ESZA Nonprofit Kft. TÁMOP-5.3.8-11/A1-2012-0001 azonosítószámú „Rehabilitáció - Érték - Változás (RÉV): Megváltozott munkaképességű személyek munkaerő-piaci helyzetének elősegítése érdekében történő rendszerszintű képzési és szolgáltatásfejlesztési modellprogram” ORSZÁGOS MUNKAERŐ-PIACI SZOLGÁLTATÓ ÉS SZAKMAI TÁMOGATÓ HÁLÓZAT II. ORSZÁGOS HÁLÓZATI TALÁLKOZÓ 2014. január 30.

TÁMOP-5.3.8.A2-12 PROJEKT ZÁRÁS A projekt megvalósításának időtartama maximum 24 hónap. A pályázó projekttel kapcsolatos végső pénzügyi elszámolását tartalmazó záró projekt beszámoló benyújtásának végső határideje a szakmai tevékenységek teljesítését és a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítését (projekt megvalósításának befejezését) követő 30. nap. Fizikai befejezés: A támogatott tevékenységet akkor tekintjük fizikailag befejezettnek, ha az a támogatói okiratban, támogatási szerződésben meghatározottak szerint teljesült a pályázati felhívásban és útmutatóban meghatározott feltételek mellett. A projekt fizikai befejezésének a beruházás, illetve a projekt utolsó tevékenységének fizikai teljesítésének napja minősül. A projekt megvalósítása: A projekt megvalósításának (támogatott tevékenység teljesült és a számlák kifizetése a Kedvezményezett részéről megtörtént) végső dátuma a projekt fizikai befejezését követő maximum 60. nap.

TÁMOP-5.3.8.A3-12 PROJEKT ZÁRÁS A projekt megvalósításának időtartama minimum 18, maximum 24 hónap. A pályázó projekttel kapcsolatos végső pénzügyi elszámolását tartalmazó záró projekt beszámoló benyújtásának végső határideje a szakmai tevékenységek teljesítését és a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítését (projekt megvalósításának befejezését) követő 30. nap. Fizikai befejezés: A támogatott tevékenységet akkor tekintjük fizikailag befejezettnek, ha az a támogatói okiratban, támogatási szerződésben meghatározottak szerint teljesült a pályázati felhívásban és útmutatóban meghatározott feltételek mellett. A projekt fizikai befejezésének a beruházás, illetve a projekt utolsó tevékenységének fizikai teljesítésének napja minősül. A projekt megvalósítása: A projekt megvalósításának (támogatott tevékenység teljesült és a számlák kifizetése a Kedvezményezett részéről megtörtént) végső dátuma a projekt fizikai befejezését követő maximum 60. nap.

Módosítások alapelvei ÚSZT esetében: A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 36. § (1) pontja alapján, ha a kedvezményezettnek a támogatás szempontjából releváns adataiban, vagy a támogatás feltételeiben változás következik be, a kedvezményezett a tudomására jutástól számított 30 napon belül köteles azt írásban bejelenteni a támogatónak. A kedvezményezett a támogatási szerződés módosítását kezdeményezi, a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 36. § (1)-(2) bekezdésben meghatározott módosítási igények esetében. A fentiek alapján a támogatási szerződés az alábbi módokon változhat: Változás bejelentéssel Szerződésmódosítással

VÁLTOZÁS BEJELENTÉSE Ha a kedvezményezett szerződésben foglalt azonosító adatai, illetve a projekt jellemzői megváltoznak, ÚSZT esetében pedig a 4/ 2011-es rendelet 36. § (2) pontjában és ezzel összhangban az ÁSZF 6. pontjában meghatározott mértéket el nem érő mértékben akkor erről írásban a változás bejelentés formanyomtatványon, postai úton, a kérelmet alátámasztó dokumentumokkal együtt, szükséges értesítenie az ESZA-t.

VÁLTOZÁS BEJELENTÉSE Valamennyi, a projektet érintő változás esetén bejelentési kötelezettség! Különösen fennáll a Kedvezményezett bejelentési kötelezettsége az alábbi esetekben (a felsorolás nem teljes körű): Adminisztratív okok (pl. cím, bankszámlaszám változása), A projekt befejezése előreláthatólag 3 hónapot nem meghaladóan késik, A projekt összköltségének 20%-át nem meghaladó mértékű költség-átcsoportosítás (oszlopok és/vagy két számjeggyel jelölt sorok között), Személyi változások (aláírásra jogosult személy, kapcsolattartó stb.) ÚSZT esetében bármilyen mértékben csökken, vagy nő az indikátor értéke, Olyan változások, melyek nem érintik a projekt alapvető célkitűzéseit.

