Információs irodák menedzsmentje Szegedi Tudományegyetem „Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására” TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

16. Előadás témakörei Szponzorálás, szponzorkeresés, pályázati lehetőségek az információs irodákban; A szponzorálás, mint PR eszköz; Szponzorkeresés a reklámozás, kiadványozás során; A szponzortárgyalás eszközei, jelentősége; A rendezvények szponzorálási lehetőségei; A pályázatírás szükségessége; A pályázatírás legfontosabb szabályai ;

16. ELŐADÁS ANYAGA A szponzor- szponzoráció fogalmak körbejárása Szponzorálás (sponsorship) pénzben vagy természetben adott befektetés valamilyen tevékenységre, amiért cserébe az invesztáló fél üzletileg kihasználható kereskedelmi potenciálhoz jut. Az idő ma már többet ér a pénznél, és ez kényszeríti a piaci szereplőket az üzleti céljaikat szolgáló kommunikáció új alapokra való helyezésére „ A sponsorships 2.0-nak nevezett marketingeszköz a fogyasztókkal való kapcsolat alapjaként a bizalmat emeli ki a megteremtendő legfontosabb kritériumok közül. ….a direkt reklám és a szponzoráció közötti különbség lényege, hogy míg az előbbi csak egyirányú üzenetet képes közvetíteni, addig egy szponzori kapcsolat a párbeszédre, és a racionalitást hatékonyan segítő érzelmek kihasználására is lehetőséget ad. Az ilyen jellegű kapcsolat nem a jelen, hanem a jövő kiaknázásának lehetőségét ígéri a cégeknek. Így fel kell tudni mérni, hogy a felgyorsult világban mi képvisel értéket egy-két, netán tíz esztendő múlva.

16. ELŐADÁS ANYAGA E nélkül a szponzoráció értelmét veszti a szponzorok számára. Ez jelenti az igazi feladatot egy olyan üzletben, amelyben nem jótékonykodásról, hanem kizárólag kölcsönös elvárások megvalósítását szolgáló érdekszövetségről van szó.” (Ardi Kolah ) Egyre kevesebben figyelnek a hirdetésekre, korunk "sietős" generációja már tökéletesen kiismeri magát a médiában, nem hisz el bármit, nem foglalkozik mással, csak azzal, ami igazán érdekli, így új csatornákon kell megközelíteni őket. De a legsikeresebb ügy, esemény, vagy személy sem képes érthető, inspiráló üzenet adni akkor, ha a márka nem alkalmas rá. A szponzorszerződések igazi értelmet csak ezt követően kaphatnak, csak ekkor kérhetik számon a szponzorok a céljaik megvalósulását, az imázsépítést, a médiamegjelenést és végső soron a fogyasztás serkentését.

16. ELŐADÁS ANYAGA Valóban szponzorokat keres minden esetben az információs iroda? A fentiek értelmében nem minden esetben! A szponzorok általában sport és kulturális, művészeti szervezeteket, eseményeket támogatnak „ellenérték” nélkül- azaz az információs irodák rendezvényeivel kapcsolatosan működtetnek szponzorkapcsolatokat. A szponzor neve, (márkaneve) a támogatott szervezet és/ vagy esemény révén összekapcsolódik a támogatott szervezettel, tevékenységgel és annak társadalmi presztizsével, így a szponzor ismertsége, elfogadottsága nő, társadalmi presztizse emelkedik; A márkaasszociáció működésbe lép. Az információs irodák hétköznapi gyakorlatában használatos szponzorkeresés kereskedelmi, üzleti gyakorlatot takar! Az információs iroda üzleti partnereket keres kommunikációs tevékenységéhez: - kiadványszerkesztés - hirdetésszervezés, - rendezvényszervezés – támogató; - vásári megjelenés- közös megjelenés

