerben pályázott projektek esetében) vagy 10. (zárt rendszerben pályázott projektek esetében) tartalmazza (Arculati Kézikönyv előírásainak betartatása a vállalkozóval is, a láthatósági elemeket a keletkezett dokumentumokon fel kell tüntetniük (pl.: képzés esetén), láthatósági táblát kell kihelyezni az építkezéseken, eszközökre matrica stb.) A vállalkozó ellenőrzéstűrési és dokumentum megőrzési kötelezettségére (zárt pályáztatás esetén az ÁSZF 8.5. (FH, EH, HH, ÁSZ, MÁK, EB, Európai Számvevőszék, Európai Csalásellenes Hivatal) és 9.2. pontja alapján (projektzárást követő 10 év), nyílt pályáztatás esetén az ÁSZF 9.5. és 10.2. pontja alapján). Teljesítést biztosító mellékkötelezettségek: nyíltak – ÁSZF 7.4.f. pont, zártak – ÁSZF 6.4.f. pont. Speciális kifizetési szabályok KHA-nál: Kincstár zárás/nyitás folyamata esetén a kifizetési határidőnk legfeljebb 90 napra emelkedik, uniós forrás hiánya esetén, a forrás megérkezését követő 30 munkanapon belül fizet az FH. 3. pont: A munkaköri leírásban vagy a munkaszerződésben minden esetben egyértelműen rögzíteni kell, hogy a munkavállaló mennyit foglalkozik a projekttel. 4. pont: pl.: munkaszerződések, könyvelő szerződése, bérleti szerződés stb. 5. pont: ÁSZF 6.5.3. pontja szerint – zárt, ÁSZF 7.5.2. pontja szerint – nyílt.

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Teljesítésigazolás: A szerződés szerint vállalt feladat elvégzését igazolja. Jellemzően alvállalkozói, szállítói, szakértői szerződésekhez kapcsolódik. Munkabér elszámoláshoz nem megfelelő → munkaidő-kimutatás (részmunkaidős vagy túlóra) vagy jelenléti ív (teljes munkaidős). Nem szükséges külön dokumentum kiállítása, elegendő a kiállított számlára rávezetett szöveg és aláírás, pl. „A kifizetés jogosságát és összegszerűségét szakmailag igazolom”. Ha külön dokumentum kerül kiállításra, formája nem kötött, költségtípusonként és szervezetenként eltérő. Szerződésben rögzített teljesítésigazolás kiállítási kötelezettségnek való megfelelés (pl.: aláíró személye, határidő stb.). Adattartalma legalább: számla kiállítása előtti teljesítési igazolás - (K)TSZ száma, projekt címe, - kapcsolódó szerződés/megrendelő hivatkozási száma, - megrendelt szolgáltatás megnevezése, - szállító megnevezése, - teljesítés dátuma, - részteljesítés esetén a számla összege, - teljesítést igazoló cégszerű aláírása. A teljesítésigazolás mellékletei lehetnek: jelenléti ív, jegyzőkönyv, emlékeztető, a feladat eredményeként elkészült produktum, átadás-átvételi jegyzőkönyv, szállítólevél, kiosztási jegyzék stb. Ha a teljesítési igazolásban számlára hivatkoznak, akkor azt a teljesítési igazolást csak a számla átvételét követően lehet kiállítani.

Az egyéb dokumentumokkal szemben támasztott követelmények Árajánlatkérés: Nettó egymillió Ft beszerzési értéket meghaladó (és a közbeszerzési törvény értékhatára alatti értékű) eszköz és szolgáltatás beszerzés min. 3 árajánlat bekérése köteles. Csatolandó dokumentumok: ajánlatkérő levelek, árajánlatok, értékelési jegyzőkönyv, megrendelő és/vagy szerződés. Nettó egymillió forint alatti beszerzés esetén min. 1 árajánlat csatolása. A közbeszerzési törvény hatálya alá eső beszerzések esetén az eljárás teljes dokumentációját fel kell tölteni a SOLID MIR-be. Ugyanazon szolgáltatás többszöri megrendelése esetén egybeszámítási kötelezettség van. Értékhatár alatti beszerzés esetén is csatolandó legalább egy árajánlat. Az ajánlatkérésbe egyértelműen, részletesen le kell szabályozni, hogy mire kérnek ajánlatot, és a bekért ajánlatoknak, ennek megfelelően azonos kondíciókkal rendelkező árajánlatoknak kell bejönni, tehát olyan szolgáltatóktól/vállalkozóktól kérjenek ajánlatot, akik annak a feltételrendszernek meg tudnak felelni. Más-más kondíciókkal rendelkező ajánlattevők árajánlata, nem összeegyeztethetők (pl.: irodabérletnél egy irodaház ajánlata nem összeegyeztethető egy használt magánlakáséval). Ügyelni kell arra, hogy