VÁLTOZÁS BEJELENTÉSE a projekt adatlapban, és/vagy egyéb pályázati dokumentumban megjelenített, vagy a támogatási szerződés egyéb mellékletében megjelenített projekt tevékenységek átütemezése, módosítása esetén; tájékoztatás és nyilvánossági, valamint horizontális (esélyegyenlőségi, környezeti fenntarthatósági) vállalások módosításai esetén;

VÁLTOZÁS BEJELENTÉSE A Kedvezményezett köteles a változás bejelentő formanyomtatványon benyújtani a kérelmét. előzetes e-mailes egyeztetés az ESZA-val A Kedvezményezettnek a szerződés hatálya alatt valamennyi, a projektet érintő változás esetén bejelentési kötelezettsége áll fenn ÚSZT esetében a változást követő 30 napon belül. változás bejelentő formanyomtatvány, szöveges indoklás és alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges + költségvetés módosítás elektronikusan ESZA: elfogad /elutasít/ hiánypótlást kér hiánypótlás benyújtásra: 15 munkanap, ha a hiánypótlás nem érkezik be határidőre vagy nem megfelelő: elutasítás

VÁLTOZÁS BEJELENTÉSE A változás bejelentési kérelmet 1 eredeti példányban papíron, a Kedvezményezett hivatalos képviselője által aláírva szükséges beküldeni, valamint költségvetés változása esetén a Költségvetés és költségmódosító táblázatot elektronikusan CD-n, vagy e-mailben, továbbá az esetleges egyéb alátámasztó dokumentumokat 1 eredeti, vagy hitelesített másolati példányban.

SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS Szerződés csak akkor módosítható, ha a projekt a módosított feltételekkel is támogatható lett volna! A kedvezményezett az alábbi esetekben köteles szerződésmódosítást kezdeményezni a 4/2011-es rendelet 36 § (2) és az ÁSZF Szerződésmódosításra vonatkozó pontja alapján: - a projekt megvalósításának befejezése a hatályos támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik, - változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.

SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS Felhívjuk a figyelmet, hogy a Támogatási Szerződés módosítása csak kivételesen indokolt esetben, olyan célból és tartalommal lehetséges, amely a projekt eredeti célkitűzését nem változtatja meg. A Támogatási Szerződés esetleges módosítását a Kedvezményezett kezdeményezheti írásban. A Kedvezményezettnek a szerződés-módosítási kérelmét megfelelő indoklással alátámasztva, a módosítások beálltát megelőzően kell benyújtania. A módosítási kérelem tartalma nem lehet ellentétes az értékelés során meghatározott feltételekkel.

SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ÚSZT – a Támogatási szerződés Általános Szerződési Feltételek 4. pontja tartalmazza a szerződés módosítására vonatkozó előírásokat és határidőket. előzetes e-mailes egyeztetés az ESZÁ-val Benyújtandó dokumentumok: szerződésmódosítási kérelem formanyomtatvány a módosítás indoklásával költségvetés módosítása esetén a költségvetés módosítást bejelentő tábla (Csak a módosítandó sorok töltendők!) alátámasztó dokumentumok

SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS A Kedvezményezett a Támogatási Szerződés módosítását köteles kezdeményezni az alábbi esetekben: A projekt megvalósításának befejezése előreláthatólag 3 hónapot meghaladóan késik Összköltség 20%-ot meghaladó mértékben változik /költségkategóriák szerinti bontás az eredeti TSZ-hez képest/ A projekt bármely egyéb, a célkitűzését befolyásoló lényeges jellemzője változik

Időszakos beszámoló (IB) Kifizetési igénylés benyújtása kizárólag beszámoló együttes benyújtásával lehetséges. Többszöri elszámolók esetén, időközi kifizetés kizárólag – a projekt fizikai előrehaladását bemutató – időszakos beszámoló (IB) benyújtásával együtt igényelhető. Az IB – projekt szinten – tartalmazza a jelentéstételi időszak alatt lezajlott tevékenységek előrehaladásának, illetve a megvalósított tevékenységek eredményeinek bemutatását. Az IB-t az NFÜ által meghatározott egységes formátumban, elektronikusan kell benyújtani az NFÜ honlapjáról elérhető Pályázati e-ügyintézés felületről.