16. ELŐADÁS ANYAGA Kiadványszerkesztés – hirdetésszervezés A térséget, desztinációt bemutató prospektusokban az alapinformációk megjelenését (invitativ kiadványok, ) alapadatokat általában a TDM szervezet finanszírozza a bevételeiből, költségvetéséből; - a tagok nyomtatott kiadványban való megjelenésének pénzügyi forrásai lehetnek teljes körűen a TDM bevételeiből, lehet részleges (TDM és saját) és önfinanszírozó is. Ez a TDM elfogadott feladataitól, az alapszabálytól függ. - a külső hirdető teljes egészében fedezi megjelenésének költségeit, a kialakított árak alapján. Ezt szerződés formában rögzítik a felek. - a kiadványban való megjelenés árainak kialakítása függ a prospektus formátuma (nagyság, oldalszám, színek száma, anyaga), a példányszám és a kommunikációs csatornák (helyben, vásárokon, utazási irodák, DM-ben, stb.) lehetőségeitől; - a hirdetésszervezés sikere is nagyrészt a fentiek függvénye; - a hirdetésszervezés sikerének másik fontos eleme a hiteles kommunikáció, a személyes eladás eszközeinek felhasználásával;

16. ELŐADÁS ANYAGA A prospektus szerkesztés esetén a reklámszervezés függ: - a tartalomtól, - a terjedelemtől, - a minőségtől; - a terjesztés módjától, - A tartalom meghatározza a reklámozók körét – az alapszolgáltatásokhoz illő reklámozók (kategória, ár, minőség) – kiket keressünk fel? - A terjedelem a hirdetések számát, nagyságát;( hirdetések aránya, oldalszám aránya) – hány hirdetőt kell szerveznünk? - A minőség a hirdetés a tipográfiáját, grafikus elemeit, a fotók nagyságát, minőségét, színszámot, stb.; - milyen minőségi elemekkel jelenik meg? - A terjesztés módja – hol, hogyan, milyen alkalommal használjuk a prospektust? Milyen módon szervezzünk hirdetéseket?

16. ELŐADÁS ANYAGA - megkeresendő potenciális hirdetők címlistájának elkészítés: - a prospektus tartalmához illő helyi és a desztinációban működő, vállalkozások, cégek, szervezetek címlistája (telefonkönyv, on-line adatbázis) - az adatbázisban szereplők csoportosítása a felkeresés módja szerint: - DM, - személyes; - on-line, - A hirdetésszervezés írásos kommunikációs eszköze a DM, amely jelen esetben a hirdetésfelület értékestésére irányul; A levél jó megfogalmazása alapja a hirdetés sikerének. Mit tartalmazzon a levél? - A prospektus megjelenésének célját, jelentőségét, tartalmát, a formátumot, a terjesztés módját ; - Az elérni kívánt kommunikációs hatást - a potenciális fogyasztók körét, nagyságát; - A megjelenés formai és pénzügyi feltételeit;

16. ELŐADÁS ANYAGA Mellékelni: - prospektus mintát, szándéknyilatkozatot, (esetleg mérés- eredményeket, referenciákat) Személyes eladás: ( általában nagy hirdetők esetében;) - címlista összeállítása ( a címlista nagysága és elért eredmény aránya 10%-os) - a potenciális ügyfelek telefonos megkeresése időpont egyeztetés céljából; - a látogatás előkészítése: anyag összeállítás ( referenciák, mintaprospektus, feltételek, szerződés) - a látogatás: - a hirdetésszervezővel szemben támasztott követelmények; ( jó kommunikációs készség, pontosság, felkészültség, határozottság) - a prospektus céljának, jelentőségének hangsúlyozása, tartalmának ismertetése, más hirdetők (főként ismert cégek) bemutatása; - a várható eredmények és pozitív hatásuk a hirdető számára

16. ELŐADÁS ANYAGA - fontos, hogy üzleti ajánlat legyen, ár-érték arányban! - nem kérünk! – ajánlunk! - az azonnali szerződéskötés lehetőségének kihasználása; - a későbbi szerződéskötés lehetőségének nyitva hagyása- új időpont egyeztetés; Ki legyen a hirdetésszervező? - belső munkatárs - külső megbízott; A belső munkatárs előnyei: - ismeri az ügyfeleket, - tisztában van a prospektus jelentőségével, „azonosul az üggyel” - motiválása: jutalék; Hátránya: - a munkavégzés, munkaidő károsodhat;

16. ELŐADÁS ANYAGA Külső munkatárs előnyei: - főállásban teszi, több idő jut rá; - üzleti, szerződés jellegű kapcsolat; - professzionalizmus; - jutalék; Hátránya: - nincs szakmai érdekeltség; Az on-line hirdetésszervezés: - hasonlóan a DM hirdetésszervezéshez: - címlista, levélküldés, válaszlehetőség megadása; Előnyei: a prospektus, kiadvány látványának teljes megjeleníthetősége, on-line jelentkezés, hirdetési hely lefoglalása, gyors megfordulás; Hátránya: az ügyfelek hajlamosak figyelmen kívül hagyni, ezért gyakori ismétlés és telefonos rákérdezés szükséges;