olyan ajánlattevőt kérjenek fel, aki tevékenységi területe alapján jogosult a feladat elvégzésére, és el is tudja látni. Alapvető ajánlati szempont az ár, de más értékelési szempontok is meghatározhatók a beszerzés jellegétől függően (pl.: szállítási határidő, garanciaidő stb.), viszont az ajánlati szempontokra akkor az ajánlatkérésben ki kell térni. Továbbá a FH vizsgálja, hogy az elszámolt ár arányban van az igénybevétel értékével. Ha ugyanazt a tevékenységet többször rendelik meg a projekt megvalósítása közben, akkor egybeszámítási kötelezettség van. Ha már a költségvetésből látszik, hogy a szolgáltatás értéke meghaladja a nettó 1 millió forintot, az elején érdemes bekérni a 3 árajánlatot, és megkötni a szerződést, ha több szolgáltatót választanak ki ugyanarra a tevékenységre (pl.: interjúkészítés), akkor akár érdemes keretszerződéseket kötni a vállalkozókkal. Ha nem a legköltséghatékonyabb ajánlat kerül kiválasztásra, akkor azt kérjük indokolni az értékelési jegyzőkönyvben.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Bruttó bér (A1), Munkaadót terhelő járulékok (A2): Alapbizonylat bérjegyzék/bérszámfejtő lap (projekt pecséttel ellátva). A projektben végzett munkavégzéshez kapcsolódó bér azon része számolható el, amely végérvényesen a Kedvezményezettet terheli. Munkaszerződésben/kinevezésben és/vagy munkaköri leírásban projekthivatkozás megadása. Projektben ledolgozott munkaidő arányos bér számolható el (munkaidő- kimutatás, jelenléti ív, túlóra-elrendelő és nyilvántartás). A jelentésben csak azon bértétel számolható el, amely kifizetése a jelentési időszakban megtörtént. Csoportos átutalás esetén GIRO lista csatolása. Bankkivonatra a projekt keretében elszámolt adó- ás járulék összegek adó- és járuléknemenkénti összesített felvezetése (szja, nyugdíj-, egészségbiztosítási és munkaerőpiaci járulék, szociális hozzájárulási adó). Bérjegyzék: projektpecséttel ellátni, csak a hiteles másolat kell. Legyen konzisztens a szerződéssel és a munkaidő-kimutatással. A bérnek közvetlenül a munkavégzéshez kapcsolódó tételei számolhatók el, kizárólag a projekt keretében való foglalkoztatás arányában. Megbízási szerződéssel munkabér nem elszámolható!!! Ennek alátámasztására szolgál a munkaidő nyilvántartás: Részmunkaidős foglalkoztatás esetére SOLID MIR-be feltöltött minta alkalmazása. Túlóra elszámolás esetén csatolandó a túlóra-elrendelő is. Az egész napra vonatkozó munkavégzést dokumentálni kell. Formája nem kötött, de az alábbi adatokat tartalmaznia kell: munkavállaló megnevezése, munkaköre; (K)TSZ-(ek) száma, projekt(ek) címe; annak a napnak a dátum, amikor túlórázott; túlóra időtartama (mikortól meddig); munkavállaló és felettes vezető aláírása. „Igazolom, hogy az adatok a valóságnak megfelelnek, és …. óra túlóra az ….. projekt terhére kerül elszámolásra.” hivatkozás. Teljes munkaidőben foglalkoztatott személy esetén jelenléti ív csatolandó. Mind a munkavállaló, mind a felettes vezető aláírásának szerepeltetése! Minta alkalmazásának alapvető hibái: Részmunkaidős foglalkoztatás munkaidő-kimutatásán az elvégzett feladat mezőt kérjük bővebben kifejteni, nem úgy hogy projektmenedzsment, hanem (pl.: ajánlatkérések beszerzése, PEJ összeállítása, meghívót továbbítása stb.) A szabadság teljes időtartamára vonatkozó óraszámot (napi 8 óra) kell a munkaidő-kimutatásba beleírni, nem csak a projekt arányos részét. A projektben végzett munkavégzés aránya így fog kijönni a képletezésnek megfelelően. Az előző projekt munkaidő-kimutatásából indul ki a munkavállaló, és elfelejti a projektadatokat átírni a sablonon.