Elszámolási Irányelvek Gelegonyáné Nagy Anita, TEÜ, PVEI Partneri szeminárium magyar partnerek részére Budapest, 2011. május 11.

Összefoglaló Személyi költségek (Staff costs) Rezsi költségek (Overheads) Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation costs) Külső szakértői díjak és szolgáltatások (External expertise and services) Eszközbeszerzés (Equipment) Kis értékű beruházások (Small scale investments) Pénzügyi díjak és biztosítási költségek (Financial charges and guarantee costs) Speciális költségtípusok (Előkészítési költségek, a kiadások 10%-os rugalmassági szabálya, közös költség )

Általános feltételek közvetlenül kapcsolódnak a megvalósítandó projekthez a projekt pályázati formanyomtatványában/elfogadott költségvetésében szerepelnek adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett költségek jelenhetnek meg felmerülésükkel nem valósul meg kettős finanszírozás a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek és felmerülésük arányos hozzáadott értéket képvisel (egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat) a költségek alátámasztása a Control and Audit Guidelines és az Elszámolási segédletnek megfelelően történt a kettő együtt nézendő ill. mindig a szigorúbb rendelkezésnek megfelelő eljárás alkalmazandó A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják.

Személyi költségek A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalókkal kapcsolatban felmerült HAVI bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: Projektarányos bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok számolhatóak el. Egyéb kifizetések, bonusz, mozgó bér vagy ezekkel egyenértékű többletjuttatás nem elszámolható költségek. A projektben vállalt feladat a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel. A munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni (munkáltató és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat és az elvégzett projekttevékenység leírását).

Személyi költségek Benyújtandó dokumentumok lista a projektben résztvevők személyéről, projektben betöltött szerepükről személyi költségek számítását tartalmazó részletes segédtábla (papír alapon és elektronikusan is: „Segédlet a South East Europe Program keretében elszámolt bérekhez”) munkaszerződés és munkaköri leírás munkavállaló bérjegyzéke/fizetési jegyzéke munkaidő-kimutatás (a munkavállaló és a munkáltató aláírásával; tevékenység leírás) munkabér kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat) munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása (bankszámla-kivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket) kalkulációs módszer: adott hónapra érvényes órabér * projektre fordított óraszámok

A rezsi költségek nem haladhatják meg a személyi költségek 20%-át! Lehetőség van közvetett és közvetlen költségek elszámolására A rezsi költségek elszámolása történhet 100%-ban, részben és arányosítva Elszámolható költségtételek: irodabérlet (projekttel kapcsolatos felmerülés), közüzemi költségek, telefon, fax, internet, postázás, irodaszer A rezsi költségek nem haladhatják meg a személyi költségek 20%-át!

Rezsi költségek Kalkulációs módszerek: Alátámasztó dokumentumok (100%-ban, részben és arányosítva elszámolt rezsi költségekhez) : - eredeti számla - számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat); - szerződések (irodabérlet esetében) Arányosítva elszámolt rezsi költségekhez tételes számlaösszesítő (Váti Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint) is benyújtandó: Kalkulációs módszerek: A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a partner alkalmazásában állók száma. A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma. A projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe / a partner rendelkezésére álló összes munkaterület.

Utazási költségek A pályázatban feltüntetett ill. közvetlenül alkalmazásban álló (saját) munkavállalók utazási, napidíj és szállás költségei, a nemzeti szabályozásokkal összhangban. mindig a leggazdaságosabb utazási forma (turista osztály, 3csillagos szállodának megfelelő értékű szállás, stb.) külső szakértő utazási költsége a külső szakértői soron számolható el arányosság- a rendezvény időtartamának megfelelő idő ráfordítás mindig a FELMERÜLT pénznemben szerepeltessék a költségeket a „Description” oszlopban jelölni kell az adott utazás, okát időpontját,helyszínét, résztvevőjét saját fogyasztás költsége nem elszámolható-pl. minibár, stb. A napidíjak elszámolásának 3 lehetséges módszere: EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, Belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés, Ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el, de FIGYELEM, a felmerült költségek összege egyik módszer esetén sem haladhatják meg az EB által megállapított napidíj mértékét!