16. ELŐADÁS ANYAGA A rendezvények szponzorálása: A rendezvények szponzorálása a definíció szerinti valós tartalomnak megfelelő; - a szponzor részéről társadalmi elkötelezettséget jelent a rendezvény tartalma, üzenete, esetleg a szervezők mellett; - a szponzor cserébe a támogatásért a rendezvény látogatóinak üzenetet küld; - a rendezvény látogatói megegyeznek a szponzor célcsoportjával; - a támogató nevének, logojának megjelenési lehetőségei: programfüzet, program, szórólap, plakát, helyszínen molinó, feliratok, kivetítés, ajándéktárgyak, stb. - lehet egyszeri, (egyedi rendezvény) és folyamatos (hagyományos rendezvények, egy rendezvénytípushoz kapcsolódó pl. borfesztivál) - a szponzorkeresés személyes jellegű; - sokrétű, jól működő kapcsolatrendszert feltételez;

16. ELŐADÁS ANYAGA A pályázatírás legfontosabb szabályai Van egy probléma, amely megoldásra vár, vagy melyet a TDM, meg szeretne oldani Van egy feladat, amelyet a TDM, meg akar oldani, de nem rendelkezik megfelelő háttérrel, anyagiakkal (pl. információs iroda létrehozása) Van egy konkrét elképzelés, amelyet a szervezet meg akar valósítani, s támogatásra van szüksége ( iroda működtetése) Végül, előfordulhat az is, hogy a TDM szervezet tudatosan készül egy pályázat megírására, ismeri a lehetőségeket, a pályázati kiírást, s tervszerűen készül a pályázat beadására. Mi az, ami szükséges lesz a projekt kivitelezéséhez? fizikai erőforrások, technikai eszközök, humán erőforrások, tudás, információ, idő, pénzügyi források;

16. ELŐADÁS ANYAGA Mi az, amivel már jelenleg is rendelkezünk? Mi az, ami hiányzik, amivel jelenleg nem rendelkezünk? A projekt megvalósításban számításba vett helyi partnerek és szerepük a projekt kivitelezésében; Mire van szükségünk ahhoz, hogy meg tudjuk írni a pályázatot? - felkészültség; - a téma ismerete; - információ, szaktudás; - megfelelő eszközök; - idő. Mi az, amivel a megíráshoz szükséges feltételek közül rendelkezünk? Mi az, ami a megíráshoz szükséges feltételek közül egyenlőre hiányzik?

16. ELŐADÁS ANYAGA Célmeghatározás – meg kell fogalmaznunk alapvető célkitűzéseinket vagyis azt, hova akarunk eljutni. Eztán a fő célt vagy célokat ütemezhető, kisebb rész-célokra bontjuk. Azt is határozzuk meg, honnan tudjuk meg, hogy rész-céljainkat elértük-e, milyen mérőszámok vagy un. „mérföldkövek” mutatják meg eredményeinket! Projektmeghatározás – a projektnek megfelelő pályázat megkeresése – gyakori, hogy meglévő pályázati kiíráshoz dolgoz ki valaki egy projektet. (Ne azért dolgozzunk ki egy projektet, mert erre tudunk forrásokat szerezni, hanem olyan projektet alakítsunk ki, amelyre tényleges igény vagy szükséglet mutatkozik! Inkább ehhez keressünk megfelelő pályázati kiírást.) A pályázati kiírás tanulmányozása – a pályázati kiírás tükrözi a pályáztató szándékait.