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Egyéb személyi juttatások (A3): Munkaszerződésben, cafeteria szabályzatban vagy kollektív szerződésben rögzítettek alapján. A szabályzatot és a projektben érintett munkavállalók cafeteria nyilatkozatait a költség első felmerülésekor csatolni. Elszámoláshoz nélkülözhetetlen az átvételi elismervény vagy kiosztási jegyzék. SZÉP kártya, önkéntes egészségpénztári utalás esetén az utalás részletezése annak alátámasztására, hogy az egyösszegű utalás tartalmazza a munkavállaló részére történt kifizetést. Étkezési jegy: amennyiben a projektidőszak teljes időtartamára előre megvásárolják, az adott PEJ-ben akkor is csak a jelentési időszakban kiosztott jegyek értékét lehet elszámolni. Bérlet: értékének csak a projektidőszakra eső része számolható el → projektidőszak elején és végén arányosítás. Munkába járás saját gépkocsival: 9 Ft/km jelenléti ívvel és a munkahely- lakóhely távolság igazolására szolgáló nyilatkozattal alátámasztva, forgalmi engedély másolatának csatolásával, csak a jogszabályban szabályozott esetekben. A projekt elején megvásárolt étkezési jegy esetében az adott PEJ-ben a számlának csak a jelentési időszakban kiosztott étkezési jegyek értékének megfelelő részösszegét lehet elszámolni. A számlamásolatot és az aktuális kiosztási jegyzéket minden részösszeg elszámolásakor be kell nyújtani. Figyelni, hogy a számlára az aktuálisan elszámolt összeget a projektpecsét mellé oda kell írni. Amikor a rendszerbe fel kell tölteni az étkezési jegyeket , akkor viszont figyelni kell arra, hogy a kifizetés dátuma, az a tényleges kifizetés, tehát a bankkivonaton szereplő dátum legyen, ne pedig a kiosztás időpontja, teljesítés dátuma a számlán szereplő teljesítési dátum és a kifizetés tárgya mezőbe írják be, hogy melyik időszak étkezési jegye került kiosztásra. Bérlet: az arányosítással kiszámított összeg felvezetése a projektpecsét mellé. Bérlet elszámolás csak az átvételt követően. Amennyiben a bérletet előre megvesszük (pl.: éves bérlet, akkor is a jelentési időszakra vonatkozó része számolható el az adott PEJ-ben. A bérletre az igazolvány számának ráírása kötelező, mert csak úgy érvényes. Saját gépkocsi: pl. nincs közösségi közlekedés vagy hosszú várakozással járna a tömegközlekedés igénybevétele. Ha a szabályzat előírja bizonyos dokumentumok meglétét, akkor azt kérni fogjuk (pl.: megállapodás munkavállaló és munkáltató között). Ha nem a munkavállaló tulajdonában van a gépkocsi, akkor a tulajdonossal kötött megállapodását is csatolni kell.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Eszközök (B): Kiválasztási eljárás során kötelező betartani a beszerzési szabályokat (közbeszerzési tv., 3 árajánlat). Szerződés és szállítólevél/teljesítési igazolás köteles, kivéve kiskereskedelmi forgalomban beszerzett eszközök. Tárgyi eszköz esetén állományba vételi bizonylat és tárgyi eszköz karton csatolandó. Kis értékű eszközöknél raktári bevételi és kiadási bizonylat (számviteli politikának megfelelően). EIA, EMA, EVA projektek esetében 20.000 EUR egyedi beszerzési érték esetén a teljes összeg támogatható, az utolsó 3 hónapban beszerzett eszközök esetében csak értékcsökkenés számolható el → alátámasztása tárgyi eszköz kartonnal. Szerződésnek tartalmaznia kell a két fél közötti üzleti feltételeket, egyértelműen tartalmaznia kell az elvégzendő feladatot, a két fél jogait és kötelezettségeit, a pénzügyi feltételeket, így az árat. Mind két félnek alá kell írnia a szerződést cégszerűen. A képviseletre jogosult írja alá. A szerződésekben kérjük meghivatkozni a projektet és az előzőleg már elmondott kötelező elemeket (láthatóság, spec. fizetési feltételek, ellenőrzéstűrés, dokumentum megőrzés). Minden esetben szerződésben rögzíteni kell az elvégzendő feladat tényét. Teljesítésigazolás köteles. A teljesítésigazolásnak nem feltétlenül kell külön dokumentumnak lennie. Továbbüzemeltetés: IT eszközök 3 év, helikopter, hajó 10 év, más eszközök 5 év, ingatlan 10 év. Raktári bizonylattól csak akkor tudunk eltekinteni, ha a számviteli politikában rögzítésre kerül, hogy ezen eszközök esetében nem készülnek. 100.000 Ft alatti eszköz utolsó 3 hónapban nem vásárolható (csak különösen indokolt esetben engedélyezett az elszámolása).