TÁJÉKOZTATÁS ÉS NYILVÁNOSSÁG Beszámoló a tevékenységekről az IB-ben. Alátámasztó dokumentumok benyújtása (pl. fényképek, kiadványok egy példánya, újságcikkek) A pályázatban és a kapcsolódó útmutatókban részletesen megtalálhatók a kötelezettségek: Pályázat Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei Arculati kézikönyv ESZA finanszírozás! A Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettsége c. Útmutatóban előírt kommunikációs tevékenységek nem teljesítése vagy részleges teljesítése, illetve az előírtaktól eltérő formában történő megvalósítása a megítélt támogatás kommunikációra elszámolható részének csökkentését vonja maga után.

MONITORING LÁTOGATÁS A projekt-előrehaladás szakmai szempontú nyomon követésének legfontosabb eszköze a monitoring látogatás.   A látogatás elsődleges célja a projekt megvalósítási helyszínen történő információgyűjtés a projektek megvalósításáról. A monitoring látogatás során cél a projekt támogatási szerződésében / támogatói okiratában rögzített célokhoz illeszkedő tevékenységek megvalósításról, az ütemterv szerinti előrehaladásáról, az indikátorok teljesüléséről, az alkalmazott eljárások megfelelőségéről, a beszámolási, változás bejelentési kötelezettségek és a horizontális vállalások teljesítéséről információk gyűjtése és azok összehasonlítása a Időszakos Beszámolóban és kifizetési kérelmekben tett nyilatkozatokkal.

MONITORING LÁTOGATÁS A monitoring látogatás célja továbbá, hogy feltárja a szakmai megvalósítás kapcsán felmerülő nehézségeket, problémákat, kockázatokat, ezek megelőzésére és kezelésére javaslatot tegyen. A monitoring látogatás célja az is, hogy segítse a látogatáson szerzett információk alapján a program megvalósulását az esetleg szükséges intézkedések, beavatkozások meghatározásával.

MONITORING LÁTOGATÁS A látogatások gyakorisága az egyes konstrukciók vonatkozásában a projekt mérete, típusa, a támogatási összeg függvényében eltérő. Monitoring látogatás típusai: Tervezett időközi monitoring látogatás Kiemelt projektek esetében minden projekt a hatálya alá esik. A szerződés hatályba lépésétől fél éves gyakorisággal, de évente minimum egyszer, és projektidőszak alatt legalább két alkalommal történik monitoring látogatás Rendkívüli időközi monitoring látogatás: Amennyiben rendkívüli jelleggel, azonnali információgyűjtés, vagy a projekt szakmai támogatása miatt rövid időn belül szükséges monitoring látogatást lefolytatni.

MONITORING LÁTOGATÁS A látogatás célja a támogatási szerződésben vállalt valamennyi kötelezettség, számszerűsített vállalások a szerződés időtartama alatti megvalósulásának ellenőrzése. A szakmai monitor a meghatározott projektmérföldkő várható elérése előtt egyezteti a kedvezményezettel a látogatás időpontját és helyszínét. A helyszínen látogatási feljegyzést készít, melyben minden fontos megállapítás szerepel. A látogatási feljegyzést minden jelenlévő (kedvezményezett, monitoring szakértő, a KSZ konstrukcióért felelős munkatársa) aláírja. A monitoring látogatás nem azonos a helyszíni ellenőrzéssel: alapvetően támogató, szakmai segítséget nyújtó a monitor szerepe

TÁMOP-5.3.8.A2-12 Projekt fenntartása Pályázati útmutató C10. pont A pályázó a projekt befejezésétől számított 5 évig, kis- és középvállalkozások esetében 3 évig, a támogatás visszafizetésének terhe mellett vállalja, hogy a projekt megfelel a 1083/2006/EK Tanácsi Rendelet 57. cikk első bekezdésében foglaltaknak. A Pályázónak vállalnia kell, hogy a támogatott projekt keretében létrehozott eredményeket a projekt befejezését követően fenntartja az alábbiak szerint: · A pályázó a projekt befejezésétől számított 5 évig a nála foglalkoztatott megváltozott munkaképességű munkavállalókon saját hatáskörben elvégzett felmérések eredményeit, illetve a munkavállalóval kapcsolatos, a rendszer által kezelt információkat a Portálon rögzíti, az ott rögzített adatok napra készségét folyamatosan biztosítja · A pályázó a programba bevont, képzésben részesített személyek nyomon követését a program befejezését követő 6 hónapig biztosítja · A pályázó által a program befejezése után legalább 3 évig a megvalósításra kerülő képzések tervezése és megvalósítása során felhasználja/beépíti a projekt keretében megkapott képzési anyagokat · A pályázó az általa betölteni kívánt üres álláshelyek tekintetében a projekt befejezésétől számított legalább 5 évig gondoskodik azoknak a Portálon történő rögzítéséről (saját maga, vagy valamely munkaerő-piaci szolgáltató szervezet révén)

