KUTATÓ- ÉS TÁJÉKOZTATÓSZOLGÁLAT Levéltári kezelői tanfolyam – 2009

JOGSZABÁLYOK – LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY A közlevéltár  az őrizetében lévő levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, feldolgozza, és megfelelő segédletek készítésével lehetővé teszi annak használatát;  a levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;  a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy számára ingyen lehetővé teszi, hogy az Adatvédelmi törvény rendelkezéseinek betartásával kutatást végezzen, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készítsen;  a kutatást végző személy részére a kutatás megkezdése előtt látogatói jegyet ad ki, mely – évenkénti meghosszabbítással – folyamatosan használható;  a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet;  a kérelmező által megadott egyedi adatok alapján tájékoztatást nyújt;  kutatási vagy kiállítási célból más levéltárnak vagy közgyűjteménynek kölcsönzi a levéltári anyagot.

JOGSZABÁLYOK – NKÖM RENDELET A közlevéltár  a levéltári anyag kutatótermi használatának általános szabályait figyelembe véve saját hatáskörében kutatótermi szabályzatot készít, melyben meghatározza a levéltári anyag kutatótermi használatának rendjét, az igénybe vehető szolgáltatások körét és módját, valamint a kutatói másolatok elkészítésének díját;  a kutatóterem nyitva tartása idején gondoskodik a kutatóterem állandó felügyeletéről, a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról; A kutatótermi felügyelő  ismerteti a kutatóval a levéltár kutatási szabályzatát és folyamatosan ellenőrzi annak betartását;  megadja a kutatás megkezdéséhez szükséges tájékoztatást;  további felvilágosításért a megfelelő referenshez irányítja a kutatót.

JOGSZABÁLYOK – NKÖM RENDELET A kutató  az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelheti; a kérőlap és kísérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét. A közlevéltár  az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét egy doboznyi/csomónyi, illetve tíz egyedi jelzetre kiterjedő mennyiségben,tíz kötetben vagy öt filmtekercsben maximálhatja. A kutatószolgálat  nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét és a személyazonosságát igazoló okmány számát;  kutatónaplót vezet, melyben rögzíti a kutatási eset sorszámát, a kutatás dátumát, a látogatói jegy iktatószámát és a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszámát.

JOGSZABÁLYOK – NKÖM RENDELET A közlevéltár  a kérelmező által közölt adatok alapján általános tájékoztatást nyújt a keresett tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó levéltári egységekről;  a tájékoztatás alapjául szolgáló levéltári anyagról tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot ad ki;  ügyviteli, kutatási, kiállítási vagy levéltári működési célból 90 napot meg nem haladó időtartamra iratanyagot kölcsönöz;  kölcsönzési naplót vezet, melynek kötelező adatai: a kölcsönzés időpontja, a kölcsönvevő szerv neve és postacíme, a kölcsönzés célja, a kölcsönzött iratanyag megnevezése és terjedelme, a kölcsönzés időtartama és annak esetleges meghosszabbítása, a visszavétel időpontja, az iratanyag fizikai állapotának leírása, a kölcsönzésre vonatkozó ügyirat iktatószáma.

Kutatási korlátozások 1. Általános időbeli korlátozás (Ltv. 22.§)2. Az iratanyag jellegétől függő korlátozás (Ltv. 22.§) NINCS KORLÁTOZÁS Időbeli korlátozás nélkül mindenki megismerheti a már nyilvánosságra hozott és a közérdekű adatokat május 2. előtt: a keletkezés éve + 15 év május 1. után: a keletkezés éve + 30 év december 31. óta december 31-ig • belső használatra készült és • döntéselőkészítő iratok az átadó szerv hozzájárulásával KURATÓRIUM KÖZLEVÉLTÁR 3. Személyes adatok védelme (Ltv. 24.§) a születéstől számított 90 év az irat keletkezése után 60 év a halálozástól számított 30 év Kivétel az adatvédelmi korlátozás alól: anonimizált másolat; érintett/örökös/hozzátartozó hozzájárul (kutatói nyilatkozattal!); tudományos célú kutatás (támogató állásfoglalással és kutatói nyilatkozattal!); külföldi: azonos adatvédelmű országból, időbeli korlátozás lejárt (támogató állásfoglalással és adatkezelési nyilatkozattal!)

KUTATÁSI SZABÁLYZAT Az érvényes jogszabályok alapján részletesen meghatározza  a kutatótermek működési rendjét (cím, felügyeleti rend, nyitva tartás, kutatásra bocsátott iratanyag, nyilvántartások vezetése);  a kutató és a kutatás regisztrálásának módját (kutatási kérelem, látogatói jegy, támogatói nyilatkozat);  a kutatószolgálat működési rendjét (Kutinfo, a kutatási kérelmek, kérőlapok és kutatói másolatok nyilvántartókönyve, kutatói napló, a kutatóterem használatának szabályai);  a levéltári anyag használatának feltételeit és módját (kérőlap, kísérőlap, őrjegy, reprográfiai szolgáltatás megrendelőlapja, fotójegy);  a levéltári anyag másolásának feltételeit és módját (állományvédelmi szempontok, anonimizált másolat), valamint a jogszabályokban és a kutatási szabályzatban rögzített feltételek be nem tartása esetén alkalmazandó szankciókat.

TÁJÉKOZTATÁS A LEVÉLTÁRI ANYAG ALAPJÁN TARTALMI KIVONAT A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és nem formahű értesítés, amely a magánszemély személyi körülményeire, jogaira és kötelezettségeire vonatkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatkat. Formája: Hivatalosan igazolom, hogy ez a … oldalra terjedő kivonatos másolat a … Levéltár őrizetében lévő … jelzetű irat szövegével tartalmilag, a „…” szövegrész pedig a fenti irat … oldalának … sorával (vagy: … oldalának … számú bejegyzésével; vagy: … oldalának … időpontban kelt bejegyzésével; vagy: … oldalának … vezérszóval kezdődő bejegyzésével) szó szerint megegyezik. [Dátum, cégszerű aláírás, pecsét]

TÁJÉKOZTATÁS A LEVÉLTÁRI ANYAG ALAPJÁN HITELES MÁSOLAT A hiteles másolat lehet tartalmára nézve teljes vagy kivonatos, formájára nézve pedig szöveghű (írásos) vagy szöveg- és formahű (analóg vagy digitális fényképfelvétel, fénymásolat). A teljes másolat az adott irat teljes szövegét tartalmazza. A szöveghű kivonatos másolatnak tartalmaznia kell az eredeti irat szöveghűen másolt kezdő és záró részét. A másolás során kihagyott szövegrészek helyét három ponttal, a kihagyás folytán szükségessé vált, a másoló által alkalmazott szövegrészeket pedig az így beillesztett szavak aláhúzásával kell jelölni. Ha a hiteles másolat több oldalra terjed ki, akkor az oldalakat nemzetiszínű zsinórral át kell fűzni, a zsinórvégeket a hátoldalon le kell ragasztani, a záró cimkét pedig úgy kell lepecsételni, hogy a cimkét és a zsinórt a pecsét megsértése nélkül ne lehessen eltávolítani.

TÁJÉKOZTATÁS A LEVÉLTÁRI ANYAG ALAPJÁN HITELES MÁSOLAT Formája: Hivatalosan igazolom, hogy ez a … oldalra terjedő másolat a … Levéltár őrizetében lévő … jelzetű irat szövegével szó szerint megegyezik. A hiteles másolat …-ik sorában „…” szóban lévő „…” betűt másolási hiba miatt „…” betűre, a …ik sorban „…” szót másolási hiba miatt „…” szóra javítottam. [Dátum, cégszerű aláírás, pecsét] Hivatalosan igazolom, hogy ez a … lapra terjedő, … arányban készült fénykép- /digitális/fénymásolat a … Levéltár őrizetében lévő … jelzetű irat szövegével megegyezik. [Dátum, cégszerű aláírás, pecsét]

KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ

Kutatótermi nyomtatványok