Utazási költségek Benyújtandó dokumentumok Utazási költségek alátámasztására: kiküldetési rendelvény eredeti számla/bizonylat kifizetés bizonylata vonatjegy, buszjegy, repülőjegy, beszállókártya… gépkocsi használat esetén: gépkocsi elszámolás (pl.: APEH norma alapján) úti jelentés, az utazáson résztvevő által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is)- résztvevők megnevezésével, utazás időtartamával ill. a tervezett célok, elért eredmények részletezésével kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívó, napirend, emlékeztető, jelenléti ív, stb.) Külföldi napidíjak alátámasztására: - kiküldetési rendelvény - napidíj számfejtését igazoló dokumentum - kifizetés bizonylata - közterhek kifizetését igazoló bizonylat, valamint a cégszerű aláíró nyilatkozata arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket Szállásköltség alátámasztására: - eredeti számla - kifizetés bizonylata

Külső szakértői díjak és szolgáltatások Találkozók és rendezvények szervezése Promóciós költségek projekthez közvetlenül kapcsolódó olyan szolgáltatások, melyek megvalósítására külső féllel szerződést kötnek, igénybevételük nélkülözhetetlen a projekt megvalósításához, arányos a szakértő képzettségével, az elvégzendő szolgáltatás minőségével, kiválasztásuk a nemzeti közbeszerzési jogszabályok szerint történik, tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó előírások alkalmazása, arculati elemek,

Külső szakértői díjak Benyújtandó dokumentumok közbeszerzési eljárás dokumentációja 3 árajánlat a bruttó 1000 EUR feletti beszerzések esetén kapcsolódó szerződés, melyben nevesítve van a szakértő, a projekthez kapcsolódó feladata és a díjszabás teljesítésigazolás (feladat teljesítéséről, projektmenedzser aláírásával) materializálódott szolgáltatás esetén a szolgáltatás végterméke (tanulmány, kiadvány..) köteles példánya (végleges, nyomdai, bekötött formátum) 20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott forma helyett lehet elektronikusan benyújtani szakértő nyilatkozata, hogy a tanulmány más közösségi, nemzeti finanszírozású pályázatban nem került elszámolásra arculati elemek használata kötelező!!!

Külső szakértői díjak Benyújtandó dokumentumok Megbízási szerződés esetén: külső szakértő bér-, vagy fizetési- jegyzéke vagy az eredeti számla kifizetés bizonylata (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat) külső szakértő költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása Vállalkozói szerződés esetén: eredeti számla kifizetés bizonylatai

Külső szakértői díjak Benyújtandó dokumentumok Találkozók és rendezvények: Konferenciák, szemináriumok, projektrendezvények, projekttalálkozók szervezéséhez közvetlenül kapcsolódó, külső fél által elvégzett szolgáltatások (ajándék, virág, alkohol, művészek költsége nem elszámolható). eredeti számla kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat) közbeszerzési eljárás dokumentációja (szakértő/vállalkozó kiválasztásáról szóló dokumentáció) három árajánlat 1000 EUR felett szerződés vagy megrendelés teljesítésigazolás teljesítést igazoló dokumentumok (meghívó, program/napirend, jelenléti ívek, előadás anyagok, emlékeztetők, stb.)

Eszközbeszerzés - a projekt megvalósításához nélkülözhetetlen eszközök (számítástechnikai eszközök, szoftverek) beszerzésére van mód - pályázatban előre meghatározott eszközökkel összhangban - a beszerzésre került eszköz teljes összege csak akkor számolható el, ha az értékcsökkenési leírás - időtartama rövidebb vagy megegyezik, a projekt időszakkal. Ha a projekt időszak rövidebb, akkor csak az értékcsökkenési leírás számolható el. Új és használt eszköz beszerzése esetén: eredeti számla (részletes - a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével) kifizetés bizonylatai közbeszerzési eljárás TELJES dokumentációja piaci ár igazolása: 3 árajánlat a 1000 EUR feletti beszerzések esetén kapcsolódó szerződés vagy megrendelés teljesítésigazolás (átadás-átvételi jegyzőkönyv) állományba, leltárba vételi bizonylatok- az értékcsökkenési eljárás, leírási kulcsok feltüntetésével