TÁMOP-5.3.8.A3-12 Projekt fenntartása Pályázati útmutató C10. pont A pályázó a projekt befejezésétől számított 5 évig, kis- és középvállalkozások esetében 3 évig, a támogatás visszafizetésének terhe mellett vállalja, hogy a projekt megfelel a 1083/2006/EK Tanácsi Rendelet 57. cikk első bekezdésében foglaltaknak. A pályázónak vállalnia kell, hogy a támogatott projekt keretében létrehozott kapacitásokat, szolgáltatásokat a projekt befejezését követően legalább 3 évig fenntartja az alábbiak szerint: - Aktívan részt vesz a munkaerő-piaci szolgáltató és szakmai támogató hálózat munkájában; - A munkaerő-piaci szolgáltatás egységes, TÁMOP-5.3.8-11/A1 által kifejlesztett informatikai eszközeinek, szoftvereinek használata; - A TÁMOP-5.3.8-11/A1 kiemelt projekt által kifejlesztett integrált informatikai rendszerbe (Portál) rögzített adatok ellenőrzése, frissítése; - Fenntartja az Országos Monitoring rendszerbe történő rendszeres adatbevitelt.

Projekt fenntartása A fenntartási kötelezettség teljesítéséről a projektgazdának a projekt befejezését követően 5 évig évente be kell számolnia Projekt Fenntartási Jelentés formájában. A fenntartási időszak során benyújtott fenntartási jelentés PFJ-nek minősül, melyben a kedvezményezett a jelentés tárgyidőszakára vonatkozóan nyilatkozik a fenntartási kötelezettségek teljesítéséről.   Az utolsóként benyújtott fenntartási jelentés ZPFJ-nek minősül, melyben a kedvezményezett nyilatkozik a fenntartási kötelezettségek teljes körű teljesítéséről.

DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE A pályázónak a projekttel kapcsolatos minden dokumentumot elkülönítetten kell nyilvántartania, és legalább 2020. december 31-ig azokat megőriznie.

Tipikus hibák (általános, változásbejelentés, szerződésmódosítás) A változás bejelentési kérelmeket papír alapon és elektronikus adathordozón is szükséges benyújtani, az alábbiak szerint: Papír alapon: változás bejelentő kérelem az előírt formanyomtatvány kitöltésével, egy eredeti példányban, képviselő által aláírva (a formanyomtatványok a www.esza.hu oldalon elérhetőek) Elektronikusan CD/DVD: valamennyi papír alapon benyújtott dokumentum szkennelt változata. A változás bejelentéseket/ szerződésmódosításokat  ill. változás bejelentések/szerződésmódosítások hiánypótlását minden esetben célszerű sorszámmal megjelölni a nyomonkövethetőség érdekében. A válasz borítékon szükséges feltüntetni: projekt azonosítószáma, „változás bejelentés”/”szerződésmódosítás”, vagy „változás bejelentés hiánypótlása”/ szerződésmódosítás hiánypótlása” (sorszámával együtt)

Tipikus hibák (általános, változásbejelentés, szerződésmódosítás) Újabb változás bejelentés/szerződésmódosítás benyújtására, csak az előzőleg beérkezett és általunk, döntéssel lezárt kérelem után van lehetőség. Ha a hivatalos e-mail cím változott a Támogatási Szerződés megkötése, úgy a módosítást, Változás Bejelentésben szíveskedjenek megküldeni a részünkre; ellenben a szerződés adatlapon feltűntetett e-mail cím marad a hivatalos cím.

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) 1. Alátámasztó dokumentumok összeállítása A számlák alátámasztásához hasznos információkat szolgáltatnak a www.esza.hu oldalról letölthető segédletek: "A kifizetési kérelem mellé benyújtandó, pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok összessége - mátrix" "Ellenőrzési szempontok a 2007-2013 közötti programozási időszakra vonatkozó dokumentum mátrixban felsorolt projekt dokumentumokhoz" - A dokumentumok nem a megfelelő kronológiát tükrözik (például a szerződésben rögzített teljesítési folyamat a valóságban nem teljesül a leírtak szerint). - Nincsenek összhangban a dokumentumok (A szakmai teljesítés kronológiája nincs összhangban az alábbi dokumentumokkal: számla, teljesítésigazolás, megkötött szerződés.). - Keletkezett szerződések (vállalkozói, megbízási, munka stb.) módosításai az elszámolásokhoz kapcsolódóan nem kerülnek benyújtásra.