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Ingatlan (C): Vásárlás, építés, felújítás és bérlet. Beszerzési szabályok betartása, jellemzően közbeszerzés vagy 3 árajánlat bekérés. Szerződés és teljesítésigazolás köteles tevékenység. Részteljesítési, ezáltal részszámlázási lehetőség esetén részteljesítési igazolás kiállítása. Alvállalkozó (D): Szerződés és teljesítésigazolás köteles tevékenység. A szerződésnek az ellenőrzés tűrési és a dokumentum megőrzési kötelezettséget, szerződést biztosító, a teljesítési készséget fokozó mellékkötelezettségek alkalmazását tartalmaznia kell (ÁSZF 7.4.f. pontja). Ha a tevékenységnek produktuma van (pl.: kiadvány), akkor annak mintáját a PEJ-hez csatolni kell. KHA és EVA esetén fordul elő, jellemzően építés és felújítás. Egyes tételek viszont szállítói kifizetéssel fognak megvalósulni. Szállítói/vállalkozói szerződéseknél nem elfelejteni: tájékoztatási és nyilvánossági követelményekre, az ellenőrzéstűrési kötelezettségre, dokumentum megőrzési kötelezettségre, teljesítést biztosító mellékkötelezettségekre, közvetlen szállítói kifizetés esetén a speciális fizetési határidőkre. Ha részteljesítés van a szerződésben, de a részteljesítéshez közvetlen szállítói számla benyújtása nem tartozik, akkor a részteljesítést követő PEJ-hez kérjük csatolni a részteljesítést alátámasztó dokumentumokat (pl.: átadás-átvételi jegyzék, próbahasználati jegyzőkönyv stb.). Konferencia, képzés szervezése esetén a lemondási feltételeket és határidőt célszerű a szerződésben rögzíteni, mivel csak a jelenléti ívvel alátámasztott mennyiség számolható el a projekt keretében (pl: a képzési csomagból). Javasolt regisztrációs lapok készítése, mert ez is alá tudja támasztani a rendelt mennyiséget.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Utazási költség (E1): Projektmegvalósításban résztvevők utazási költségeinek elszámolására szolgál (szakmai PEJ 4.1. és 4.2. pontok). Szervezeten kívüli személyek (pl.: alvállalkozók, önkéntesek) utazási költsége csak abban az esetben, ha a szerződés vagy más dokumentum (pl.: meghívó) annak térítésére lehetőséget ad. Közvetett szerepet betöltött személyek (pl.: ügyvezető) utazási költsége közvetett költség. Főszabályként kiküldetési rendelvény köteles költségek. Devizában felmerülő tételek átszámítására alkalmazott árfolyam rögzítése a hatályos jogszabálynak (pl.: SZJA tv.) megfelelően. Preferált igénybevétel a tömegközlekedés legolcsóbb formája. 2. osztályú vonatjegy számolható el (IC pótjegy is). Repülőgép igénybevétel csak 800 km oda-vissza út esetén vagy ha a földrajzi viszonyok indokolttá teszik. Csak turista jegy számolható el. Beszállókártya vagy egyéb az utazást alátámasztó bizonylat (pl.: jelenléti ív) köteles költség. Taxiköltség elszámolására indokolt esetben van lehetőség. Szervezeten kívüli személy utazási költség elszámolását szabályozni kell. Konferencián résztvevők útiköltségének térítéséről megállapodást kötni velük, vagy ha nincs is megállapodás, de a meghívóban vagy más dokumentumban jelezzék feléjük a költségtérítés tényét. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a szervezet és az utazó adatait, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartalmát, útvonalát, az utazás módját, ha gépkocsival volt, akkor a hengerűrtartalmát, üzemanyag-fogyasztási normáját, a használat idején érvényes APEH által közzétett üzemanyagárat, és a jelentési időszakban megállapított utazási költségtérítést. Az unió végrehajtási határozata kimondja, hogy az elszámolás alapja a tömegközlekedés legolcsóbb formája. Mindig az uniós szabályozás az erősebb, így szabályoz a Kedvezményezett belső szabályzója valamit, ha az az uniós szabályozással ellentmond, akkor az uniós előírásnak megfelelően elvárva lesz a költség elszámolható (pl. belső szabályzó szerint elszámolható az 1. osztályú menetjegy, az uniós előírás alapján nem. Tehát, figyelnie kell arra, hogy a projektköltségeknél az uniós szabályozásokat vegye alapul, mert nem elszámolható költségek generálódhatnak. Taxiköltség igénybevétele belső szabályzat szerint megengedett, az uniós előírások szerint azonban csak helyi közlekedésre és csakis indokolt esetben.) Ha magasabb kategóriájú utazási lehetőséget vesznek igénybe, akkor a különbözet a Kedvezményezettet terheli, de a különbözet alátámasztása a Kedvezményezett feladata. Ha nem tudja alátámasztani, a teljes költség elutasításra kerül. Költségvetési szervek figyeljenek, hogy a központosított közbeszerzésből kell lehívniuk a repülőjegyeket, onnan az ajánlati listát nyomtassák ki, igazolván hogy onnan rendelték le. A repülőjegyhez kapcsolódóan érdemes tudni, hogy ha meghiúsul egy kiutazás, akkor a repülőjegy teljes értékét nem áll módjában elszámolni a Kedvezményezettnek, de ha kötött sztornóbiztosítást, akkor annak költsége elszámolható. Buszköltség is elszámolható (legrövidebb ésszerű útvonal igénybevétele). Helyi közlekedés (pl.: BKV jegyek) is elszámolható, de bérlet nem, csak indokolt esetben (pl.: képzésen résztvevők heti bérletet kapnak a képzés időtartamára). Indokolt eset taxinál pl.: konferencia csomag szállítása a Kedvezményezett székhelyéről a konferencia helyére.