Kis értékű beruházások Infrastruktúra és az építési munkák finanszírozásához kapcsolódnak. eredeti számla (részletes - a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével) kifizetés bizonylatai közbeszerzés eljárás dokumentumai három árajánlat 1000 EUR felett kapcsolódó szerződés vagy megrendelés garanciák, biztosítékok stb. iratanyaga (vállalkozói/kivitelezői szerződés szerinti szolgáltatásra vonatkozóan) teljesítésigazolás teljesítést igazoló dokumentumok (építési napló, független mérnök alkalmazása esetén a mérnők nyilatkozata, átadás-átvételi jegyzőkönyv, használatbavételi engedély stb.) nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról

Pénzügyi díjak és biztosítási költségek Lead Partner transznacionális pénzügyi tranzakciók költségei jogi tanácsadás díja, közjegyzői díjak, amennyiben azok közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, és végrehajtásához szükséges bármely egyéb típusú pénzügyi díjak nem elszámolhatóak Az elszámolásához kapcsolódó dokumentumok: kapcsolódó szerződés, vagy megrendelés, alátámasztó dokumentumok kifizetést igazoló bankszámla kivonat

Speciális költségtípusok Előkészítési költségek (Preparation costs) A kiadások 10%-os rugalmassági szabálya Közös költség

Előkészületi költségek 2007. január 1.-et követően és a pályázat jóváhagyásának időpontját megelőző nap (2010.december 14.) között a - pályázati formanyomtatványban szereplő - felmerült költségek Az első jelentési időszak záró dátuma előtt kell kifizetni. (2011.május 31.) Az első jelentésben kell szerepeltetni. Költségtípusok (WP0): Személyi költségek Külső szakértők Utazás és szállásköltségek Benyújtandó dokumentumok: közbeszerzési dokumentáció vagy 3 árajánlat számla (eredeti) szerződés/megrendelő kifizetés igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat) teljesítést bizonyító dokumentumok (elkészített tanulmányok, tervek, lefordított dokumentumok teljesítésigazolás megbeszélés, szállás, utazás költségeinek elszámolhatóságát igazoló dokumentumok

A kiadások 10%-os rugalmassági szabálya ERFA lead/projekt partner elfogadott költségvetésében egyértelműen és világosan fel van tüntetve, és alvállalkozói szerződés megkötése esetén a közbeszerzés lebonyolítását az ERFA Partner nemzeti szabályainak megfelelően kell lebonyolítani ERFA partner írja alá a szerződést ERFA partner nevére szól a számla az ERFA projekt/lead partner által kerül közvetlenül kiegyenlítésre 10%-os partner utazás és szállásköltségei abban az esetben jogosultak ha a számla az ERFA partner nevére van kiállítva ERFA partner fizeti ki így az Utazás és szállás költség soron elszámolható

Közös költség Felelős partner megelőlegezi a költségeket Külső szakértői díj és szolgáltatások: Felelős partner megelőlegezi a költségeket - felelős partner köti meg az alvállalkozói szerződést, számla az ő nevére szól, ő fizeti ki a számlát - résztvevő partnerek a felelős partnernek átutalják a rájuk eső részt Ebben az esetben: résztvevő partnerek költség hitelesítése csúszik a következő jelentési időszakra Személyi költségek: Közös tevékenységet kizárólag a felelős partner valósítja meg Minden esetben CSAK egy partner felelős a közbeszerzés lebonyolításáért/ szerződés kötésért

KÖSZÖNÖM FIGYELMÜKET! Gelegonyáné Nagy Anita programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft., TEÜ, PVEI E-mail: annagy@vati.hu Telefon: 1/224-3100/4408