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) 2. „200 000 Ft-os szabály” Amennyiben egy költségtételnél a támogatásigénylés meghaladja a 200 ezer forintot úgy az alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges abban az esetben is, ha költségösszesítő egy-egy soráról van szó (ekkor az adott sor összesen sorát kell figyelembe venni). - Kivétel ez alól az ERFA típusú költségek: ezekkel kapcsolatban az alátámasztó dokumentáció megküldése értékhatártól függetlenül szükséges.

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) 3. Összesítők készítése, benyújtása Az összesítők benyújtását elektronikus adathordozón is szükséges megtenni. (xls és szkennelt példányban). Személyi jellegű összesítők: A bérösszesítőn nem megfelelően kerültek kitöltésre az alábbi adatok: "Projektre fordított munkaidő aránya (%)": Ebben az oszlopban azt kell szerepeltetni, hogy a projektben résztvevő személy munkaidejének hány százalékában foglalkozik a projekttel (pl: teljes munkaidő keretben a heti 20 órában végzett projekttevékenység 50%). "Arányosítandó": Ezekben az oszlopokban a munkaszerződés szerinti bér és járulékok szerepeltetése szükséges, mely alapját képezi a Projekt terhére elszámolni kívánt tételeknek. Magasabb a projekt terhére elszámolni kívánt költségtétel, mint a hatályos költségvetésben. Adott elszámolásban csak a költségvetéssel összhangban számolhatók el a tételek, afölött a Kedvezményezettnek kell vállalnia a szükséges forrás biztosítását.

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) Alátámasztó dokumentumok: Munkaszerződés/ Megbízási szerződés/ Kinevezés/ Célfeladat kiírás/ Helyettesítési rendelvény: Ha a projekt kapcsán munkaszerződés-módosításra került sor, de a bér nem változott, akkor szükséges annak a példánynak a másolatát is beküldeni, amely tartalmazza azt a bruttó összeget/személyi alapbért, amely a projektben elszámolni kívánt tételek kiszámításának alapjául szolgál. Amennyiben a projektben történő részvétellel a bruttó bér emelésre, de a munkaszerződés-módosítás benyújtásra nem került, akkor ennek pótlása is szükséges. A költségtételek elszámolásának egyik feltétele, hogy a hatályos munkaszerződésben foglalt bérezés megegyezzen a bérjegyzékkel és így az összesítőben feltüntetett összeggel. Kifizetési bizonylata Munkaidő nyilvántartás (amennyiben nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra adott projekt terhére). Munkaszerződés/ kinevezés esetén munkaköri leírás (amely tartalmazza a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását)/ Helyettesítés esetén helyettesítési rendelvény: Munkaköri leírások közül nem kerül benyújtásra az, amely a projektben betöltött pozíció kapcsán releváns. Bérjegyzék/ fizetési jegyzék/ adóhatóság folyószámla kivonat az illetményekről.

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) Általános költségek összesítője: - Arányosítási módszer leírása, eredeti, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt példány (amennyiben a költség arányosítással kerül elszámolásra) benyújtása szükséges az első elszámoláskor (amikor először kerül benyújtásra ilyen összesítő).

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához: - Az összesítő több sorában nem kerül kitöltésre a "Bizonylat sorszáma" és a "Bizonylat kelte". Amennyiben az adott költségtételhez nem tartozik konkrét bizonylat vagy éppen több bizonylat támasztja alá a költséget, úgy a releváns cellákba a kiküldetési rendelvény sorszámát és keltét kell feltüntetni.

Tipikus hibák (Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók) 4. Hiánypótlás teljesítése A költség- és számlaösszesítő javítását követően ellenőrizni szükséges a Pályázati e-ügyintézés felületen rögzített adatokat, szükség szerint korrigálni. A javított költség- és számlaösszesítőt papíralapon és elektronikus adathordozón (CD) is meg kell küldeni ellenőrzésre. Minden hiánypótlási feltétellel érintett számla ellenőrizni, szükséges esetén javítani kell a Pályázati e-ügyintézés felületen történt rögzítést. Amennyiben hiánypótlási feltételként dokumentum hiányosság merül fel, úgy a benyújtást elektronikus adathordozón (CD) kell teljesíteni. - A megjelölt kérések teljesítését, illetve a Pályázati e-ügyintézés felületen történt végleges mentést (Beküldött státusz) követően a hiánypótláshoz kapcsolódó kifizetési igénylés formanyomtatványt papír alapon a szervezet képviselője által aláírva és szkennelve elektronikus adathordozón (CD) is meg kell küldeni.

DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE TÁMOP-5.3.8.A2-12 TÁMOP-5.3.8.A3-12 Köszönöm a figyelmet! Elérhetőség: E-mail: eutamogatas@esza.hu