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Utazási költség (E1): Saját tulajdonú gépkocsi használata: NAV által közzétett norma és üzemanyag ár használata + 9 Ft/km. Forgalmi engedély másolatának csatolása. Ha a belső szabályzat előírja a munkavállaló és a munkáltató közötti megállapodást, akkor azt kérjük csatolni. Ha a gépkocsi nem a munkavállaló tulajdona, akkor a tulajdonos nyilatkozata a használat engedélyezéséről. Hivatali gépjármű használata: Gépjármű kezelési szabályzat csatolása első felmerüléskor. Menetlevél vezetése kötelező, menetlevélben projekthivatkozás feltüntetése. Karbantartási, fenntartási költség közvetett jelleg, így nem elszámolható. A projektre történő használatra vonatkozó értékcsökkenés tárgyi eszköz karton alapján elszámolható, ha előzőleg nem uniós forrásból szerezték be a gépjárművet. amennyiben a szervezet belső szabályzata lehetővé teszi az üzemanyagszámla alapján történő elszámolást, abban az esetében a számla értéke számolható el, amely azonban nem haladhatja meg a NAV norma szerinti értéket. NAV normától való eltérést csak indokolt esetben lehetséges jogszabályi felhatalmazás alapján vagy nemzetközi szabályozás szerint. Számla alapú elszámolás hivatali gépjármű esetében csak akkor lehetséges, ha a szabályzat azt mondja ki, hogy kötelezően tele tankkal kell indulnia a használatba vevőnek, és tele tankkal is kell leadnia. Kormányzati szerv esetén, ha az üzemanyag vételezése a szolgáltató által rendelkezésére bocsátott, hivatali gépjárműhöz rendelt tankolási kártyákkal történik, a nyugta az üzemanyag vételezésről nem minősül alapbizonylatnak, tekintettel arra, hogy az alapján pénzmozgás (kifizetés) nem történt. Ebben az esetben vagy a havi üzemanyagszámla hiteles másolatát, és annak kifizetését igazoló bankszámlakivonatot, vagy egy kalkulációt kérünk benyújtani az elszámolt összegről. Utóbbi esetben az elszámolt összeg elkülönített könyvelésben történő megjelenésére kiemelt figyelmet fordít a Felelős Hatóság. A hivatali gépjármű értékcsökkenése projektre történő használat arányában számolható el, amennyiben előzőleg nem uniós forrásból került beszerzése a gépjármű, és a szervezet jogosult közvetett költség elszámolására. Alátámasztó bizonylatként kérjük csatolni az értékcsökkenési leírást is tartalmazó tárgyi eszköz kartont. Az elszámolt összeg elkülönített könyvelésben való megjelenését a Felelős Hatóság kiemelten ellenőrzi.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Utazási költség (E1): Autópálya matrica: Elszámolható számla ellenében. Egyértelműen megállapítható az igénybevétel időtartama és a gépkocsi rendszáma. Csak a projekt szempontjából szükséges időtartamú engedélyezett. Parkolási díj: Elszámolható számla és parkoló cédula ellenében. Megállapítható a felmerülésének indoka, és projekthez köthetősége. Napidíj: Kormányrendelet alapján, ha ez nem vonatkozik a Kedvezményezettre belső szabályzata szerint. Alapbizonylat kiküldetési rendelvény (projektpecséttel ellátott). Étkezési költség: Tényleges számlák alapján, ebben az esetben napidíj elszámolására nincs mód. Dologi költség: Tényleges számla, nyugta vagy menetjegy alapján. 2. osztályú igénybevétel szabálya itt is érvényes. Szállásköltség: Beszerzési szabályok figyelembevétele! Elszámolható az idegenforgalmi adó is. Ha a számlában étkezési költség (kivéve reggeli) van, napidíjat csökkenteni kell. Számlában lévő minibár, internet, mosatás költsége nem elszámolható. Utasbiztosítás: számla és biztosítási kötvény csatolása, csak a projekttevékenység időszakára vonatkozó költség számolható el. Autópálya matrica – Elszámolható, ha egyértelműen az utazás időpontjához kapcsolható. Csak az utazás időtartamához feltétlen szükséges érvényességű idejű matrica értéke finanszírozható. Éves matrica nem számolható el. Számlával alátámasztandó, amin a gépjármű rendszámának szerepelnie kell! Továbbá csatolandó a kifizetési bizonylat. Parkolási díj – A költségnek egyértelműen kapcsolódnia kell a projekttevékenységhez, feljegyzés csatolása szükséges a felmerülés indokához. Továbbá benyújtandó a számla, a parkolócédula(ák), kifizetési bizonylat. Napidíjnál alapbizonylat még a kiküldetési rendelvény is, kérjük projekthivatkozással vagy projektpecséttel ellátni. A belső szabályzók kialakításánál azonban figyelemmel kell lenni a hazai jogszabályokra (204/2009 (IX. 18.) kormányrendelet), magasabb napidíj nem fizethető a Kedvezményezettnek. Ettől eltérni csak akkor lehet, ha nemzetközi szabályozás vonatkozik a szervezetre. Jogszabály szerint ebéddel és vacsorával csökkenteni kell 30-30 %-kal. Kiküldetési rendelvényen ne felejtse el a Kedvezményezett nyilatkoztatni a kiutazót az ellátás igénybevételéről. A Kedvezményezett szabályzata ettől eltérően is szabályozhat, ha nem vonatkozik rá a kormányrendelet. A napidíjhoz kapcsolódó járulékos kiadást (pl. napidíj után fizetendő Szja, egyéb járulékok) is a tétel költségsorán lehet elszámolni, melyhez a bérjegyzéket és a járulékok kifizetését igazoló bankkivonatot kell benyújtani. Átszámítási árfolyam alkalmazása a belső szabályzatnak és az SZJA törvény 6. §-ának megfelelően (járulékszámítás bevételszerzést megelőző hó 15 napján érvényes MNB árfolyam). Belföldi kiküldetés esetén csak abban az esetben adható napidíj, amennyiben a Kedvezményezett belső szabályzója erre lehetőséget ad, egyébként a ténylegesen felmerült étkezési költségek számolhatók el a belső eljárásrendnek megfelelő dokumentumok benyújtása esetén. Alkoholtartalmú italok elszámolására a projekt keretében nincs mód. Amennyiben a Kedvezményezett nem napidíjban részesíti a kiutazóját, hanem a külföldön felmerült tényleges étkezési költségek kerülnek megtérítésre, akkor a felmerült költségeket nyugtákkal, számlák kell tudnia alátámasztani. Ilyen esetben a ténylegesen felmerült költség számolható el a projektre, ezen felül napidíj összege nem. Utasbiztosítás: Csak a projekttevékenység időtartamára érvényes biztosítást tudjuk elfogadni, ha a munkavállaló szeretne saját költségén külföldön tartózkodni, megteheti, de a felmerült plusz költségeket a projekt nem finanszírozza. Kormányzati szervek esetén központosított közbeszerzéssel történő beszerzés, ajánlati lista nyomtatása javasolt.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Készlet (E2): Általában kiskereskedelmi forgalomban vagy árajánlat bekéréssel (általában megrendelő alapján) beszerzett kis értékű eszközök. Raktáron maradt készlet nem elszámolható → raktári bevételi és kiadási bizonylat. Kiosztási jegyzékkel/átadás-átvételi dokumentummal, költség jellegétől függően jelenléti ívvel igazolni kell a felhasználást. Projektzáráskor készletnyilvántartás ellenőrzése! Szolgáltatás (E3): Elszámolási szabályai hasonlóak az alvállalkozói költségekhez. Azonban elegendő megrendelő, nem feltétlenül kell szerződéssel alátámasztani. Általában olyan tevékenységek ahol nem követeli meg az FH, hogy a szerződés tartalmazza a speciális szerződéses követelményeket (pl.: ellenőrzéstűrési kötelezettség). Készlet: Nem újra felhasználhatók, akár beépítésre is kerülhetnek más termékekbe, valamint az élettartamuk kevesebb, mint az eszközöké. Pl.: képzési segédanyag, CD, DVD, élelmiszer, benzin, ruha stb. Szolgáltatás: abban különbözik az alvállalkozóktól, hogy ezek a szolgáltatók nem közvetlenül a projekt céljának a megvalósítását szolgálják, hanem egy kiegészítő jelleget töltenek be a projekttevékenységben Pl.: fordítás, tolmácsolás, nyomdai szolgáltatás, közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó adminisztráció stb. Minden esetben kell szerződésnek/megrendelőnek lennie, értékhatár nélkül (a megrendelő lehet e-mailes is). Azokat csatolni kell, kivéve az általános szolgáltatás szerződéseit, melyek a FH azonban bekérhet, helyszínen megnézhet. Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó adminisztrációs költségként azon eljárás vonatkozásában felmerült kiadások elszámolhatóak, amelyek eredményeképpen megvalósul a projekt keretében tervezett beszerzés. Sikertelen eljáráshoz kapcsolódó költség abban az esetben elszámolható, ha ugyanazon projektelem beszerzése egy későbbi eljárás eredményeképpen megvalósul, kivéve, ha a költség egyébként nem elszámolható, mert pl. az eljárást a Közbeszerzési Döntőbizottság szabálytannak minősítette, vagy ha az eljárás nem a hatályos szabályozóknak megfelelően került lefolytatásra.

Költségtípusok elszámolási sajátosságai Szakértői költség(E4): Támogatható jogi tanácsadás díja, közjegyzői díjak, technikai és pénzügyi szakértők díjai. Kiválasztásánál beszerzési szabályok betartására figyelni kell. Minden esetben szerződéssel és teljesítés igazolással kérjük alátámasztani a feladat elvégzését. Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek (E5): Arculati Kézikönyvnek való megfelelés!!! Jellemzően szolgáltatások megrendelése, így az elszámolási sajátosságok megegyeznek a szolgáltatásoknál leírtakkal. Könyvvizsgálói költség elszámolása ugyanúgy, mint egy szakértői költség. Célcsoportot érintő speciális költségek (E6): Alátámasztása kiosztási jegyzékkel, a jegyzékben szereplő személyek összevetésre kerülnek a létszámjelentéssel. Jellemzően 3 árajánlat bekérésével szerzik be. Itt többnyire nem az ár az egyetlen szempont, mivel megfelelő kvalitású ember kerestetik a tevékenységre, így az ajánlatkérésben figyelni kell, hogy az értékelés szempontjai bent legyenek. Uniós finanszírozás: Többnyire szolgáltatások megrendelése van ezen a költségsoron (pl.: matrica, projektbélyegző, emléktábla), ezekhez többnyire elegendő egy megrendelő és javasolt átadás-átvételi dokumentum/teljesítési igazolás kiállítása. Megfelelő kvalitással rendelkező könyvvizsgáló kiválasztása, érdemes uniós projektek elszámolásában jártas könyvvizsgálót keresni. Könyvvizsgálói szerződésben egyértelműen le kell rögzíteni a feladatokat, melyhez az FH segítséget nyújtott (4400. témaszámú könyvvizsgálói sztenderd – konkrét tevékenységre irányul – solidalapok.hu-n elérhető a pályázati anyagok között). Célcsoportot érintő költségek: Érintett Alapok: EMA és EVA. Csak az Alap célcsoportját érintő költségek elszámolására szolgál (Alap célcsoportja ≠ projekt célcsoportja). Elszámolható költség pl.: célcsoport belső foglalkoztatása, célcsoport üzleti terveinek finanszírozása, bérletjuttatás, zsebpénz stb. Problémák a kiosztási jegyzékkel a költség elszámolhatóságának szempontjából: -nevek olvashatatlanok, célcsoportot így nem tudjuk összevetni a létszámjelentéssel, helyesbítést kell kérnünk a Kedvezményezettől, gyakran a Kedvezményezett elfelejti a létszámjelentésben az adott személynél jelölni, hogy a projekttevékenységen részt vett, minden esetben a jelenléti ív és a létszámjelentés összevetésre kerül, az ellentmondás pedig felfüggeszt generál.

Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb bizonylatok követelményei Átadás-átvételi jegyzék/kiosztási jegyzék: Jellemzően a célcsoport részére kiosztott ebédjegy, készletek, felszerelések, vagy a projektben érintett munkavállalók részére kiosztott étkezési utalvány, közlekedési bérlet, stb. esetén szükséges csatolni. Egy számlához egy kiosztási jegyzék tartozzon. Formája nem kötött, de az alábbi adatokat tartalmazza: TSZ száma, projekt címe, számla sorszáma, összege, kiosztott tételek megnevezése, darabszáma, átvevő személy teljes neve nyomtatott betűvel, átvevő személy aláírása, átvétel dátuma

Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb bizonylatok követelményei Jelenléti ív: (jellemző képzések, kulturális programok esetén) Nincs formai követelménye, de a következő adatokat tartalmaznia kell: képzés/program megnevezése; TSZ száma, projekt címe; képzés/program időpontja; képzés/program helyszíne; résztvevők teljes neve nyomtatott betűvel; szervezet megnevezése, melyet a képzésen résztvevő képvisel; jelenlévők aláírása; Jelenléti ívet a képzés minden napján alá kell írattatni a résztvevőkkel. Láthatósági elemek szerepeltetése. Célszerű a képzési csomag, kiadvány átvételét a jelenléti ívre is rávezetni, ebben az esetben kiosztási jegyzékként is szolgál.

Közvetett költség elszámolási szabályai EIA, EMA, EVA projektek esetében a ténylegesen elszámolható közvetlen költségek legfeljebb 7 %-a, KHA projektek esetében 2,5%-a (de a költségvetésben jóváhagyott aránynál nem több). Dokumentumokkal nem kell alátámasztani. Jelenteni csak a zárójelentésben egy összegben kell (teljesítés és kifizetés dátuma a projekt utolsó napja). Zárójelentés 3.2. pontjában nyilatkozat az elszámolásról, majd felsorolás, hogy milyen típusú költségekre került felhasználásra (a végrehajtási határozatok XI. számú melléklet szerinti támogatásra nem jogosult kiadások elszámolása a közvetett költségek között sem lehetséges pl. hitelkamat, késedelmi kamat, földvásárlás). Elkülönített kettős könyvelésben szerepeltetni kell.