16. ELŐADÁS ANYAGA Hogyan tájékozódjunk a pályázati lehetőségekről? Pályáztató intézmény szerint: - ismerkedjünk meg a pályázat kiírójával! - tudjuk meg, hogy állami vagy magán- esetleg harmadik szektorbeli szervezet! - keressünk személyes kapcsolatot a kiíró intézmény vezetőivel - (telefon, levél vagy személyesen) nemcsak a nyerhető információk miatt, hanem hogy minket is, szervezetünket is megismerjenek. A projekt tartalma szerint: Valószínű,hogy azonos tárgykör alapján találunk megfelelő pályázatot, de nem kizárólag. Érdemes a lakóhely, az ágazat, a kínált szolgáltatás vagy program,és a kedvezményezettek köre, illetve a megfelelő célcsoport alapján is keresni a pályázati kiírások között

16. ELŐADÁS ANYAGA Milyen a jó pályázat a pályáztató szemszögéből? - segíti a pályáztatót saját céljai megvalósításában; - megvalósítható projektet kínál; - hosszú távon fenntartható projekt; - a pályázó jó együttműködő partner; - színvonalas,jól dokumentált munka; - tapasztalat, referencia van mögötte; Tájékozódás a pályázati kiírás alapján: A pályázati kiírás tudósít legjobban a pályáztató szándékairól – elemezzük ezt jó alaposan. Válogassuk ki azokat a kulcsszavakat, amelyek a pályáztató törekvéseit legjobban tükrözik, s pályázatunkban magunk is használjuk gyakran ezeket a kifejezéseket!

16. ELŐADÁS ANYAGA Pályázatok szerkezete általában (eltérés pályázatonként lehetséges) a) Fedlap, a pályázati anyag borítója (pályázat címe, pályázó, pályáztató, dátum, egyéb fontos adatok) b) Belső borító (cím, adatok stb.) A pályázó alapadatai (szervezet neve, címe, elérhetősége, felelős vezető, kon-takt személy neve, adatai, ha szükséges bankszámlaszám, adószám) c) Pályázati partnerszervezetek adatai d) Tartalomjegyzék e) A pályázati anyag rövid összefoglalása f) Háttérinformációk – a pályázat megfelelő fogalmi keretbe történő elhelyezése g) Pályázatunk legfőbb célkitűzései (hova akarunk eljutni) és részcéljai

16. ELŐADÁS ANYAGA h) A projekt célcsoportja, célrégiója i) A céloknak (ill. részcéloknak) megfelelő feladatok, kulcsfeladatok j) A kulcsfeladatok ütemezése akcióterv, munkaterv, ütemterv, felelősök k) Alkalmazott módszerek leírása l) Várható eredmények konkrétan, ellenőrző (monitoring) pontok m) A pályázat igazolása (mit, miért teszünk, a pályázó alkalmasságának bizonyítása, referencia munkák) n) A projektet kivitelező személyek és team bemutatása o) Költségvetés (+költségek igazolása és időbeli ütemezése) p) Projektköltségek forrásösszetétele q) Szükséges mellékletek (kötelező mellékletek és igazolások, valamint egyéb mellékletek, nyilatkozatok)

16. ELŐADÁS ANYAGA Milyen az áttekinthető, jól értékelhető pályázat? A pályázat mérete Pályázatunk se túl sok, se túl kevés ne legyen. A vaskos anyag látszólag profizmust sugall, valójában a bírálók biztosan nem fogják elolvasni. A vékony anyag viszont sekélyesnek tűnik. Pályázatunk legyen a kiírás mértékének megfelelő, de ne írjunk túl sokat. A részleteket hagyjuk a mellékletekre, aki akar, ott utánanézhet. A lényeg megragadása Ne legyünk szerények, vagy túlzottan szemérmesek! A lényeget mondjuk el többször is! Eleve utaljunk rá a pályázat címében, fejtsük ki az összefoglalóban, s akár többször is a pályázat során. Gondoljunk arra, hogy a bírálók “mazsolázni” fognak anyagunkból, s esetleg rész-fejezetek alapján formálnak véleményt. A pályázat külső megjelenítése Pályázatunkat szépen kössük be, legyen jó érzés kézbe venni! Néhány lényeges elem kidolgozása

16. ELŐADÁS ANYAGA Van néhány olyan eleme a pályázatnak, amit a bírálók mindenképpen megnéznek: a) ütemterv b) pályázatot megvalósító team c) referencia munkák d) költségvetés e) mellékletek Szerepek és felelősségek - Igen hatásos, ha a team tagjai közötti munkamegosztás, s a különböző szerepek, felelősségek bemutatásra kerülnek Referencia munkák - A szervezet és szakértők által korábban megvalósított projektek azt igazolják, hogy hasonló munkák elvégzésére alkalmas. Általában a bírálók szívesebben juttatnak támogatást olyan pályázónak, akinek munkáját már mások is értékelték.