Monitoring és hiánypótlások kezelése A Kedvezményezett az egyes PEJ-ek ellenőrzésének eredményéről Monitoring lapon és a SOLID MIR-ben is értesül. Az pénzügyi ellenőrzés eredménye lehet:költségtétel elfogadása, felfüggesztése, elutasítása. A Monitoring lapon szerepel a felfüggesztés indoklása, illetve korrigálandó vagy hiánypótlásként kért dokumentumok felsorolása. A hiánypótlásban a Monitoring lapon kért javításokat kell megtenni, dokumentumokat benyújtani, és azok jobb felső sarkára rá kell vezetni a kapcsolódó költségtétel SOLID rendszer által generált sorszámát. Csak az újonnan kért dokumentumok benyújtása szükséges, a már korábban benyújtott alátámasztó dokumentumok ismételt csatolása nem szükséges. Amennyiben a projektfelügyelő valamely tételhez magyarázatot kér, azt a szakmai PEJ 5. pontjában kell megadni. Hiánypótlási kötelezettség a felfüggesztést követő PEJ-ben, folyamatos oldalszámozással, pontos hivatkozással a tételszámra és a hiánypótolt időszakra. A hiánypótolt tételeket újra kell küldeni/jelenteni a következő jelentési időszakra.

A finanszírozás módja, kifizetések összege Projektek finanszírozása: előfinanszírozás, utófinanszírozás, vegyes finanszírozás (előfinanszírozás és szállítói kifizetés) Közbenső kifizetési kérelmek összegének meghatározása (ÁSZF 5. pont) Első közbenső kérelem – TSZ aláírását követően benyújtható (de max. 1 hónappal a projektmegvalósítás kezdene előtt) – összege a becsült költségvetés 37,5 %-a. Második közbenső kifizetés összege a becsült költségvetés 25 %-a csökkentve a saját erő és a tervezett bevétel összegével. Harmadik közbenső kifizetés összege a becsült költségvetés 85 %-ának előző kérelmekkel, saját erővel és tervezett bevétellel csökkentett összege. Maradványösszeg kifizetés – a projekt lezárását követően – külön értesítő levél alapján a ténylegesen elszámolható költségek csökkentve az addig kifizetett támogatás összegével, a tényleges saját erővel és bevétellel.

Közbenső kérelem benyújtásának feltételei Második közbenső kifizetési kérelem esetén a projekt becsült teljes összköltségének 25%-a, harmadik közbenső kifizetési kérelem esetén 55%-a közvetlen költségként felhasználásra került. Alátámasztása a SOLID rendszerből kinyomtatott költségek állapot szerinti lista alapján, a lista kérelemhez történő csatolásával. A felfüggesztett költségek aránya alacsonyabb, mint a projekt becsült teljes összköltségének 15%-a (csatolt lista alapján) A felfüggesztett költségek határidőre történő hiánypótlása 30 napnál nem régebbi együttes adóigazolás csatolása illetve köztartozásmentes adózók adatbázisában jelenlét (államháztartáson kívüli szervezetek esetében). Az együttes adóigazolásnak a kifizetés időpontjában kell érvényesnek lennie. Vegyes finanszírozású projektnél az eddig elmondottakhoz képest az a különbség, hogy csak az előfinanszírozott tételek összegét kell nézni a %-ok meghatározásánál. De ezen projekteknél általában a teljes előfinanszírozás összegét megkapja a Kedvezményezett, így nem kell közbenső kérelmet benyújtania.

Kifizetési kérelmek benyújtásának szabályai A kérelmeket a SOLID MIR-ben kell generálni, kitölteni és elküldeni elektronikusan és papíralapon is. Közbenső kifizetési kérelemhez csatolni kell a SOLID rendszerből kinyomtatott költségek állapot szerinti listát – Két PEJ benyújtása között felmerült költségek rögzítése lehetséges a következő jelentési időszakra Az eddig felmerült költség összegének kiszámítása: jóváhagyott, felfüggesztett, elküldött, rögzített státuszú költségek összegének összeadásával. Kérelem összege: a korábban részletezettek szerint (37,5%, 25%, 22,5%). Kérelem adattartalma megegyezik a TSZ adataival. Ha bankszámlaszám változás, vagy az aláíró személyében változás volt, a Kedvezményezett hivatalosan tájékoztatta a Felelős Hatóságot, változás tényét dokumentumokkal alátámasztotta.

Projekt elkülönített könyvelése, NAV igazolás A projekt költségeit elkülönített kódszámon kell könyvelni. Az elkülönített könyvelésnek minden projektben elszámolt és jóváhagyott közvetlen és közvetett költséget tartalmaznia kell. Második PEJ-ben az elkülönített könyvelés főkönyvi kivonatát be kell nyújtani az elkülönített könyvelés ellenőrzése céljából (ha a kivonat nem tartalmazza, kérjük az elkülönített könyvelés kódjának a megadását). NAV igazolás: Bruttó finanszírozás választása mellett (Kedvezményezett illetve a Partner) a projekt zárásakor NAV igazolás benyújtására van szükség annak igazolására, hogy a projektben elszámolt költségek esetén ÁFA visszaigénylés nem történt. (Nyilatkozat mintát, kapcsolatokat a Felelős Hatóság a Kedvezményezettek rendelkezésére bocsájtja.)

Köszönöm a figyelmüket. Eredményes munkát kívánok. Elérhetőségek: Almacht Katalin BM Támogatás-koordinációs Főosztály pénzügyi projektfelügyelő Tel.: 441-1573 Fax: 999-4846 E-mail: katalin.almacht@bm.gov.hu