16. ELŐADÁS ANYAGA Költségtábla készítése Általános gyakorlat, hogy a költségtábla az alábbi oszlopokat tartalmazza: a) költségtétel megnevezése, pl. szakértői nap, db, stb. b) egységár, c) egységek száma, d) összesen Vízszintesen az egyes költségvetési tételek szerepelnek, így: a) személyi kifizetések, b) működési költségek, c) egyéb költségek, d) adminisztráció A költségek időbeli ütemezése Számos pályázat a költségek időbeli felmerülését kéri, mivel ilyen módon lehet a pályázati kifizetéseket ütemezni. Ez a projekt események tényleges, összesített bekerülési költségeit igényli, pl. szakértői díjak, napidíj, útiköltség, fénymásolás stb. költsége A kifizetések időbeli ütemezése

16. ELŐADÁS ANYAGA A sikeres projekt megvalósításhoz nélkülözhetetlen, hogy a költségek felmerülésekor a szükséges források rendelkezésre is álljanak, a pályázati támogatás kifizetésének ütemezése tehát követi a felmerülés időpontját A projekt forrásösszetétele A projektek megvalósításában a pályázati támogatás, a saját erő és egyéb források egyaránt szerepet kaphatnak. Kötelező mellékletek lehetnek: Ide tartozó dokumentumok: a) a szervezet jogi formáját igazoló dokumentum, cégkivonat stb. b) alapszabály vagy alapító okirat, c) a projekt megvalósítását igazoló szándéknyilatkozat, d) önrész meglétét igazoló banki nyilatkozat, e) igazolás a köztartozások befizetéséről, f) szakértők önéletrajza, g) nyilatkozat a szervezet működőképességéről, h) partnerek együttműködési szándéknyilatkozata

16. ELŐADÁS ANYAGA Ajánlott mellékletek lehetnek: a) statisztikai adatok a célrégióról, a célcsoportról, a szolgáltatásba vontak köréről, stb. b) a szervezet gazdál-kodására vonatkozó adatok, pl. mérleg, korábbi elnyert támogatások, c) a pályázót támogató ajánlások, d) a projekt megvalósítását demonstráló folyamatábrák, e) térképek, f) a projekt megvalósítása során alkalmazott módszertani leírások Nyomtatás, sokszorosítás A pályázatok leadási határideje miatt az utolsó simítások gyakran maradnak hétvégére; Tudatában vagyunk-e, hogy ilyenkor „szokott elromlani” a fénymásoló, kifogy a festék a nyomtatóból, áramszünet lehet, posta sincs, s minden elem összeesküszik ellenünk?

16. ELŐADÁS ANYAGA Ellenőrző lista Célszerű egy ellenőrző listát készíteni, amelybe leírjuk a pályázat összes tartalmi és formai kellékét. Mielőtt lezárnánk a pályázati anyagot, fussunk végig ezen az ellenőrző listán és pipáljuk ki az egyes tételeket! Aláírás, pecsét Olykor előforduló hiba, hogy a pályázót hivatalból képviselő vezető nem írta alá a pályázatot, vagy elfelejtettük az anyagot lepecsételni. Ne feledjük, hogy csak a cégszerűen aláírt pályázati anyag lehet hiteles Kísérőlevél Ne felejtsünk el kísérőlevelet írni. A kísérőlevelet személynek írjuk, ne intézménynek. Fejezzük ki örömünket vagy megelégedettségünket, hogy részt vehettünk ezen a pályázaton, s írjuk le, hogy bízunk pályázatunk sikerében és készek vagyunk az abban foglaltak megvalósítására

AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA A szponzorálás fogalma, tartalma, jelentősége; A szponzorálás lehetőségei az információs irodák tevékenységében; A reklámhirdetések szervezésének módszerei: DM, személyes eladás, on-line szervezés módszerei A hirdetésszervező személyével kapcsolatos feltételek; A rendezvények szponzorálásának eszközei, módjai; Javaslatok a pályázatok készítéséhez;

Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./Mi a különbség a szponzorálás és a reklámhirdetés között? 2./ Mit kell tartalmaznia a hirdetésszervező DM -nek? 3./ Milyen eszközöket használhatnak a rendezvények szponzorainak megjelenítésére? Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Miért van szükség a kiadványok létrehozásában hirdetésszervezésre?

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Az információs irodák ügyfélszolgálati funkciója Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit